Hiện trạng sử dụng hệ thống quản lý văn bản trong- 123docz.net

Chương 2. MÔ HÌNH THỰC THỂ VÀ CÁC HOẠT ĐÔNG QUẢN LÝ VĂN BẢN TRONG CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC

2.2. Hiện trạng sử dụng hệ thống quản lý văn bản trong các cơ quan nhà nước

Trong những năm gần đây, nhiều cơ quan nhà nước đã được đầu tư hạtầng kỹ thuật, các hệ thống quản lý văn bản và điều hành, hệ thống thƣ điện tử, nhƣng trong thực tế - phần lớn các văn bản vẫn đƣợc trao đổi bằng hình thức giấy tờ truyền thống gây lãng phí thời gian và chi phí, công tác xử lý, điều hành

công việc qua mạng của lãnh đạo các cấp rất ít đƣợc thực hiện. Để khắc phục tình trạng này và tăng cường sử dụng văn bản điện tử như một hoạt động cải cách hành chính, phát triển Chính phủ điện tử; đồng thời chuyển từ phương thức làm việc chủ yếu dựa trên giấy sang phương thức làm việc qua mạng với văn bản điện tử, ngày 22/5/2012, Thủ tướng Chính phủ đã ký ban hành chỉ thị số 15/CT-TTg về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước.

Tại Chỉ thị, Thủ tướng Chính phủ đã yêu cầu các các đơn vị từ cấp đơn vị trực thuộc tại các Bộ, từ cấp sở, ban, ngành, quận, huyện tại các địa phương trở lên phải sử dụng thư điện tử để tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động nội bộ của mỗi cơ quan; tăng cường sử dụng văn bản điện tử trao đổi giữa các cơ quan nhà nước với nhau, hoặc giữa cơ quan nhà nước với các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân. Trong đó chỉ thị đã chỉ rõ các loại văn bản phải trao đổi qua môi trường mạng (thư điện tử, trang/cổng thông tin điện tử) là: Giấy mời họp nội bộ; tài liệu phục vụ họp; văn bản để biết, để báo cáo; thông báo chung của cơ quan; các tài liệu cần trao đổi trong quá trình xử lý công việc; các văn bản quy phạm pháp luật và các loại thông tin khác nêu tại Nghị định số 4/2011/ Đ-CP ngày 13/6/2011 của Chính phủ qu định về việc cung cấp thông tin và dịch vụ công trực tuyến trang trang thông tin điện tử hoặc cổng thông tin điện tử của cơ quan nhà nước. Cùng với quy định về trao đổi văn bản điện tử, Thủ tướng cũng chỉ đạo các cơ quan nhà nước phải bảo đảm các điều kiện sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước bằng cách tận dụng hạ tầng kỹ thuật và các phần mềm hiện có. Bên cạnh đó, các cơ quan nhà nước cũng phải từng bước triển khai ứng dụng chữ ký số trong các hệ thống thông tin theo nhu cầu thực tế nhằm thay thế dần việc bắt buộc gửi văn bản giấy có chữ ký và dấu qua đường bưu điện bằng việc gửi văn bản điện tử có chữ ký số qua mạng.

Thực hiện Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ, một số cơ quan, đơn vị đã ban hành những văn bản pháp lý nhằm thúc đẩy, quy định và hướng dẫn về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước. Đối với các Bộ, cơ quan ngang Bộ tiêu biểu có Bộ Y tế, Ngân hàng nhà nước Việt Nam, Bộ Xây dựng, Bộ Thông tin và Truyền thông, Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ, Bộ Giao thông vận tải, Bộ tài chính… Đối với các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương tiêu biểu có tỉnh Bình Phước, thành phố Đà Nẵng, thành phố Hải Phòng, thành phố Hà Nội, …

Qua gần 1 năm triển khai, thực hiện, các cơ quan, đơn vị đã bước đầu tạo

(LUAN.van.THAC.si).nghien.cuu.ve.du.lieu.dac.ta.dung.cho.quan.ly.van.ban.dien.tu.trong.cac.co.quan.nha.nuoc.04(LUAN.van.THAC.si).nghien.cuu.ve.du.lieu.dac.ta.dung.cho.quan.ly.van.ban.dien.tu.trong.cac.co.quan.nha.nuoc.04(LUAN.van.THAC.si).nghien.cuu.ve.du.lieu.dac.ta.dung.cho.quan.ly.van.ban.dien.tu.trong.cac.co.quan.nha.nuoc.04(LUAN.van.THAC.si).nghien.cuu.ve.du.lieu.dac.ta.dung.cho.quan.ly.van.ban.dien.tu.trong.cac.co.quan.nha.nuoc.04

được môi trường làm việc điện tử hiện đại, tiết kiệm chi phí, thời gian, góp phần tích cực trong việc cải cách hành chính và nâng cao hiệu quả công việc, tăng tính công hai, minh bạch trong quản lý điều hành công việc. Đồng thời, thay đổi nhận thức của lãnh đạo, cán bộ, công chức, viên chức về phương thức làm việc.

Cụ thể, các cơ quan, đơn vị đã tăng cường sử dụng hệ thống thư điện tử để trao đổi các loại văn bản; chú trọng hơn trong việc nâng cấp hệ thống quản lý văn bản, điều hành và hồ sơ lưu trữ, giám sát nhằm mục đích từng bước chuyển sang giao dịch bằng văn bản điện tử. Ngoài ra, đối với những văn bản nội bộ - các cơ quan, đơn vị đã quán triệt và sử dụng tối đa cổng thông tin điện tử, hệ thống quản lý văn bản và hệ thống thƣ điện tử để gửi, nhận văn bản. Tỉ lệ văn bản được trao đổi trên môi trường mạng đã tăng đáng kể.

Số liệu tổng hợp về việc triển khai, sử dụng hệ thống Quản lý văn bản và điều hành qua mạng tại các Bộ, cơ quan ngang Bộ[8]

Bảng 2.1 Tình hình triển khai hệ thống Quản lý văn bản điều hành tại các Bộ, cơ quan ngang Bộ

TT Tên Bộ, cơ quan ngang Bộ

Tỉ lệ đơn vị thuộc, trực thuộc đã triển

khai

Tỉ lệ đơn vị thường xuyên sử dụng 2012 2011 2012 2011

1 Bộ Công Thương 100% 30,3% 100% 100%

2 Bộ Giáo dục và Đào tạo 100% 100% 100% 100%

3 Bộ Giao thông vận tải 100% 100% 100% 100%

4 Bộ tài chính 100% 100% 100% 80%

5 Ngân hàng nhà nước Việt Nam 100% 100% 100% 100%

6 Bộ Tài nguyên và Môi trường 100% 100% 100% 100%

7 Văn phòng Chính phủ 100% 100% 100% 90,0%

8 Bộ Thông tin và Truyền thông 100% 100% 91,4% 90,0%

9 Bộ Lao động, Thương binh và 100% 100% 60,0% 95,0%

TT Tên Bộ, cơ quan ngang Bộ

Tỉ lệ đơn vị thuộc, trực thuộc đã triển

khai

Tỉ lệ đơn vị thường xuyên sử dụng 2012 2011 2012 2011 Xã hội

10 Bộ Xây dựng 96,2% 73,9% 100% 100%

11 Ủy ban Dân tộc 94,7% 77,8% 11,1% 40,0%

12 Bộ Ngoại giao 86,2% 100% 100% 100%

13 Bộ Tƣ pháp 84,8% 90,3% 100% 90,0%

14 Thanh tra Chính phủ 84,2% 100% 100% 100%

15 Bộ Nội vụ 69,6% 100% 56,3% 60,0%

16 Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ 60,6% 62,5% 100% 100%

Bộ Nông nghiệp và Phát triển

nông thôn 60,3% 83,3% 100% 85,0%

Bộ Văn hóa, Thể thao và Du

lịch 58,8% 7,4% 100% 30,0%

19 Bộ Y tế 50,0% - 100% -

20 Bộ Khoa học và công nghệ 25,0% 15,4% 100% -

21 Bộ Quốc phòng - - - -

22 Bộ Công an - - - -

Tỉ lệ trung bình 83,5% 81,1% 90,9% 86,7%

* Ghi chú: Dấu “-” là thể hiện không có số liệu

Hình 2.1 Biểu đồ tỉ lệ trung bình số đơn vị thuộc, trực thuộc các Bộ, cơ quan ngang Bộ đã triển khai, sử dụng hệ thống Quản lý văn bản điều hành năm 2011-

2012

Qua số liệu tại Bảng 3.2 và biểu đồ cho thấy: trong năm 2012, việc triển khai, sử dụng hệ thống Quản lý văn bản điều hành đƣợc các cơ quan rất chú ý và tiếp tục đầu tư triển khai. Các Bộ như Bộ Công thương, Bộ Xây dựng, Bộ Y tế, Bộ Văn hóa, thể thao và Du lịch và Ủy ban Dân tộc đã có nỗ lực lớn trong việc triển khai ứng dụng tới các đơn vị thuộc, trực thuộc.

Tỉ lệ trung bình các đơn vị thuộc, trực thuộc của các Bộ, cơ quan ngang Bộ đƣợc triển khai hệ thống đạt 83,5%, tăng nhẹ với năm 2011 (81,1%). Số Bộ, cơ quan ngang Bộ triển khai hoàn toàn (đạt tỉ lệ 100%) ở năm 2012 ít hơn, chỉ có 9/22 đơn vị so với năm 2011 là 11/22 đơn vị. [8]

Trong số các đơn vị đƣợc triển khai, tỉ lệ trung bình các đơn vị thuộc, trực thuộc thường xuyên sử dụng ứng dụng này trong năm 2012 đạt 90,9%, lớn hơn năm 2011 là 4,2%. Số các cơ quan có 100% đơn vị thuộc, trực thuộc thường xuyên sử dụng cũng cao hơn năm 2011, có 14/22 cơ quan (đạt 63,6%). [8]

Trong năm 2012, tỉ lệ văn bản đƣợc chuyển hoàn toàn trong môi trường mạng tăng đối với các văn bản chuyển ra ngoài (2012: 34,2%, 2011:

28,0%), và giảm với văn bản đƣợc chuyển trong nội bộ so với năm 2011 (2012: 47,8%, 2011: 51,8%). Điều này được thể hiện cụ thể số liệu bên dưới [8]

Về số lượng văn bản chuyển hoàn toàn trong môi trường mạng với các cơ quan bên ngoài hoàn toàn, trong số 22 cơ quan Bộ và ngang Bộ, không có

cơ quan nào đạt mức 100% văn bản được chuyển qua môi trường mạng dù hầu hết các cơ quan nà đều tăng cường trao đổi văn bản qua mạng. [8]

Nếu so sánh giữa tỉ lệ văn bản đi/đến đƣợc chuyển hoàn toàn trên môi trường mạng trong nội bộ cơ quan và với các cơ quan bên ngoài, tỉ lệ các cơ quan thực hiện trao đổi văn bản với cơ quan bên ngoài đạt từ 80% trở lên cao hơn so với trao đổi văn bản trong nội bộ cơ quan. Điều này đƣợc mô tả trong biểu đồ bên dưới [8]

Bảng 2.2 Hiện trạng trao đổi văn bản trên môi trường mạng tại các Bộ và cơ quan ngang Bộ

TT Tên Bộ, cơ quan ngang Bộ

Tỉ lệ van bản đi/đến đƣợc chuyển hoàn toàn trên môi trường mạng

Nội bộ cơ quan Cơ quan bên ngoài Tổng thể 2012 2011 2012 2011 2010 1 Thanh tra chính phủ 100.0% 100.0% 80.0% 30.0% 10.0%

Ngân hành nhà nước

Việt Nam 90.0% 78.0% 90.0% 5.0% 80.0%

Bộ Thông tin và

Truyền thông 80.0% 85.0% 10.0% 21.0% 30.0%

4 Bộ Xây dựng 80.0% 70.0%

VB đi:

20.0%;

VB đến:

5.0%

15.0% 30.0%

5 Bộ Tƣ pháp 80.0% 60.0% 60.0% 5.0% 25.0%

Bộ Giáo dục và Đào

tạo 60.0% 60.0% 60.0% 60.0% 50.0%

Bộ Văn hóa - Thể thao

và Du lịch 55.0% 20.0% 45.0% 10.0% 10.0%

8 Bộ Quốc Phòng 50.0% - - - 10.0%

TT Tên Bộ, cơ quan ngang Bộ

Tỉ lệ van bản đi/đến đƣợc chuyển hoàn toàn trên môi trường mạng

Nội bộ cơ quan Cơ quan bên ngoài Tổng thể 2012 2011 2012 2011 2010 9 Bộ Giao thông vận tải 47.8% 41.6% 42.6% 35.7% 24.0%

10 Bộ Tài chính 40.0% 30.0% 20.0% 5.0% 20.0%

11 Ủy ban Dân tộc 30.0% 30.0% 20.0% - 9.0%

12 Bộ Ngoại giao 30.0% 100.0% 11.5% 50.0% 50.0%

Bộ Nông Nghiệp và

Phát triển nông thôn 30.0% 60.0% 10.0% 20.0% 8.0%

14 Bộ Công thương 25.0% 60.0% 10.0% 30.0% 25.0%

15 Bộ Nội vụ 22.0% 20.0% - 20.0% 20.0%

Bộ Lao động, Thương

binh và Xã hội 20.0% 20.0% 10.0% 10.0% 18.0%

Bộ Tài nguyên và Môi

trường 5.0% 5.0% 10.0% 10.0% 10.0%

18 Văn phòng Chính phủ - 40.0% - 1.0% -

Bộ Kế hoạch và Đầu

tƣ - - - 100.0% 21.0%

20 Bộ Y tế - 20.0% - 20.0% 10.0%

21 Bộ Công an - - - - -

Bộ Khoa học và công

nghệ 15.0% 85.0% - 85.0% 20.0%

Tỉ lệ trung bình 47.8% 51.8% 34.2% 28.0% 24.0%

* Ghi chú: Dấu “-” là thể hiện không có số liệu.

Hinh 2.2 Biểu đồ tỉ lệ trung bình văn bản đi/đến được chuyển hoàn toàn qua môi trường mạng tại các Bộ, cơ quan ngang Bộ năm 2011-2012

Trong năm 2012, có 44/63 (69,8%; 2011: 21/63 (33,3%)) tỉnh, thành đã hoàn thành việc triển khai ứng dụng hệ thống quản lý văn bản điều hành tới 100% các sở, ban, ngành; có 40/63 (63,5%; 2011: 25/63 (39,7%)) tỉnh, thành đã hoàn thành việc triển khai ứng dụng tới 100% các quận huyện. Để đạt đƣợc thành công này, nhiều tỉnh, thành đã rất nỗ lực trong việc triển khai, đặc biệt là các tỉnh: Thái Nguyên, Bạc Liêu, Bình Định, Bình Thuận, Hƣng Yên, Hải Dương, Phú Yên, Tiền Giang, Gia Lai. Năm 2011, tỉ lệ triển khai ứng dụng của các tỉnh này ở sở, ban, ngành và quận, huyện rất thấp nhƣng đến năm 2012, tất cả những tỉnh này đều hoàn thành việc triển khai hệ thống tới 100%

đơn vị. [8]

Đối với việc chuyển văn bản hoàn toàn qua môi trường mạng, trong năm 2012, tỉ lệ trung bình số lƣợng văn bản đƣợc chuyển trong nội bộ Ủy ban nhân dân và nội bộ các Sở, ban, ngành tại các tỉnh, thành phố trực thuộc rung ƣơng tăng 4,2% và 8,8% so với năm 2011 (UBND: 2011: 52,3%; 2012: 56,5%;

Sở, ban, ngành: 2011: 37,6%; 2012: 46,4%). Tuy nhiên, tỉ lệ văn bản đƣợc chuyển hoàn toàn qua môi trường mạng giữa Ủy ban nhân dân tỉnh thành, phố với các cơ quan bên ngoài lại giảm 1,4% so với năm 2011 (2011: 25,4%; 2012:

24,0%). Số liệu về hiện trạng tỉ lệ văn bản đƣợc chuyển hoàn toàn qua môi trường mạng tại các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương năm 2011-2012[8]

Hiện trạng sử dụng hệ thống quản lý văn bản trong các cơ quan nhà nước

Dữ liệu đặc tả quản lý văn bản