Mô hình hoá hoạt động quản lý văn bản trong các cơ- 123docz.net

Chương 2. MÔ HÌNH THỰC THỂ VÀ CÁC HOẠT ĐÔNG QUẢN LÝ VĂN BẢN TRONG CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC

2.3. Mô hình hoá hoạt động quản lý văn bản trong các cơ quan nhà nước

Mô hình hóa hoạt động nghiệp vụ của cơ quan đƣợc thể hiện nhƣ sau:

Hình 2.3 Mô hình hóa hoạt động nghiệp vụ

Các thực thể

Các thực thể bao gồm:

1. Bản ghi: Là văn bản, tài liệu đƣợc sinh ra trong quá trình thực hiện hoạt động nghiệp vụ (gọi là thực thể Bản ghi);

2. Người hoặc tổ chức trong môi trường thực hiện các nghiệp vụ (gọi là thực thể Tác nhân);

3. Các giao dịch nghiệp vụ (gọi là thực thể Nghiệp vụ); nghiệp vụ quản lý bản ghi là một đại diện của Nghiệp vụ.

Khi tác nhân (con người) thực hiện nghiệp vụ, họ tạo ra các tài liệu và các tài liệu này đƣợc quản lý để phục vụ cho việc sử dụng sau này; đồng thời các tài liệu này là bằng chứng của các giao dịch nghiệp vụ. Nghiệp vụ ở đây đƣợc hiểu rất rộng bao gồm tất cả các loại hoạt động của cơ quan, tổ chức, xã hội.

Tác nhân thực hiện nghiệp vụ trong các bối cảnh của tổ chức và xã hội bị chi phối bởi các ràng buộc bên trong và bên ngoài (ví dụ: tập tục xã hội, pháp luật, tiêu chuẩn, quy định, chính sách...). Các ràng buộc thiết lập người chịu trách nhiệm, và chi phối hoạt động xã hội và tổ chức, bao gồm cả việc tạo ra các tài liệu đầy đủ và chính xác. Các tài liệu xác thực của hoạt động xã hội và tổ chức cung cấp bằng chứng về hoạt động đó.

Một hệ thống quản lý lưu trữ bản ghi chủ yếu liên quan đến ba lớp thực thể - thực thể Bản ghi (Record entity), thực thể Nghiệp vụ (Business entity), thực thể Tác nhân (People/Agent entity) cùng với các ràng buộc bên trong và bên ngoài liên quan tới các thực thể Bản ghi, Tác nhân, Nghiệp vụ và chi phối mối quan hệ giữa chúng.

Các lớp thực thể trong hệ thống quản lý lưu trữ bản ghi được phân thành các tầng khác nhau trong khối liên kết. Phân loại các tầng của lớp thực thể đƣợc thể hiện nhƣ sau:

(LUAN.van.THAC.si).nghien.cuu.ve.du.lieu.dac.ta.dung.cho.quan.ly.van.ban.dien.tu.trong.cac.co.quan.nha.nuoc.04(LUAN.van.THAC.si).nghien.cuu.ve.du.lieu.dac.ta.dung.cho.quan.ly.van.ban.dien.tu.trong.cac.co.quan.nha.nuoc.04(LUAN.van.THAC.si).nghien.cuu.ve.du.lieu.dac.ta.dung.cho.quan.ly.van.ban.dien.tu.trong.cac.co.quan.nha.nuoc.04(LUAN.van.THAC.si).nghien.cuu.ve.du.lieu.dac.ta.dung.cho.quan.ly.van.ban.dien.tu.trong.cac.co.quan.nha.nuoc.04

Bản ghi Tác nhân Nghiệp vụ Nghiệp

vụ quản lý bản

ghi

Luật Quan hệ

Thực thể

Đơn vị hồ sơ (Item) Chuỗi giao dịch

(Transaction sequence) Tập (File)

Loạt (Series) Kho (Archive)

Tổng kho (Archives)

Cá nhân/ thiết bị (Person/instrument)

Nhóm làm việc (Workgroup)

Chi nhánh (Agency) Cơ quan (Institution)

Giao dịch (Transaction) Hoạt động/tiến

trình (Activity/Process)

Chức năng (Function) Môi trường (Ambien function)

Qui trình nghiệp vụ (Bus.rule) Chính sách cơ quan (Policies) Pháp luật

Hình 2.4 Phân tầng lớp thực thể

Sơ đồ trên trình bày Tổng quan/chi tiết các liên kết giữa các lớp thực thể lưu trữ tài liệu và các lớp con của chúng. Các lớp con (Sub-classes) bao gồm các tầng của khối liên kết các thực thể lưu trữ tài liệu. Sơ đồ không minh họa các mối quan hệ giữa các lớp con.

Sơ đồ chỉ đƣa ra những tầng nhất định của các khối liên kết. Các áp dụng riêng lẻ có thể sử dụng các khối liên kết khác nếu cần thiết tùy vào môi trường nghiệp vụ, yêu cầu của cơ quan, tổ chức. Tuy nhiên, khi thông tin liên quan đến metatdata cho việc quản lý văn bản là đƣợc trao đổi giữa các hệ thống nó cần có các tầng cố định trong khối liên kết mà đƣợc trình bày trong cùng một cách thức ở các hệ thống trao đổi metadata.

Thực thể Tác nhân (People/Agents)

Thực thể Tác nhân là thực thể sử dụng hệ thống thông tin thực hiện các hoạt động nghiệp vụ, làm phát sinh ra tài liệu và sử dụng các tài liệu cho các mục đích khác nhau trong công việc.

Lớp thực thể Tác nhân đƣợc phân tầng thành 04 mức nhƣ sau:

- Cá nhân

- Nhóm làm việc/Đơn vị tổ chức

- Tổ chức đoàn thể - Tổ chức xã hội.

Bảng 2.3 Phân tầng lớp thực thể Agent

Tầng Tên trong khối liên kết Các khía cạnh môi trường nghiệp vụ đƣợc đƣa ra

1 Person/Actor (Cá nhân)

Cá nhân thực hiện các giao dịch nghiệp vụ

2 Work group (Nhóm làm việc)

Một nhóm người thực hiện các giao dịch nghiệp vụ với mục đích quản lý để đạt đƣợc kết quả công việc.

3 Corporate body (Tổ chức đoàn thể)

Tổ chức đƣợc ủy thác để thực hiện chức năng

4 Social Institution (Tổ chức xã hội)

Nhóm các cơ quan liên quan với các chức năng ngoài theo nghĩa các mục đích xã hội mức cao.

Thực thể Tác nhân sử dụng hệ thống thông tin đƣợc hệ thống xác thực và phân quyền để truy cập vào chức năng và thực hiện các hoạt động nghiệp vụ.

Thực thể Tác nhân có các thông tin (thuộc tính) mô tả sau:

- Mã số định danh - Tên

- Category: Là Cá nhân hoặc Tổ/Nhóm hoặc Cơ quan - Ngày tạo lập (trong hệ thống thông tin)

- Địa chỉ Hộp thƣ làm việc (Địa chỉ hộp thƣ tại Văn thƣ Cơ quan) - Địa chỉ liên hệ (email)

- Thông tin liên quan (relationship)

Thực thể Bản ghi (Record)

Lớp thực thể Bản ghi đƣợc phân tầng thành 04 mức nhƣ sau:

- Bản ghi

- Khối liên kết bản ghi

- Hệ thống lưu trữ bản ghi/Lưu trữ cơ quan - Lưu trữ chung.

Bảng 2.4 Phân tầng lớp thực thể Record

Tầng Tên trong khối liên kết tin

Các khía cạnh môi trường nghiệp vụ đƣợc đƣa ra

1 Record (Đơn vị tin)

Đơn vị riêng lẻ nhỏ nhất cần đƣợc quản lý nhƣ một thực thể. Các Record có thể chứa các thành phần, các thành phần của Item đƣợc quản lý nhƣ một thực thể đơn trong hệ thống

2 Transaction sequence (Chuỗi giao dịch)

Một chuỗi các Item, đƣợc liên kết về mặt vật lý hay liên kết thực, cho thấy một giao dịch nhất quán đem lại một kết quả cụ thể

3 File (Tập) Một chuỗi các Item, đƣợc liên kết về mặt vật lý hay liên kết thực, mà làm minh bạc hành động nghiệp vụ của tổ chức. Mỗi một Item riêng lẻ trên File có mối quan hệ với các Item khác. File có thể ở dạng vật lý hay dạng điện tử

4 Series (Loạt) Một tập các bản ghi dữ liệu về hoạt động nghiệp vụ đƣợc tạo và duy trì bởi một cơ quan hay một cá nhân, nó là một chuỗi số, chuỗi theo thứ tự abc, chuối theo thứ tự thời gian, hoặc chuỗi có thể nhận biết khác.

5 Archive (Kho) Toàn bộ các bản ghi dữ liệu của một tổ chức hay cá nhân tạo thành kho dữ liệu

6 Archives (Tổng kho) Nhóm các kho dữ liệu tạo thành tổng kho

Thực thể Văn bản có các thuộc tính sau:

 Mã số định danh

 Tên văn bản

 Pháp nhân/CCVC (mã số định danh của Pháp nhân/CCVC)

 Nghiệp vụ (mã số định danh nghiệp vụ)

 Thời gian bắt đầu

 Thời gian kết thúc

 Độ mật

 Độ khẩn

 Quyền sử dụng Thực thể Nghiệp vụ (Business)

Lớp thực thể nghiệp vụ đƣợc phân tầng thành 04 mức nhƣ sau:

- Giao dịch nghiệp vụ - Hoạt động nghiệp vụ - Chức năng nghiệp vụ - Chức năng môi trường

Bảng 2.5 Phân tầng lớp thực thể Business

Tầng Tên trong khối liên kết

Các khía cạnh môi trường nghiệp vụ đƣợc đƣa ra

1 Business Transaction (Giao dịch nghiệp vụ)

Đơn vị nhỏ nhất của hoạt động nghiệp vụ

2 Business Activity (Hoạt động nghiệp vụ)

Các công việc chính đƣợc thực hiện bởi một tổ chức để hoàn thành mỗi chức năng của họ. Hoạt động / quá trình xử lý cần dựa trên một nhóm gắn kết các giao dịch đƣa ra một kết quả duy nhất.

Tầng Tên trong khối liên kết

Các khía cạnh môi trường nghiệp vụ đƣợc đƣa ra

3 Business Function (Chức năng nghiệp vụ)

Các chức năng đại diện cho những trách nhiệm chính mà đƣợc quản lý bởi một tổ chức để thực hiện các mục tiêu của tổ chức.

Các chức năng là toàn bộ các hoạt động của tổ chức.

4 Ambient Function (Chức năng môi trường)

Một quyền hạn hay trách nhiệm xã hội tồn tại bên ngoài một tổ chức. Một môi trường cung cấp bối cảnh xã hội rộng hơn mà trong đó các chức năng nghiệp vụ của tổ chức đƣợc thực hiện.

Hoạt động nghiệp vụ đều là chuỗi các tác vụ. Mỗi tác vụ thực hiện đều có

 Tác nhân (cán bộ/tổ chức) chịu trách nhiệm

 Văn bản phát sinh

Mỗi tác vụ, nhiệm vụ, qui trình đều được Cơ quan mô tả tường minh và đƣợc sử dụng để thực hiện nghiệp vụ của Cơ quan. Mỗi tác vụ, công việc, qui trình nhƣ vậy đều phải đƣợc mô tả bằng một số thông tin (Metadata nghiệp vụ) sau:

 Định danh tác vụ/nhiệm vụ/qui trình

 Tên tác vụ/nhiệm vụ/qui trình

 Category (Transaction hoặc Hoạt động/Chức năng)

 Thời gian (hình thành)

 Quyền thực hiện (cho các Tác nhân nào)

 Thông tin liên quan (relationship) Các thực thể có mối quan hệ với nhau như sau:

- Tác nhân - Bản ghi: Truy cập, sử dụng bản ghi, lưu trữ bản ghi

- Tác nhân - Nghiệp vụ: Thực hiện hoạt động/nghiệp vụ, phát sinh bản ghi - Nghiệp vụ - Bản ghi: Lưu trữ, quản lý bản ghi

Ở đây, hệ thống các bản ghi đƣợc xem là hệ thống các văn bản, tài liệu

Mô hình hoá hoạt động quản lý văn bản trong các cơ quan nhà nước

Dữ liệu đặc tả quản lý văn bản