CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ TIẾP VẬN
2.2.4. Quy trình thủ tục nhập khẩu một lô hàng phụ tùng máy móc – thiết bị cho Công ty Cổ phần Máy và Thiết bị Phú Toàn
Giới thiệu về lô hàng nhập khẩu: một số thông tin về lô hàng mà công ty (forwarder) phải nắm được.
- Tên mặt hàng: phụ tùng cho máy xúc gồm: bu lông, hạt, trục, vòng sắt.
- Xuất xứ: Trung Quốc – 100% hàng mới.
- Trọng lượng hàng hóa: 26518 KGS.
- Đóng gói: 18 kiện đóng trong container 20GP.
- Container: 1 x 20GP: GLDU 5778095/1400641.
- Phương thức giao hàng: CIF.
- Phương thức vận chuyển: CY/CY.
- Cảng dỡ hàng: cảng Hải Phòng.
- Tổng giá trị lô hàng: 40690,19 USD.
Quy trình nhập khẩu lô hàng:
Bước 1: Ký kết hợp đồng giao nhận với khách hàng.
Công ty Cổ phần Máy và Thiệt bị Phú Toàn là một trong những khách hàng lâu năm của doanh nghiệp, công ty Phú Toàn thường xuyên ký hợp đồng giao nhận với công ty Đông Tài có thời hạn trong vòng 1 năm va thường ký vào đầu năm. Lô hàng này được công ty Phú Toàn nhập khẩu vào tháng 8/2014 nên công ty chỉ cần gửi mail đến công ty Đông Tài để ủy thác việc giao nhận lô hàng này.
Vì vậy, trên thực tế công ty Đông Tài có thể bỏ qua bước đàm phán, ký kết hợp đồng giao nhận nếu công ty nhận ủy thác làm hàng cho các công ty đã thực hiện ký kết hợp động trong 1 năm (khách hàng quen của công ty). Điều đó, giúp cho 2 công ty tiết kiệm được thời gian đàm phán cũng như chi phí đi lại.
Bước 2: Nhận chứng từ từ công ty Phú Toàn và kiểm tra bộ chứng từ.
Khi công ty Phú Toàn nhận được bộ chứng từ từ phía đối tác xuất khác, công ty sẽ tiến hành gửi chứng từ cho công ty Đông Tài. Nhân viên giao nhận thuộc bộ phận hàng nhập của Đông Tài sẽ chịu trách nhiệm, kiểm tra, đối chiếu tính phù hợp giữa các chứng từ. Nếu phát hiện ra sai sót thì nhân viên phải lập tức thông báo cho các bên để chỉnh sửa lại chứng từ cho phù hợp. Việc kiểm tra chứng từ là rất quan trọng và cần thiết, nó giúp người giao nhận hình dung rõ hơn về lô hàng mình đang làm, tránh được những sai sót và bảo vệ quyền lợi của khách hàng khi có những tình huống không hay phát sinh.
Bước 3: Nhận giấy báo hàng đến, lấy lệnh giao hàng, cược vỏ container.
Ngày 01/08/2014, công ty Phú Toàn nhận được mail thông báo hàng đến của hãng tàu Regional Container Lines (RCL). Ngay lập tức, công ty sẽ fax cho công ty Đông Tài giấy báo hàng đến, để phục vụ cho việc nhận hàng tại hãng tàu. Các thông tin được cung cấp trên giấy báo hàng đến mà công ty Đông Tài cần quan tâm để tiến hành nhận hàng và tiến hành làm thủ tục Hải Quan:
- Tên người gửi: XIAMEN JINHENGYI IMPORT AND EXPORT CORPORATION, CHINA.
- Tên người nhận: Công ty Cổ phần Máy và Thiết bị Phú Toàn – Số 15 ngõ 1043, Giải Phóng, Hoàng Mai, Hà Nội, Việt Nam.
- Số vận đơn: XMNCB 14002391.
- Cảng xếp hàng: cảng XIAMEN, Trung Quốc.
- Cảng dỡ hàng: cảng Chùa Vẽ, Hải Phòng.
- Tên tàu/chuyến: PIRA BHUM / 390NW.
- Ngày dự kiến tàu cập cảng (ETA): 02/08/2014.
- Số lượng hàng: 1 x 20GP, 18 kiện, năng 27158 KGS.
- Số cont: GLDU 5778095/1400641
- Phí công ty phải đóng cho hãng tàu để lấy lệnh: 4.108.750 VNĐ.
Dựa vào các thông tin trên giấy báo hàng đến, công ty có thể tiến hành khai báo Hải Quan. Hiện nay, các công ty có thể tiến hành khai báo Hải Quan trước cho lô hàng nhưng nên đợi khi có giấy báo hàng đến để điền các thông tin được chính xác, không bị mất thời gian khi phải hủy tờ khai do thông tin sai lệch gây mất chi phí, thời gian.
Lấy lệnh giao hàng: ngày 02/08/2014, kế toán công ty sẽ tạm ứng tiền cho nhân viên hiện trường đi lấy lệnh và cược cont (hàng FCL) tại đại lý hãng tàu VNT Logistics tại 208 Chùa Vẽ, Hải Phòng. Để có thể lấy được lệnh giao hàng (DO) nhân viên giao nhận cần phải mang theo các giấy tờ sau:
+ Giấy giới thiệu của Công ty Cổ phần Máy và Thiết bị Phú Toàn có dấu xác nhận của giám đốc Nguyễn Thái Hoan, bản sao CMND.
+ Giấy báo hàng đến (Notice of Arrival).
+ Vận đơn (Bill of Lading).
Đại lý hãng tàu cấp cho nhận viên giao nhận 1 bộ lệnh giao hàng bao gồm: 2 lệnh giao hàng, 1 vận đơn gốc. Lưu ý trên DO cũng như trên vận đơn phải có đầu đủ dấu và chữ kí của nhân viên hãng tàu/đại lý hãng tàu. Nhân viên giao nhận thanh toán các chi phí có liên quan đến lô hàng như phí DO (phí chứng từ), THC (phí xếp dỡ đầu bến), CIC (phí phụ trội hàng nhập), phí VSC (vệ sinh cont),...
Cược vỏ: Do container thuộc quyền sở hữu của hãng tàu nhưng chủ hàng là công ty Cổ phần Máy và Thiết bị Phú Toàn muốn kéo về công ty để tự dỡ hàng nên phải làm thủ tục cược vỏ với hãng tàu. Để làm thủ tục cược vỏ, nhân viên giao nhận trình lệnh giao hàng D/O của hãng, nộp tiền cược vỏ theo bảng niêm yết tiền cược vỏ của hãng tàu và lấy về Giấy cam kết mượn vỏ cont (bằng chứng để lấy lại tiền cược vỏ).
Bước 4: Làm thủ tục Hải Quan:
Khi nhận được giấy báo hàng đến của hãng tàu, công ty lập tức thực hiện công việc khai báo, làm thủ tục Hải Quan để lô hàng được thông quan trong thời gian sớm nhất.
Hiện nay, Hải Quan đang áp dụng phần mềm khai Hải Quan điện tử ECUS – VNACCS, nên nhân viên bộ phận giao nhận sẽ trực tiếp nhập dữ liệu, thông tin về lô hàng, truyền thông tin lên cơ quan Hải Quan và đợi phản hồi.
Khi đợi kết quả phản hồi về lô hàng từ cơ quan Hải Quan, lô hàng thuộc mã kiểm tra phân loại: 2 thuộc luồng vàng nên cơ quan Hải Quan phái tiến hành kiểm tra bộ chứng từ hàng hóa. Nhân viên giao nhận mang bộ chứng từ đến cơ quan Hải Quan đăng ký kiếm tra. Bộ chứng từ của lô hàng này bao gồm:
- Bộ tờ khai Hải Quan và phụ lục: 02 bản gốc.
- Tờ khai trị giá tính thuế: 02 bản gốc.
- Hợp đồng mua bán: 01 bản sao y.
- Hóa đơn thương mại: 01 bản gốc.
- Vận đơn và lệnh giao hàng của hãng tàu: 01 bản sao.
- Giấy nộp thuế: 01 bản sao và 01 bản chính (để đối chiếu).
- Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O): 01 bản sao.
Sau khi kiểm tra bộ chứng từ, thấy hợp lệ cơ quan Hải Quan sẽ cho thông quan hàng hóa. Để hàng được thông quan thì cần phải có dấu chứng nhận của Hải quan cảng Hải Phòng (thông quan)
Bước 5: Nhận hàng tại cảng – giao hàng cho khách hàng.
Nhân viên giao nhận của công ty mang lệnh giao hàng của hãng tàu, giấy cược vỏ (Giấy cam kết mượn container) xuống phòng thương vụ cảng Chùa Vẽ để đổi lấy lệnh giao hàng của Cảng và phiếu giao nhận container. Phiếu giao nhận container do phòng Thương vụ cảng lập có 2 bộ (lấy nguyên và trả rỗng), mỗi bộ 4 liên (trắng, xanh, hồng, vàng) phòng Thương vụ cảng giữ lại liên trắng, giao 3 liên còn lại cho người giao nhận.
Mang Phiếu giao nhận container (Lấy nguyên) cùng với tờ khai hải quan bản chính, tờ khai hải quan bản photo đến phòng hải quan máy. Nhân viên hải quan căn cứ vào bản kê chi tiết số lượng, mã số container đi kèm theo tờ khai hải quan để đóng dấu xác nhận “đã đăng ký hải quan” vào liên vàng trên phiếu giao nhận container. Tiếp tục với các giấy tờ
này, nhân viên giao nhận lại mang sang phòng Hải quan giám sát cổng cảng để xin dấu và chữ kí xác nhận cho hàng hóa được thông quan.
Sau khi đã hoàn tất thủ tục thông quan thì công việc tiếp theo là đưa đầu kéo vào bãi CY để kéo cont hàng về công ty. Để làm được điều này thì nhân viên giao nhận của công ty phải giao cho lái xe 2 bộ Phiếu giao nhận container cùng với phiếu giao nhận hàng (PROOF OF DELIVERY) để lái xe hoàn tất các thủ tục nâng cont hàng lên xe và chở về Công ty Phú Toàn ở Hà Nội (bàn giao hàng cho khách hàng). Liên vàng phiếu giao nhận được bảo vệ cảng giữ lại sau khi lái xe vận chuyển container ra khỏi cảng; liên xanh được nhân viên kho bãi giữ lại khi đã giao xong container cho lái xe.
Công ty Phú Toàn được mượn phép vỏ miễn phí trong vòng 3 ngày, kể từ ngày thứ 4 mà công ty vẫn chưa trả vỏ thì hãng tàu sẽ bắt đầu tính phí lưu cont. Sau khi Công ty Phú Toàn đã rút xong hàng thì lái xe chở cont rỗng về bãi VNT (chú thích trong giấy mượn vỏ cont của hãng tàu) để trả vỏ. Khi qua cổng bãi, lái xe xuất trình liên xanh Phiếu giao nhận container và giữ lại liên hồng có xác nhận tình trạng container vào thời điểm trả vỏ của nhân viên kho bãi VNT. Người giao nhận mang liên hồng này cùng giấy mượn container và biên lai thu tiền tới hãng tàu lấy lại tiền cược. Nhân viên hãng tàu check lại trên hệ thống mạng máy tính về tình trạng của cont hàng lúc trả so với lúc mượn có gì thay đổi không. Mọi hư hỏng hay thất lạc container, mọi sự chậm trễ trả container cho hãng tàu phải tính thêm phí lưu container, sẽ được trừ vào tiền cược vỏ.
Bước 6: Quyết toán, lưu hồ sơ.
Kết thúc mọi thủ tục liên quan, nhân viên giao nhận phụ trách lô hàng sẽ tiến hành:
tổng hợp bộ chứng từ, liệt kê các chi phí trong phiếu đề nghị thanh toán (debit note) gửi đến bộ phận kế toán để quyết toán.
Các chi phí công ty cần quyết toán với công ty Phú Toàn:
*Chi phí lấy lệnh giao hàng (đơn vị tính VNĐ) tổng 4.108.750 VNĐ bao gồm:
- Phí D/O: 760.000 VNĐ.
- Phí VSC: 114.000 VNĐ.
- Phí CIC: 1.938.000 VNĐ.
- Phí THC: 1.296.950 VNĐ
*Chi phí nhận hàng tại cảng, vận chuyển về công ty Phú Toàn: tổng 4.760.000 VNĐ bao gồm
- Phí Hải Quan giám sát tại cảng: 80.000/1 tờ khai.
- Phí nâng/hạ cont: 450.000/580.000 * 1 cont 20’ = 450.000/580.000 VNĐ.
- Phí vận chuyển từ cảng về công ty: 2.000.000 VNĐ.
- Phí dịch vụ giao nhận: 1.650.000 VNĐ.
=> Tổng chi phí: 8.868.750 VNĐ.
Bộ phận kế toán xuất hóa đơn, phiếu đề nghị thanh toán (trong đó thể hiện đầy đủ các chi phí liên quan đến lô hàng) gửi cho công ty Phú Toàn, yêu cầu thanh toán cho lô hàng theo như thỏa thuận trong hợp đồng giao nhận đã ký kết. Đồng thời, bộ phận giao nhận hàng xuất chuyển toàn bộ chứng từ liên quan đến lô hàng cho công ty Phú Toàn làm tài liệu lưu trữ.