Khung pháp lý hiện hành quy định về văn bản, văn b- 123docz.net

Chương 2. MÔ HÌNH THỰC THỂ VÀ CÁC HOẠT ĐÔNG QUẢN LÝ VĂN BẢN TRONG CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC

2.1. Khung pháp lý hiện hành quy định về văn bản, văn bản điện tử

Để tăng cường sử dụng văn bản điện tử trên môi trường mạng phục vụ công tác QLNN của các CQNN từ Trung ương đến địa phương, góp phần cải cách hành chính và phát triển Chính phủ điện tử Đảng, Nhà nước đã chỉ đạo triển khai bằng việc ban hành các văn bản pháp luật thể hiện ý đồ, mục tiêu QLNN và ý chí, quyền lực của Nhà nước nhằm điều chỉnh các quan hệ thông qua hệ thống văn bản pháp luật, cụ thể:

- Văn kiện Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ XI Đảng Cộng sản Việt Nam Chiến lƣợc phát triển kinh tế - xã hội 2011 – 2020

- Quyết định 246/2005/QĐ-TTg ngày 06/10/2005 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt chiến lƣợc phát triển CNTT và truyền thông Việt Nam đến năm 2010 và định hướng đến năm 2020

- Quyết định 1605/QĐ-TTg ngày 27/8/2010 của Thủ tướng Chính phủ về Chương trình quốc gia về ƯD CNTT trong hoạt động của CQNN giai đoạn 2011 – 2015

- Quyết định 1755/QĐ-TTg ngày 22/9/2010 của Thủ tướng Chính phủ về Đề án “Đưa Việt Nam sớm trở thành nước mạnh về CNTT-TT”

- Chỉ thị 15/CT-TTg ngày 22/5/2012 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường sử dụng VBĐT trong hoạt động của CQNN

- Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg về tăng cường sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động của các cơ quan Nhà nước

- Luật công nghệ thông tin 67/2006/QH11 ngày 29/6/2006 - Luật lưu trữ 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011

- Nghị định 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về Ứng dụng CNTT trong hoạt động của CQNN

- Nghị định 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ về Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ

- Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ về Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư lưu trữ Xét từ góc độ thể hiện ý đồ, mục tiêu QLNN, Chiến lƣợc phát triển kinh tế -

(LUAN.van.THAC.si).nghien.cuu.ve.du.lieu.dac.ta.dung.cho.quan.ly.van.ban.dien.tu.trong.cac.co.quan.nha.nuoc.04(LUAN.van.THAC.si).nghien.cuu.ve.du.lieu.dac.ta.dung.cho.quan.ly.van.ban.dien.tu.trong.cac.co.quan.nha.nuoc.04(LUAN.van.THAC.si).nghien.cuu.ve.du.lieu.dac.ta.dung.cho.quan.ly.van.ban.dien.tu.trong.cac.co.quan.nha.nuoc.04(LUAN.van.THAC.si).nghien.cuu.ve.du.lieu.dac.ta.dung.cho.quan.ly.van.ban.dien.tu.trong.cac.co.quan.nha.nuoc.04

xã hội 2011 – 2020 (1) chỉ rõ một trong những biện pháp Nâng cao hiệu lực, hiệu quả QLNN bảo đảm thực hiện thắng lợi Chiến lƣợc này là Đẩy mạnh việc ứng dụng CNTT trong quản lý và điều hành của hệ thống hành chính nhà nước các cấp. Chiến lƣợc phát triển CNTT và truyền thông Việt Nam đến năm 2010 và định hướng đến năm 2020 (2) xác định một trong những nội dung chiến lược xây dựng Chính phủ điện tử là Đảm bảo hệ thống chỉ đạo, điều hành, trao đổi thông tin thông suốt, kịp thời từ Trung ương đến các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; trên 50% các văn bản được lưu chuyển trên mạng; 100% các cơ quan của Chính phủ có trang thông tin điện tử với đầy đủ thông tin về hoạt động của cơ quan, pháp luật, chính sách, quy định, thủ tục hành chính, quy trình làm việc, các dự án đầu tư, đấu thầu và mua sắm… Chương trình cũng xác định Các dự án ưu tiên cấp quốc gia về xây dựng nền tảng cho phát triển Chính phủ điện tử là: Chuẩn hoá hệ thống lưu trữ và trao đổi thông tin điện tử trong các CQNN; Xây dựng mô hình điển hình đổi mới và tin học hoá các quy trình điều hành, quản lý hành chính của cơ quan quản lý hành chính;... Chương trình quốc gia về ứng dụng CNTT trong hoạt động của CQNN giai đoạn 2011 – 2015 (3) nhằm cụ thể hóa các Chiến lƣợc trên đã đặt ra mục tiêu cụ thể trong ứng dụng CNTT trong nội bộ CQNN là 60% các văn bản, tài liệu chính thức trao đổi giữa các CQNN được trao đổi hoàn toàn dưới dạng điện tử. Chương trình giao Bộ Thông tin và Truyền thông chủ trì thực hiện 2 dự án, nhiệm vụ: (1) Hệ thống thông tin quản lý văn bản tích hợp trong toàn quốc cho các cơ quan Chính phủ; và (2) Hỗ trợ nhân rộng mô hình ƯD CNTT điển hình cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, cấp quận, huyện (4). Đề án “Đƣa Việt Nam sớm trở thành nước mạnh về CNTT-TT (5) cũng cụ thể hóa các Chiến lƣợc trên trong Ứng dụng hiệu quả CNTT trong CQNN, doanh nghiệp và xã hội với Nhiệm vụ Triển khai hệ thống quản lý văn bản tích hợp trên toàn quốc phục vụ việc chỉ đạo điều hành thông suốt từ Trung ương đến địa phương.

Xét từ góc độ thể hiện ý chí, quyền lực Nhà nước nhằm điều chỉnh các quan hệ thông qua hệ thống văn bản pháp luật, Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng CNTT trong hoạt động của CQNN đã quy định: Người đứng đầu CQNN ở các cấp có trách nhiệm chỉ đạo việc ƯD CNTT vào xử lý công việc, tăng cường sử dụng VBĐT, từng bước thay thế văn bản giấy

1 Văn kiện Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ XI Đảng Cộng sản Việt Nam

2 Quyết định số 246/2005/QĐ-TTg ngày 06/10/2005 của Thủ tướng Chính phủ

3 Quyết định số 1605/QĐ-TTg ngày 27/8/2010 của Thủ tướng Chính phủ

4 Phụ lục III - Quyết định số 1605/QĐ-TTg ngày 27/8/2010 của Thủ tướng Chính phủ về Chương trình quốc gia về ƯD CNTT trong hoạt động của CQNN giai đoạn 2011 - 2015

5 Quyết định số 1755/QĐ-TTg ngày 22/9/2010 của Thủ tướng Chính phủ

trong quản lý, điều hành và trao đổi thông tin; VBĐT gửi đến CQNN phải được sao lưu trong hệ thống lưu trữ điện tử; và CQNN có trách nhiệm sử dụng chữ ký điện tử để xác nhận VBĐT cuối cùng. Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22/5/2012 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của CQNN nêu rõ Thực hiện Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng CNTT trong hoạt động của CQNN và các chương trình, kế hoạch ứng dụng CNTT đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt, trong thời gian qua, các CQNN đã nỗ lực ứng dụng CNTT trong công tác quản lý, điều hành, trao đổi văn bản, tài liệu, hướng tới nâng cao hiệu quả hoạt động và bước đầu đạt đƣợc những kết quả quan trọng. Tuy nhiên, so với các yêu cầu đặt ra, các CQNN vẫn chƣa tận dụng hiệu quả các điều kiện hiện có để thực sự tạo nên một môi trường làm việc điện tử hiện đại, minh bạch, giảm giấy tờ, tiết kiệm chi phí, thời gian. Nhiều CQNN đã đƣợc đầu tƣ hạ tầng kỹ thuật, các hệ thống quản lý văn bản và điều hành, hệ thống thƣ điện tử, nhƣng phần lớn các văn bản vẫn đƣợc trao đổi bằng hình thức giấy tờ truyền thống gây lãng phí thời gian và chi phí, công tác xử lý, điều hành công việc qua mạng của lãnh đạo các cấp rất ít đƣợc thực hiện.

Để khắc phục tình trạng này, nhằm tăng cường sử dụng văn bản điện tử như một hoạt động cải cách hành chính, phát triển Chính phủ điện tử, chuyển từ phương thức làm việc chủ yếu dựa trên giấy sang phương thức làm việc qua mạng với văn bản điện tử, Thủ tướng Chính phủ chỉ thị: Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ƣơng có trách nhiệm a) Tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động nội bộ của mỗi CQNN, trong đó triển khai việc số hóa các văn bản, tài liệu lưu trữ để phục vụ việc tra cứu, tìm kiếm và xử lý thông tin của cán bộ, công chức, viên chức qua mạng; b) Tăng cường sử dụng văn bản điện tử trao đổi giữa các CQNN với nhau, hoặc giữa CQNN với các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân khác, trong đó khi gửi hoặc phát hành văn bản giấy các cơ quan phải gửi kèm theo bản điện tử qua mạng (các loại tài liệu, văn bản hành chính đã đƣợc xác thực bằng chữ ký số và gửi qua mạng thì không phải gửi thêm văn bản giấy); c) Bảo đảm các điều kiện sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của CQNN, trong đó bảo đảm các hệ thống quản lý văn bản và điều hành quản lý, lưu trữ đầy đủ các văn bản điện tử phục vụ xử lý, điều hành công việc và tra cứu thông tin qua mạng.

Trong thực tế triển khai, các yêu cầu pháp lý và công nghệ, biện pháp áp dụng cũng đã đƣợc quy định. Điều 38 - Nghị định số 64/2007/NĐ-CP quy định:

văn bản điện tử gửi đến CQNN phải được sao lưu trong hệ thống lưu trữ điện tử;

văn bản điện tử của CQNN phải được đưa vào hồ sơ lưu trữ theo cách bảo đảm tính xác thực, an toàn và khả năng truy nhập văn bản điện tử đó. Điều này đã chỉ

ra, CQNN phải có hệ thống lưu trữ điện tử đối với văn bản điện tử đến và phải lập hồ sơ lưu trữ đối với văn bản điện tử đi. Điều 13 – Luật Lưu trữ (6) ghi rõ Tài liệu lưu trữ điện tử là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác; Điều 4 – Nghị định số 01/2013/NĐ-CP quy định (7): Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức phải được lập hồ sơ, lựa chọn và bảo quản theo nghiệp vụ lưu trữ và kỹ thuật CNTT trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử. Điều này chỉ ra: Phải có hệ thống quản lý tài liệu điện tử đối với Tài liệu lưu trữ điện tử, trong đó có văn bản điện tử được đưa vào hồ sơ lưu trữ. Nói cách khác, những điều này đã chỉ ra: CQNN phải có hệ thống lưu trữ điện tử đối với các loại văn bản điện tử đến, đi và phát sinh trong chính CQNN đó.

Hơn nữa, Điều 38 - Nghị định số 64/2007/NĐ-CP cũng quy định: Việc sao lưu hoặc các biện pháp tiếp nhận khác phải chỉ ra được thời gian gửi và phải kiểm tra được tính toàn vẹn của văn bản điện tử; văn bản điện tử của CQNN phải được đưa vào hồ sơ lưu trữ theo cách bảo đảm tính xác thực, an toàn và khả năng truy nhập văn bản điện tử đó. Điều 13 – Luật Lưu trữ quy định: Tài liệu lưu trữ điện tử phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào, bảo đảm tính kế thừa, tính thống nhất, độ xác thực, an toàn và khả năng truy cập; được bảo quản và sử dụng theo phương pháp chuyên môn, nghiệp vụ riêng biệt. Điều 4, 5 - Nghị định số 01/2013/NĐ-CP quy định: Hệ thống quản lý tài liệu điện tử phải bảo đảm các yêu cầu kỹ thuật để tài liệu lưu trữ điện tử có tính xác thực, toàn vẹn, nhất quán, an toàn thông tin, có khả năng truy cập ngay từ khi tài liệu được tạo lập;

Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành từ việc số hóa tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào. Nhƣ vậy, những điều này chỉ ra: Việc tạo lập, lưu trữ, xử lý, trao đổi và bảo mật văn bản điện tử, trong đó có văn bản điện tử hình thành từ việc số hóa văn bản giấy đòi hỏi phải sử dụng thiết bị và công nghệ phần cứng, phần mềm phù hợp và đảm bảo yêu cầu kỹ thuật về xác định thời gian gửi, tính toán vẹn, tính xác thực, tính nhất quán, tính kế thừa, an toàn thông tin, khả năng truy nhập ngay từ khi đƣợc tạo lập, tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào, phương pháp chuyên môn và nghiệp vụ riêng biệt.

Mặt khác, trong Nghị định số 64/2007/NĐ-CP, Điều 35 về giá trị pháp lý

6 Điều 13 (Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử) –Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 do Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam khoá XIII, kỳ họp thứ 2 thông qua ngày 11/11/2011.

7 Điều 4 (Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức) - Chương II (Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử) – Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.

của văn bản điện tử quy định: văn bản điện tử phù hợp với pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy trong giao dịch giữa các CQNN; văn bản điện tử gửi đến CQNN không nhất thiết phải sử dụng chữ ký điện tử nếu văn bản đó có thông tin về người gửi, bảo đảm tính xác thực về nguồn gốc và sự toàn vẹn của văn bản. Điều 40 về sử dụng chữ ký điện tử quy định: CQNN có trách nhiệm sử dụng chữ ký điện tử để xác nhận văn bản điện tử cuối cùng;

Chữ ký điện tử của CQNN phải đáp ứng các yêu cầu của pháp luật về giao dịch điện tử.

Theo “Báo cáo Ứng dụng Công nghệ thông tin 2012” của Cục Ứng dụng Công nghệ thông tin - Bộ Thông tin và Truyền thông, thực hiện Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ, một số cơ quan, đơn vị đã ban hành những văn bản pháp lý nhằm thúc đẩy, quy định và hướng dẫn về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của CQNN. Đối với các Bộ, cơ quan ngang Bộ tiêu biểu có Bộ Y tế, Ngân hàng nhà nước Việt Nam, Bộ Xây dựng, Bộ Thông tin và Truyền thông, Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ, Bộ Giao thông vận tải, Bộ Tài chính… Đối với các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương tiêu biểu có tỉnh Bình Phước, thành phố Đà Nẵng, thành phố Hải Phòng, thành phố Hà Nội… Qua gần một năm triển khai, thực hiện, các cơ quan, đơn vị đã bước đầu tạo được môi trường làm việc điện tử hiện đại, tiết kiệm chi phí, thời gian, góp phần tích cực trong việc cải cách hành chính và nâng cao hiệu quả công việc, tăng tính công khai, minh bạch trong quản lý điều hành công việc. Đồng thời, thay đổi nhận thức của lãnh đạo, cán bộ, công chức, viên chức về phương thức làm việc. Cụ thể, các cơ quan, đơn vị đã tăng cường sử dụng hệ thống thư điện tử để trao đổi các loại văn bản; chú trọng hơn trong việc nâng cấp hệ thống quản lý văn bản, điều hành và hồ sơ lưu trữ, giám sát nhằm mục đích từng bước chuyển sang giao dịch bằng văn bản điện tử . Ngoài ra, đối với những văn bản nội bộ - các cơ quan, đơn vị đã quán triện và sử dụng tối đa Cổng thông tin điện tử, hệ thống quản lý văn bản và hệ thống thƣ điện tử để gửi, nhận văn bản. Tỉ lệ văn bản được trao đổi trên môi trường mạng đã tăng đáng kể…

Tuy nhiên cho đến nay, ngoài Thông tƣ số 03/2013/TT-BTTTT ngày 22/01/2013 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định áp dụng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật đối với Trung tâm dữ liệu; Thông tƣ số 01/2011/TT-BTTTT ngày 04/01/2011 của Bộ Thông tin và Truyền thông công bố Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng CNTT trong CQNN; Thông tƣ số 24/2011/TT-BTTTT ngày 20/9/2011 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định về việc tạo lập, sử dụng và lưu trữ dữ liệu đặc tả trên trang thông tin điện tử hoặc cổng thông tin điện tử của CQNN; Thông tƣ số 19/2011/TT-BTTTT ngày 01/7/2011 của Bộ Thông tin và

Truyền thông quy định về áp dụng tiêu chuẩn định dạng tài liệu mở trong CQNN;

Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ky số và dịch vụ chứng thực chữ ky số và Thông tƣ số 09/2011/TT-BCT ngày 30/3/2011 quy định về việc quản lý, sử dụng chữ ký số, chứng thƣ số và dịch vụ chứng thực chữ ký số trong giao dịch điện tử của Bộ Công thương, hiện chưa có văn bản pháp quy nào quy định về chuẩn trao đổi dữ liệu điện tử giữa các CQNN từ Trung ương tới địa phương trên môi trường mạng; về các chức năng cơ bản và quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử (các loại văn bản điện tử như tài liệu, văn bản, báo cáo và các văn bản hành chính khác); về trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong quá trình xử lý công việc trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử.

Để đảm bảo thực hiện việc trao đổi VBĐT giữa các CQNN, Chương trình quốc gia về ứng dụng CNTT trong hoạt động của CQNN giai đoạn 2011 – 2015 xác định nội dung Bảo đảm môi trường pháp lý bao gồm: Xây dựng quy định về quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý văn bản điện tử trên toàn quốc...; và Xây dựng, ban hành các chuẩn trao đổi dữ liệu điện tử giữa các CQNN. Điều 4 - Nghị định số 01/2013/NĐ-CP xác định: Bộ Nội vụ, Bộ Thông tin và Truyền thông quy định các chức năng cơ bản; quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử; trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong quá trình xử lý công việc trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử; Chỉ thị số 15/CT-TTg chỉ đạo Bộ Thông tin và Truyền thông có trách nhiệm: Trong năm 2013, trình Thủ tướng Chính phủ ban hành các quy định cụ thể về việc sử dụng, trao đổi văn bản điện tử đối với tài liệu, văn bản, báo cáo và các văn bản hành chính khác giữa các CQNN từ Trung ƣơng tới địa phương trên môi trường mạng; Hoàn chỉnh hệ thống tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về chữ ký số và ứng dụng CNTT trong CQNN;… Xây dựng lộ trình bắt buộc thực hiện việc gửi hồ sơ điện tử kèm theo hồ sơ trình giấy tại các cấp từ Trung ương tới địa phương, bảo đảm đạt mục tiêu đến năm 2015 có 60% văn bản, tài liệu chính thức trao đổi giữa CQNN được trao đổi hoàn toàn dưới dạng điện tử…

Khung pháp lý hiện hành quy định về văn bản, văn bản điện tử

Dữ liệu đặc tả quản lý văn bản