CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG VÀ NĂNG LỰC CẠNH TRANH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN L.Q JOTON
2.2.3 Cơ cấu tổ chức
Hình 2.2: Cơ cấu tổ chức công ty cổ phần L.Q JOTON
(Nguồn: Phòng Hành chính nhân sự) Chủ tịch HĐQT – TGĐ
Công ty có HĐQT, đứng đầu là chủ tịch hội đồng kiêm tổng giám đốc, là đại diện pháp nhân của công ty trong giao dịch, có quyền lực cao nhất và có toàn quyền quyết định mọi hoạt động của công ty. Có trách nhiệm bầu, bãi nhiệm thành viên hội đồng quản trị và chịu trách nhiệm trước pháp luật.
Phòng Kinh doanh
P.TGĐ ĐIỀU HÀNH P.TGĐ SẢN XUẤT
Phòng Kế toán
Kho Phòng vận
thu mua
Phòng Hành chính nhân sự
Phòng Thí nghiệm
Các nhà máy sản xuất CHỦ TỊCH HĐQT - TGĐ
Phó TGĐ điều hành
- Quản lý điều hành mọi hoạt động quản lý về nhân sự, tài chính và các hoạt động gián tiếp phục vụ cho việc sản xuất kinh doanh của công ty.
- Quản lý hoạt động bán hàng và thu mua các yếu tố đầu vào phục vụ cho hoạt động của công ty.
- Chịu trách nhiệm báo cáo trước tổng giám đốc về tình hình nhân sự, tài chính và kinh doanh của công ty.
Phòng kế toán
- Theo dõi, quản lý toàn bộ tài sản của công ty.
- Theo dõi và ghi chép toàn bộ tình hình sổ sách thu chi của công ty nắm bắt đƣợc các khoản phải thu, phải trả và toàn bộ hoạt động tài chính của công ty một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời.
- Cuối năm lập đúng và trình bày đủ các báo cáo tài chính theo chế độ quy định của Nhà Nước và hội đồng quản trị.
- Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch tài chính.
- Chủ trì thực hiện phương án thực hành tiết kiệm chống lãng phí.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của hội đồng quản trị.
Phòng kinh doanh
- Phát triển thị trường, xây dựng và phát triển mối quan hệ khách hàng.
- Xây dựng chính sách bán hàng, bao gồm chính sách về giá, khuyến mãi, chiết khấu và các chương trình quảng bá, tiếp cận đến khách hàng.
- Lập mục tiêu, kế hoạch bán hàng.
- Chăm sóc khách hàng theo chính sách của Công ty.
- Thu thập và quản lý thông tin khách hàng để phục vụ cho công tác đánh giá xếp hạng khách hàng.
- Thiết lập mối quan hệ gắn bó với khách hàng.
Phòng thu mua
- Mua sắm vật tƣ, thiết bị phục vụ hoạt động sản xuất, quản lý và kinh doanh của công ty.
- Cung cấp thông tin kinh tế, giá cả thị trường các chủng loại vật tư, thiết bị cho các phòng ban liên quan.
- Căn cứ kế hoạch sản xuất kinh doanh để xây dựng kế hoạch mua sắm vật tƣ và thiết bị.
- Báo cáo số lƣợng, chất lƣợng vật tƣ xuất nhập và tồn kho.
- Thống kê chi phí vật tƣ cho từng sản phẩm.
- Xây dựng định mức vật tƣ để không ngừng tiết kiệm trong việc sử dụng vật tƣ, nguyên nhiên liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh.
- Thiết lập và tạo mối quan hệ gắn bó giữa công ty đối với các nhà cung cấp.
Phòng hành chính nhân sự
- Xây dựng cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của các phòng ban, bộ phận.
- Xây dựng quy chế tổ chức Chi nhánh, Văn phòng đại diện, Phòng giao dịch.
- Xây dựng chiến lƣợc phát triển nguồn nhân lực của toàn Công ty, ngân sách liên quan đến chi phí lao động
- Xây dựng kế hoạch nhân sự hàng năm (định biên, cơ cấu chức danh, vị trí công việc, kế hoạch quy hoạch và bổ nhiệm hàng năm, kế hoạch luân chuyển, điều chuyển).
- Tham mưu cho phó TGĐ điều hành về việc sắp xếp, bố trí nhân sự, quy hoạch và phát triển công nhân viên thông qua phân tích cơ cấu tổ chức, đánh giá kết quả thực hiện công việc, đánh giá năng lực nhân sự.
- Xây dựng nội quy lao động và quy chế tiền lương.
- Xây dựng các quy trình, quy chế trong công tác tuyển dụng, đào tạo, bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, khen thưởng, kỷ luật, đánh giá đối với người lao động công ty.
- Xây dựng quy chế và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ và quản lý hồ sơ pháp lý của công ty.
- Đảm bảo các công tác hậu cần phục vụ để đảm bảo công việc tại công ty: lễ tân, khánh tiết, văn phòng phẩm, đồng phục, đặt vé máy bay, khách sạn, visa, hộ chiếu,…
- Đầu mối thực hiện các thủ tục hành chính pháp lý về việc cấp mới / sửa đổi / bổ sung Giấy phép hoạt động, Giấy đăng ký kinh doanh và các việc liên quan đến bầu, miễn nhiệm, bổ nhiệm, các thành viên Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc của công ty.
- Quản lý xe ô tô theo quy định và phục vụ lái xe trong công ty theo điều động.
- Thực hiện công tác xây dựng cơ bản, sửa chữa, bảo trì, bảo hành văn phòng đảm bảo phục vụ hoạt động của công ty từng thời kỳ. Sắp xếp, bố trí chỗ làm việc cho từng phòng ban, người lao động đầy đủ theo từng thời kỳ.
- Xây dựng các quy định nâng cao tính tuân thủ của người lao động về việc sử dụng tài sản chung, tiết kiệm chi phí điện, nước, điện thoại và nâng cao hình ảnh vệ sinh văn phòng công ty.
Phó TGĐ sản xuất
- Chịu trách nhiệm quản lý, đào tạo và phát triển nhân sự; phân công công việc, kiểm tra, giám sát, đôn đốc, hỗ trợ, đánh giá các bộ phận trong nhà máy.
- Chỉ đạo xây dựng, duy trì, cập nhật việc thực hiện các quy trình sản xuất, các quy định thực hiện 5S, ISO, an toàn vệ sinh lao động và phòng cháy chữa cháy.
- Chỉ đạo hoặc tham gia các vấn đề liên quan đến kỹ thuật sản phẩm, nghiên cứu hoàn thiện, cải tiến chất lƣợng sản phẩm cũ, nghiên cứu và triển khai việc áp dụng công nghệ mới, sản xuất sản phẩm mới theo định hướng của công ty.
- Chỉ đạo việc xây dựng định mức nhân công, định mức tiêu hao nguyên vật liệu, định mức tiêu hao khác trong sản xuất.
- Chịu trách nhiệm chỉ đạo, đôn đốc công nhân viên thực hiện tốt nội quy, quy chế của công ty, các quy định về quản lý tài sản, quản lý sản xuất, vệ sinh công nghiệp, an toàn lao động.
- Phối hợp với Tổng Giám Đốc nhằm đạt đƣợc các mục tiêu sản xuất theo định hướng phát triển của Công ty.
Phòng thí nghiệm
- Thí nghiệm hoá, lý để kiểm tra chất lƣợng sản phẩm, chế tạo sản phẩm mới hoặc cải thiện sản phẩm cũ.
- Thực hiện kiểm tra độ bền của sản phẩm trong thời tiết và ăn mòn; thử nghiệm thiết bị phù hợp với tiêu chuẩn.
- Đo độ nhớt, độ bóng, độ phủ, màu sắc, độ bền uốn của màng sơn Các nhà máy sản xuất
- Thực hiện sản xuất sản phẩm theo kế hoạch của công ty, chịu trách nhiệm về chất lƣợng sản phẩm tại nhà máy.
- Quản lý công tác an toàn lao động, vệ sinh lao động, tiến độ và công tác bảo vệ môi trường.
- Quản lý khối lƣợng sản xuất, máy móc thiết bị, tài sản phục vụ sản xuất, đồng thời theo dõi việc sữa chữa và bảo dƣỡng định kỳ tài sản.
- Báo cáo công việc trong lĩnh vực mình phụ trách, trên kết quả báo cáo đƣa ra đề xuất, tham mưu, xin ý kiến định hướng để giải quyết kịp thời những công việc liên quan.
Kho vận
- Tổ chức quản lý, sắp xếp và bảo quản sản phẩm, vật tƣ trong kho, đảm bảo về số lƣợng đúng với sổ sách và chất lƣợng đúng theo quy định.
- Tổ chức công việc kiểm tra số lƣợng và chất lƣợng khi xuất - nhập kho.
- Tổ chức thực hiện vận chuyển vật tƣ, sản phẩm trong nội bộ công ty và chuyên chở sản phẩm cho khách hàng.