CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ TIẾP VẬN
2.2.3. Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu chung tại Công ty TNHH Thương Mại và Tiếp Vận Toàn Cầu Đông Tài
Trong quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu gồm shipper – forwarder – consignee, công ty Đông tài đóng vai trò là một đại lý giao nhận (forwarder). Công ty đóng vai trò là người trung gian kết nối giữa người có hàng cần vận chuyển mà không có tàu với công ty vận chuyển có tàu nhưng không có hàng. Công ty sẽ đảm nhận các công việc: chuẩn bị chứng từ, thuê phương tiện vận tải nội địa, liên hệ với các hãng tàu để chuyên chở hàng hóa, liên hệ với khách hàng hoặc forwarder bên kia để chuẩn bị các thủ tục để nhận hàng.
Các bước cơ bản trong việc giao nhận hàng hóa nhập khẩu:
Bước 1: Khách hàng ký kết hợp đồng giao nhận hàng hóa nhập khẩu với công ty.
Bước 2: Bộ phận giao nhận tiến hành tiếp nhận chứng từ từ khách hàng và kiểm tra bộ chứng từ.
Bước 3: Tiếp nhận giấy báo hàng đến (Arrival Note) từ hãng tàu, lấy lệnh giao hàng (Delivery Order), mượn container.
Bước 4: Làm thủ tục Hải quan/
Bước 5: Nhận hàng từ kho, bãi cảng, bàn giao hàng cho khách hàng.
Bước 6: Quyết toán, lưu hồ sơ, giải quyết khiếu nại.
Hình 2.1: Sơ đồ quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu của Công ty
B1 Nhận giấy báo hàng
đến, lấy lệnh giao hàng (D/O)
Tiếp nhận và Kiểm tra bộ chứng Khách hàng ký kết
hợp đồng giao nhận với Công ty
Giao nhận hàng hóa nhập khẩu đối với hàng nguyên containter (FCL).
Bước 1: Khách hàng ký kết hợp đồng giao nhận ủy thác với công ty:
Sau khi ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa với đối tác nước ngoài, công ty nhập khẩu trong nước sẽ ký kết hợp đồng giao nhận với công ty trong nước, giúp công ty nhập khẩu tiến hành các công việc có liên quan đến việc giao nhận nhập khẩu lô hàng.
Khi công ty nhập khẩu nhận được đầy đủ bộ chứng từ do bên đối tác cung cấp công ty sẽ tiến hành giao toàn bộ chứng từ cho công ty giao nhận để tiến hành nhận hàng khi có hàng về. Thông thường 1 lô hàng nhập khẩu cần có 1 số chứng từ cơ bản sau:
- Hợp đồng ngoại thương: 1 bản sao.
- Hóa đơn thương mại (Invoice): 1 bản chính.
- Vận đơn (Bill of Lading): 1 bản chính.
- Phiếu đóng gói (Packing List): 1 bản chính.
- Giấy chứng nhận bảo hiểm (nếu có): 1 bản chính.
- C/O (nếu có): 1 bản chính.
- L/C (nếu thanh toán bằng L/C): 1 bản sao.
Ngoài ra tùy từng trường hợp mà có thêm các giấy tờ sau:
- Giấy đăng ký kiểm tra nhà nước về chất lượng hàng hóa hoặc giấy thông báo miễn kiểm tra nhà nước về chất lượng do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp: 01 bản chính (trường hợp hàng hóa nhập khẩu buộc phải kiểm tra nhà nước về chất lượng).
- Giấy phép nhập khẩu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền: 01 bản (là bản chính nếu nhập khẩu 1 lần hoặc bản sao khi nhập khẩu nhiều lần) đối với trường hợp hàng hóa phải có giấy nhập khẩu theo quy định của pháp luật.
Quyết toán và giải quyết khiếu nại
Làm thủ tục Hải Quan Nhận hàng tại kho
bãi, cảng. Bàn giao cho khách hàng
- Giấy chứng nhận chất lượng, số lượng, giấy khử trùng, kiểm dịch,… (nếu có): 01 bản chính.
Bước 2: Tiếp nhận và kiểm tra bộ chứng từ:
Sau khi công ty nhận được chứng từ từ phía khách hàng, nhân viên bộ phận nhập khẩu sẽ chịu trách nhiệm kiểm tra tính chính xác của bộ chứng từ, đối chiếu bộ chứng từ về tính đồng nhất, hợp lệ giữa các chứng từ với nhau, vì đây là yếu tố quan trọng để hoàn thành thủ tục Hải quan và nhận hàng. Mặt khác giúp người giao nhận biết rõ hơn về hàng hóa mà mình sẽ nhận để có phương án nhận hàng kịp thời, nhanh gọn và đảm bảo an toàn cho hàng hóa.
Kiểm tra vận đơn (B/L)
- Master Bill of Lading của hãng tàu cấp nếu hàng nguyên container - House Bill of Lading của người gom hàng hoặc hãng tàu nếu hàng lẻ - Thông báo tàu đến và các thông tin liên quan đến con tàu.
Khi đối chiếu các chứng từ không khớp nhau, nếu có sai sót hoặc bất hợp lệ công ty phải báo ngay cho chủ hàng biết để kịp thời điều chỉnh ngay, tránh những rủi ro về sau gây ra việc nhận chậm hàng.
Chuẩn bị chứng từ: công ty Đông Tài sẽ tiến hành chuẩn bị các giấy tờ để phục vụ cho việc giao nhận hàng hóa nhanh chóng, thuận tiện: giấy giới thiệu có dấu của công ty ủy thác, lệnh giao hàng nối, phiếu giao hàng đối với giao nhận hàng lẻ.
Bước 3: Nhận giấy báo hàng đến, lấy lệnh D/O.
Khi hàng về đến cảng, công ty sẽ nhận được giấy thông báo hàng đến từ hãng tàu.
Khi nhận được giấy, nhân viên bộ phận giao nhận nhập khẩu sẽ tiến hành kiểm tra tên công ty nhận hàng, số vận đơn, cảng đi, cảng đến, tên tàu, số hiệu tàu, người gửi, số lượng, trọng lượng, kiện hàng. Từ những thông tin cung cấp trên giấy báo hàng đến, nhân viên sẽ căn cứ vào đó để mở tờ khai Hải quan, đăng ký tờ khai và làm thủ tục Hải quan.
Trên giấy thông báo đến, có ghi rõ số tiền, phí và thời gian quy định mà công ty phải trả để lấy được lệnh giao hàng.
Nhân viên giao nhận của công ty mang giấy giới thiệu hoặc giấy ủy quyền, vận đơn và giấy báo hàng đến sang hãng tàu hoặc đại lý hãng tàu để lấy lệnh giao hàng (Delivery
Order – DO) và đóng các lệ phí liên quan như: phí chứng từ, phí lưu kho lưu bãi, phí vệ sinh container, phí cân bằng vỏ, phí xếp dỡ 2 đầu bến… và làm thủ tục mượn container (nếu cần). Tùy từng hãng tàu mà có thể có vận đơn hay không, nhưng nhất thiết là phải có giấy báo hàng đến.
Nếu là hàng FCL người giao nhận cần viết thêm giấy mượn container của hãng tàu để có hàng mang hàng về kho làm hàng nhập. Để mượn được container từ hãng tàu, công ty cần phải đóng một khoản tiền đảm bảo cho container được trả về hãng tàu nguyên vẹn, nếu container còn nguyên vẹn, sạch sẽ, hãng tàu sẽ trả lại số tiền mà người giao nhận ký ở hãng tàu, nếu không, hãng tàu sẽ trừ vào số tiền mà người giao nhận đặt ở hãng tàu để tiến hành sửa chữa, làm sạch, mua mới container. Số tiền mà người giao nhận phải ký tùy thuộc vào mỗi quy định của hãng tàu. Thường với số lượng hàng lớn, số tiền để cược container thường rất lớn từ vài chục trăm cho đến trăm triệu. Hãng tàu lập Giấy mượn container thành 3 bản ghi rõ các thông tin liên quan về thời gian, địa điểm mượn và trả container, số tiền cược… Hãng tàu giữ lại 1 bản, đóng dấu xác nhận 2 bản trả cho khách hàng.
Sau khi nhận được D/O, người giao nhận xem kỹ các thông tin ghi trên đó bao gồm:
tên, địa chỉ người nhận, tên tàu, số vận đơn chính, số vận đơn phụ, ngày và cảng đến, tên hàng, số lượng, trọng lượng, mã hàng hóa, kí hiệu cont hàng,… và đem đối chiếu với vận đơn (B/L). Nếu các nội dung ở 2 chứng từ không khớp nhau thì yêu cầu hãng tàu điều chỉnh và hoàn thành sớm thủ tục Hải quan, tránh những tổn thất có hại cho hàng hóa và phát sinh chi phí (phí lưu kho, lưu bãi,…) do không nhận hàng, nhận hàng muộn.
Bước 4: Làm thủ tục Hải Quan.
Đối với một số chủ hàng có công ty nằm trong khu công nghiệp, họ thường tự làm thủ tục hải quan tại hải quan giám sát khu vực, sau đó gửi tờ khai hải quan đã có xác nhận của hải quan giám sát cho công ty.
Đối với những chủ hàng thuê khai hải quan tại công ty TNHH thương mại và tiếp vận toàn cầu Đông Tài, họ phải gửi những chứng từ cần thiết như:
- Bản kê chi tiết hàng hóa đối với lô hàng có nhiều chủng loại hoặc đóng gói không đồng nhất (bản chính).
- Giấy phép nhập khẩu (bản chính).
- Hợp đồng mua bán hoặc giấy tờ có giá trị tương đương (bản sao).
- Hóa đơn thương mại (bản chính).
- Vận tải đơn (sao y bản chính).
Nếu nhận hàng FCL thì nhân viên công ty mang D/O cùng với toàn bộ chứng từ có liên quan đến lô hàng đến Hải quan làm thủ tục, đăng ký kiểm hóa (nếu cầ). Hiện nay Công ty đã tiến hành thực hiện khai báo và làm thủ tục Hải quan thông qua hệ thống Hải quan điện tử ECUS – VNACCS.
Hình 2.2: Sơ đồ quy trình làm thủ tục Hải Quan.
Thủ tục Hải Quan
Hàng nhập miễn kiểm Hàng nhập kiểm hóa
ĐK tờ khai Hải Quan ĐK tờ khai Hải Quan
Kiểm tra bộ chứng từ, kiểm hóa hàng hóa Nhận lại tờ khai
Thông quan hàng hóa
Nhận lại tờ khai
Hàng hóa được khai trong tờ khai hải quan được phân thành 3 luồng: luồng xanh và luồng đỏ và luồng vàng. Luồng xanh là hàng hóa được miễn kiểm và có ân hạn về thuế.
Luồng xanh được phân ra làm 2 loại: luồng xanh có điều kiện và không có điều kiện. Nếu hàng hóa thuộc luồng xanh không có điều kiện, hàng hóa được miễn kiểm tra hồ sơ, thực tế được thông quan trực tiếp. Nếu hàng hóa thuộc luồng xanh có điều kiện, cơ quan Hải Quan sẽ tiến hành kiểm tra 1 số chứng từ, thấy hợp lý, cơ quan Hải quan sẽ cho thông quan lô hàng.
Luồng vàng là hàng phải kiểm tra chi tiết bộ chứng từ hàng hóa. Luồng đỏ là hàng phải kiểm tra thực tế trước khi thông quan (gọi chung là hàng kiểm hóa). Hàng kiểm hóa phải được hải quan tính lại thuế và nhận chứng từ ghi số thuế phải thu; sau đó nộp tiền thuế tại kho bạc nhà nước hoặc tại kho bạc chi cục hải quan như hàng hóa miễn kiểm.
Sau khi làm thủ tục kiểm hóa đối với những mặt hàng thuộc luồng đỏ, và nộp tiền thuế nhập khẩu, cơ quan hải quan sẽ trả lại tờ khai hải quan có đóng dấu xác nhận cho nhân viên công ty.
Công ty giao nhận sẽ thay mặt người nhập khẩu tiến hành các thủ tục thông quan hàng hóa, nộp thuế và các khoản chi phí khác theo quy định của pháp luật. Sau khi đã hoàn thành các thủ tục theo yêu cầu của cơ quan Hải quan, hàng hóa đã được thông quan, công ty sẽ thay mặt người nhập khẩu nhận hàng.
Bước 5: Nhận hàng tại kho bãi, cảng – bàn giao cho khách hàng.
Nhân viên giao nhận của công ty mang 1 bản D/O và 1 bản giấy cược container đến phòng thương vụ tại cảng để xác nhận lệnh giao hàng.
Để vận chuyển container từ cảng tới kho riêng của doanh nghiệp, người giao nhận phải đóng phí “nâng hàng và hạ vỏ” tại phòng thương vụ cảng. Phí “nâng hàng” tại cảng đối với hàng hóa nhập khẩu có nghĩa là container được cảng nâng lên phương tiện vận tải của người giao nhận để vận chuyển về kho riêng của chủ hàng. Phí “hạ vỏ” có nghĩa là khi hàng hóa được rút hết khỏi container tại kho riêng, người giao nhận có nghĩa vụ trả lại Thông quan hàng hóa
container cho hãng tàu tại địa điểm được ghi chú trong giấy mượn vỏ. Trong trường hợp địa điểm hạ vỏ không là địa điểm nâng hàng ghi trong lệnh giao hàng, ví dụ trong lệnh giao hàng ghi Port of Delivery: Đình Vũ Hải Phòng, trong giấy mượn container ghi hoàn trả container trên vào ngày… tại bãi: Tân Vũ, Hải Phòng thì người giao nhận phải nộp phí nâng hàng tại cảng Đình Vũ và phí hạ vỏ tại bãi Tân Vũ. Việc trả lại vỏ cho hãng tàu phục vụ cho công tác vệ sinh, sửa chữa,… để cung cấp container rỗng cho những chủ hàng có nhu cầu xuất khẩu. Mọi vi phạm về thời gian trả vỏ, mất mát hay hư hỏng container đều được ghi chú trong giấy mượn vỏ.
Đối với hàng nhập khẩu được rút ruột tại cảng, người giao nhận chỉ cần nộp phí rút ruột, đưa container tới vị trí thuận lợi trong cảng tiến hành nhận hàng.
Sau khi thu phí, phòng Thương vụ cảng giữ lại 1 bản D/O và giấy mượn container, cấp cho khách hàng phiếu giao nhận container (phiếu EIR). Số lượng phiếu giao nhận container được phòng Thương vụ cảng lập, căn cứ vào số lượng container ghi trong lệnh giao hàng.
Phiếu giao nhận container do phòng Thương vụ cảng lập có 4 liên: trắng, xanh, hồng, vàng. Phòng Thương vụ cảng giữ lại liên trắng, giao 3 liên còn lại cho người giao nhận.
Người giao nhận đem phiếu giao nhận container xin xác nhận của hải quan giám sát tại cảng. Nhân viên hải quan căn cứ vào bản kê chi tiết số lượng, mã số container đi kèm theo tờ khai hải quan để đóng dấu xác nhận “đã đăng ký hải quan” vào liên vàng trên phiếu giao nhận container. Liên vàng phiếu giao nhận được bảo vệ cảng giữ lại sau khi phương tiện vận tải của người giao nhận vận chuyển container ra khỏi cảng. Liên xanh được nhân viên kho bãi giữ lại khi giao container cho người giao nhận.
Đối với hàng rút ruột tại bãi, người giao nhận đem phiếu giao nhận container tới kho bãi làm thủ tục lấy lệnh rút ruột hàng hóa. Nhân viên kho bãi cấp cho người giao nhận 3 bản “lệnh rút ruột tại bãi”. Người giao nhận đóng phí làm hàng tại bãi, thuê nhân công bốc xếp hàng hóa từ container lên phương tiện vận tải của mình. Một bản “lệnh rút ruột tại bãi” giao cho bảo vệ để phương tiện vận tải của người giao nhận được vào cảng, một bản giao cho nhân viên kho bãi bốc xếp hàng hóa.
Sau khi nhận hàng từ cảng về, nhân viên kiểm tra hàng và bàn giao hàng cho khách hàng. Công ty tiến hành bàn giao hàng cho khách hàng theo đúng địa điểm, đúng yêu cầu, quy định trong hợp đồng mà hai bên đã thỏa thuận.
Bước 6: Quyết toán, lưu hồ sơ và giải quyết các khiếu nại.
Kết thúc mọi thủ tục liên quan, nhân viên giao nhận phụ trách lô hàng sẽ tiến hành:
tổng hợp bộ chứng từ, liệt kê các chi phí trong phiếu đề nghị thanh toán (debit note) gửi đến bộ phận kế toán để quyết toán. Và công ty tiến hành quyết toán với khách hàng.
Giao nhận hàng hóa nhập khẩu là hàng lẻ (LCL).
Quy trình giao nhận vận chuyển hàng lẻ tương đối giống và đơn giản hơn so với quy trình làm hàng nhập nguyên container.
Bước 1: Khách hàng ký kết hợp đồng giao nhận với công ty.
Trong giao nhận hàng lẻ, công ty thường ký kết hợp đồng trong vòng 6 tháng đến 1 năm với các công ty xuất – nhập khẩu.
Bước 2: Tiếp nhận, kiểm tra chứng từ, chuẩn bị chứng từ nhận hàng.
Bước 3: Nhận giấy báo hàng đến, lấy lệnh giao hàng (D/O).
Nhân viên giao nhận mang giấy giới thiệu hoặc giấy ủy quyền, giấy báo hàng đến và vận đơn đến hãng tàu hoặc đại lý hãng tàu làm lệnh giao hàng. Đối với hàng lẻ, hãng tàu không yêu cầu khách hàng phải viết giấy mượn container, nhưng phải nộp tất cả những phí liên quan như hàng nguyên container: CFS, D/O, THC, đồng thời nộp phí làm hàng tính theo số kiện hàng hoặc trọng lượng hàng được nhập khẩu theo tờ khai hải quan. Đây là 2 điểm khác giữa hàng nguyên container và hàng lẻ trong việc lấy lệnh giao hàng.
Hãng tàu hoặc đại lý hãng tàu cung cấp cho khách hàng 2 bản D/O.
Bước 4: Khai báo hải quan: đối với hàng lẻ hoàn toàn giống với quy trình nhập khẩu hàng nguyên container.
Bước 5: Xác nhận lệnh giao hàng tại cảng Bước 6: Nhận hàng:
Nhân viên giao nhận tới kho bãi được chỉ định trên lệnh giao hàng làm thủ tục xuất kho. Hồ sơ làm thủ tục xuất kho gồm: lệnh giao hàng, hóa đơn thanh toán tiền làm hàng
tại bãi. Người giao nhận mang tờ khai, Giấy giao nhận container xin xác nhận của hải quan giám sát kho bãi, hải quan giám sát cổng cảng. Sau đó liên hệ nhân viên kho bãi vận chuyển hàng hóa lên phương tiện vận tải của công ty, ký xác nhận vào phiếu xuất kho.
Hàng hóa được vận chuyển về kho riêng của Đông Tài.
Bước 7: Khai thác container hàng và giao hàng cho khách hàng.
Cont hàng sau khi được kéo về kho CFS thì nhân viên của công ty sẽ xuống kho để khai thác. Nhiệm vụ chính của bước này là dỡ hàng trong cont, phân chia hàng thành từng nhóm tương ứng với từng chủ hàng riêng biệt. Trong quá trình dỡ hàng phải đếm chính xác số kiện, ghi chú về mã, mác, ghi chú về bao, thùng đựng, hiện trạng của hàng lúc dỡ… và phải check lại với thủ kho CFS.
Sau khi khai thác container hàng phân loại hàng cho từng chủ hàng, nhân viên bộ phận nhập khẩu sẽ trao trả hàng cho khách hàng tại kho bãi, địa điểm theo yêu cầu. Đồng thời, lập phiếu đề nghị thanh toán, lên hóa đơn cho khách hàng để thu tiền.