TỔ CHỨC XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ HỆ THỐNG KINH TẾ
5.9 Hệ thống thông tin
5.9.1 Hệ thống thông tin quản lý
Đối tượng phục vụ của hệ thống thông tin quản lý thực sự rộng hơn rất nhiều so với ý nghĩa của chính bản thân nên gọi của các từ này.
Đối tượng của nó không chỉ là các nhà quản lý, mà còn bao gồm cả những người trong một tổ chức làm việc trên hệ thống thông tin, những người làm công tác phân tích và thiết kế hệ thống thông tin. Chính xác hơn hệ thống thông tin quản lý là hệ thống thông tin của một tổ chức (Organizational System). Vì vậy có định nghĩa:
hệ thống thông tin quản lý là hệ thống thông tin được phát triển và sử dụng có hiệu quả trong một tổ chức. Một hệ thống thông tin được xem là hiệu quả nếu nó giúp hoàn thành được các mục tiêu của con người hay tổ chức sử dụng nó.
Những yếu tố cấu thành của hệ thống thông tin quản lý
Việc mô tả hệ thống thông tin quản lý một cách tường minh theo quan điểm hệ thống (gồm các phần tử, các mối quan hệ) là không thể, do sự đa dạng của các quan hệ được thiết lập trong mỗi hệ thống thông tin cụ thể, vì sự không nhìn thấy của nhiều mối liên hệ trong hệ thống vốn chỉ được hình thành khi nó hoạt động.
Cho nên người ta chỉ có thể nêu ra các yếu tố cấu thành của nó.
Năm yếu tố cấu thành của hệ thống thông tin quản lý xét ở trạng thái tĩnh là:
Thiết bị tin học như máy tính, các thiết bị ngoại vi hay mạng, các đường truyền,…(phần cứng), các chương trình, dữ liệu (phần mềm), thủ tục – quy trình và con người.
Việc liên kết giữa các thiết bị trong một hệ thống thông tin bằng các dây dẫn là những mối liên hệ của hệ thống đó có thể nhìn thấy được. Ngược lại, các mối liên kết giữa phần lớn các yếu tố nêu trên lại không thể nhìn thấy được, vì chúng chỉ được hình thành và diễn ra khi hệ thống hoạt động. Chẳng hạn như việc lấy dữ liệu
từ các cơ sở dữ liệu vào máy để xử lý, việc truyền dữ liệu đi xa hàng trăm cây số, việc lưu dữ liệu lên các thiết bị từ…
Cầu nối
Công cụ Nhân lực
Nhân tố có trước Thiết lập (công việc xây dựng HTTT) Hình 5.11: Sơ đồ các bộ phận cấu thành của hệ thống thông tin quản lý Sơ đồ này cho đến nay, chủ yếu mang ý nghĩa triết học sâu sắc: lực lượng lao động bao gồm con người cùng với kỹ năng, kiến thức được tổ chức lại thông qua các quy tắc và thủ tục của quản lý, tổ chức, khi kết hợp với công cụ lao động là các thiết bị của công nghệ thông tin tác động lên đối tượng lao động là các dữ liệu sẽ cho ra các sản phẩm thông tin – đó chính là sản phẩm của hệ thống. Nếu xem con người là các thiết bị là nhân tố có trước, thì công việc xây dựng hệ thống thông tin chính là tạo ra các phần mềm, là tổ chức các dữ liệu và xây dựng lại các thiết kế hoạt động của tổ chức biểu hiện qua các thủ tục và quy tắc tổ chức và quản lý.
Thành phần các thủ tục, các quy trình quản lý liên quan chặt chẽ đến các quá trình xử lý, lưu truyền và biểu diễn thông tin. Trong nhiều trường hợp chúng đã bao hàm trong nội dung làm việc của các chương trình hoặc trong hoạt động cụ thể của con người trong khi làm việc trong hệ thống. Ngày nay, người ta quan niệm cơ sở dữ liệu thuộc phần mềm. Tuy nhiên việc tách riêng một cách hình thức như các thành phần là hoàn toàn cần thiết xét về mặt cấu trúc.
Trên quan điểm xây dựng hệ thống, sự mô tả trên đây là cần thiết. Nó giúp cho việc định hướng quá trình phân tích, thiết kế hệ thống. Tuy nhiên, sự mô tả này là chưa đủ. Cần đi sâu phân tích hệ thống cụ thể mới có được sự hiểu biết đầy đủ về hệ thống thực và cho phép xây dựng cơ sở dữ liệu, các chương trình và việc bố trí các thành phần kế bên trong hệ thống thông tin. Điều đó nói lên rằng, hệ thống thông tin trong tương lai của một tổ chức còn chưa được định hình, chừng nào nó còn chưa được thiết kế[25].
Con người Phần cứng Phần mềm Dữ liệu Thủ tục
Trước đây, người ta cho rằng hệ thống thông tin mang ý nghĩa chung, chưa quan tâm đến công cụ xử lý (bằng tay hay bằng máy). Vì vậy khi hiểu tin học là tập hợp các ngành khoa học, kỹ thuật, kinh tế xã hội vận dụng vào việc xử lý thông tin và tự động hóa nó thì hệ thống tin học chính là hệ thống có mục đích xử lý thông tin và có sự tham gia của máy tính.
5.9.2 Quản lý dự án phát triển một hệ thống thông tin a. Dự án và quản lý dự án
Quản lý dự án là một mặt quan trọng của việc phát triển một hệ thống thông tin.
Dự án là một tập hợp các công việc áp dụng các kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật trong các hoạt động của dự án để đáp ứng các yêu cầu của dự án đã ghi trong kế hoạch. Công việc quản lý dự án được tiến hành trong các giai đoạn của suốt vòng đời của dự án: từ lúc hình thành dự án, thực hiện dự án, kiểm soát dự án và đóng dự án.
Trong mỗi giai đoạn, các công việc phải làm bao gồm những nội dung chủ yếu như sau:
- Xác định rõ các yêu cầu về phạm vi, thời gian, chi phí, rủi ro, chất lượng.
- Kiểm soát những tập thể cá nhân có liên quan trong mỗi giai đoạn.
Mục tiêu quản lý dự án:
Mục tiêu quản lý dự án là đảm bảo dự án phát triển hệ thống thông tin đáp ứng được sự mong đợi của khách hàng và được thực hiện trong điều kiện nguồn lực hữu hạn (nhân lực, vật lực, tài lực, công lực, thời gian, môi trường pháp lý,…).
Một dự án được quản lý tốt khi nào?
Một dự án được quản lý tốt khi kết thúc phải thỏa mãn được đầu tư về các mặt:
thời hạn, chi phí và chất lượng kết quả.
Sự khác biệt giữa hai loại công việc quản lý dự án và thực hiện dự án:
Hình 5.12:Quản lý dự án và thực hiện dự án QUẢN LÝ
DỰ ÁN
THỰC HIỆN DỰ ÁN
Những yêu cầu của người quản lý
Các kết quả bàn giao của dự án Các yêu cầu
Nguồn
Các đầu vào khác Các đầu ra
b. Bức tranh tổng thể quản lý dự án công nghệ thông tin
Hình 5.13: Các bước quản lý dự án công nghệ thông tin Lập lại kế hoạch Xây dựng
phác thảo công việc
Công bố dự án
Danh sách công việc
Ước lượng Lên lịch biểu
Lên ngân sách Lập tài liệu dự
án và hoạt động quản lý dự án
Lập tổ dự án
Phân bổ tài nguyên
Xác định cách làm lại
Quản lý dự án Kết thúc
dự án
Theo dõi và quản lý tiến độ
Phân tích khác biệt
Thực hiện sửa đổi
Xác định sửa đổi cần thiết Xác định
dự án
Lập kế hoạch dự án
Tổ chức dự án
Kiểm soát dự án
Kết thúc dự án
Không
Có
c. Các giai đoạn của dự án ứng dụng công nghệ thông tin