2.3. Thực trạng quy trình kiểm toán đối với khoản mục tiền trong kiểm toán báo cáo tài chính của Công ty A do công ty TNHH kiểm toán Nhân Tâm Việt – CN Hà Nội thực hiện
2.3.2. Giai đoạn thực hiện kiểm toán
2.3.2.1. Thử nghiệm kiểm soát
41
Các thử nghiệm kiểm soát tiền thường tập trung vào việc xác minh sự tồn tại của các thủ tục kiểm soát tiền, tính hiệu quả và tính liên tục của việc thực hiện các kiểm soát tiền nội bộ.
Trưởng nhóm kiểm toán sẽ lập bảng câu hỏi về KSNB để tìm hiểu thêm về hệ thống KSNB với tiền. Sau đó, trưởng nhóm kiểm toán sẽ tiến hành phỏng vấn trực tiếp với người quản lý của khách hàng để thu thập bằng chứng. Đồng thời với việc quan sát, điều tra, xem xét hoặc có khả năng lấy mẫu để thực hiện lại các hoạt động kiểm soát nhằm xác nhận sự tồn tại và hiệu quả của các hoạt động kiểm soát.
Bảng 2.2. Bảng hỏi đánh giá KSNB với khoản mục tiền
(Nguồn: GTLV công ty Nhân Tâm Việt – CN Hà Nội)
42
43
Các thủ tục chính về thử nghiệm kiểm soát bao gồm:
- Vào cuối mỗi kỳ kế toán, kiểm đếm tiền mặt được thực hiện: Kiểm toán viên tập hợp biên bản kiểm đếm tiền mặt tại công ty A.
- Cuối mỗi tháng, kế toán đối chiếu BCTC hoặc sao kê ngân hàng: Các báo cáo mà kiểm toán viên thu thập nên được kiểm tra từ bản cứng hoặc bản scan của khách hàng.
- Phiếu thu, phiếu chi được đánh số liên tục trong 1 tháng: KTV đã kiểm tra việc tập hợp các chứng từ thu/chi , có tính nhất quán của việc đánh số chứng từ cũng như sự phê duyệt của kế toán trưởng đối với các chứng từ trên.
Quy trình trên xác nhận rằng các biện pháp kiểm soát sau tại công ty A đã được thực hiện:
- Kế toán tiền mặt, cũng như các nhân viên mua và bán, lập phiếu thu và chi một cách độc lập với người yêu cầu hoặc thu tiền mặt.
- Trước khi viết phiếu thu và phiếu chi, các chứng từ liên quan đến giao dịch được đối chiếu.
- Kế toán trưởng thay mặt giám đốc ủy quyền mọi việc thu chi.
Tóm lại, thử nghiệm kiểm soát mô tả bất kỳ thủ tục kiểm toán nào được sử dụng để đánh giá các KSNB của công ty. Mục đích của các thử nghiệm kiểm soát trong kiểm toán là nhằm xác định xem các KSNB này có đủ để phát hiện hoặc ngăn ngừa rủi ro có sai sót trọng yếu hay không. Một hệ thống KSNB bộ mạnh mẽ là điều cần thiết cho các doanh nghiệp để giữ cho hồ sơ tài chính của họ luôn chính xác.
2.3.2.2. Thử nghiệm cơ bản a) Thực hiện thủ tục phân tích
KTV tiến hành thu thập, phân loại số dư khoản mục tiền thành tiền mặt và tiền gửi ngân hàng rồi đối chiếu với sổ cái. Để xem xét liệu có các rủi ro cụ thể dẫn đến số dư tiền mặt và tiền gửi ngân hàng chứa đựng các sai sót trọng yếu không, KTV sẽ thực hiện các thủ tục phân tích như: So sánh số dư của kỳ hiện tại với số dư cuối kỳ trước và giải thích những biến động bất thường; Soát xét các khoản mục trên mức trọng yếu thực
44
hiện hoặc các khoản mục bất thường; Phân tích tỷ trọng số dư tiền trên tổng tài sản ngắn hạn, các tỷ suất tài chính về tiền, khả năng thanh toán và so sánh với các tỷ trọng, tỷ suất cuối năm trước, giải thích những biến động bất thường.
Công ty Nhân Tâm Việt yêu cầu Công ty A cung cấp thêm các tài liệu liên quan đến khoản mục tiền như sau:
- Danh sách tất cả các tài khoản ngân hàng, tên ngân hàng, số tài khoản, địa chỉ ngân hàng, chữ ký được phê duyệt.
- Sổ phụ và chứng từ ngân hàng trong năm.
- Chứng từ thu, chi tiền mặt trong năm.
- Biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt tại ngày 31/12/2022.
Dựa vào các chứng từ và tài liệu mà công ty A cung cấp, KTV tổng hợp thành bảng sau:
Bảng 2.3 Tổng hợp số dư khoản mục tiền
Nguồn: GTLV của Nhân Tâm Việt Số dư tiền mặt tại quỹ tại ngày 31/12/2022 là 103.371.702 đồng, tăng 60.651.279 đồng so với số dư đầu kỳ, tương ứng với 142%. Với tiền gửi ngân hàng, số dư tại ngày 31/12/2022 giảm 29% so với số dư đầu kỳ. Như vậy, số dư cuối kỳ khoản mục tiền của Công ty A biến động khá rõ ràng so với cùng kỳ năm ngoái.
45
b) Kiểm tra chi tiết Đối với tiền mặt
Trưởng nhóm kiểm toán sẽ đánh giá mức độ trọng yếu của khoản mục này. Nếu số dư nhỏ và không trọng yếu, KTV chỉ cần thu thập biên bản kiểm kê tiền mặt do khách hàng cung cấp, có đầy đủ chữ ký của Kế toán trưởng, thủ quỹ, người thực hiện kiểm kê.
Nếu số dư lớn và KTV cho rằng dễ có sai sót, gian lận ở đây thì kiểm toán viên sẽ tiến hành thủ tục chứng kiến kiểm kê tiền mặt tại đơn vị khách hàng. KTV lên biên bản kiểm kê và ký tên sau khi kết thúc kiểm kê tại quỹ.
Đối với công ty A, KTV đánh giá số dư tiền mặt khá lớn (103.371.000 VNĐ), cho nên KTV thực hiện thủ tục chứng kiến kiểm kê quỹ cùng khách hàng. Sau đó lên biên bản kiểm kê. Đối chiếu với biên bản kiểm kê quỹ, số dư tiền mặt chênh lệch 702 đồng, nguyên nhân được xác định là do công ty A thực hiện làm tròn số tiền lẻ. Có thể bỏ qua và kết luận khách hàng đã ghi nhận số dư tiền mặt một cách hợp lý.
Bảng 2.4. Kiểm kê tiền mặt tại quỹ
Nguồn: GTLV của Nhân Tâm Việt Các bước kiểm tra tương ứng với ba phương diện khác nhau: các giao dịch nhận tiền mặt; trường hợp giao dịch có yếu tố tiền tệ và sự phù hợp của nguồn gốc tiền tệ.
Quy trình được thiết kế rất đầy đủ bao gồm các câu hỏi cụ thể để các KTV dễ dàng hình dung trong các phần cần làm gì và đối tượng kiểm tra là ai. Chương trình cũng được
46
sắp xếp chặt chẽ để phát hiện ra những sai sót, rủi ro nếu có. (Phụ lục 10: Kiểm tra tiền mặt)
KTV lập bảng tổng hợp đối ứng với TK 111 và bảng so sánh biến động tiền mặt theo tháng để thực hiện kiểm tra, phân tích chi tiết khoản mục tiền mặt của doanh nghiệp
Bảng 2.5. Tổng hợp đối ứng tài khoản 111
Trong năm tài chính kết thúc ngày 31/12/2022, Công ty A đã nộp tiền mặt vào các tài khoản của mình tại ngân hàng với tổng số tiền là 10.717.208.904 đồng chủ yếu để nhập quỹ phục vụ cho mục đích hoạt động sản xuất kinh doanh.
Các khoản thu của công ty A chủ yếu đến từ việc thu phí sinh hoạt hàng tháng tại các khu chung cư như tiền điện nước, tiền gửi xe, tiền dịch vụ...
Với tài khoản đối ứng 3388, các nghiệp vụ phát sinh đa số là thu tiền quỹ khắc phục hậu quả do dịch Covid – 19 vừa qua mang lại tổn thất cho doanh nghiệp khá đáng kể.
Bên cạnh việc rà soát toàn bộ tài khoản đối ứng, KTV cũng thực hiện tổng hợp biến động số phát sinh Nợ và phát sinh Có của tài khoản 111 theo từng tháng như sau:
47
Bảng 2.6. Phân tích biến động tiền mặt qua các tháng
Từ tháng 1 đến tháng 12, số dư tiền mặt đầu kỳ và cuối kỳ giữa các tháng không có quá nhiều chênh lệch. Tuy nhiên, có thể thấy rằng số phát sinh Nợ và phát sinh Có trong tháng 1 cao hơn nhiều so với các tháng còn lại, cụ thể là 10.945.181.516 đồng.
Nguyên nhân của việc này là do trong tháng 1, Công ty A nộp một số lượng lớn tiền mặt vào tài khoản ngân hàng, đồng thời cũng rút ra phân bổ chi tiêu nhằm cho mục đích kinh doanh.
Để đảm bảo đáp ứng đầy đủ mục tiêu kiểm toán, KTV tiến hành kiểm tra chọn mẫu nghiệp vụ Thu – Chi phát sinh trong kỳ. Việc kiểm tra một số nghiệp vụ cũng giúp KTV xác nhận được xem quy trình thu chi tiền mặt có đúng với quy trình của công ty không và thẩm quyền phê duyệt có phù hợp không.
48
Bảng 2.7. Chọn mẫu một số nghiệp vụ kiểm tra chi tiết tài khoản 111
(Nguồn: GTLV của Nhân Tâm Việt)
Đối với mỗi nghiệp vụ trên, KTV thu thập đầy đủ chứng từ liên quan và thực hiện lưu vào hồ sơ kiểm toán tại Công ty Nhân Tâm Việt.
Đối với tiền gửi ngân hàng
KTV lập bảng kê chi tiết các tài khoản tiền bằng Đồng Việt Nam và Đô la Mỹ, bao gồm cả số dư đầu kỳ và số dư cuối kỳ. Sau đó thu thập sao kê Ngân hàng để đối chiếu số dư tiền.
Việc gửi thư xác nhận ngân hàng giúp KTV có thêm căn cứ để xác định tính chính xác của số dư tiền gửi ngân hàng trên sổ sách. KTV sẽ dựa trên việc xem xét độ lớn của số dư tiền gửi, số lượng giao dịch trong năm và các rủi ro gian lận được xác định để lựa chọn các tài khoản ngân hàng cần được thực hiện thủ tục xác nhận. Thư xác nhận ngân hàng được lập theo mẫu có sẵn của công ty Nhân Tâm Việt (Phụ lục 9: Mẫu thư xác nhận ngân hàng).
Khi chưa nhận được thư xác nhận ngân hàng, KTV thu thập và lưu hồ sơ kiểm toán các bản sao của sổ phụ ngân hàng tại ngày cuối cùng của năm báo cáo và ngày đầu tiên của năm tiếp theo từ khách hàng. Bên cạnh đó, KTV cũng xem xét bản chất của các khoản tiền gửi ngân hàng để có sự trình bày và phân loại hợp lý.
49
Doanh nghiệp có nhiều tài khoản ở các ngân hàng khác nhau nên KTV thực hiện thủ tục gửi thư xác nhận tới từng ngân hàng nhằm chứng thực được số dư cuối kỳ trung thực và chính xác nhất. Hiện trên bảng cân đối tài khoản, doanh nghiệp đang sử dụng tài khoản của các ngân hàng:
- Tài khoản tiền gửi VNĐ của Ngân hàng Bưu điện Liên Việt - Tài khoản tiền gửi VNĐ của Ngân hàng TMCP Đông Nam Á
- Tài khoản tiền gửi VNĐ của Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam
- Tài khoản tiền gửi VNĐ của Ngân hàng TMCP Hàng hải Việt Nam - Tài khoản tiền gửi VNĐ của Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam - Tài khoản tiền gửi USD của Ngân hàng TMCP Đông Nam Á
Bảng 2.8. Đối chiếu số dư tiền gửi ngân hàng
(Nguồn: GTLV của Nhân Tâm Việt) KTV lập bảng tổng hợp đối ứng với TK 112 và phân tích biến động tiền mặt theo tháng để thực hiện kiểm tra, phân tích chi tiết khoản mục tiền gửi ngân hàng. Bảng này sử dụng đơn vị là VNĐ nên các giao dịch ngoại tệ đều được chuyển sang số tiền VNĐ tương ứng.
50
Bảng 2.9. Tổng hợp đối ứng TK 112
(Nguồn: GTLV của Nhân Tâm Việt) Từ bảng tổng hợp trên, ngoài giao dịch nộp tiền mặt vào tài khoản ngân hàng, số phát sinh Nợ TK tiền gửi ngân hàng chủ yếu từ các giao dịch sau:
- Điều chuyển vốn nội bộ qua tài khoản ngân hàng số tiền 1.724.196.048.006 đồng
- Thu tiền gốc và lãi vay từ các công ty vay mượn số tiền 1.905.800.000.000 đồng.
51
- Thu tiền bán hàng và cung cấp dịch vụ từ các khách hàng theo hợp đồng số tiền 2.005.369.108.794 đồng.
- Nhận tiền lãi từ tiền gửi ngân hàng, tiền đầu tư chứng khoán và lợi nhuận từ chuyển nhượng vốn: 10.055.969.222 đồng.
Số phát sinh Có TK tiền gửi ngân hàng như:
- Chuyển tiền cho vay số tiền: 603.166.067.982 đồng.
- Thanh toán nợ gốc cho ngân hàng TMCP Đông Nam Á: 1.300.000.000.000 đồng
Bảng 2.10. Phân tích biến động tiền gửi ngân hàng qua các tháng
Qua bảng phân tích biến động số dư tài khoản 112 như trên, KTV thấy rằng số dư cuối kỳ mỗi tháng không có quá nhiều khác biệt. Mặc dù vậy, số phát sinh Nợ và phát sinh Có trong tháng 1, tháng 6 và tháng 12 có chênh lệch lớn so với các tháng còn lại. KTV đã tìm hiểu và xác định các nguyên nhân như sau:
- Trong tháng 1, công ty A điều chuyển vốn giữa các ngân hàng số tiền là 292.320.000.000 đồng.
- Trong tháng 6, công ty A thu tiền từ thu gốc hợp đồng vay vốn số tiền 353.000.000.000 đồng và trả lãi cho số tiền đầu tư cổ phần công ty con 452.949.999.000
52
- Trong tháng 12, thu gốc tất toán hợp đồng vay vốn số tiền 297.530.000.000.
Bên cạnh đó,trong tháng 12 công ty rút và nộp và tài khoản nhiều khoản thưởng, thu chi khác.
Bước công việc tiếp theo, KTV dựa trên các xét đoán để tiến hành chọn mẫu kiểm tra một số các nghiệp vụ sau:
Bảng 2.11. Chọn mẫu một số nghiệp vụ kiểm tra chi tiết tài khoản 112
(Nguồn: GTLV của Nhân Tâm Việt) Đánh giá lại số dư ngoại tệ
KTV sau khi phỏng vấn khách hàng, được biết công ty sử dụng tỷ giá do Ngân hàng TMCP Đông Nam Á công bố trên trang web làm tỷ giá quy đổi số dư ngoại tệ USD cuối kỳ sang VNĐ
Bảng 2.12: Trích bảng quy đổi tỷ giá Ngân hàng Đông Nam Á tại 31/12/2022 Khoản 3, điều 1, Thông tư số53/2016/TT-BTC (Thông tư 53) về“Nguyên tắc xác định tỷ giá hối đoái”có đề cập: “Tỷ giá mua ngoại tệ của ngân hàng thương mại được sử dụng để đánh giá lại các khoản mục tiền tệ là tài sản.”
Dựa vào đó, kiểm toán viên sử dụng tỷ giá quy đổi: 1 USD = 23,360 VNĐ để đánh giá lại số dư ngoại tệ của TK Tiền gửi Ngân hàng 11221 –Tiền USD –Seabank.
53
Bảng 2.13: Đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối kỳ
Như vậy, công ty A đã thực hiện đầy đủ thủ tục đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối kỳ.
Sau khi đối chiếu và tính toán, kiểm toán viên kết luận số dư tiền gửi Ngân hàng đã được khách hàng ghi nhận đúng và không cần thêm bút toán điều chỉnh.
Đối với tiền đang chuyển
Tiến hành rà soát sổ nhật ký chung, KTV không nhận thấy có nghiệp vụ nào phát sinh đối với TK Tiền đang chuyển nên phía công ty A không cung cấp thêm thông tin cho KTV về TK này.
Sau cùng kiểm tra, KTV đưa ra nhận xét rằng các mẫu chọn đều đủ hồ sơ, chứng từ và chuyển sang giai đoạn tiếp theo.