CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VIỆC QUẢN LÝ ĐỘI NGŨ GIÁO VIÊN
1.2. Một số khái niệm cơ bản liên quan đến đề tài
1.2.1. Quản lý và các khái niệm liên quan đến vấn đề quản lý
1.2.1.2. Các chức năng cơ bản của quản lý
Chức năng của quản lí là hình thức biểu hiện sự tác động có chủ định của chủ thể QL lên đối tượng QL. Đó là tập hợp những nhiệm vụ khác nhau mà chủ thể QL phải tiến hành trong quá trình QL. Có thể hiểu chức năng QL là một nội dung cơ bản trong quá trình QL, là nhiệm vụ trọng tâm của người QL. Nói tới các chức năng chủ yếu của QL, hiện nay có nhiều quan điểm khác nhau nhưng nhìn chung đa số các tác giả đều thống nhất ở bốn chức năng sau:
* Kế hoạch hoá: Đây là chức năng cơ bản nhất trong các chức năng QL. Kế hoạch hoá bao gồm việc XD mục tiêu, chương trình hành động và quyết định cách thức, phương tiện cần thiết trong một thời gian nhất định của một hệ thống QL để đạt được mục tiêu. Kế hoạch hoá giúp nhà QL có cái nhìn tổng thể, toàn diện, từ đó thấy được hoạt động tương tác giữa các bộ phận. Việc lập kế hoạch cho phép lựa chọn những phương án tối ưu, tiết kiệm nguồn lực, tạo hiệu quả hoạt động cho toàn bộ tổ chức và có khả năng ứng phó với sự thay đổi. Ngoài ra, nó còn tạo điều kiện dễ dàng cho việc kiểm tra. Không có kế hoạch sẽ không thể xác định được tổ chức hướng đúng hay chệch mục tiêu và không biết khi nào đạt được mục tiêu. Do đó, kiểm tra trở thành vô căn cứ. Nhà QL thông qua kế hoạch có thể nhìn thấy tương lai, có thể điều chỉnh những quyết định trước đó, bảo đảm hướng vào mục tiêu đã định.
* Tổ chức: Tổ chức là việc biến những ý tưởng trừu tượng của kế hoạch thành hiện thực. Xét về mặt chức năng QL, tổ chức là quá trình hình thành nên cấu trúc các quan hệ giữa các thành viên, giữa các bộ phận trong tổ chức nhằm làm cho họ thực hiện thành công các kế hoạch và đạt được mục tiêu tổng thể của tổ chức. Tổ chức làm cho các chức năng khác của hoạt động QL thực hiện có hiệu quả. Thành tựu của một tổ chức phụ thuộc rất nhiều vào năng lực của người QL. Họ cần thiết kế cơ cấu các bộ phận, sử dụng các nguồn nhân lực và vật lực sao cho phù hợp với mục tiêu của tổ chức.
CÔNG CỤ
PHƯƠNG PHÁP
KHÁCH THỂ QUẢN LÝ CHỦ THỂ
QUẢN LÝ
MỤC TIÊU
* Chỉ đạo: Đây là quá trình sử dụng quyền lực QL để tác động đến đối tượng bị QL một cách có chủ đích nhằm phát huy hết tiềm năng của họ hướng vào mục tiêu chung. Chỉ đạo là chức năng thể hiện năng lực của người QL. Việc chỉ đạo không chỉ bắt đầu sau việc lập kế hoạch và cơ cấu tổ chức đã hoàn tất, mà nó hoà quyện và ảnh hưởng đến hai chức năng kia.
* Kiểm tra: Đây là chức năng quan trọng xuyên suốt quá trình QL. Mục đích của KT nhằm bảo đảm các kế hoạch thành công, phát hiện kịp thời những sai lệch, tìm nguyên nhân và biện pháp điều chỉnh các sai lệch nhằm làm cho toàn bộ hệ thống đạt mục tiêu đã định. KT là một quá trình bao gồm các bước: xây dựng các tiêu chuẩn; đo lường việc thực hiện; đánh giá các tiêu chuẩn so với các kế hoạch. KT là “tai mắt” của QL, là việc làm bình thường, không được cản trở đối tượng thực hiện mục tiêu.
Tất cả các chức năng trên đều cần đến yếu tố thông tin. Thông tin đầy đủ, kịp thời, chính xác là một căn cứ để hoạch định kế hoạch. Thông tin cũng cần cho các bộ phận trong cơ cấu tổ chức, nó tạo nên mối quan hệ giữa các bộ phận trong tổ chức. Nó giúp truyền tải mệnh lệnh chỉ đạo và phản hồi hai chiều trong một tổ chức, giúp người QL thực hiện các chức năng của mình nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức.
Hình 1.2: Mối quan hệ giữa thông tin với các chức năng trong chu trình QL 1.2.1.3. Các nguyên tắc quản lý
Nguyên tắc QL là một hệ thống các qui tắc mang tính chỉ đạo, những qui định, tiêu chuẩn, điều kiện đòi hỏi người QL phải tuân thủ mới mong đạt được mục tiêu đề ra. Có nhiều lí thuyết về nguyên tắc QL, tuy nhiên các nhà QL cần tập trung đảm bảo các nguyên tắc chủ yếu sau đây:
Nguyên tắc tập trung dân chủ: sự tập trung phải được thể hiện là tất cả các hoạt động dù lớn hay nhỏ của một tổ chức đều phải hướng vào cơ quan quyền lực cao nhất. Vì cơ quan này giữ vai trò hoạch định đường lối, chủ trương, xác định mục tiêu, xây dựng các chính sách, biện pháp để chỉ đạo các bộ phận của tổ chức thực hiện các hoạt động nhắm tới mục tiêu cao nhất của tổ chức. Tính dân chủ trong một tập thể
Kiểm tra Tổ chức
Lãnh đạo/Chỉ đạo Lập kế hoạch
Thông tin
được thể hiện trong một tổ chức là mọi thành viên đều được quyền và có nghĩa vụ tham gia đóng góp trí tuệ của mình vào hoạt động của tổ chức. Tất cả các thành viên trong tổ chức đều được tham gia ý kiến của mình vào các công việc trung, để đưa ra các quyết định có tính chất quan trọng của tập thể. Mọi người đều được đóng góp trí tuệ để tham gia vào tất cả các chức năng của quá trình QL. Đó là việc xây dựng kế hoạch, tổ chức bộ máy, chỉ đạo thực hiện và KT - ĐG hoạt động của tổ chức. Sự kết hợp giữa tập trung và dân chủ sẽ giúp thu được hiệu quả QL tích cực, vừa phát huy được sức mạnh quyền lực của cơ quan, lại vừa huy động được sức mạnh trí tuệ của các thành viên, để thực hiện thành công mục tiêu QL. Có tập trung và dân chủ thì mới thúc đẩy được tính sáng tạo, tinh thần trách nhiệm, khích lệ được đông đảo các thành viên cùng nỗ lực tạo thành sức mạnh tổng thể cho tổ chức. Tuy nhiên khi vận dụng nguyên tắc này đòi hỏi người QL phải linh hoạt, khéo léo điều chỉnh cho phù hợp để công việc đạt hiệu quả cao nhất. Nếu quá coi trọng tính tập trung dễ dẫn đến quan liêu, cửa quyền, xa rời thực tế. Ngược lại, nếu dân chủ quá trớn cũng làm mờ nhạt vai trò lãnh đạo của cơ quan quyền lực, dễ dẫn đến tình trạng lộn xộn, gây khó khăn cho người QL trong quá trình đạt tới mục tiêu chung. Bởi vậy, trong tổ chức, người QL cần phải biết phối hợp hài hòa sự tập trung và dân chủ sao cho vừa phát huy được trí tuệ của tập thể, vừa giữ đúng quan điểm lãnh đạo, không chệch hướng mục tiêu.
Nguyên tắc kết hợp hài hòa lợi ích cá nhân và lợi ích tập thể trong tổ chức.
Mỗi thành viên trong một tổ chức đều có nhu cầu, nguyện vọng, những đòi hỏi quyền lợi nhất định. Chỉ khi nào lợi ích cá nhân được đáp ứng thì mới thúc đẩy được các thành viên nỗ lực đóng góp trí tuệ của mình cho công việc và lợi ích chung của tập thể.
Tuy nhiên, không thể quá coi trọng lợi ích cá nhân mà xem nhẹ hoặc bỏ qua lợi ích chung của tổ chức. Điều đó dễ dẫn đến thói cơ hội, ỉ lại, thiếu tinh thần trách nhiệm và như thế sẽ thật khó để đạt được mục tiêu chung. Vì vậy người QL nên biết phối hợp hài hòa lợi ích riêng của các thành viên trong tổ chức với lợi ích chung của cả tập thể, sao cho trong lợi ích của tập thể có quyền lợi của cá nhân và mọi người đều thấy được quyền lợi của mình chính là phải đóng góp cho tổ chức.
Nguyên tắc hiệu quả. Tính hiệu quả thể hiện ở việc người QL tổ chức và điều hành công việc sao cho những đầu tư về con người, thời gian, tài lực ... là ít nhất mà vẫn đạt được kết quả công việc như mong muốn, hoàn thành được mục tiêu đề ra. Như vậy tính hiệu quả lao động của một tổ chức cho thấy tính khoa học, sự hợp lí của việc điều hành qua đó thể hiện năng lực, trình độ của người QL. Chỉ khi đảm bảo được tính hiệu quả thì mới duy trì và phát triển được tổ chức, thực hiện được mục tiêu nhanh nhất.
Nguyên tắc nắm khâu trọng yếu. Trong quá trình QL nếu chủ thể QL không biết phân tích tình hình, tính chất quan trọng, cấp thiết của các nội dung công việc sẽ dẫn đến tình trạng dàn trải, ôm đồm, không trọng tâm, thiếu quyết đoán trong chỉ đạo, điều hành dẫn đến không hoàn thành công việc. Bởi thế, người QL phải tùy giai đoạn,
trạng thái, tình huống công việc để phân tích và đưa ra quyết định chính xác, kịp thời trong những khâu then chốt, những vấn đề trọng tâm của công việc. Có như vậy mới phân phối hợp lí và phát huy được hiệu quả các nguồn lực.
Nguyên tắc kiên định mục tiêu. Kiên định theo mục tiêu đã đề ra sẽ tạo cho người QL có sức mạnh tinh thần, đủ bản lĩnh để lãnh đạo tổ chức vượt qua được những khó khăn trong quá trình phát triển. Trong thực tế không phải khi nào hoạt động của tổ chức cũng thuận lợi mà nhiều khi phải đối mặt với rất nhiều thách thức, khó khăn, những tác động trái chiều từ môi trường bên ngoài, thậm chí ngay cả bên trong tổ chức. Nếu không kiên định, người QL dễ thiếu quyết đoán, nản trí, thất bại.
Các nguyên tắc QL nêu trên tuy có tính chất độc lập nhưng lại có mối quan hệ gắn bó chặt chẽ với nhau, tác động qua lại, ràng buộc lẫn nhau, là điều kiện và động lực thúc đẩy nhau. Đảm bảo được đầy đủ các nguyên tắc này sẽ là người QL thành công.