CHƯƠNG II: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH
3.4. Đặc điểm hoạt động sản xuất – kinh doanh của công ty
3.4.1. Cơ cấu tổ chức tổ chức bộ máy quản lý công ty
Khi mới đi vào hoạt động, tổ chức bộ máy của công ty còn đơn giản, mỗi
phòng kiêm nhiệm nhiều chức năng. Trải qua một thời gian hoạt động, yêu cầu
của việc hoàn thiện tổ chức bộ máy cho phù hợp với tình hình được đặt ra. Hiện
nay, cơ cấu tổ chức của công ty như sau:
Giám Đốc
Phòng tổng
hợp
Phòng phát hành tổng hợp
Phòng quản Lý
đại lý
Phòng quản lý
hợp đồng
Phòng phục vụ
khách
phòng mar- keting
Tổ Tin học Phòng
tài chính kế toán
phòng khai thác
Tổ đại lý
đại lý
Báo cáo thực tập tổng hợp
Cơ cấu tổ chức của Công ty bảo hiểm Hàng Không
Theo sơ đồ này, cấp lãnh đạo của công ty trực tiếp điều hành và chịu trách nhiệm về sự tồn tại và phát triển của công ty. Với cơ cấu tổ chức này, đòi hỏi người lãnh đạo phảI có một kiến thức toàn diện và tổng hợp. Tuy nhiên cơ cấu tổ chức này có một nhược điểm là không phát huy được tính năng động của nhân viên nếu gặp phảI sự chuyên quyền, áp đặt của người lãnh đạo trong điều hành công việc
- Chức năng và nhiệm vụ của các phòng được quy định như sau:
Giám đốc:
Một giám đốc công ty do hội đồng quản trị Tổng công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm khen thưởng, kỷ luật theo đề nghị của Tổng giám đốc. Giám đốc là người đại diện pháp nhân của công ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc Tổng công ty và trước pháp luật về điều hành hoạt động của Công ty. Giám đốc là người có quyền điều hành cao nhất công ty.
Phó giám đốc:
2 Phó giám đốc là người giúp Giám đốc điều hành một số lĩnh vực hoạt động của công ty theo sự phân công của Giám đốc phân công thực hiện.
Các phòng ban:
Các phòng ban quản lý nghiệp vụ có chức năng tham mưu, giúp việc cho giám đốc trong quản lý điều hành công việc theo quyết định số 174/BVNT/1998.
Hiện tại công ty có các phòng chức năng sau:
(1) Phòng Tổng hợp: Đây là phòng thực hiện công tác tổng hợp và bao gồm các chức năng chính :
+ Đảm nhiệm công tác tổ chức cán bộ và lao động tiền lương.
Báo cáo thực tập tổng hợp
+ Đảm nhiệm công tác hành chính, văn thư.
+ Đảm nhiệm vấn đề pháp chế của doanh nghiệp.
+ Thực hiện việc thi đua khen thưởng.
+ Thực hiện các nhiệm vụ tổng hợp.
(2) Phòng phát hành hợp đồng bảo hiểm:
+ Đánh giá rủi ro để chấp nhận hoặc từ chối bảo hiểm là chức năng quan trọng nhất ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh.
+ Phát hành hợp đồng bảo hiểm cho khách hàng.
+ Giám định Bảo hiểm
(3) Phòng quản lý đại lý: Bao gồm các chức năng chính:
+ Tổ chức đại lý, tổ chức quản lý đội ngũ cộng tác viênkhai thác bảo hiểm.
+ Quản lý về vấn đề nhân sự của đại lý, về hồ sơ, bổ nhiệm, miễn nhiệm, theo rõi đánh giá.
+ Thực hiện công tác công tác tổ chức và phát triển đại lý, tuyển dụng cán bộ như: lập kế hoạch tuyển dụng, kế hoạch bổ sung.
+ Đào tạo đại lý: Mở lớp đào tạo chuyên nghành.
(4) Phòng Quản lý hợp đồng bảo hiểm:
+ Quản lý tình trạng hiêu lực của hợp đồng bảo hiểm như: quá trình nộp phí, thay đổi người thu phí, thay đổi điều kiện, thời gian nộp phí.
+ Giải quyết yêu cầu khách hàng liên qyan đến trả tiền bảo hiểm.
+ Chi trả hợp đồng,.
+ Lưu trữ hợp đồng.
(5) Phòng Tài chính kế toán:
+ Chức năng hạch toán kế toán thu chi, lao động tiền lương, thuế, tài sản cố định, công nợ.
Báo cáo thực tập tổng hợp
+ Phụ trách vấn đề tàI chính: Nghiên cứu, đề xuất chế độ tàI chính , xây dựng định mức chi tiêu theo đúng định mức cho phép.
+ Thực hiện công tác thống kê kế toán : Chủ yếu lập báo cáo thống kê quản lý vốn, định kỳ chuyển số liệu về công ty.
(6) Phòng dịch vụ khách hàng: Tách một spps chức năng của các phòng khác sang và bao gồm 2 chức năng chính:
+ Phục vụ khách hàng.
+ Hỗ trợ đại lý.
(7) Phòng Marketing: Tách ra từ phòng dịch vụ khách hàng và có hai chức năng chính sau:
+ Khảo sát, nghiên cứu thị trường. Từ đó đề xuất lên Tổng công ty để hoàn thiện sản phẩm.
+ Hỗ trợ các phòng khai thác.
(8) Tổ tin học: Có 2 chức năng chính sau:
+ Quản lý số liệu.
+ Lập trình các phần mềm ứng dụng.
Sơ đồ 3: Tổ chức bộ máy kế toán công ty Kế toán trưởng
Kế toán Vốn bằng tiền
Kế toán công
nợ Kế toán tiền Thủ quỹ
lương và BHXH
Báo cáo thực tập tổng hợp
Kế toán trưởng: phụ trách, chỉ đạo chung hoạt động của phòng kế toán, lập báo cáo tài chính theo đúng nguyên tắc, chế độ mà luật tài chính và luật kế toán quy định
Cuối mỗi tháng mỗi quý kế toán trưởng chịu trách nhiệm hoàn thiện các báo cáo gửi về công ty.
Kế toán vốn bằng tiền: Giám đốc chặt chẽ tình hình sử dụng vốn bằng tiền, việc chấp hành chế độ quy định về quản lý tiền tệ, ngoại tệ; ; làm thủ tục gửi và rút tiền gửi, quản lý, in và lưu trữ các chứng từ, sổ sách liên quan; thực hiện kiểm kê quỹ tiền mặt vào 0h ngày 01 hàng tháng và đánh giá lại số dư có gốc ngoại tệ.
Kế toán công nợ: theo dõi tình hình mua hàng, bán hàng đồng thời theo dõi các khoản phải thu phải trả của công ty.
Thủ quỹ: quản lý tiền mặt trong két, xuất nhập tiền mặt theo các phiếu thu, phiếu chi tiền mặt; hàng ngày kiểm tra số tồn quỹ và đối chiếu giữa số quỹ với sổ kế toán; cuối tháng phát lương cho cán bộ công nhân viên trong công ty.
Kế toán tiền lương và BHXH: hàng tháng trích lương, BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN và lập báo cáo quỹ lương có tổng hợp số liệu của chi nhánh theo mẫu quy định của công ty. Thống kê tình hình chi thưởng từ quỹ tiền lương, thưởng hàng quý, năm báo cáo lãnh đạo phòng, công ty để có phương án chi thưởng phù hợp.