CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG QUẢN TRỊ RỦI RO NGUỒN NHÂN LỰC TẠI BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN THĂNG LONG
3.1 Giải pháp tăng cường quản trị rủi ro thông qua các chính sách nhằm hạn chế sự biến động nguồn nhân lực
3.1.1. Hạn chế rủi ro do nguồn nhân lực bị biến động
Thực trạng hiện nay cho thấy tình trạng thiếu lao động trên toàn thế giới và trong toàn ngành xây dựng đang diễn ra do tốc độ xây dựng đô thị hóa phát triển mạnh mẽ hơn nhu cầu. Bên c ạnh đó, số lƣợng và chất lƣợng đội ngũ lao động là mắc xích quan trọng trong công tác nâng cao quản lý và phát triển của nhiều doanh nghiệp. Do đó, việc tăng cường mối quan hệ hợp tác mật thiết và lâu dài, luôn giữ ổn định công việc cho người lao động, là một việc làm cần thiết đối với các doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp ổn định đƣợc nguồn lao động, đảm bảo ho ạt động kinh doanh diễn ra đúng tiến độ và kế hoạch.
Dù là đơn vị quản lý và tổng thầu nhƣng Ban quản lý dự án Thăng Long cũng cần tăng cường tiến hành quản lý giám sát đối với nhà thầu nhân công, thực hiện theo đúng điều khoản đã ký trong hợp đồng. Nếu như nhà thầu không trả lương cho người lao động theo đúng quy định của pháp luật, tổng thầu có thể trực tiếp khấu trừ vào khoản tiền công trình đã ký kết với nhà thầu và trả lương cho công nhân, để tránh xảy ra trường hợp chỉ vì nhà thầu không sòng phẳng mà làm ảnh hưởng đến tiến độ chung của dự án.
Dựa theo những quy định có liên quan trong “Luật Hợp đồng lao động”, Ban quản lý dự án Thăng Long cần làm tốt công tác quản lý đối với người lao động, ký kết hợp đồng lao động bằng văn bản. Với những nội dung chính quy định trong Hợp đồng lao động như nội dung công việc, thời gian công việc, phương thức tính công, chấm dứt hợp đồng, đều phải thống nhất rõ ràng trong hợp đồng, phải có bảo hiểm cho tất c ả nhân viên lao động trong khu vực dự án, mở dịch vụ đào tạo công nhân, nâng cao trình độ và nghiệp vụ cho người lao động, đồng thời thiết lập hoàn thiện danh sách lao động, điều chỉnh tiền lương, làm thẻ ngân hàng và trả tiền lương cho nhân công qua thẻ.
Đối với các nhân viên văn phòng của Ban quản lý dự án Thăng Long, có những người có khổi lượng công việc lớn và có các công việc phát sinh ngoài kế hoạch, yêu c ầu phải giải quyết khẩn cấp thì Ban quản lý dự án Thăng Long nên xây dựng chính sách thanh toán lương làm thêm giờ theo quy định của Bộ lao động và quy định của Ban quản lý dự án Thăng Long. Tuy nhiên, có những trường hợp trong giờ thì không tập trung làm mà làm xao nhãng kéo dài thời gian làm việc không cần thiết, làm ngoài giờ nhƣng trong phạm vi kế hoạch đƣợc giao nhƣng chƣa hoàn thành thì không đƣợc thanh toán tiền làm thêm giờ. Điều này sẽ tạo sự công bằng cho người lao động. Quy định đúng đắn này còn giúp người lao động làm việc có trách nhiệm và nỗ lực hơn với công việc đƣợc giao. Việc đánh giá cho nhân viên có đƣợc tính thêm giờ làm hay không cần đƣợc thực hiện một cách hợp lý, đồng đều với khả năng của nhân viên. Như vậy, để công tác tạo động lực cho người lao động công ty đạt hiệu quả nhất thì ban lãnh đạo công ty cần xác định và tính toán định mức lao động phù hợp với khả năng của người lao động để tăng sự hứng thú với công việc, giảm áp lực cho người lao động và tăng năng suất lao động.
Để hạn chế những tác động do nguồn nhân lực mất cân đối thì Ban lãnh đạo của Ban quản lý Thăng Long c ần xây dựng kế hoạch và chương trình thu hút, đào tạo, phát triển, bố trí và luân chuyển nhân sự một cách tổng thể dựa trên chiến lƣợc và kế hoạch phát triển trong ngắn hạn, trung hạn và dài hạn. Việc luân chuyển, tuyển dụng thêm, bổ nghiệm cấn bộ cần thực hiện phù hợp với nhu cầu, đúng người đúng việc để người lao động có thể hoàn thành tốt công việc phù hợp với khả năng của mình.
Việc luân chuyển nhân viên phải dựa trên nguyện vọng và cũng cần phù hợp với khả năng của người lao động. Vì nếu công việc vượt quá khả năng, người lao động sẽ không hoàn thành và có tâm lý chán nản, làm việc không đạt hiệu quả. Nếu bố trí công việc có yêu cầu thấp hơn khả năng của người lao động thì Ban quản lý sẽ mất đi cơ hội tận dụng khả năng sáng tạo của người lao động để đóng góp cho sự phát triển của Ban quản lý. Vì vậy, Ban quản lý c ần phải bố trí người lao động vào công việc phù hợp nhất, nhằm mang lại hiệu quả cao trong ho ạt động kinh doanh sản xuất quản lý của mình.
Ban quản lý dự án Thăng Long cần đƣa ra các quy định cụ thể thời gian làm việc, thời gian làm thêm giờ và thời gian nghỉ ngơi nhƣ sau:
Bảng 3.1. Quy định làm thêm giờ Quy định Quy định
về thời gian làm
việc tại Ban quản
lý dự án Thăng
Long
- Mọi cán bộ, nhân viên trong Ban quản lý dự án Thăng Long có trách nhiệm thực hiện nghiêm túc những qui định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình đƣợc qui định trong Qui chế này, phải tận dụng hết thời gian làm việc theo quy định để giải quyết công việc, không đƣợc làm việc riêng trong giờ làm việc hoặc lợi dụng thời gian đi công tác ngoài Ban quản lý dự án Thăng Long để giải quyết việc riêng.
- Người lao động làm ở phòng, bộ phận nào có trách nhiệm tuân thủ mọi quy định, quy chế làm việc của phòng và bộ phận đó. Không đƣợc phép đến những nơi không thuộc phận sự của mình nếu không liên quan đến công việc.
- Giờ làm việc hàng ngày, số ngày (giờ) làm việc trong tuần, những ngày nghỉ theo chế độ thực hiện theo qui định của Bộ luật Lao động.
Cụ thể áp dụng cho bộ phận làm hành chính nhƣ sau:
-Thời giờ làm việc trong Ban quản lý dự án Thăng Long: 6 ngày/tuần, từ thứ Hai đến thứ Bẩy;
-Thời gian làm việc: 8giờ/ngày, tính từ khi bắt đầu công việc tại nơi làm việc đến khi kết thúc công việc tại nơi làm việc
- Người lao động phải đến cơ quan làm việc đúng giờ quy định, đến muộn phải có lý do chính đáng và phải thông báo trước cho cấp trên trực tiếp quản lý. Nếu không thể báo trước phải trình bày lý do bằng văn bản có xác nhận của cấp quản lý trực tiếp và gửi cho phòng Tổ chức - Hành chính. Trong trường hợp người lao động đến muộn không có lý do chính đáng thì thời gian đến muộn sẽ đƣợc tính vào nghỉ việc riêng.
- Người lao động tuyệt đối không được sử dụng thời gian làm việc của
Ban quản lý dự án Thăng Long vào mục đích cá nhân mà không phục vụ công việc và lợi ích của Ban quản lý dự án Thăng Long. Người lao động phải tận dụng thời gian làm việc để hoàn thành công việc đƣợc giao đảm bảo đúng thời hạn và đạt kết quả tốt;
- Người lao động vắng mặt trong thời gian làm việc vì lý do sức khoẻ phải đƣợc sự đồng ý của cấp trên trực tiếp quản lý.
Nếu vắng mặt vì những lý do cấp bách, phải thông báo với cấp trên trực tiếp ngay trước hoặc ngay sau khi vắng mặt, thời gian nghỉ được tính là nghỉ việc riêng. Lãnh đạo có quyền từ chối, không cho người lao động nghỉ nếu lý do không chính đáng và/ hoặc không cấp bách.
- Trường hợp phải giải quyết công việc ngoài văn phòng Ban quản lý dự án Thăng Long, người lao động phải thông báo cho cấp trên trực tiếp về địa điểm, thời gian, tên khách hàng và số điện thoại liên lạc.
Thông báo này phải đƣợc ghi lại trong sổ công tác của bộ phận để những người có liên quan có thông tin khi cần thiết. Ngoài ra, người lao động phải thông báo ngắn gọn việc vắng mặt và thời gian vắng mặt tạm tính cho người quản lý trực tiếp. Nếu việc cần phải vắng mặt từ đầu giờ, không đến Ban quản lý dự án Thăng Long, người lao động phải tiến hành thông báo theo trình tự nhƣ trên từ cuối giờ chiều của ngày làm việc hôm trước.
- Phụ trách các bộ phận có trách nhiệm phối hợp cùng c ấp trên và Phòng Tổ chức - Hành chính theo dõi việc chấp hành các quy định về thời giờ làm việc của người lao động.
Quy định về thời gian làm thêm giờ Ban quản lý dự án
- Đáp ứng yêu cầu về tiến độ luôn là mục tiêu hàng đầu của Ban quản lý dự án Thăng Long. Vì vậy, người lao động có thể sẽ được huy động để làm thêm giờ. Người lao động có trách nhiệm thực hiện yêu cầu đó, trừ trường hợp có lý do chính đáng.
- Trường hợp người lao động cần làm thêm ngoài giờ để hoàn thành công việc, giải quyết công việc cấp bách không thể trì hoãn, xử lý kịp
Thăng Long
thời các công việc do tính chất, yêu cầu nghiêm ngặt về kỹ thuật, công nghệ không thể tự bỏ dở, phải thông báo với cấp lãnh đạo trực tiếp và Phòng Tổ chức - Hành chính để theo dõi và phối hợp (nếu cần).
- Vào ngày nghỉ hoặc sau giờ làm việc, nếu người lao động có nh u cầu làm việc tại Ban quản lý dự án Thăng Long phải xin xác nhận của cán bộ quản lý và đăng ký trước với Phòng Tổ chức - Hành chính.
- Thời gian làm thêm đƣợc quy định là không nhiều hơn 4 giờ/ngày hoặc 200 giờ/năm.
- Người lao động có thể cộng dồn giờ làm thêm và chuyển thành ngày nghỉ bù hoặc nhận tiền thanh toán vào ngày trả lương của tháng sau đó. Đơn vị thấp nhất để tính là 01 giờ.
Thời gian làm thêm hàng tuần phải có xác nhận của trưởng bộ phận.
Các cán bộ quản lý phòng hoặc có chức vụ cao hơn không đƣợc tính thời gian làm thêm giờ.
Quy định về thời giờ
nghỉ ngơi tại Ban quản lý dự
án Thăng Long
- Nghỉ phép:
a) Người lao động muốn nghỉ phép phải có sự đồng ý của người đứng đầu bộ phận. Việc nghỉ phép phải được bố trí để không ảnh hưởng đến công việc.
b) Trước khi nghỉ phép, người lao động có trách nhiệm bàn giao công việc dở dang cho cấp trên trực tiếp hoặc người được cấp trên chỉ định để không ảnh hưởng đến chất lượng và tiến độ hoàn thành công việc.
d) Người nghỉ phép phải làm đơn thông báo trước. Đơn xin nghỉ phép phải được làm theo mẫu và trình cho Trưởng bộ phận duyệt trước 07 ngày (nếu số ngày nghỉ phép trên 3 ngày), trước 01 ngày (nếu xin nghỉ dưới 3 ngày).
e) Người lao động trong thời gian thử việc hoặc trong thời gian báo trước chuẩn bị rời khỏi Ban quản lý dự án Thăng Long không được nghỉ phép.
- Nghỉ việc riêng
a) Người lao động vẫn được hưởng lương đầy đủ nếu nghỉ trong các trường hợp sau:
- Kết hôn: đƣợc nghỉ 3 ngày;
- Con kết hôn: đƣợc nghỉ 1 ngày;
- Bố, mẹ, vợ (chồng), con chết: đƣợc nghỉ 03 ngày.
Trước khi nghỉ, người lao động có trách nhiệm bàn giao công việc dở dang cho cấp trên trực tiếp hoặc cho người được chỉ định để việc nghỉ không ảnh hưởng đến chất lượng và tiến độ hoàn thành công việc b) Đối với những trường hợp khẩn cấp khác có liên quan đến gia đình người lao động hoặc sự kiện bất khả kháng, thời hạn nghỉ sẽ do Tổng Giám đốc quyết định. Trường hợp đột xuất, phải báo cho cấp trên trong vòng 03 giờ tính từ khi giờ làm việc bắt đầu. Ngày đầu tiên trở lại làm việc, người xin nghỉ phải nộp đơn xin nghỉ kèm theo giấy tờ chứng minh về sự kiện khẩn cấp và/hoặc bất khả kháng.
c) Ban quản lý dự án Thăng Long có quyền không trả lương cho người lao động trong những trường hợp sau:
- Đi làm muộn;
- Trong thời gian làm việc nhƣng vắng mặt không có lý do chính đáng.
Số ngày nghỉ việc riêng không hưởng lương không được phép quá 03 ngày/tháng.
- Nghỉ ốm
a) Người lao động được nghỉ ốm hưởng nguyên lương tối đa là 14 ngày/năm.
b) Nếu người lao động nghỉ ốm quá 02 ngày liên tục hoặc bị tai nạn thì cần có giấy xác nhận của bác sĩ và được hưởng các chế độ quy định về bảo hiểm. Trong trường hợp khác sẽ do Tổng Giám đốc quyết định. Quyết định này sẽ được chuyển cho Trưởng phòng điều hành/Trưởng các bộ phận phụ trách trực tiếp cùng với đơn xin nghỉ.
c) Trong trường hợp người lao động không thể làm việc do bị ốm thì phải trực tiếp hoặc phải nhờ gia đình thông báo cho cán bộ quản lý trực tiếp biết chậm nhất sau 03 giờ tính từ khi giờ làm việc bắt đầu.
Ngày đầu tiên trở lại làm việc, người lao động phải nộp đơn xin nghỉ ốm kèm theo giấy chứng nhận của bệnh viện để giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội.
d)Nếu người lao động bị ốm hoặc tai nạn do lạm dụng các chất cồn hoặc có chất kích thích sẽ đƣợc coi là nghỉ không có lý do chính đáng và thời gian nghỉ sẽ được tính là nghỉ không lương.
- Nghỉ thai sản
a) Mọi chế độ đối với lao động nữ trong thời kỳ thai sản, sinh và nuôi con sẽ căn cứ theo Bộ luật Lao động, Bảo hiểm y tế và Bảo hiểm xã hội.
b) Trường hợp bình thường, người nghỉ phải nộp đơn trước 20 ngày.
Trường hợp đột xuất, người nghỉ phải làm thủ tục như nghỉ ốm.
c) Sau khi sinh, người lao động phải nộp giấy chứng sinh của bệnh viện để làm thủ tục hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội.
d) Bất kỳ một ngày nghỉ lễ, Tết nào trùng vào thời gian nghỉ thai sản cũng đƣợc tính chung vào thời gian nghỉ thai sản, không đƣợc nghỉ bù trong thời gian nghỉ thai sản.
- Nghỉ không lương
a) Ban quản lý dự án Thăng Long cho phép nghỉ không lương trong một số trường hợp sau:
- Bị ốm hoặc tai nạn do lạm dụng các chất cồn hoặc chất kích thích;
- Đi học không theo sự phân công của Ban quản lý dự án Thăng Long;
- Nghỉ vì lý do khác, do Giám đốc quyết định đối với từng trường hợp cụ thể.
b) Thời gian nghỉ không lương tối đa trong một tháng là 05 ngày liên tiếp (trừ trưởng hợp đặc biệt do Giám đốc Ban quản lý dự án Thăng
Long quyết định).
c) Nếu người lao động nghỉ không lương quá 03 tháng thì hợp đồng lao động sẽ bị huỷ bỏ. Tuỳ theo vị trí của người lao động và hoàn cảnh lúc đó, Ban quản lý dự án Thăng Long sẽ xem xét duy trì vị trí và tính liên tục của thời gian lao động nếu người lao động đó quay trở lại Ban quản lý dự án Thăng Long trong quãng thời gian thích hợp; hoặc sẽ xem xét việc người lao động xin trở lại Ban quản lý dự án Thăng Long.
Ngoài ra, để giữ chân nhân tài, Ban quản lý dự án Thăng Long cần thực hiện các chính sách sau:
Vào ngày cuối cùng c ủa năm dương lịch thì đối tượng nhân tài được thưởng 01 tháng lương 13 theo lương thực tế, Thưởng tết, các ngày lễ dựa theo kết quả kinh doanh hàng năm.
Bổ nhiệm và khen thưởng cho những nhân viên có thành tích xuất sắc trong công việc, thăng tiến với những nhân viên có tinh thần ham học hỏi, sáng tạo trong công việc và có tính cầu tiến. Chính sách đào t ạo nguồn nhân lực thông qua các lớp tập huấn trong nước cũng như các khoá học tu nghiệp ở nước ngoài dành cho các cán bộ nhân viên có năng lực giỏi nhất. Các nhân viên có năng lực giỏi và đ ạt đƣợc các thành tích được công nhận bằng giấy khen thì được đi du lịch nước ngoài. Thực hiện nâng lương hằng năm cho đối tượng nhân tài và đối với những cá nhân có thâm niên công tác ở công ty từ 10 năm trở lên đƣợc tặng bằng khen và sổ tiết kiệm.
Ngoài ra, Ban quản lý dự án Thăng Long cũng nên quy định định mức rõ ràng các chính sách phúc lợi: Tổ chức khám sức khỏe định kỳ hàng năm, hỗ trợ cơm trưa, điện thoại, xăng xe cho từng vị trí; tặng tiền sinh nhật, đám cưới; tổ chức khen thưởng cho con em nhân viên khi có thành tích đạt được danh hiệu học sinh giỏi hàng năm; hỗ trợ tiền khi nhân viên bị ốm đau, tai nạn nằm viện từ 03 ngày trở lên; hỗ trợ tiền khi nhân viên nữ sinh con; trợ cấp khó khăn cho nhân viên; hỗ trợ cho vay, tạm ứng lương khi nhân viên gặp khó khăn; mua bảo hiểm tai nạn 24/24;
đi du lịch, nghỉ mát hàng năm; hỗ trợ tiền và vòng hoa khi người thân (tứ thân phụ mẫu) của nhân viên hoặc nhân viên qua đời.