CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ TIẾP VẬN
2.3. Đánh giá thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu tại Công ty TNHH Thương Mại và Tiếp Vận Toàn Cầu Đông Tài
2.3.3. Đề xuất một số biện pháp hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu tại Công ty TNHH Thương Mại và Tiếp Vận Toàn Cầu Đông Tài
Hiện nay, với sự ra đời của nhiều công ty lớn, chuyên nghiệp phục vụ trong việc giao nhận hàng hóa nhập khẩu. Công ty Đông Tài cũng gặp phải không ít khó khăn trong công
cuộc cạnh tranh giành thị trường, khách hàng . Vì vậy, để có thể chiếm lĩnh được thị trường, đồng thời xây dựng một lượng khách hàng thường xuyên cho mình, công ty cần thực hiện một số biện pháp giúp nâng cao, hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu hàng hóa của mình.
Nâng cao cơ sở hạ tầng, kho bãi, đầu tư thêm các phương tiện vận chuyển hàng hóa nội địa: để việc vận chuyển hàng hóa được xuyên suốt.
Hiện nay công ty vẫn chưa có đầy đủ phương tiện vận chuyển hàng hóa nội địa, để có thể vận chuyển hàng hóa từ kho bãi cảng đến địa điểm yêu cầu của khách hàng, công ty vẫn phải thuê đội vận chuyển từ bên ngoài. Từ đó, công ty thiếu linh hoạt trong việc điều động xe, vận chuyển hàng hóa. Nhiều lúc cần vận chuyển hàng hóa nhập khẩu từ cảng về kho bãi để làm hàng, nhân viên đều phải đợi điều xe từ phí công ty vận tải, dẫn đến mất thời gian chi phí của công ty và khách hàng.
Biện pháp:
- Công ty có thể thực hiện cải thiện, nâng cấp kho bãi có sẵn của công ty để tiến hành làm hàng mà không phải đi thuê ngoài.
- Tiến hành đầu tư thêm một số ô – tô, phương tiện vận tải chở hàng gọn nhẹ, công ty không bị phụ thuộc và bị động vào dịch vụ thuê ngoài giúp nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận hàng hóa.
Linh hoạt trong việc thực hiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu của công ty: tùy tứng lô hàng, khách hàng mà công ty xây dựng một quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu hợp lý.
Thực tế quy trình giao nhận của công ty gồm 6 bước đối với những khách hàng lần đầu sử dụng dịch vụ giao nhận của công ty. Nhưng đối với những khách hàng quen lâu năm ký kết hợp đồng trên 1 năm với công ty hoặc những khách hàng được cung cấp từ tổng công ty Dongsue bên phía Hàn Quốc thì quy trình giao nhận đơn giản hơn.
- Đối với những khách hàng ký kết hợp đồng trên 1 năm với công ty, bộ phận giao nhận có thể bỏ qua bước đàm phán, ký kết hợp đồng giao nhận. Công ty Đông Tài thực hiện công việc giao nhận theo sự ủy thác theo hợp đồng đã có từ đầu năm.
- Còn với những ủy thác từ giao nhận từ các công ty nằm trong các khu công nghiệp, công ty Đông Tài có thể bỏ qua bước làm thủ tục Hải Quan. Do các công ty nằm trong khu công nghiệp sẽ tự làm thủ tục Hải Quan khu vực giám sát ở tại khu công nghiệp và gửi tờ khai đã được thông quan cho công ty Đông Tài thực hiện giao nhận hàng hóa.
Công ty Đông Tài sẽ thực hiện các công việc lấy lệnh, nhận hàng tại cảng, và vận chuyển hàng đến địa điểm được chỉ định.
- Vì vậy, tùy từng lô hàng khách hàng mà quy trình giao nhận có sự khác biệt và linh hoạt hơn. Không phải lô hàng nào cũng có quy trình giao nhận giống nhau. Nên nhân viên giao nhận cũng cần linh hoạt trong việc thực hiện quy trình giao nhận hàng hóa. Đồng thời, cải thiện quy trình giao nhận hàng hóa đươc nhanh chóng, thuận tiện hơn, tiết kiệm thời gian – chi phí hơn.
Biện pháp: để linh hoạt được trong việc thực hiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu, cán bộ giao nhận cần nắm chắc nghiệp vụ, công việc phải làm khi thực hiện giao nhận.
- Hàng năm, công ty tổ chức các khóa học nghiệp vụ xuất – nhập khẩu, khai báo Hải Quan để nhân viên có thể cập nhập được các chính sách, luật lệ mới liên quan đến công việc.
- Khuyến khích nhân viên trao dồi khả năng ngoại ngữ, kỹ năng công việc.
- Có chính sách khuyến khích, khen thưởng cho nhân viên có ý tưởng mới, sáng tạo mới, khuyến khích tinh thần tự giác làm việc.
- Nâng cao trình độ nghiệp vụ của cán bộ giao nhận: thường xuyên cử cán bộ giao nhận đi học các lớp nghiệp vụ xuất – nhập khẩu, khai báo Hải Quan.
Khắc phục những vấn đề chậm trễ liên quan đến chứng từ nhận hàng.
Với vai trò là một forwarder, công ty Đông Tài giúp khách hàng làm các thủ tục liên quan đến lô hàng, cũng như lo liệu việc vận chuyển hàng hóa từ cảng đến địa điểm khách hàng chỉ định. Để nhận được hàng hóa, công ty luôn luôn phải làm việc với các hãng tàu khác nhau, để tiến hành lấy lệnh giao hàng cũng như làm nhận các chứng từ có liên quan và phục vụ cho việc nhận hàng.
Thời gian chờ hàng tàu cấp lệnh, cũng như chờ chứng từ đẻ nhận hàng rất mất thời gian, ảnh hưởng nhiều đến thời gian giao nhận hàng. Vì vậy, để nâng cao chất lượng dịch vụ cũng như giảm thiểu thời gian giao nhận hàng, công ty cần có các biện pháp khắc phục những vấn đề chậm trễ liên quan đến chứng từ nhận hàng bao gồm:
- Thường xuyên liên lạc với các hãng tàu, hoặc đại lý của hãng tàu để nắm được lịch trình tàu chạy, thời gian tàu cập cảng, cũng như thời gian cấp lệnh của hãng tàu.
- Biết tận dụng thời gian: trong thời gian chờ hàng tàu cấp lệnh, cán bộ giao nhận có thể thực hiện các công viêc như: khai báo Hải Quan, sắp xếp phương tiện vận tải phục vụ cho việc vận chuyển hàng nội địa.
- Lập kế hoạch, phân công công việc cho các cán bộ giao nhận một cách hợp lý để tiết kiệm thời gian – chi phí nhận hàng.
Hạn chế rủi ro về hàng hóa do sơ suất của nhân viên giao nhận. Đào tạo, nâng cấp tay nghề cho cán bộ công nhân viên của công ty.
Việc vận chuyển hàng hóa, nhất là vận chuyển bằng đường biển thì không thể tránh khỏi các rủi ro do các nguyên nhân khách quan hoặc chủ quan gây nên. Vì vậy, để đảm bảo cho hàng hóa được nguyên vẹn đến tay khách hàng, công ty cần hạn chế tới mức thấp nhất rủi ro về hàng hóa, nhất là rủi ro do nhân viên giao gây nên.
Với mỗi một loại hàng hóa khác nhau, thì công việc giao nhận cần thực hiện cho lô hàng đó lại khác nhau. Tùy vào tính chất của hàng hóa mà cán bộ giao nhận cần có những biện pháp, đề ra các công việc để thực hiện giao nhận hàng hóa được thuận lợi, hạn chế được rủi ro về hàng hóa.
Biện pháp:
- Cán bộ giao nhận cần có được sự hiểu biết nhất định về tính chất của mỗi loại hàng hóa mà công ty thường xuyên tiến hành giao nhận. Công ty cần chú trọng đạo tạo kỹ năng , nghiệp vụ của cán bộ nhân viên giao nhận như: cử cán bộ giao nhận đi học thêm các khóa học nâng cao nghiệp vụ giao nhận
- Cán bộ giao nhận cần có trách nhiệm, cũng như ý thức cao trong mỗi lô hàng mình thực hiện giao nhận. Cần có các chính sách thưởng – phạt rõ ràng đối với trách nhiệm, thái độ làm việc của cán bộ giao nhận trong quá trình làm việc của mình.
Nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng: hiện nay, với sự xuất hiện của nhiều công ty giao nhân, vận chuyển hàng hóa xuất – nhập khẩu. để có thể thu hút được khách hàng làm việc lâu bền với công ty, công ty cần cung cấp dịch vụ có chất lượng tốt nhất với chi phí cạnh tranh. Để thực hiện được giải pháp này, em đề nghị một số biện pháp:
- Trong quá trình ký kết và thực hiện hợp đồng giao nhận, nhân viên công ty cần thực hiện tốt các quá trình công việc, để gây được ấn tượng tốt với khách hàng.
- Trong công việc giao nhận hàng hóa của mình, công ty cần thực hiện tốt vận chuyển, bảo quản hàng hóa nguyên vẹn cho khách hàng và giao hàng đúng thời gian.
- Mọi khiếu nại, thắc mắc của khách hàng, công ty cần giải quyết thỏa đáng với thái độ lịch sự, nhiệt tình.
- Có chính sách ưu đãi đối với những khách hàng lâu năm của doanh nghiệp, đồng thời tư vấn, giúp đỡ khách hàng khi gặp khó khăn trong công việc có liên quan đến hoạt động xuất – nhập khẩu.