2. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH DO CÔNG TY TNHH KI ỂM TOÁN TƯ VẤN AAGROUP THỰC HIỆN
2.2. Th ực trạng quy trình và phương pháp kiểm toán khoản mục tiền lương và các khoản trích theo lương do Công ty TNHH Kiểm toán Tư vấn AAGroup thực hiện tại công ty ABC
2.2.1. Quy trình ki ểm toán đơn vị khoản mục tiền lương tại công ty AAGroup
- Sổ cái và các sổ kế toán chi tiết có liên quan đến chi phí tiền lương và các khoản phải trả người lao động, BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ, dự phòng trợ cấp mất việc làm.
- Thỏa ước lao động tập thể, Hợp đồng lao động.
- Quyết định giao quỹ lương, đơn giá tiền lương.
- Các qui định, chính sách có liên quan đến tiền lương.
- Bảng tính lương, BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ, dự phòng trợ cấp mất việc làm.
- Bảng tổng hợp chi phí tiền lương theo từng bộ phận.
- Biên bản quyết toán BHXH, BHYT, BHTN.
- Chứng từ ngân hàng, chứng từ chi trả lương và trợ cấp mất việc làm.
2.2.1.2 Mục tiêu kiểm toán
- Các khoản tiền không chi trả ở cuối mỗi kỳ được hạch toán đầy đủ
- Các khoản tiền lương được hạch toán chính xác, trong đó có tính đến các cam kết của doanh nghiệp. Sự phân bổ chi phí được tính toán và hạch toán một cách trung thực và hợp lý
- Việc hạch toán các chi phí BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ phù hợp với quy định
2.2.1.3 Lập kế hoạch kiểm toán a,Tìm hiểu về khách hàng
KTV cần tìm hiểu, nghiên cứu và thu thập các thông tin, tài liệu chủ yếu có liên quan đến khoản mục tiền lương và các khoản trích theo lương:
- Thông tin về đơn vị kiểm toán (lĩnh vực hoạt động, kết quả tài chính, bộ máy quản lý của công ty…)
- Thông tin về hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị được kiểm toán đối với khoản mục lương và các khoản trích theo lương (các chính sách kế toán mà doanh nghiệp áp dụng và những thay đổi trong những chính sách kế toán đó;
ảnh hưởng của những chính sách mới về kế toán kiểm toán đối với đơn vị; tổ chức và hoạt động của hệ thống kế toán và hệ thống KSNB đối với phần hành lương và các khoản trích theo lương…)
b, Đánh giá mức độ rủi ro kiểm toán
- Đánh giá mức độ rủi ro tiềm tàng, rủi ro kiểm soát liên quan đến khoản mục tiền lương.
- Xác định mức trọng yếu cho mục tiêu kiểm toán tiền lương
- Xét đoán những khả năng có những sai phạm trọng yếu (theo kinh nghiệm từ những lần kiểm toán trước và từ những gian lận, sai sót phổ biến).
- Xác định các nghiệp vụ và các sự kiện kế toán phức tạp (bao gồm cả những ước tính kế toán).
- Một số rủi ro tiềm tàng khoản mục lương và các khoản trích theo lương:
+ Khai khống số nhân viên: Thực tế công ty không có nhân viên này làm việc hoặc đã từng làm nhưng đã chấm dứt hợp đồng nhưng khi tính lương vẫn có chi phí lương cho nhân viên này. Mục đích làm tăng chi phí lên và giúp giảm lợi nhuận.
+ Hạch toán sai chi phí: Thực tế nhân viên làm ở bộ phận sản xuất nhưng hạch toán sang chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp và ngược lại. Điều này ảnh hưởng đến việc tính giá thành sản phẩm.
+ Không trích các khoản bảo hiểm theo quy định: Doanh nghiệp không trích các bảo hiểm hoặc trích sai phần trăm hoặc không chi tiết các khoản mục trích bảo hiểm, kinh phí công đoàn.
+ Các khoản thưởng lao động không có trong quy chế của công ty hoặc thưởng lao động nhưng không có các quyết định khen thưởng.
c, Xác định mức trọng yếu
Mục tiêu của công việc này: Xác định mức độ trọng yếu (kế hoạch - thực tế)
được lập và phê duyệt theo chính sách của Công ty để thông báo với thành viên nhóm kiểm toán về mức trọng yếu kế hoạch trước khi kiểm toán tại khách hàng và có trách nhiệm xác định lại mức trọng yếu thực tế trong giai đoạn kết thúc kiểm toán để xác định xem các công việc và thủ tục kiểm toán đã được thực hiện đầy đủ hay chưa.
Mức trọng yếu tổng thể được KTV xác định dựa vào 1 trong 4 chỉ tiêu sau: Lợi nhuận trước thuế, Doanh thu, Vốn chủ sở hữu, Tổng tài sản. KTV thường lựa chọn 1 chỉ tiêu có tính ổn định hơn các chỉ tiêu khác để xác định mức trọng yếu.
Mức trọng yếu thực hiện (MP) được xác định bằng 50%-70% mức trọng yếu tổng thể, tùy thuộc vào đặc điểm của đơn vị được kiểm toán, và xét đoán của KTV.
Ngưỡng chênh lệch có thể bỏ qua tối đa bằng 4% mức trọng yếu thực hiện, nếu trong quá trình kiểm toán, KTV xác định mức chênh lệch so với số liệu của đơn vị lớn hơn mức trọng yếu thì KTV có thể đề nghị đơn vị thực hiện bút toán điều chỉnh.
d, Lập kế hoạch kiểm toán
Chương trình kiểm toán khoản mục lương và các khoản trích theo lương thường bao gồm: mục tiêu kiểm toán cụ thể của khoản mục lương và các khoản trích theo lương, các thủ tục kiểm toán cần áp dụng, kỹ thuật kiểm toán cụ thể, phạm vi và thời gian thực hiện, việc tham chiếu với các thông tin có liên quan đến khoản mục, những bằng chứng cần thu thập…
2.2.1.4 Thực hiện kiểm toán a,Đánh giá về KSNB
- Tìm hiểu, đánh giá tính đầy đủ, thích hợp của việc thiết kế các quy chế KSNB đối với chu trình tiền lương và các khoản trích theo lương: Đọc các tài liệu quy định về kiểm soát nội bộ áp dụng cho khoản mục như quy chế tuyển dụng và phân công lao động, quy định về quản lý nhân sự,…
- Tìm hiểu về tính hiệu quả và hiệu lực của hệ thống KSNB:
+ Sử dụng bảng câu hỏi
+ Phỏng vấn kế toán trưởng nhằm thu thập chứng cứ về việc phân nhiệm
+ Kiểm tra tài liệu như: Hồ sơ nhân sự của công ty, bảng chấm công, bảng tính lương, bảng phân bổ tiền lương…để thu thập bằng chứng xác thực về sự thường xuyên, liên tục của quy chế.
Bảng 2.1: Trích giấy tờ làm việc “Kiểm tra KSNB đối với chu trình tiền lương và phải trả người lao động
(Chú thích số 1) b,Thử nghiệm cơ bản
b1) Thủ tục phân tích
- So sánh giữa chi phí tiền lương kỳ này với các kỳ trước, kết hợp với so sánh sản lượng sản xuất hoặc tiêu thu.
- So sánh tỷ lệ chi phí nhân công trực tiếp trên giá vốn hàng bán của kỳ này với kỳ trước.
- So sánh chi phí tiền lương giữa các tháng kết hợp so sánh với sản lượng sản xuất hoặc tiêu thụ.
- So sánh tỷ lệ chi phí nhân viên bán hàng trên chi phí bán hàng của kỳ này với kỳ trước.
- So sánh tỷ lệ chi phí nhân viên quản lý doanh nghiệp trên chi phí quản lý doanh nghiệp của kỳ này với kỳ trước.
Nếu có biến động bất thường, kiểm toán viên phải tìm hiểu và giải thích nguyên nhân, từ đó xác định các thủ tục kiểm tra chi tiết cần thiết.
b2) Kiểm tra chi tiết
* Kiểm tra chi tiết các khoản mục theo lương và các khoản trích theo lương:
• Kiểm tra CSDL tính hiện hữu, chính xác
- Kiểm toán viên nhìn lướt qua bảng lương và thanh toán BHXH các tháng của công ty để kiểm tra. Đặc biệt, chú ý các tháng có phát sinh lớn, bất thường. Thủ tục kiểm toán thông thường bao gồm:
+ Phát hiện việc khai khống nhân viên: Đối chiếu tên và mức lương của từng công nhân với hồ sơ nhân viên xem có phù hợp không?
+ Đối chiếu số giờ công, ngày công dùng để tính lương của từng công nhân viên trên bảng lương với bảng chấm công, thẻ giờ lao động.
+ So sánh tổng số tiền trên bảng tính lương với tổng số tiền thực chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng có khớp không.
+ Kiểm tra chữ ký trên bảng thanh toán lương giữa các kỳ xem có sự thay đổi không?
+ Phát hiện việc khai khống BHXH: Đối chiếu tên, mức lương cơ bản của công nhân viên trên phiếu nghỉ hưởng BHXH với tên, mức lương của họ trên hồ sơ nhân viên.
• Kiểm tra CSDL về tính toán, đánh giá
- Tính toán lại số giờ công, ngày công, khối lượng sản phẩm hoàn thành trên bảng chấm công.
- So sánh mức lương, phụ cấp của từng công nhân viên với hồ sơ nhân viên - Xem xét có các khoản tạm ứng lương trong kỳ không và số thực lĩnh của từng nhân viên.
• Kiểm tra CSDL về hạch toán, phân loại
- Kiểm tra việc tính toán và phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương bằng cách kiểm tra tiêu thức phân bổ tiền lương có hợp lý, nhất quán không.
Kiểm tra việc tổng hợp tiêu thức phân bổ cho từng đối tượng, bộ phận đã hợp lý chưa.
- Đối chiếu số tiền lương đã phân bổ cho từng bộ phận chịu chi phí trên bảng phân bổ tiền lương và BHXH với tiền lương phải trả cho từng bộ phận tương ứng trên bảng tổng hợp lương hàng tháng.
- Đối chiếu bảng phân bổ tiền lương với sổ chi tiết các tài khoản chi phí như 622, 6271, 6411, 6421.
• Kiểm tra CSDL tính đúng kỳ
- So sánh ngày trên bảng kê thanh toán lương, bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội với ngày ghi sổ nghiệp vụ thanh toán và phân bổ tiền lương và BHXH trên sổ cái TK 334, sổ cái TK 338 hoặc nhật ký chung để kiểm tra việc ghi sổ nghiệp vụ tính và phân bổ tiền lương và BHXH có kịp thời không?
- So sánh ngày trên các phiếu chi lương và ngày chi trên sổ cái, nhật ký để kiểm tra việc ghi sổ các nghiệp vụ chi lương và các khoản phải trả cho công nhân viên có đúng kỳ không?
So sánh ngày rút tiền ở ngân hàng và ngày chi lương được ghi trên sổ cái, nhật ký xem doanh nghiệp có thanh toán kịp thời lương và các khoản phải trả có kịp thời không?
* Kiểm tra các tài khoản phản ánh tiền lương và các khoản trích theo lương:
- Kiểm tra xem tỷ lệ trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ mà doanh nghiệp áp dụng trong kỳ có phù hợp với văn bản quy định hiện hành hay không?
- Xác định mức độ đúng đắn, hợp lý của tiền lương đã được dùng làm cơ sở để tính các khoản trích theo lương
- Kiểm tra tính hợp lý của các khoản BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ đã trích theo lương và phải nộp căn cứ vào kết quả phân tích sự biến động của tiền lương và các khoản trích theo lương xem có phù hợp không.
- Kiểm tra bảng tính lương và bảo hiểm xã hội để xem việc trích và phân bổ các khoản trích theo lương và chi phí sản xuất, khấu trừ vào lương và phải nộp cho các cơ quan hữu quan có đúng đắn không.
- Kiểm tra việc ghi sổ kế toán các khoản trích theo lương có đầy đủ và đúng đắn không.
2.2.1.5 Kết thúc kiểm toán
a,Tổng hợp kết quả kiểm toán
Khi kết thúc kiểm toán tiền lương và các khoản trích theo lương, KTV phải tổng hợp kết quả kiểm toán để làm cơ sở cho ý kiến kết luận về các chỉ tiêu liên quan
đến tiền lương và các khoản trích theo lương, từ đó phục vụ cho việc đưa ra ý kiến nhận xét và lập báo cáo kiểm toán.
b, Bút toán điều chỉnh
KTV phát hiện ra bất kỳ sai phạm nào thì đều phải báo với khách hàng đồng thời lập các bút toán điều chỉnh và yêu cầu khách hàng điều chỉnh.