3.2.1. Giải pháp hoàn thiện kế toán quản trị doanh thu Lập dự toán doanh thu.
Hoạt động của doanh nghiệp là một hoạt động có định hướng thông qua các kế hoạch dài hạn và ngắn hạn. Đây cũng chính là cơ sở để lập nên dự toán doanh thu của doanh nghiệp. Do đó để làm tốt công tác dự toán doanh thu thì doanh nghiệp cũng cần làm tốt công tác lập kế hoạch hoạt động. Kế hoạch dài hạn nhằm thực hiện những mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp như sự sống còn, thị phần, lợi nhuận lâu dài của doanh nghiệp. .. những mục tiêu dài hạn đó được thực hiện trong các giai đoạn nối tiếp nhau thông qua các kế hoạch ngắn hạn. Kế hoạch ngắn hạn cụ thể hóa các mục tiêu dài hạn thành các chỉ tiêu cần đạt được trong thời gian ngắn. Để thực hiện được các mục tiêu, doanh nghiệp cần phải lập dự toán ngân sách. Dự toán ngân sách là một công cụ, một phương tiện thiết lập mối quan hệ phù hợp giữa các mục tiêu dài hạn và mục tiêu ngắn hạn của doanh nghiệp. Một hệ thống dự toán ngân sách hoạt động hàng năm của doanh nghiệp bao gồm các bộ phận dự toán sau:
-Dự toán tiêu thụ và lịch thu tiền.
-Dự toán thu chi tiền mặt.
Do phạm vi của đề tài nên tác giả xin đề cập đến dự toán tiêu thụ. Dự toán tiêu thụ là khởi đầu và cơ sở cho tất cả các dự toán.
Do đặc thù sản phẩm của công ty Cổ phần đầu tư phát triển đô thị và thương mại là các công trình, hạng mục công trình mang tính chất đơn chiếc nên việc lập đơn giá bình quân là không thể thực hiện được. Thay vào đó mỗi công trình, hạng mục công trình đều có giá trị dự toán riêng, được xây dựng dựa trên csc định mức xây dựng cơ bản do Nhà nước ban hành. Hiện nay việc xác định doanh thu tại công ty Cổ phần đầu tư phát triển đô thị và thương
mại là căn cứ vào khối lượng xây lắp hoàn thành, nên việc xác định doanh thu, dự toán chủ yếu căn cứ vào tiến độ thực hiện các công trình và hạng mục công trình.
3.2.2. Giải pháp hoàn thiện kế toán quản trị chi phí 3.2.2.1. Phân loại chi phí phục vụ cho kế toán quản trị
Một trong những nội dung quan trọng trong công tác quản lý doanh nghiệp nói chung và kế toán quản trị chi phí, doanh thu, kết quả kinh doanh nói riêng đó là việc phân loại chi phí theo các tiêu thức phù hợp với chi phí sản xuất kinh doanh phục vụ cho yêu cầu quản trị doanh nghiệp. Tuy nhiên trong công tác kế toán tại Công ty Cổ phần đầu tư phát triển đô thị và thương mại việc tập hợp chi phí sản xuất, hệ thống hóa thông tin kế toán chỉ theo một cách phân loại, vì vậy cần phải phân loại chi phí theo các khoản mục chi cụ thể hơn ở các tài khoản tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh để có thể cung cấp số liệu theo các cách phân loại khác khi cần thiết.
Quy trình tập hợp chi phí được thực hiện chặt chẽ từ khâu phát sinh chi phí đến khi hạch toán vào phần mềm máy tính, khi các chủ nhiệm công trường hoặc cán bộ vật tư gửi chứng từ liên quan đến công trình nào thì kế toán công ty cần phân loại chi phí thuộc loại nào, việc phân loại yêu cầu cần chỉ rõ những chi phí nào là chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nào là chi phí sản xuất chung, chi phí nhân công trực tiếp và cần chú ý đến những chi phí thuộc chi phí nguyên vật liệu nhưng được sử dụng để phục vụ công nhân công trường như dây điện, bóng điện hay chi phí dựng lán trại không được tính vào chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
Do đó, quá trình tập hợp và phân loại chi phí tại Công ty Cổ phần đầu tư phát triển đô thị và thương mại cần phải đảm bảo:
- Việc phân loại chi phí theo nội dung kinh tế cần được quan tâm hơn ở góc độ tổ chức kế toán chi phí và thích hợp với từng loại chi phí, thuận tiện cho mở các tài khoản chi tiết phục vụ tổng hợp chi phí theo yếu tố.
- Việc phân loại chi phí theo mục đích, công dụng cần chi tiết hơn cho từng công trình, hạng mục công trình, hợp đồng xây dựng nhằm phục vụ cho công tác kiểm tra, giám sát và phân tích các khoản mục chi phí.
- Việc phân loại chi phí theo mối quan hệ với mức độ hoạt động: Đây là cách phân loại cần có sự quan tâm đặc biệt trong kế toán quản trị để phục vụ cho quá trình phân tích, đánh giá, sử dụng thông tin phục vụ cho việc ra quyết định. Theo cách phân loại này, chi phí của công ty bao gồm: chi phí biến đổi, chi phí cố định và chi phí hỗn hợp.
Phương hướng hoàn thiện phân loại chi phí theo mối quan hệ với mức độ hoạt động được trình bày trong bảng sau:
Bảng 3.1: Phương hướng hoàn thiện phân loại chi phí theo mối quan hệ với mức độ hoạt động
Các khoản chi phí Tài
khoản
Biến phí Định phí
CPHH
1. Giá vốn hàng bán 632 x
2. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 621 x
3. Chi phí nhân công trực tiếp - Chi phí tiền lương sản phẩm - Chi phí tiền lương thời gian
622
x
x 4. Chi phí sử dụng máy thi công
- Chi phí nhân viên điều khiển máy - Chi phí nhiên liệu sử dụng máy - Chi phí công cụ, dụng cụ - Chi phí khấu hao TSCĐ - Chi phí dịch vụ mua ngoài - Chi phí bằng tiền khác
623 6231 6232
x
x x
x x x
5. Chi phí sản xuất chung - Chi phí nhân viên đội (CT) - Trích BHXH NV đội - Chi phí vật liệu
- Chi phí dụng cụ sản xuất - Chi phí khấu hao TSCĐ - Chi phí dịch vụ mua ngoài - Chi phí bằng tiền khác
627 6271 6271 6272 6273 6274 6277 6278
x
x x
x x x x
x 6. Chi phí quản lý doanh nghiệp
- Chi phí nhân viên quản lý - Chi phí vật liệu quản lý - Chi phí đồ dùng văn phòng - Chi phí khấu hao TSCĐ - Chi phí dịch vụ mua ngoài - Chi phí bằng tiền khác
642 6421 6422 6423 6424 6427 6428
x x x x x
x
x
Chi phí sản xuất được tập hợp theo từng địa điểm phát sinh, từng quá trình kinh doanh, từng bộ phận sản xuất (còn gọi là trung tâm chi phí), từng
công trình, hạng mục công trình, hợp đồng xây dựng bằng các phương pháp kế toán thích hợp thể hiện trên các tài khoản kế toán. Vì vậy phải chia nhỏ các đối tượng kế toán tập hợp chi phí sản xuất nhằm tăng cường hạch toán trực tiếp, giảm chi phí phân bổ gián tiếp, đáp ứng yêu cầu kiểm tra chi phí theo từng quá trình kinh doanh, địa điểm phát sinh chi phí và tăng cường hạch toán kinh tế nội bộ doanh nghiệp.
Khi xác định được chi phí hỗn hợp cần phân tích các chi phí hỗn hợp đó thành biến phí và định phí theo một trong ba phương pháp:
- Phương pháp cực đại cực tiểu - Phương pháp đồ thị phân tán
- Phương pháp bình phương bé nhất.
Đối với công ty Cổ phần đầu tư phát triển đô thị và thương mại, công ty có thể sử dụng phương pháp bình phương bé nhất để xây dựng các phương trình dự toán chi phí
Phương pháp bình phương bé nhất căn cứ trên sự tính toán của phương trình tuyến tính : Y = a + bX
Trong đó:
Y: Là biến số phụ thuộc X: Là biến số độc lập a: Là các yếu tố bất biến b: Là tỷ lệ khả biến
Từ phương trình này, tập hợp n phân tử quan sát, ta có hệ thống phương trình sau:
∑xy = A∑x + b∑x2 ∑y = nA + b∑x
Với:
x: Mức độ hoạt động
y: Chi phí hỗn hợp A: Chi phí bất biến b: Tỷ lệ khả biến n: Số đơn vị quan sát
Giải hệ thống phương trình này ta sẽ xác định được các yếu tố a, b và lập được phương trình hồi quy thích hợp.
Sử dụng phương pháp bình phương bé nhất để tách chi phí cố định và chi phí biến đổi trong chi phí hỗn hợp cho kết quả chính xác vì nó sử dụng phân tích thống kê để xác định đường hồi quy cho các điểm.
Chúng ta có số liệu chi phí nhiên liệu của công ty Cổ phần đầu tư phát triển đô thị và thương mại trong sáu tháng đầu năm 2015.
Bảng 3.2: Chi phí về nhiên liệu sử dụng máy của công ty Cổ phần đầu tư phát triển đô thị và thương mại
Trong 6 tháng đầu năm 2015
Tháng Số giờ máy hoạt động (h) Tổng chi phí năng lượng (đ)
Tháng 1 750 3.375.000
Tháng 2 550 2.718.000
Tháng 3 1.100 4.566.000
Tháng 4 900 4.086.000
Tháng 5 850 3.980.000
Tháng 6 740 3.233.000
Tổng cộng 4.890 21.958.000
(Nguồn: Phòng tài chính kế toán công ty Cổ phần đầu tư phát triển đô thị và thương mại )
Theo tài liệu ở Bảng 3.2, căn cứ vào phương pháp bình phương bé nhất, chúng ta có:
Bảng 3.3 : Tách chi phí hỗn hợp theo phương pháp bình phương nhỏ nhất
Tháng
Số giờ máy hoạt động
X (h)
Tổng chi phí năng
lượng Y (đ) X.Y X2
Tháng 1 750 3.375.000 2.531.250.000 562.500
Tháng 2 550 2.718.000 1.494.900.000 302.500
Tháng 3 1.100 4.566.000 5.022.600.000 1.210.000
Tháng 4 900 4.086.000 3.677.400.000 810.000
Tháng 5 850 3.980.000 3.383.000.000 722.500
Tháng 6 740 3.233.000 2.392.420.000 547.600
Tổng cộng 4.890 21.958.000 18.501.570.000 4.155.100
Theo bảng kê, ta có hệ phương trình sau:
18.501.570.000 = 4.890 A + 4.155.100 b 21.958.000 = 6 A + 4.890 b
Giải hệ phương trình chúng ta được:
A ≈ 751.113 đ/h b ≈ 3.569 đ/h
Vậy tổng biến phí trong sáu tháng đầu năm là 4.890h X 3.569đ/h = 17.452.410 đ
=> Tổng định phí trong sáu tháng đầu năm là 21.958.000 - 17.452.410 = 4.505.590 đ 3.2.2.2. Lập dự toán
Để có thể lập dự toán một cách có hiệu quả hơn, công ty Cổ phần đầu tư phát triển đô thị và thương mại nên tiến hành xây dựng các định mức chi phí đối với từng khoản mục chi phí:
Để xây dựng chi phí tiêu chuẩn cho từng hợp đồng phải sử dụng các phương pháp kỹ thuật của định mức và định giá sản phẩm xây dựng.
Tiêu chuẩn về lượng của chi phí trực tiếp như chi phí vật liệu, chi phí nhân công, chi phí sử dụng máy thi công được xác định bằng cách xem xét cẩn thận các phương pháp sản xuất để xem xét cần bao nhiêu vật liệu theo từng chủng loại, hao phí bao nhiêu giờ công, ngày công của từng loại thợ theo từng cấp bậc, hao phí bao nhiêu giờ máy, ca máy theo từng loại máy mới
hoàn thành được một đơn vị tính sản phẩm xây dựng. Các phương pháp của định mức xây dựng có thể thỏa mãn yêu cầu này. Chẳng hạn đối với định mức sản xuất (hay định mức chi tiết) vật liệu tại công trường có thể xác định bằng phương pháp phân tích – tính toán, phương pháp quan sát thực tế hay phương pháp hỗn hợp.
Căn cứ vào lượng tiêu chuẩn đã xác định với giá của từng đơn vị lượng, ta xác định được phần biến phí trong chi phí vật liệu, chi phí nhân công và chi phí máy thi công. Đó chính là nội dung chính của các chi phí vật liệu, nhân công, máy thi công trong đơn giá chi tiết hay đơn giá công trình.
Phân tích chi phí chung bắt đầu từ một đơn vị sản phẩm xây dựng là việc khó có thể thực hiện được. Khác với khoản mục chi phí trực tiếp, hầu hết chi phí chung không trực tiếp liên quan đến từng đơn vị tính sản phẩm xây dựng.
Do đó, đối với chi phí chung, bao gồm cả chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, thường phải áp dụng phương pháp phân tích chi phí hỗn hợp để tách chi phí chung thành biến phí và định phí.
Chi phí tiêu chuẩn là công cụ quan trọng để lập kế hoạch, kiểm soát và đánh giá các bộ phận chi phí, trong đó có các hợp đồng theo từng công trình xây dựng. Trên cơ sở những thông tin thực hiện, các nhà quản trị các cấp công trường (hay đội xây dựng) và các cấp doanh nghiệp xây dựng đánh giá được hiệu quả hoạt động của từng hợp đồng.
Bên cạnh đó công ty còn phải xây dựng các tiêu thức phân bổ chi phí;
Các biến phí cũng như các chi phí trực tiếp là loại chi phí có thể kiểm soát được vì chúng trực tiếp phát sinh cùng với mức độ hoạt động của từng công trường theo từng hợp đồng. Như vậy chỉ còn lại các chi phí gián tiếp, là các chi phí phát sinh liên quan đến nhiều công trường và bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp xây dựng, cần phải lựa chọn các tiêu thức phân bổ loại chi phí này sao cho hợp lý nhất. Khi các nhà quản trị quyết định phân bổ chi phí gián
tiếp, họ phải lựa chọn một căn cứ phân bổ. Căn cứ được lựa chọn thường là một số mức độ hoạt động hoặc mức sử dụng được cung cấp cho từng bộ phận.
Căn cứ phân bổ chi phí tốt nhất là hoạt động gây ra chi phí. Nghĩa là, nếu hoạt động của đối tượng sử dụng chi phí khiến chi phí tăng lên, thì chi phí phải được tính theo đó. Căn cứ tốt nhất tiếp theo để phân bổ chi phí là căn cứ phản ánh lợi ích mà đối tượng sử dụng nhận được. Khi cả căn cứ mức sử dụng và lợi ích đều không có sẵn thì việc phân bổ thường dựa trên khả năng chịu đựng của một bộ phận với các chi phí gián tiếp. Đối với hợp đồng xây dựng thì căn cứ này chính là khả năng bù đắp định phí của hợp đồng.
3.2.2.3. Lập báo cáo kế toán quản trị
Hệ thống báo cáo kế toán nội bộ hiện nay ở công ty Cổ phần đầu tư phát triển đô thị và thương mại chưa đồng bộ, chưa đầy đủ, chưa đáp ứng được yêu cầu quản trị doanh nghiệp. Để cung cấp thông tin cho nhà quản trị thực hiện chức năng quản lý, kiểm soát và điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp, cần thiết kế và soạn thảo hệ thống báo cáo KTQT một cách khoa học, hợp lý.
Hiện nay, trong công ty chỉ quan tâm đến quản trị chi phí, giá thành, doanh thu và kết quả, thậm chí chỉ quan tâm đến kết quả nên còn nhiều hạn chế trong quản lý và điều hành sản xuất kinh doanh, chưa đạt kết quả mong muốn. Để đạt được mục tiêu lợi nhuận tối đa của doanh nghiệp, rõ ràng nhà quản trị không thể chỉ quan tâm đến chi phí, giá thành, doanh thu và kết quả mà còn cần thiết nắm bắt tất cả thông tin về tình hình đảm bảo, quản lý và sử dụng lao động, vật tư, nguồn vốn vì đây là cái gốc của sản xuất kinh doanh.
Như vậy, Công ty cần thiết phải hoàn thiện tổ chức hệ thống báo cáo KTQT, tạo ra hệ thống báo cáo đồng bộ, đầy đủ, chi tiết và nhưng phải đảm bảo các nguyên tắc cơ bản sau:
- Phải xuất phát từ nhu cầu thông tin của nhà quản trị doanh nghiệp: nhà quản trị cần những thông tin gì? Chi tiết và cụ thể hóa đến mức độ nào? Thì thiết kế hệ thống báo cáo KTQT phù hợp như thế.
- Hệ thống chỉ tiêu trên báo cáo KTQT phải phù hợp với chỉ tiêu kinh tế đã được lập kế hoạch (dự toán) và phải sắp xếp một cách khoa học theo trình tự hợp lý, phù hợp với đặc điểm và trình độ quản lý của doanh nghiệp.
- Thông tin trình bày trên báo cáo KTQT phải đảm bảo dễ hiểu, so sánh được.
- Báo cáo KTQT phải đảm bảo tính kịp thời, phản ánh đầy đủ, chi tiết về từng loại nghiệp vụ kinh tế, tài chính.
Như vậy, báo cáo KTQT mang tính linh hoạt chứ không thể quy định thống nhất như trong báo cáo KTTC. Số lượng và mẫu biểu báo cáo KTQT không chỉ khác nhau giữa các công ty mà còn khác nhau giữa các giai đoạn của mỗi công ty. Mỗi báo cáo KTQT khi đã được lập cần phải có sự kiểm tra, soát xét của kế toán trưởng để đảm bảo phát hiện sai sót (nếu có) nhằm cung cấp thông tin trung thực cho nhà quản trị ra quyết định.
Tại công ty Cổ phần đầu tư phát triển đô thị và thương mại nên lập thêm một số báo cáo như sau: Báo cáo chi phí thu nhập bộ phận (dạng lãi trên biển phí).
Nếu gọi X: số lượng, G là giá bán, A: chi phí khả biến đơn vị, B chi phí bất biến. Ta có báo cáo thu nhập theo lãi trên biến phí:
Bảng 3.4: Báo cáo thu nhập theo lãi trên biến phí
Chỉ tiêu Tổng số Tính cho 1 sản phẩm
1. Doanh thu GX G
2. Chi phí khả biến AX A
3. Lãi trên biến phí (G-A)X G-A
4. Chi phí bất biến B B/X
5. Lợi nhuận (G-A)X – B
Báo cáo này có chức năng cung cấp thông tin về chi phí và thu nhập của từng bộ phận riêng biệt trong doanh nghiệp để đánh giá kết quả hoạt động và kiểm soát, quản lý đối với chi phí, thu nhập của từng đội xây dựng. Việc lập báo cáo phải theo cách ứng xử của chi phí để biết lãi trên biến phí của mỗi bộ phận, giúp nhà quản trị ra quyết định trong quản lý thông qua các nhân tố ảnh hưởng như biến phí, định phí, khối lượng, doanh thu. Báo cáo bộ phận nên lập ở các bộ phận khác nhau, ở nhiều phạm vi khác nhau, nó phản ánh ở một bộ phận hay một phạm vi của công ty. Trên các báo cáo bộ phận, các chi phí phát sinh trực tiếp ở bộ phận nào thì nhà quản lý ở bộ phận đó có thể kiểm soát được.
3.2.3. Giải pháp hoàn thiện kế toán quản trị kết quả kinh doanh Báo cáo kế toán quản trị
Tại công ty Cổ phần đầu tư phát triển đô thị và thương mại, chưa có báo cáo kết quả kinh doanh theo số dư đảm phí do chi phí không được phân loại thành biến phí và định phí. Do đó, sau khi phận loại được chi phí thành biến phí và định phí, cần lập ngay báo cáo kết quả kinh doanh dạng số dư đảm phí.