CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG QUY TRÌNH KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC CHI PHÍ TRẢ TRƯỚC TẠI CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN BDO
2.3. Đánh giá chung quy trình kiểm toán Khoản mục Chi phí trả trước trong kiểm toán Báo cáo tài chính tại Công ty TNHH Kiểm toán BDO
2.3.1. Ưu điểm
2.3.1.1. Giai đoạn chuẩn bị kiểm toán
Về việc lập kế hoạch kiểm toán: Khi tiếp nhận khách hàng, công ty BDO luôn có bảng đánh giá về khách hàng dù là khách hàng cũ hay khách hàng mới. Việc lập kế hoạch được thực hiện rất chặt chẽ, tuân thủ đúng các quy định chung của Chuẩn mực kiểm toán do việc chấp nhận thực hiện kiểm toán cho các khách hàng có nhiều rủi ro có thể ảnh hưởng tới chất lượng của cuộc kiểm toán và sau cùng là ảnh hưởng xấu đến danh tiếng công ty. Việc lập kế hoạch Kiểm toán được thực hiện chủ yếu bởi các trưởng nhóm kiểm toán và họ cũng chính là người giám sát trực tiếp từng công việc của các trợ lý kiểm toán. Để có hiểu biết sâu sắc hơn về khách hàng và đưa ra kế hoạch kiểm toán tối ưu nhất thì đối với khách hàng cũ sẽ do trưởng nhóm kiểm toán – người đã thực hiện kiểm toán năm trước phụ trách vì họ sẽ tiếp cận được nhanh với các rủi ro của khách hàng .
Việc phân công nhiệm vụ: Sự phù hợp với năng lực là tiêu chí hàng đầu khi các trưởng nhóm tiến hành phân công việc. Với các phần hành cơ bản như tiền, chi phí bán hàng, TSCĐ sẽ được trưởng nhóm phân công cho các KTV còn ít kinh nghiệm và ai có điểm mạnh về kiến thức của khoản mục nào sẽ được phân làm phần hành đó. Việc phân đúng người đúng việc sẽ tận dụng được tối đa nguồn nhân lực và cuộc kiểm toán sẽ hiệu quả nhất. Các phần hành kiểm toán có liên quan với nhau thì sẽ thường do cùng một KTV thực hiện để tạo ra mạch liên kết nhằm phát hiện rủi ro dễ dàng hơn.
2.3.1.2. Giai đoạn thực hiện kiểm toán Sự linh hoạt trong việc thực hiện TNKS
Các KTV luôn thận trọng trong việc thu thập đầy đủ các thông tin cần thiết về KSNB của khách hàng. Tùy theo đánh giá từng KSNB của khách hàng mà KTV có những cách thức tiếp cận cuộc kiểm toán là khác nhau. KTV sẽ tiến hành ngay TNCB nếu KSNB của khách hàng chưa có hoặc thiếu chặt chẽ. Và sẽ giảm bớt phạm vi của TNCB nếu nội bộ quản lý của khách hàng tốt, bộ máy KSNB đảm bảo.
Thực hiện các thủ tục kiểm tra chi tiết
Trong suốt quá trình thực hiện kiểm toán, các công việc của trợ lý, thành viên tham gia kiểm toán luôn được kiểm soát chặt chẽ bởi trưởng nhóm kiểm toán. Các vấn đề phát sinh luôn được thảo luận và thống nhất cách giải quyết. Để giảm tối đa tổng khối lượng công việc, tối giản thời gian, chi phí nhân lực, khi kiểm toán khoản mục CPTT, KTV của BDO đã tiến hành đối chiếu với kết quả kiểm toán các phần hành khác như: kiểm toán tiền, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp,… và đánh tham chiếu trên GTLV.
Đảm bảo chất lượng cuộc kiểm toán
Chất lượng cuộc kiểm toán là nhân tố hàng đầu trong kiểm toán khoản mục CPTT.
KTV cấp cao giàu kinh nghiệm sẽ soát xét cụ thể tới từng thủ tục. Việc thực hiện các thủ tục còn thiếu sót sẽ được người soát xét phát hiện và đưa ra “Check list” đòi hỏi các thành viên trong nhóm bổ sung theo yêu cầu. Không chỉ làm tăng chất lượng kiểm toán, từ các “Check list” KTV cũng học hỏi được nhiều kinh nghiệm, bổ sung những kiến thức còn thiếu. Tại BDO, người cấp cao hơn sẽ soát xét GTLV của cấp dưới để đảm bảo rẳng sai sót xảy ra là ít nhất.
2.3.1.3. Kết thúc kiểm toán
Soát xét GTLV và kiểm soát chất lượng cuối cùng : trên cơ sở các bằng chứng kiểm toán đã thu thập được, các thành viên trong nhóm kiểm toán sẽ trao đổi các vấn đề đã tìm được với trưởng nhóm. Trưởng nhóm tập hợp lại, xoát xét tất cả các GTLV để hình thành ý kiến kiểm toán. Trưởng nhóm kiểm toán sẽ soạn trước báo cáo dự thảo. Vì BDO luôn chú trọng đến chất lượng đầu ra cuối cùng của một cuộc kiểm toán nên bản báo cáo dự thảo sẽ phải qua 2 cấp soát xét : chủ nhiệm kiểm toán và giám đốc kiểm toán mới có thể phát hành chính thức để đảm bảo không còn sai sót trọng yếu nào sau khi kiểm toán. Đây là quy định bắt buộc của mỗi cuộc kiểm toán dù lớn hay nhỏ tại BDO.
GTLV sau khi được soát nội dung sẽ được soát cả hình thức bởi trưởng nhóm kiểm toán trong quá trình hoàn thiện hồ sơ kiểm toán cuối cùng trước khi đưa vào lưu trữ trên phần mềm. Các trợ lý kiểm toán phải hoàn thiện lại tất cả GTLV chính xác theo như yêu cầu của trưởng nhóm. Mọi GTLV đều được đánh tham chiếu theo quy
định công ty, bản mềm được lưu trữ trên phầm mềm APT, các giấy tờ bản cứng được lưu trong tập hồ sơ riêng.
2.3.2. Hạn chế
2.3.2.1. Giai đoạn lập kế hoạch
a) Việc chuẩn bị tài liệu trước khi tiến hành kiểm toán
Trong mỗi cuộc kiểm toán, để đảm bảo kịp tiến độ thì KTV thường sẽ gửi các yêu cầu tài liệu trước để khách hàng chuẩn bị. Tuy nhiên, trên thực tế, đôi khi do quá tải công việc, danh sách tài liệu được KTV gửi muộn, nên khi cuộc kiểm toán bắt đầu thì tài liệu vẫn chưa chuẩn bị, và nhiều trường hợp, khách hàng chậm trễ trong việc cung cấp tài liệu dù danh sách đã được gửi từ trước khi cuộc kiểm toán bắt đầu.
b) Thông tin khách hàng chưa thực sự đầy đủ
Do chủ yếu là lượng khách hàng cũ, KTV lại phụ thuộc vào những thông tin đã tìm hiểu các năm trước dẫn đến những biến động mới có thể bị bỏ qua làm tăng rủi ro kiểm toán. Không chỉ vậy, các kênh thu thập thông tin khách hàng của công ty còn chưa đa dạng, chủ yếu vẫn là thông qua chính khách hàng cung cấp nên chưa đảm bảo tính khách quan của thông tin. Mặt khác, để hiểu rõ nhất về khách hàng cần có sự quan sát trực tiếp quá trình SXKD tuy nhiên do giới hạn về thời gian kiểm toán công việc này bị hạn chế thực hiện nên tính khách quan về thu thập thông tin không được đảm bảo.
c) Quy trình đánh giá KSNB tại khách hàng chưa hiệu quả
Đa số hiện tại việc đánh giá KSNB thường qua phỏng vấn hoặc thông qua bảng hỏi. Đặc điểm của hai kỹ thuật này là tiết kiệm chi phí và thời gian tuy nhiên nguồn thông tin mang lại đôi khi chưa chính xác. Một phần là do người được phỏng vấn có thể trả lời không trung thực, một phần các câu hỏi được chọn để hỏi thường mang tính chủ quan của KTV, không theo cơ sở nhất định.
Còn đối với bảng hỏi, việc sử dụng những câu hỏi được xây dựng sẵn mang tính cứng nhắc không linh hoạt giữa các loạt hình doanh nghiệp quy mô và lĩnh vực kinh doanh dẫn đến cái nhìn phiến diện về khách hàng. Thêm nữa bảng hỏi hiện nay đa phần được thiết kế với câu hỏi đóng, trả lời có hoặc không dẫn đến không mô tả được hết các thủ tục đang được áp dụng tại khách hàng.
2.3.2.2. Giai đoạn thực hiện kiểm toán
Tiến hành TNKS còn hạn chế: Qua quan sát thì đối với các công ty vừa và nhỏ, các thử nghiệm kiểm soát còn sơ sài, đa số dựa vào xét đoán nghề nghiệp và kinh nghiệm của KTV và cũng chính vì vậy đã làm tăng khối lượng chọn mẫu, tốn kém về mặt chi phí và thời gian cho việc kiểm tra chi tiết.
Chưa thực sự hiệu quả khi sử dụng thủ tục phân tích: Hiện nay, tại BDO thủ tục phân tích chưa được KTV áp dụng triệt để đối với khoản mục CPTT, mới chỉ dừng lại ở phân tích ngang – dọc như biến động tăng giảm số dư qua từng năm và phân tích tỷ suất. Những biến động mạnh thường sẽ phỏng vấn khách hàng để giải thích nguyên nhân chứ chưa tiến hành nhiều biện pháp độc lập khác để nguyên nhân mang tính khách quan hơn.
Cách chọn mẫu còn nhiều hạn chế: Tại bước kiểm tra chi tiết, sau khi chạy qua phần mềm, ra số lượng mẫu thì tại BDO hiện nay, KTV đa số chọn mẫu các nghiệp vụ phát sinh có giá trị lớn tuy nhiên đôi khi các nghiệp vụ nhỏ lại chứa đựng các sai phạm trọng yếu nên việc chọn mẫu hiện nay tại BDO có thể chứa đựng nhiều rủi ro.
2.3.2.3. Giai đoạn kết thúc kiểm toán
a. Khả năng hoạt động liên tục chưa được xem xét kĩ
Ở giai đoạn kết thúc kiểm toán, công việc chủ yếu mà KTV làm là tổng hợp kết quả kiểm toán thông qua bằng chứng thu thập được để đưa ra ý kiến nhận xét và cuối cùng là phát hành báo cáo kiểm toán mà đa số không hề chú trọng đến hoạt động liên tục, chưa đánh giá các sự kiện phát sinh sau khi kết thúc kỳ kế toán.
Mặt khác, vào giai đoạn cao điểm của mùa kiểm toán, thời gian quy định đối với mỗi đơn vị khách hàng là 3-5 ngày nên áp lực công việc rất cao. Điều này tạo sức ép lớn cho các KTV, ảnh hưởng đến hiệu quả và chất lượng công tác kiểm toán BCTC.
b. Công tác chăm sóc khách hàng sau kiểm toán tại công ty là chưa có
Sau mỗi cuộc kiểm toán thì chính khách hàng mà công ty đã kiểm toán sẽ là cầu nối giới thiệu đến các khách hàng khác nếu dịch vụ kiểm toán thực sự chất lượng, uy tín mang lại cho khách hàng nhiều giá trị. Vì vậy việc chăm sóc khách hàng hậu kiểm toán là một công việc quan trọng, không thể thiếu, nhân tố góp phần vào quyết định của khách hàng có lựa chọn công ty BDO vào năm tiếp hay không. Tuy nhiên, công ty
BDO mới chỉ đang dừng lại ở việc như gửi báo cáo, thư quản lý chưa có các dịch vụ chăm sóc khách hàng sau giai đoạn kiểm toán.
2.3.3. Nguyên nhân của những hạn chế Nguyên nhân khách quan
Do đặc thù của nghành kiểm toán: Nhắc đến kiểm toán là nghĩ ngay đến đặc trưng của ngành này là “Mùa bận rộn” từ tháng 1 đến tháng 4 hàng năm. Đây là thời điểm rất hạn chế so với số lượng khách hàng lớn mà KTV phải xử lý công việc. Với cường độ công việc lớn như vậy, vào mùa bận dù KTV đã làm tối đa hầu hết khoảng thời gian của mình nhưng cũng chưa đảm bảo được thực hiện đầy đủ, chi tiết từng thủ tục kiểm toán. Một số thủ tục bị lướt hoặc bị bỏ qua do quá tải công việc.
Kiểm toán độc lập với hệ thống pháp lý tại Việt Nam: Với hệ thống còn khá non trẻ được thành lập vào những năm 90 sẽ không tránh khỏi những tồn tại chưa hoàn thiện. Các văn bản hướng dẫn chưa được thống nhất nhau, gây khó khăn trong việc cập nhật kiến thức của KTV khi có thay đổi về quy định trong kiểm toán, kế toán và thuế. Đôi khi các quy định nêu ra chưa thực sự rõ ràng, hệ thống pháp lý của kế toán còn có nhiều quan điểm trái chiều.
Nguyên nhân chủ quan
Công ty sắp xếp thiếu nhân lực: Vào “mùa bận rộn” khiến áp lực của mỗi KTV tăng cao, vì vậy không đảm bảo được chất lượng của mỗi cuộc kiểm toán. Việc bỏ sót hoặc sơ sài trong các thủ tục là điều không thể tránh khỏi.
Kinh nghiệm của KTV: Đội ngũ nhân viên ở BDO đa số là tầng lớp trẻ, chưa có nhiều kinh nghiệm nên việc không phát hiện ra sai phạm là điều dễ hiểu. Hơn nữa có thể KTV chưa nhận thức đúng đắn tầm quan trọng của việc tuân thủ đủ chương trình kiểm toán đã được xây dựng và khi không tuân thủ các nguyên tắc chuẩn mực thì rủi ro sẽ xảy ra như thế nào.
Chương trình kiểm toán tại BDO: Dù đã theo chuẩn quốc tế và được thiết kế thêm để phù hợp với Việt Nam nhưng vẫn khá chung chung và cứng nhắc khiến KTV khó theo dõi và áp dụng.