CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC CHI PHÍ HOẠT ĐỘNG TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH DO CÔNG TY TNHH PKF VIỆT NAM THỰC HIỆN
3.3. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH KIỂM TOÁN CHI PHÍ HOẠT ĐỘNG TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH DO CÔNG
3.3.1. Giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán 3.3.1.1. Tìm hiểu thông tin khách hàng
- Với những KH đã sử dụng dịch vụ kiểm toán BCTC nhiều lần, để đảm bảo tính độc lập của KTV, công ty cần duy trì việc thay đổi nhóm kiểm toán 3 năm một lần. Đồng thời, KTV cũng cần thận trọng trong việc sử dụng thông tin từ năm trước.
Các thành viên trong nhóm kiểm toán cần cập nhật thêm những thông tin mới để đảm bảo dữ liệu được cung cấp từ phía KH là chính xác và đầy đủ. Bên cạnh đó, để tăng hiệu quả của cuộc kiểm toán, công ty cũng nên phân chia nhóm kiểm toán sao cho trong nhóm kiểm toán có cả KTV chưa từng làm việc với công ty KH và cả KTV đã từng kiểm toán năm trước.
- Với những KH mới, cần đầu tư nhiều thời gian hơn trong việc tìm hiểu thông tin của KH, phân tích KH trên tất cả các phương diện để đưa ra bằng chứng.
nhận xét chuẩn xác nhất về tình hình sức khỏe tài chính của công ty đó.
Bộ Tài chính (2012) chỉ ra KTV phải tìm hiểu các thông tin sau:
+ Ngành nghề kinh doanh, các quy định pháp lý và các yếu tố bên ngoài khác, bao gồm cả khuôn khổ về lập và trình bày báo cáo tài chính được áp dụng.
+ Đặc điểm của đơn vị, bao gồm: lĩnh vực hoạt động; loại hình sở hữu và bộ máy quản trị; Các hình thức đầu tư mà đơn vị đang và sẽ tham gia, kể cả đầu tư vào các đơn vị có mục đích đặc biệt;Cơ cấu tổ chức, sản xuất kinh doanh và quản lý và cơ cấu nguồn vốn của đơn vị.
+Các chính sách kế toán mà đơn vị lựa chọn áp dụng và lý do thay đổi (nếu có).
66
+Mục tiêu, chiến lược của đơn vị và những rủi ro kinh doanh có liên quan mà có thể dẫn đến rủi ro có sai sót trọng yếu.
+ Việc đo lường và đánh giá kết quả hoạt động của đơn vị.
- Đồng thời KTV cũng cần duy trì sự thận trọng, bảo mật thông tin và thái độ hoài nghi nghề nghiệp, xét đoán chuyên môn khi thu thập thông tin từ phía KH để có cái nhìn chung nhất về phương hướng kiểm toán nói chung và tình hình CPHĐ nói riêng.
3.3.1.2. Hoàn thiện về đánh giá kiểm soát nội bộ
Đối với việc tìm hiểu và đánh giá về KSNB, hiện nay PKF Việt Nam đang sử dụng chủ yếu hai phương pháp là bảng tường thuật và bảng hỏi, trong khi hai phương pháp này có thể hạn chế việc tìm hiểu điểm yếu của KSNB do thái độ trả lời của người được phỏng vấn không trung thực. Một nhược điểm nữa đối với phương pháp sử dụng bảng hỏi là câu hỏi được lập chung cho nhiều khách hàng trong các ngành khác nhau nên bảng hỏi sẽ không thể kiểm tra sát với tình hình thực tế của một số khách hàng. Vì vậy, để có được cái nhìn tổng quan và chính xác hơn.
PKF Việt Nam nên thiết kế bảng câu hỏi riêng cho từng khách hàng và thêm nhiều câu hỏi mở. Đề xuất bảng câu hỏi thiết kế cho khoản mục CPHĐ như sau:
Câu hỏi Ghi chú
Đơn vị có ban hành các quy định về thẩm quyền phê duyệt đối với các nghiệp vụ liên quan đến CPHĐ không?
Đơn vị có ban hành quy định xử phạt quy phạt trách nhiệm các cá nhân khi xảy ra sai sót hay gian lận đối với nghiệp vụ phát sinh chi phí trong năm không?
Đơn vị có những quy định gì về quy chế chi tiêu nội bộ, lập định mức chi phí hay dự toán chi phí cho cả năm?
Có quy định về việc luân chuyển chứng từ nội bộ trong công ty và việc lưu trữ chúng hay không?
67
Các khoản chi phí có được lập tờ trình và có sự phê duyệt của các cấp có thẩm quyền hay không? Những quy định về mức phê duyệt đối với từng cấp lãnh đạo như thế nào?
Đơn vị có thực hiện soát xét định kì kiểm tra tính hợp lí hợp lệ của hồ sơ chứng từ trước khi làm căn cứ hạch toán trên sổ hay không?
3.3.1.3. Về xác định mức trọng yếu
Các KTV mới còn gặp những khó khăn nhất định khi tiếp cận cuộc kiểm toán nói chung và việc xác định mức trọng yếu nói riêng. Nguyên nhân là do việc xác định mức trọng yếu thường chủ yếu dựa vào kinh nghiệm của các KTV lâu năm. Do đó cần xây dựng chi tiết các yếu tố để lựa chọn chỉ tiêu trọng yếu và cần thể hiện rõ ràng qua văn bản hoặc GTLV. Việc này sẽ giúp các KTV ít kinh nghiệm dễ dàng xác định mức trọng yếu.
3.3.1.4. Về hiệu suất làm việc của kiểm toán viên và chất lượng công việc kiểm toán trong giai đoạn lập kế hoạch
Công ty cần tập trung vào công tác tuyển dụng thêm nhân lực kiểm toán, lựa chọn nhân sự có chuyên môn trình độ, chịu được áp lực và đề cao tính độc lập của KTV. Về chính sách tuyển dụng của công ty, với vị trí trợ lý KTV, đối tượng và tiêu chí như sau: Đã tốt nghiệp đại học trở lên loại khá/giỏi, hệ chính quy các trường đại học trong nước và Quốc tế, chuyên ngành tài chính, kế toán, kiểm toán; Trung thực và có khả năng làm việc độc lập trong môi trường áp lực cao, năng động, sáng tạo; Có định hướng nghề nghiệp rõ ràng, có nguyện vọng làm việc lâu dài tại Công ty; Có kỹ năng tin học văn phòng thành thạo; Các ứng viên có kinh nghiệm làm việc tại các công ty kiểm toán kiểm toán, và/ hoặc có các chứng chỉ tiếng Anh IELTS từ 6.0/ hoặc tương đương là một lợi thế; Ưu tiên các ứng viên đã có/ hoặc đang học thi các chứng chỉ nghề nghiệp trong nước và Quốc tế như: chứng chỉ kế toán viên, chứng chỉ kiểm toán viên, ACCA, CPA Úc, …
Trong quá trình làm việc, công ty phải luôn tổ chức các cuộc thi, tổ chức các buổi hoạt động và các khóa đào tạo để nâng cao trình độ chuyên môn, luôn luôn cập nhật kiến thức hàng năm cho nhân viên. Các khóa đào tạo có thể diễn ra dưới hình
68
thức trực tiếp hoặc trực tuyến; đào tạo nội bộ trong công ty, mời chuyên gia hoặc cử nhân viên đi học ở Hội kiểm toán viên hành nghề Việt Nam, … Công ty cũng cần sắp xếp và bố trí nhân sự một cách hợp lý để tránh trường hợp chồng chéo công việc trong mùa kiểm toán, làm ảnh hưởng đến tinh thần và thể chất của KTV, giảm hiệu quả công việc và gây ảnh hưởng đến chất lượng của cuộc kiểm toán. Bên cạnh đó để nâng cao chất lượng công việc kiểm toán trong giai đoạn lập kế hoạch, các cấp soát xét cần giám sát, kiểm tra công việc của nhóm kiểm toán để có thể kịp thời phát hiện các sai phạm bị bỏ sót.
3.3.2. Giai đoạn thực hiện kiểm toán
3.3.2.1. Hoàn thiện kỹ thuật chọn mẫu trong kiểm tra chi tiết
PKF cần xây dựng một phương pháp chọn mẫu khoa học và hiệu quả hơn vì KTV không thể nào kiểm tra được 100% các nghiệp vụ phát sinh trong niên độ kế toán của khách hàng và điều kiện nguồn kinh phí, nhân lực, thời gian bị giới hạn.
Hiện nay, việc lấy mẫu của các KTV tại PKF vẫn thường được tiến hành dựa trên kinh nghiệm và xét đoán nghề nghiệp. PKF có thể cân nhắc đến việc phát triển phần mềm kiểm toán trong đó bao gồm việc thực hiện chọn mẫu kiểm toán. Việc ứng dụng các phần mềm chọn mẫu bên cạnh tiết kiệm được chi phí, thời gian và công sức lao động còn đảm bảo được độ chính xác và hiệu quả.
3.3.2.2. Sử dụng phần mềm kiểm toán
Công ty cũng có thể xem xét đến việc áp dụng phần mềm công nghệ thông tin vào việc kiểm toán BCTC, sử dụng phần mềm kiểm toán trong quá trình kiểm toán. Các công ty kiểm toán chủ yếu sử dụng công cụ Word và Excel để xây dựng GTLV và phục vụ cho thủ tục phân tích. Việc áp dụng công nghệ thông tin trong việc kiểm toán bằng phần mềm kiểm toán sẽ giúp doanh nghiệp kiểm toán đạt được hiệu quả cao hơn. Vì vậy trong tương lai, công ty có thể tăng cường việc áp dụng các phần mềm kiểm toán phục vụ cho quá trình kiểm toán tốt hơn.
3.3.2.3. Hoàn thiện về cách thức làm việc
Công ty nên thường xuyên tổ chức các buổi đào tạo và trao đổi cởi mở với nhân viên, để nhân viên có thể nêu lên ý kiến quan điểm của mình cũng như chia sẻ
69
về những khó khăn mà họ đang gặp phải trong quá trình làm việc. Các buổi đào tạo không chỉ đơn thuần về mặt kiến thức mà còn là việc chia sẻ về các kỹ năng khi làm việc với KH, đặc biệt là với những KH mới sử dụng dịch vụ kiểm toán của PKF.
3.3.3. Giai đoạn kết thúc kiểm toán
3.3.3.1. Hoàn thiện về hồ sơ và giấy tờ làm việc
Do số lượng nhân sự tăng, diện tích văn phòng lại có giới hạn. Điều này gây ra hiện tượng thiếu diện tích cất giữ hồ sơ, giấy tờ. Vì vậy khi lưu trữ hồ sơ kiểm toán cần được đánh số theo thứ tự, sắp xếp theo năm và có các dấu hiệu nhận biết theo năm dán ngoài bìa file cứng để tiện sắp xếp, cất giữ, sử dụng khi cần thiết. Do mỗi hồ sơ kiểm toán cần được lưu trữ tối thiểu là 10 năm nên lượng hồ sơ, GTLV bản cứng là rất lớn. Công ty có thể thuê các kho lưu trữ dữ liệu bản mềm để đảm bảo thời gian cũng như dữ liệu cần được lưu trữ.
3.3.3.2. Cải thiện tốc độ trong việc tổng hợp kết quả kiểm toán
Vào mùa cao điểm, các KTV gần như đều phải đối mặt với khối lượng công việc lớn, dẫn tới việc tổng hợp kết quả kiểm toán về phần hành của các thành viên trong nhóm còn chậm trễ. Vậy nên trưởng nhóm kiểm toán và các cấp soát xétcần sát sao hơn nữa trong việc yêu cầu các thành viên cần tuân thủ đúng về mặt tiến độ, hạn chế sự chờ đợi, đảm bảo công việc được diễn ra theo kế hoạch. Bên cạnh đó, công ty cũng có thể sử dụng phần mềm kiểm toán trong quá trình kiểm toán để có thể cải thiện tốc độ trong việc tổng hợp kết quả kiểm toán.