1. CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH DO KI ỂM TOÁN VIÊN ĐỘC LẬP THỰC HIỆN
1.1. Khái quát chung v ề khoản mục tiền lương và các khoản trích theo lương
1.1.4. Vai trò c ủa kiểm khoản mục tiền lương và các khoản trích theo lương trong kiểm toán Báo cáo tài chính
Khoản mục tiền lương và các khoản trích theo lương đóng một vai trò hết sức quan trọng trong kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp là do:
Thứ nhất, chi phí về tiền lương và các khoản trích theo lương là một khoản chi phí lớn trong hầu hết các doanh nghiệp cũng như các tổ chức khác.
Thứ hai, chi phí tiền lương được xem là một khoản mục trọng yếu khi xác định giá trị hàng tồn kho của các công ty sản xuất và xây dựng vì nếu việc phân loại và phân bổ chi phí tiền lương mà không đúng đắn cho các đối tượng chịu chi phí thì sẽ dẫn đến sai sót trọng yếu về giá trị sản phẩm dở dang và trị giá hàng tồn kho do đó ảnh hưởng đến tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Thứ ba, tiền lương là một lĩnh vực có thể chứa đựng gian lận của nhân sự làm cho một lượng lớn tiền của công ty bị sử dụng kém hiệu quả hoặc bị thất thoát.
1.1.5 Kiểm soát nội bộ về tiền lương và các khoản trích theo lương
Hoạt động kiểm soát nội bộ đối với khoản mục tiền lương và các khoản trích theo lương là cần thiết nhằm đảm bảo cho các bước công việc trong chu kỳ được thực thi đúng đắn và có hiệu quả. Để đảm bảo độ tin cậy của các thông tin tài chính liên quan đến khoản mục Phải trả người lao động, đơn vị cần thiết kế, vận hành các quy chế và thủ tục KSNB đầy đủ và thích hợp, gắn liền với các bước công việc cụ thể:
• Tiếp nhận và quản lý nhân sự
Đây là bước công việc đầu tiên có vai trò quyết định đến các nghiệp vụ tiền lương. Đây chính là quá trình tuyển dụng và ra quyết định tiếp nhận nhân sự. Quá trình này thường được thực hiện bởi bộ phận tổ chức hành chính và ban lãnh đạo cấp cao trong đơn vị.
Yêu cầu về kiểm soát nội bộ đối với bước công việc này là phải xây dựng và vận hành các quy chế và thủ tục kiểm soát các hoạt động liên quan đến khâu tuyển dụng, phê duyệt và ký hợp đồng lao động.
• Theo dõi và ghi nhận thời gian lao động, khối lượng công việc, sản phẩm, lao vụ hoàn thành
Đây là giai đoạn tổ chức chấm công, lập bảng kê xác nhận khối lượng hoàn thành, tính lương và các khoản khác có liên quan, trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ.
Yêu cầu kiểm soát nội bộ đối với giai đoạn này là:
Thứ nhất, đảm bảo người quản lý bộ phận phải chịu trách nhiệm về việc lập bảng chấm công hay phiếu báo sản phẩm hoàn thành. Người trực tiếp theo dõi lao động phải có tư cách tốt, đảm bảo độ tin cậy.
Thứ hai, nếu có điều kiện, doanh nghiệp có thể dùng máy ghi giờ để theo dõi giờ đến, giờ về của từng nhân viên và phải thường xuyên đối chiếu giữa bảng chấm công với kết quả máy ghi giờ;
Thứ ba, doanh nghiệp phải đảm bảo tách biệt giữa các chức năng theo dõi kết quả lao động với chức năng tình lương, ký bảng thanh toán lương, chi trả lương; Thứ tư, trường hợp doanh nghiệp có công nhân viên làm thêm giờ, làm đêm thì doanh nghiệp phải lập phiếu báo làm đêm, làm thêm giờ đầy đủ và có xác nhận của những người có liên quan.
• Tính lương, lập bảng lương và ghi chép sổ sách
Đây là giai đoạn tính toán tiền lương, các khoản trích theo lương và các khoản phải trả cho từng nhân viên và từng bộ phận trong đơn vị, lập bảng phân bổ lương và các khoản trích theo lương cho từng đối tượng chịu chi phí, đồng thời ghi chép các nghiệp vụ về tiền lương và các khoản trích theo lương. Yêu cầu kiểm soát nội bộ đối với giai đoạn này là:
Thứ nhất, doanh nghiệp phải xây dựng được định mức, đơn giá lương sản phẩm, lương thời gian một cách đầy đủ, rõ ràng. Nếu có thay đổi về tiền lương, bộ phận quản lý nhân sự phải thông báo kịp thời cho bộ phận tính lương.
Thứ hai, phải có sự kiểm tra tính chính xác của bảng chấm công, phiếu báo làm thêm giờ, thêm ngày, phiếu báo sản phẩm hoàn thành của người độc lập với bộ phận theo dõi kết quả lao động.
Thứ ba, doanh nghiệp phải xây dựng và thực hiện các thủ tục kiểm soát nội bộ để kiểm tra, đối chiếu kết quả tính lương và ghi sổ kế toán các nghiệp vụ về lương của người độc lập; đảm bảo tách biệt giữa chức năng tính lương, ghi lương và phát lương.
• Thanh toán lương và các khoản khác cho nhân viên
Căn cứ vào bảng thanh toán lương để phát lương cho nhân viên. Công việc này thường do thủ quỹ thực hiện. Đối với bước công việc này, yêu cầu kiểm soát nội bộ như sau:
Thứ nhất, khi thủ quỹ nhận được phiếu chi hoặc séc chi lương kèm theo bảng thanh toán lương, thủ quỹ phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu tên và số tiền được nhận giữa phiếu chi, séc chi với danh sách trên bảng thanh toán lương, thưởng.
Thứ hai, sau khi đối chiếu xong và tiến hành chi lương cho nhân viên thì phải yêu cầu họ ký nhận vào phiếu chi hoặc séc chi, đồng thời phải đóng dấu và ký vào phiếu “Đã chi tiền”.
Thứ ba, doanh nghiệp phải thường xuyên kiểm tra việc ký nhận lương trực tiếp của công nhân viên hoặc ký séc chi lương.
• Giải quyết chế độ về lương, các khoản trích theo lương và chấm dứt hợp đồng lao động.
Trong bước công việc này, doanh nghiệp căn cứ vào quy định, chế độ và yêu cầu của người lao động để giải quyết chế độ về lương và chấm dứt hợp đồng lao động cho người lao động. Yêu cầu về kiểm soát nội bộ trong bước công việc này là:
Thứ nhất, các chế độ về lương và các khoản trích theo lương phải được thực hiện theo đúng quy định, chế độ hiện hành.
Thứ hai, kế toán, phòng nhân sự và Ban Giám đốc làm thủ tục chấm dứt hợp đồng cho người lao động. Hợp đồng lao động có thể chấm dứt khi rơi vào một trong các trường hợp sau:
- Doanh nghiệp hoặc người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng;
- Hợp đồng lao động có thời hạn nay hết thời hạn mà doanh nghiệp không có nhu cầu hoặc người lao động không có nhu cầu tiếp tục làm viêc;
- Doanh nghiệp giải thể hoặc phá sản;
- Người lao động chết, ...