CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG MARKETING TRỰC TUYẾN CỦA KHÁCH SẠN CAT CAT VIEW
3.1 Tổng quan về khách sạn Cat Cat View
3.1.2 Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận trong khách sạn- 24 -
Qua sơ đồ 3.1, ta thấy đây là mô hình tổ chức quản lý trực tuyến tham mưu thường thấy ở các khách sạn Việt Nam hiện nay.Bên cạnh chế độ một thủ trưởng mang tính tập trung còn có các bộ phận tham mưu cho giám đốc.
Việc quản lý theo mô hình này giúp cho toàn khách sạn hoạt động nhất quán kế hoạch ban giám đốc đã đưa ra. Bên dưới giám đốc khách sạn còn có phó giám đốc và các tổ trưởng chịu trách nhiệm trực tiếp với giám đốc trong việc giám sát các bộ phận trong khách sạn để hoạt động sản xuất kinh doanh của khách sạn đạt hiệu quả cao nhất. Nhƣ vậy, đặc điểm cơ cấu tổ chức của khách sạn là khá hoàn chỉnh nhƣng bên cạnh đó vẫn còn tồn tại nhƣ mang tính mệnh lệnh, áp đặt. Do vậy sẽ làm giảm tính sáng tạo của cán bộ công nhân viên trong khách sạn nên sẽ làm ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của khách sạn và làm cho chất lượng dịch vụ của khách sạn cũng bị ảnh hưởng theo. Vì vậy để phù hợp với xu hướng phát triển của thời đại, để đạt hiệu quả hơn nữa khách sạn Cat Cat View cần phải điều chỉnh bộ máy tổ chức làm sao cho hợp lý hơn.
Hình 3.1: Sơ đồ cơ cấu bộ máy tổ chức của khách sạn Cat Cat View Nguồn: Bộ phận Lễ tân – Khách sạn Cat Cat View
Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận:
Giám đốc: Là người có quyền quyết định và chịu trách nhiệm chung đối với mọi hoạt động kinh doanh của khách sạn trước pháp luật. Ngoài ra, Giám đốc có quyền bổ nhiệm các chức danh như Phó giám đốc, các Tổ trưởng của các bộ phận, quyết định các vấn đề về lương, thưởng cho nhân viên.
- Phó giám đốc: Quản lý các bộ phận dưới quyền, nắm bắt tình hình kịp thời báo cáo giám đốc và cùng giám đốc xử lý công việc, giúp cho các bộ phận thực hiện theo đúng những mục đích, mục tiêu đã đề ra.
- Các tổ trưởng: Có nhiệm vụ giám sát và phân công công việc cho bộ phận mình phụ trách. Chịu trách nhiệm về mọi công việc tại bộ phận mình phụ trách và giải quyết phàn nàn hay khiếu nại của khách hàng. Cùng với phó giám đốc hoàn thành các nhiệm vụ, mục tiêu kinh doanh của khách sạn.
- Bộ phận Lễ tân: Thực hiện việc đón tiếp, nhập phòng cho khách và tiễn khách khi khách đến và rời khỏi khách sạn hoặc khi khách gọi điện đến khách sạn đặt chỗ thì người đầu tiên mà khách tiếp xúc là nhân viên Lễ tân do đó họ có ảnh hưởng rất lớn đến ấn tượng ban đầu của khác. Là người đại diện cho khách sạn trong việc mở rộng các mối liên doanh liên kết, là cầu nối giữa khách du lịch với các bộ phận trong khách sạn, thay mặt cho khách sạn đáp ứng mọi nhu cầu của khách trong phạm vi có thể. Họ là trung tâm phối hợp các hoạt động khác nhau, giúp các bộ phận hoạt động một cách nhịp nhàng. Ví dụ, khi khách đặt ăn tại nhà hàng thì nhân viên Lễ tân sẽ gọi điện lên nhà hàng để chuẩn bị các món ăn cho khách...
- Bộ phận nhà hàng: Có chức năng phục vụ nhu cầu ăn uống của khách do đó họ có nhiệm vụ xây dựng thực đơn, tổ chức các khâu mua hàng, nhập, lưu kho, cất trữ để tránh trường hợp thiếu hoặc thừa nguyên vật liệu làm hư hỏng gây lãng phí.
Nhà hàng không chỉ phục vụ ăn uống với tất cả các bữa ăn (sáng, trƣa, chiều, tối, khuya) cho khách mà phục vụ theo yêu cầu của khách. Bên cạnh đó nhà hàng còn là nơi nghỉ nghơi và giải trí của từng khách trong khoảng thời gian họ ăn uống.
- Bộ phận buồng phòng: Là bộ phận quan trọng của khách sạn phục vụ việc nghỉ nghơi của khách để tạo nhiều doanh thu nhất cho khách sạn. Công việc chính của bộ phận này là làm vệ sinh bảo dƣỡng toàn bộ các buồng, phòng hội họp, đảm bảo cung ứng các dịch vụ giặt là, cho thuê đồ dùng, làm vệ sinh (tẩy trùng, diệt chuột, gián, ruồi, muỗi) và bảo dƣỡng các khu vực công cộng. Bảo đảm các dịch vụ hoàn hảo, chuẩn mực làm cho khách cảm thấy thoải mái, tiện lợi, vệ sinh, lịch sự, chu đáo và an toàn, thu hút nhiều khách mới, xây dựng lòng chung thành của khách đối với khách sạn.
- Hướng dẫn viên: Có nhiệm vụ đưa đón, hướng dẫn khách tham quan các tuyến điểm du lịch, giới thiệu về văn hóa các dân tộc Sa Pa cho du khách.
-Kế toán: Thay mặt giám đốc quản lý về sổ sách thu chi cho các hoạt động kinh doanh tại khách sạn. Nhận báo cáo hàng ngày tại các bộ phận rồi tổng hợp phân tích số liệu, chi phí, doanh thu... để báo cáo tình hình lên cấp trên. Cung cấp số liệu báo cáo cho các cơ quan hữu quan theo chế độ báo cáo tài chính, kế toán hiện hành.
- Trong cơ cấu tổ chức hiện tại của khách sạn chƣa có bộ phận Marketing riêng. Hiện nay các vấn đề liên quan đến ký kết hợp đồng với các đối tác đều do phó giám đốc cùng với giám đốc thực hiện. Nên việc Marketing trực tuyến của khách sạn vẫn còn nhiều hạn chế.