Dữ liệu đặc tả quản lý văn bản - DỮ LIỆU ĐẶC TẢ DÙ- 123docz.net

Chương 3. DỮ LIỆU ĐẶC TẢ DÙNG CHO QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ

3.2. Dữ liệu đặc tả quản lý văn bản

Các hoạt động chính đối với văn bản nói chung và văn bản điện tử nói riêng bao gồm: Tạo lập văn bản, lưu trữ văn bản, xử lý văn bản và trao đổi văn bản. Trong phạm vi nghiên cứu của đề tài sẽ đi sâu vào phân tích hai công đoạn tạo lập và lưu trữ văn bản, là các hoạt động tạo nên hạ tầng cơ sở dữ liệu để thực hiện các thao tác và hoạt động khác trên dữ liệu. Văn bản sử dụng trong cơ quan hành chính có 2 loại:

• Văn bản hành chính: Là văn bản đã hoàn chỉnh, được người có thẩm quyền ký, đƣợc cơ quan xác thực (con dấu). Văn bản hành chính có chữ ký và con dấu, có giá trị pháp lý để trao đổi giữa các cơ quan, tổ chức.

Văn bản hành chính có thể tồn tại dưới 2 dạng: Văn bản có con dấu và chữ ký truyền thống và văn bản có chữ ký điện tử. Văn có chữ ký và con dấu truyền thống tồn tại dưới 2 dạng: Bản gốc và bản sao.

(LUAN.van.THAC.si).nghien.cuu.ve.du.lieu.dac.ta.dung.cho.quan.ly.van.ban.dien.tu.trong.cac.co.quan.nha.nuoc.04(LUAN.van.THAC.si).nghien.cuu.ve.du.lieu.dac.ta.dung.cho.quan.ly.van.ban.dien.tu.trong.cac.co.quan.nha.nuoc.04(LUAN.van.THAC.si).nghien.cuu.ve.du.lieu.dac.ta.dung.cho.quan.ly.van.ban.dien.tu.trong.cac.co.quan.nha.nuoc.04(LUAN.van.THAC.si).nghien.cuu.ve.du.lieu.dac.ta.dung.cho.quan.ly.van.ban.dien.tu.trong.cac.co.quan.nha.nuoc.04

• Văn bản soạn thảo: Là văn bản đang trong quá trình hoàn thiện, chƣa được người có thẩm quyền ký và cơ quan xác thực

Văn bản điện tử trong các cơ quan đƣợc định nghĩa là Thông điệp dữ liệu ở dưới dạng điện tử. Trong cơ quan hành chính, thông điệp dữ liệu này có các yếu tố hành chính phân biệt với văn bản điện tử thông thường (văn bản thông thường như tệp text một bài báo đang viết), được sử dụng trong các cơ quan hành chính đƣợc gọi là văn bản hành chính điện tử.

Vậy Văn bản hành chính điện tử là Thông điệp dữ liệu có đầy đủ các thông tin hành chính (người/cơ quan ban hành), được xác thực. Như vậy, theo Nghị định 79 thì bản sao điện tử của Văn bản hành chính có kèm theo các thông tin về: Cán bộ sao y, Cơ quan sao y, Thời điểm sao y là các văn bản hành chính điện tử.

Hệ thống thông tin/tin học, phần mềm phục vụ nghiệp vụ hành chính của một Cơ quan (quản lý, tạo lập, lưu trữ, xử lý, trao đổi văn bản…) về bản chất, là một công cụ, do đó nó là một thành phần của hoạt động nghiệp vụ hành chính.

Do vậy, nó phải tuân thủ và hoạt động nhƣ một thành phần của hệ thống hành chính, phải đáp ứng đầy đủ các qui định tại các văn bản pháp luật/ văn bản do cơ quan có thẩm quyền qui định.

Trong nội dung này, đề tài cố gắng phản ánh mô hình hoạt động nghiệp vụ của cơ quan với sự tập trung chủ yếu vào đối tƣợng thực thể là Văn bản.

Văn bản hành chính trong hoạt động nghiệp vụ hành chính cũng chỉ là một thành phần (quan trọng), nghiệp vụ hành chính liên quan chủ yếu đến Tác nhân (Cán bộ công chức, viên chức và Nghiệp vụ (Nhiệm vụ, qui trình thủ tục…) để thực hiện chức năng của Cơ quan.

Mối liên quan giữa Tác nhân (cán bộ công chức viên chức/Phòng/ban/Tổ/Nhóm), Nghiệp vụ và Văn bản đƣợc thể hiện rõ trong Hình nêu trên.

Dữ liệu văn bản đƣợc phát sinh ra khi thực hiện các giao dịch nghiệp vụ.

Dữ liệu phát sinh có đặc điểm sau:

a) Dữ liệu phát sinh là kết quả của một hành động nghiệp vụ (event history)

b) Dữ liệu phát sinh đƣợc tạo ra để có kế hoạch tiếp tục sử dụng cho mục đích trong tương lai (event plan)

c) Dữ liệu phát sinh nằm trong chuỗi giao dịch (Transaction sequence)

d) Dữ liệu phát sinh nằm trong hoạt động nghiệp vụ cụ thể cơ quan (File) e) Dữ liệu phát sinh nằm trong bộ phận chức năng (Series)

f) Dữ liệu phát sinh nằm trong một đơn vị/ cơ quan: (Archive)

g) Dữ liệu phát sinh nằm trong một phạm vi rộng lớn hơn: (Archives) h) Vị trí (location) của bản ghi đƣợc hình thành.

Hệ thống quản lý văn bản liên quan đến ba thực thể chính là Agent, Business, Record. Do vậy, dữ liệu đặc tả quản lý văn bản (metadata) phải thể hiện đƣợc các mối quan hệ của các thực thể này đối với văn bản (Record). Dữ liệu đặc tả tạo lập và lưu trữ văn bản có thể được tổ chức thành các nhóm, các nhóm chính bao gồm: định danh, tạo lập văn bản, lưu trữ văn bản, quan hệ văn bản, quyền đối với văn bản, ... Trong mỗi nhóm gồm nhiều thành tố metadata 3.2.1. Dữ liệu đặc tả tạo lập văn bản

Căn cứ Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thƣ, văn bản hành chính có các trường hợp thể hiện sau:

1. Bản thảo văn bản 2. Bản gốc văn bản 3. Bản sao y bản chính 4. Bản trích sao

5. Bản sao lục 6. Hồ sơ Bản gốc văn bản

Hiện nay, tại hầu hết tất cả các cơ quan, bản gốc văn bản là bản giấy. Để văn bản sử dụng được trong hệ thống phần mềm, cơ quan tiến hành một bước tin học hóa văn bản gốc để có đƣợc một văn bản hành chính điện tử trong hệ thống.

Căn cứ Nghị định 79, bản sao y bản gốc cần phải chứa đựng các thông tin xác thực về:

(1) Cán bộ sao y (2) Cơ quan sao y (3) Thời điểm sao y

(4) Bản sao nội dung (scan)

Bản thảo văn bản

Là văn bản trong quá trình soạn thảo. Khái niệm này đƣợc chuyển đổi sang hệ thống phần mềm thành một văn bản đang soạn thảo. Một bản thảo văn bản hành chính thông thường luôn có các yếu tố hành chính kèm theo như:

Người chủ trì soạn thảo, Nội dung soạn thảo (đang thực hiện nhiệm vụ được giao nào) các cán bộ tham gia soạn thảo, cán bộ nào soạn thảo nội dung gì, thời gian soạn thảo.

Căn cứ Nghị định 110/2004/NĐ-CP, Hệ thống phần mềm phải lưu và xác thực đƣợc các thông tin sau:

 Nhiệm vụ được người có thẩm quyền giao (nằm trong Qui trình/Tác vụ đang thực hiện hoặc một nhiệm vụ mới)

 Cán bộ chủ trì soạn thảo

 Thời gian soạn thảo (Thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc)

 Độ mật của văn bản.

 Độ khẩn của văn bản.

 Nội dung văn bản: Văn bản hành chính điện tử soạn thảo (có thể là một tệp *.doc, một bảng tính *.xls, một dòng Text, hay đơn giản chỉ là một tin nhắn SMS)

Công văn số 139/VTLTNN-TTTH năm 2009 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng. Thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đi/đến bao gồm:

Thông tin đầu vào dữ liệu quản lý văn bản đến - Số thứ tự (số đến)

- Ngày đến

- Tác giả (tên cơ quan, tổ chức ban hành) - Số và ký hiệu văn bản

- Ngày tháng văn bản - Tên loại văn bản

- TrÍch yếu nội dung văn bản - Mã hồ sơ

- Mức độ mật

- Mức độ khẩn - Số tờ

- Ý kiên phân phối - Thời hạn giải quyết - File đính kèm

Thông tin đầu vào dữ liệu quản lý văn bản đi - Số và ký hiệu văn bản

- Ngày tháng văn bản - Tên loại văn bản

- Trích yếu nội dung văn bản - Mã hồ sơ

- Mức độ mật - Mức độ khẩn - Số tờ

- Chức vụ và họ tên người ký văn bản - Nơi nhận

- File đính kèm

Các dữ liệu đặc tả tạo lập văn bản trong phạm vi đề tài này đƣợc xây dựng tuân theo các quy định của Nhà nước về văn thư lưu trữ, đồng thời lựa chọn áp dụng có chọn lọc các thuộc tính metadata cho quản lý văn bản của một số nước trên thế giới để phù hợp với yêu cầu nghiệp vụ quản lý văn bản trong các cơ quan nhà nước ở Việt Nam. Tập các yếu tố dữ liệu đặc tả tạo lập văn bản được đề xuất xây dựng nhƣ thể hiện trong Bảng 3.1

Bảng 3.1 Tập các yếu tố dữ liệu đặc tả tạo lập văn bản

Yếu tố dữ liệu đặc tả

Quy định áp dụng Tiếng Việt Tiếng Anh Yếu tố mở rộng

Metadata mô tả văn bản (15 yếu tố DublinCore + 5 yếu tố bổ sung)

1 Định danh Identifier Bắt buộc

2 Người tạo Creator

3 Thời gian

Date Ngày văn bản Bắt buộc

Ngày có hiệu lực Tùy chọn Ngày hết hiệu lực Tùy chọn

4 Mô tả Description Bắt buộc

5 Cơ quan ban hành Publisher Bắt buộc

6 Loại văn bản Type Bắt buộc

7 Tiêu đề Title Bắt buộc

8 Chủ đề Subject Tùy chọn

9 Quan hệ Relation

10 Ngôn ngữ Language Khuyến nghị

11 Người cộng tác Contributor Khuyến nghị

12 Phạm vi Coverage Tùy chọn

13 Định dạng Format Tùy chọn

14 Các quyền Rights Tùy chọn

15 Nguồn Source Số văn bản Tùy điều kiện

Ký hiệu văn bản Tùy điều kiện Yếu tố bổ sung

16 Độ mật Security

Classification

Tùy chọn

17 Độ khẩn priority Tùy chọn

18 Nơi nhận receiver Tùy chọn

19 Độc giả Audience Khuyến nghị

20 Vị trí Location Tùy chọn

21 Mức ƣu tiên Precedence Tùy chọn

Metadata tạo lập văn bản

22 Người tạo lập (sao CreatePerson Bắt buộc

y) văn bản 23 Cơ quan tạo lập

(sao y) văn bản

CreateOrganiz ation

Bắt buộc 24 Thời gian tạo lập

(sao y) văn bản

CreateDate Bắt buộc

3.2.2. Dữ liệu đặc tả lưu trữ văn bản

Lưu trữ văn bản là lưu các văn bản phát sinh ra trong quá trình các đơn vị thực hiện nghiệp vụ.

Đối với các văn bản có thời hiệu lưu trữ, việc lưu trữ văn bản thực hiện theo Pháp lệnh văn thư lưu trữ Quốc gia ngày 04/4/2011.

Khác với văn bản giấy, việc lưu trữ văn bản hành chính điện tử được lưu trữ vật lý thành tệp trong hệ thống máy tính và sử dụng metadata để mô tả hình thức lưu trữ logic.

Lưu trữ logic phản ánh đúng theo mô hình lưu trữ, quản lý tài liệu như trên thực tế, nghĩa là theo đúng mô hình như trên mô tả, lưu trữ logic chia thành 4 tầng, tầng Văn bản (Item), tầng Chuỗi các văn bản xử lý (Transaction Sequence), Hồ sơ các văn bản cùng một nhiệm vụ (File), Kho lưu trữ văn bản (Archive)

Các thông tin mô tả, dùng để quản lý việc (Metadata) lưu trữ Hồ sơ:

 Số hiệu Kho lưu trữ (Kho Văn bản soạn thảo, Văn bản lưu hoặc Văn bản chuyển)

 Số hiệu Nhiệm vụ

 Số hiệu Hồ sơ

 Quyền sử dụng

 Thời hiệu Hồ sơ

Các thông tin mô tả dùng để quản lý việc (Metadata) lưu trữ Văn bản

 Số hiệu Hồ sơ

 Số hiệu Văn bản

 Quyền sử dụng

 Thời hiệu

Ngoài các dữ liệu đặc tả tạo lập văn bản, để quản lý văn bản trong quá trình lưu trữ cần phải có thêm các dữ liệu đặc tả về lưu trữ văn bản, các dữ liệu đặc tả lưu trữ văn bản trong phạm vi đề tài này được xây dựng tuân theo các quy định của Nhà nước về văn thư lưu trữ. Tập các yếu tố dữ liệu đặc tả lưu trữ văn bản đƣợc đề xuất xây dựng nhƣ thể hiện trong Bảng 3.2

Bảng 3.2 Tập các yếu tố dữ liệu đặc tả lưu trữ văn bản

TT Yếu tố dữ liệu đặc tả Quy định áp

dụng

Tiếng Việt Tiếng Anh

1 Định danh Identifier Bắt buộc

2 Số hiệu hồ sơ IdCollection Bắt buộc

3 Số hiệu Kho lưu trữ IdArchive Bắt buộc

4 Thời gian đăng ký văn bản vào kho lưu trữ

StorageDate Bắt buộc

5 Người đăng ký văn bản vào kho lưu trữ

StoragePerson Bắt buộc

6 Cơ quan lưu trữ StorageOrganization Bắt buộc

7 Thời hạn lưu văn bản currency Khuyến nghị

8 Chức năng Function Khuyến nghị

3.2.3. Dữ liệu đặc tả xử lý văn bản

Hoạt động đối với văn bản có sự tương tác của ba thực thể bao gồm:

Records (Bản ghi), Agents (Tác nhân), Relationship (Quan hệ).

Records (Bản ghi): Văn bản điện tử

Agents (Tác nhân): Con người thao tác trên bản ghi

Relationship (Quan hệ): Quan hệ của Tác nhân đối với văn bản, mỗi sự kiện xảy ra trong quá trình xử lý văn bản là một mối quan hệ giữa Agents- Records, Agents-Agents, hoặc Records-Records

Hình 3.2 Sự tác giữa các thực thể 3.2.3.1. Các sự kiện đối với một văn bản điện tử

Danh mục các sự kiện đối với một văn bản điện tử đƣợc thể hiện trong bảng 3.3

Bảng 3.3 Các sự kiện đối với một văn bản điện tử

STT Tên sự kiện

lưu trữ dữ liệu Chú giải

1 Assigns (Gán) Gán quyền và trách nhiệm nghiệp vụ cho các tác nhân

2 Attached to (Đính kèm tới)

Tạo liên kết giữa hai vật thể, thông thường là các tài liệu

3 Authorises (Ủy quyền) Thẩm quyền để thực hiện nghiệp vụ hoặc một tác vụ.

4 Backs up (Sao lưu) Sao chép một thực thể bản ghi sang một số phương tiện truyền thông lưu trữ để bảo vệ chống bị mất mát.

5 Changes (Thay đổi) Thay đổi giá trị hoặc trạng thái của một thành phần siêu dữ liệu (metadata) hoặc

with Agents do

Relationship

Records

STT Tên sự kiện

lưu trữ dữ liệu Chú giải

các nội dung của một tài liệu

6 Closes (Đóng) Kết thúc các thao tác thực hiện trên bản ghi

7 Compress (Nén) Quá trình giảm thiểu tối đa không gian chiếm chỗ của một tài nguyên.

8 Contributes to (Đóng góp)

Tạo ra sự đóng góp nội dung cho bản ghi này.

9 Converts (Chuyển) Chuyển đối bản ghi đã số hóa từ dạng chuẩn này sang chuẩn khác.

10 Creates (Tạo) Tạo ra nội dung của bản ghi.

11 Decrypts (Giải mã) Quá trình chuyển đổi các dữ liệu đã đƣợc mã hóa trở lại bên trong dạng gốc để cho dễ hiểu.

12 Deletes (Xóa) Một hành động xóa (không thay đổi) các giá trị từ các thành phần siêu dữ liệu (metadata).

13 Destroys (Hủy bỏ) Quá trình hủy vật lý nội dung của một bản ghi.

14 Digitises (Số hóa) Quá trình chuyển đối bản ghi sang dạng số hóa để sử dụng thay thế

15 Documents (Tài liệu) Văn bản đƣợc đƣa ra làm bằng chứng cho một giao dịch hoặc sự kiện đã đƣợc diễn ra.

STT Tên sự kiện

lưu trữ dữ liệu Chú giải

16 Downloaded (Tải xuống) Quá trình sao chép dữ liệu từ vị trí lưu trữ đến một ổ đĩa cục bộ

17 Embedded in (Đƣợc nhúng

vào)

Quá trình đƣa một đối tƣợng có khả năng đứng độc lập vào trong tài liệu khác.

18 Encrypts (Mã hóa) Quá trình áp dụng một giao thức mã hóa dữ liệu mà trả lại dữ liệu số hóa không đọc đƣợc ngoại trừ việc có các xử lý để giải mã.

19 Is version of (là phiên bản của)

Sự tạo ra liên kết giữa hai tài liệu nơi mà tài liệu sau đó thay đổi tài liệu trước và cả hai đều đƣợc giữ lại.

20 Microfilms Quá trình chuyển đổi một tài liệu giấy hoặc tài liệu số hóa vào trong một bộ dịch đƣợc lưu trữ trên microfilm.

21 Migrates (Dịch chuyển) Quá trình truyền các bản ghi từ một hệ thống này tới hệ thống khác trong đó duy trì tính xác thực và không có sự biến đổi lớn hoặc việc nhập vào dữ liệu.

22 Next in Sequence (Kế tiếp

tuần tự)

Sự xác lập một liên kết giữa một giao dịch hoặc hoạt động với giao dịch hoặc hoạt động trước đó mà chúng diễn ra theo tuần tự. Khác với mối quan hệ 'Kế vị' nguồn, nó có xu hướng chuyển tải cái gì đó diễn ra đặt hay thay thế cái khác.

23 Performs (Thực thi) Thực hiện một hành động.