1.2. Cơ sở lý luận về tuyển dụng nhân lực
1.2.2. Tuyển chọn nhân lực
Theo giáo trình Quản trị nhân lực của PGS. TS Nguyễn Ngọc Quân & Ths.
Nguyễn Vân Điềm – Đại học Kinh tế quốc dân (2014) phát biểu: “Quá trình tuyển chọn nhân lực là quá trình đánh giá các ứng viên theo nhiều khía cạnh khác nhau dựa vào các yêu cầu của công việc, để tìm được những người phù hợp với các yêu cầu đặt ra trong số những người đã thu hút được trong quá trình tuyển mộ.”
Mục đích của tuyển chọn là tuyển được người lao động có kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm phù hợp với yêu cầu của chức danh công việc cần tuyển, có khả năng hòa nhập nhanh với công việc và thực hiện tốt nhiệm vụ đƣợc giao. Tuyển chọn là khâu công việc kế tiếp của tuyển mộ. Sau khi tổ chức đã tuyển mộ đƣợc các ứng viên cho các chức danh công việc còn trống, quá trình tuyển chọn sẽ diễn ra, Trong quá trình này, những cá nhân đƣợc giao phụ trách tuyển chọn sẽ đánh giá các ứng viên nộp đơn xin việc vào tổ chức từ nhiều khía cạnh khác nhau, cân nhắc xem xét ứng viên nào thích hợp nhất cho tổ chức.
Cơ sở của tuyển chọn là các tiêu chuẩn hoặc đòi hỏi với từng chức danh công việc cần tuyển. Tiêu chuẩn này đƣợc thể hiện trong:
+ Bản mô tả công việc và bản yêu cầu công việc đối với người thực hiện công việc.
+ Tiêu chuẩn chức danh hoặc tiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật công nhân.
+ Các quy định và yêu cầu đối với các chức danh công việc cần tuyển do cấp có thẩm quyền quy định.
- Nguyên tắc tuyển chọn:
+ Tuyển chọn phải xuất phát từ nhu cầu nhân lực của tổ chức
Điều này có nghĩa là việc tuyển chọn phải xuất phát từ nhu cầu bổ sung lao động vào các chỗ làm việc còn trống trong tổ chức. Để xác định nhu cầu này, cần phải xác định rõ kế hoạch sản xuất kinh doanh và công tác ở từng khâu công việc, từng bộ phận của tổ chức, từ đó xác định tổ chức cần tuyển thêm bao nhiêu người.
+ Tuyển chọn phải căn cứ vào chức trách, nhiệm vụ, những đòi hỏi về kiến thức, kỹ năng và những yêu cầu về trình độ đối với các chức danh công việc cần tuyển chọn.
Các nội dung thi và các yêu cầu về trình độ phải đƣợc chuẩn bị dựa trên các quy định về chức trách, nhiệm vụ, những đòi hỏi về kiến thức, kỹ năng với các chức danh công việc cần tuyển chọn và phải bao quát nội dung này. Bằng cách đó, có thể xác định đƣợc ứng viên triển vọng nhất có thể tuyển dụng trong số các ứng viên đƣợc lựa chọn vào vòng tuyển chọn.
+ Các tiêu chí và nội dung tuyển chọn phải rõ ràng.
Đôi khi sự chủ quan trong chuẩn bị có thể dẫn đến việc các nhân viên tuyển chọn chƣa làm rõ các tiêu chí và nội dung tuyển chọn. Điều đó dẫn đến việc khó phân loại các ứng viên các cách phân loại ứng viên của nhân viên tuyển chọn khác nhau cũng khác nhau. Đánh giá của các nhân viên tuyển chọn đối với ứng viên vì thế cũng sẽ mang tính định tính cao và bỏ sót nhân tài là điều không thể tránh khỏi.
Vì vậy tuyển chọn cần có các tiêu chí rõ ràng, nội dung tuyển chọn phải có tính phân loại cao và đƣợc sự thống nhất của tổ chức.
+ Việc tuyển chọn phải hướng tới việc chọn được người có ý thức tổ chức kỷ luật tố, trung thực, gắn vó với công việc của tổ chức.
Mọi tổ chức đều mong muốn có đƣợc nhân viên có ý thức tổ chức kỷ luật tốt, trung thực và trung thành với tổ chức. Không một tổ chức nào mong muốn sau một thời gian đào tạo, rèn luyện, người lao động có kiến thức và kỹ năng tốt lại bỏ tổ
chức này sang tổ chức khác với mức lương cao hơn hoặc lúc tổ chức đang khó khăn. Muốn lựa chọn những nhân viên này, ngay từ trong quá trình tuyển chọn, tổ chức phải xác định rõ ứng viên đó có đáp ứng yêu cầu này hay không.
+ Tuyển chọn phải đảm bảo tính khách quan, công bằng, vô tƣ, đảm bảo cơ hội nhƣ nhau cho tất cả các ứng viên.
Trong quá trình tuyển chọn, các nhân viên tuyển chọn không nên để tình cảm cá nhân ảnh hưởng đến kết quả tuyển chọn. Quá trình tuyển chọn ở bất kỳ tổ chức nào cũng không chấp nhận sự thiên kiến, định kiến và phân biệt đối xử. Điều này phải đƣợc thể hiện trong chính sách tuyển dụng của tổ chức. Do vậy, trong việc lựa chọn nhân viên tuyển dụng, cần lưu ý đến việc nhân viên đó có phải là người khách quan, công bằng và vô tƣ hay không.
+ Người tham gia tuyển chọn phỉa là người có kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm tuyển chọn.
Tổ chức cần chú ý trong vấn đề lựa chọn thành viên tuyển chọn, bởi những nhân viên này đại diện cho tổ chức, họ đƣợc trao quyền quyết định loại bỏ ứng viên không phù hợp . Vì vậy họ cần phải là người có kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm tuyển chọn.
+ Chi phí tuyển chọn phải nằm trong khả năng cho phép của tổ chức.
Trong điều kiện hạn chế về nguồn lực, tổ chức không thể mất quá nhiều chi phí cho công việc này. Do vậy, tổ chức cần tính toán sao cho chi phí tuyển chọn nằn trong phạm vi cho phép của tổ chức.
+ Đảm bảo tính linh hoạt trong tuyển chọn.
Có thể ứng viên trả lời câu hỏi khác với đáp án nhƣng cách trả lời có sự sáng tạo, thể hiện cách nhìn nhận và tƣ duy riêng … nhân viên tuyển chọn có thể chấp nhận câu trả lời vì những người này có thể là nhân tài. Nếu nhân viên tuyển chọn chƣa rõ hàm ý câu trả lời, có thể hội ý với đồng nghiệp hoặc xin ý kiến cấp trên có nên quyết định cho ứng viên đó vào vòng tiếp theo hay không.
Tầm quan trọng của tuyển chọn nhân lực
Quá trình tuyển chọn là khâu quan trọng nhằm giúp cho các nhà quản trị nhân lực đƣa ra đƣợc các quyết định tuyển dụng một cách đúng đắn nhất. Quyết
định tuyển chọn có ý nghĩa rất quan trọng đối với chiến lƣợc kinh doanh và đối với các tổ chức, bởi vì quá trình tuyển chọn tốt sẽ giúp cho các tổ chức có đƣợc những con người có kỹ năng phù hợp với sự phát triển của tổ chức trong tương lai. Tuyển chọn tốt cũng sẽ giúp cho tổ chức giảm đƣợc các chi phí do phải tuyển chọn lại, đào tạo lại cũng nhƣ tránh đƣợc các thiệt hại rủi ro trong quá trình thực hiện các công việc. Để tuyển chọn đạt được kết quả cao thì cần phải có các bước tuyển chọn phù hợp, các phương pháp thu thập thông tin chính xác và đánh giá các thông tin một cách khoa học.
1.2.2.2. Quá trình tuyển chọn
Quá trình tuyển chọn là một quy trình gồm nhiều bước, mỗi bước trong quá
trình đƣợc xem nhƣ là một hàng rào chắn để sàng lọc loại bỏ những ứng viên không đủ các điều kiện đi tiếp vào các bước sau. Số lượng các bước trong quá trình tuyển chọn không phải là cố định mà nó tùy thuộc vào mức độ phức tạp của công việc khi tuyển chọn lao động, tính chất của loại lao động cần tuyển chọn. Để đƣợc nhận vào làm việc thì các ứng viên phải vượt qua được tất cả các bước trong quá trình tuyển chọn đề ra. Để đánh giá các ứng viên của mình thì có nhiều tổ chức thực hiện theo các cách khác nhau. Hầu hết các tổ chức loại bỏ các ứng viên không thích hợp qua từng bước để giảm lượng người phải theo dõi trong quá trình xin việc, có một số tổ chức lại thực hiện theo cách cho toàn bộ các ứng viên tham gia toàn bộ quá trình tuyển chọn cho đến khi tuyển đƣợc những ứng viên phù hợp nhất. Việc vận dụng theo cách nào là tùy thuộc vào tỷ lệ tuyển mộ của từng tổ chức, khả năng tài chính cho phép, mức độ tin cậy của thông tin thu đƣợc.
Khi thiết kế số bước và nội dung của từng bước trong quá trình tuyển chọn chúng ta cần phải thiết kế sao cho thu đƣợc các thông tin đặc trƣng nhất và đáng tin cậy để từ đó mới làm căn cứ quyết định cho việc tuyển hay không.
Sơ đồ 1.2. Quy trình tuyển chọn nhân viên
(Nguồn: ThS Nguyễn Vân Điềm và PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân, giáo trình Quản trị nhân lực, NXB Lao động – Xã hội, Hà Nội 2004)
Nội dung các bước:
Bước 1: Tiếp đón ban đầu và phỏng vấn sơ bộ
Đây là bước đầu tiên trong quá trình tuyển chọn, là buổi gặp gỡ đầu tiên giữa các nhà tuyển chọn với các ứng viên. Bước này nhằm xác lập mối quan hệ giữa người xin việc và người sử dụng lao động, đồng thời bước này cũng xác định được những cá nhân có những tố chất và khả năng phù hợp với công việc hay không để từ
Tiếp đón ban đầu và phỏng vấn sơ bộ
Sàng lọc qua đơn xin việc
Các trắc nhiệm nhân lực trong tuyển chọn
Phỏng vấn tuyển chọn
Khám sức khỏe và đánh giá thể lực các ứng viên
Phỏng vấn bởi người lãnh đạo trực tiếp
Thẩm tra các thông tin đã thu đƣợc trong quá trình tuyển chọn
Tập sự thử việc
Ra quyết định tuyển dụng
đó ra những quyết định có tiếp tục mối quan hệ với ứng viên đó hay không. Quá
trình phỏng vấn ở bước này nếu phát hiện được các cá nhân không có khả năng phù hợp với công việc cần tuyển thì loại bỏ ngay, tuy nhiên để ra đƣợc quyết định này thì các tiêu chuẩn cần đƣợc xây dựng một cách kỹ lƣỡng. Bởi vì, khi phỏng vấn thì ý chủ quan của người phỏng vấn là có tính chất quyết định nhất do đó các tiêu chuẩn có tính độc đoán thì không nên dùng nó để loại người xin việc. Đặc biệt không nên dùng các yếu tố tuổi, giới, chủng tộc, tôn giáo, dân tộc, và các khuyết tật bẩm sinh để loại bỏ những người nộp đơn xin việc, những lý do chính để loại bỏ các ứng viên ở bước đầu tiên là họ chưa đáp ứng được các yêu cầu về giáo dục, đào tạo, kinh nghiệm, cần thiết để thực hiện công việc nhƣ không có các kỹ năng nhƣ đã thông báo, trái nghề, không đầy đủ các văn bằng chứng chỉ, kết quả phỏng vấn cho thấy quá yếu về nghiệp vụ, nhận thức nghề nghiệp chƣa đạt yêu cầu…
Bước 2: Sàng lọc qua đơn xin việc - Vai trò của đơn xin việc:
Trong các tổ chức, các ứng viên muốn có việc làm thì đều phải nộp đơn xin việc. Đơn xin việc là nội dung quan trọng của quá trình tuyển chọn. Trong đơn phải thể hiện được thế mạnh, hiểu biết của người xin việc về vị trí mà mình muốn dự tuyển. Đồng thời, đơn xin việc viết tay cũng thể hiện những kỹ năng mềm của người xin việc. Do đó, có thể coi đơn xin việc như là “linh hồn” của bộ hồ sơ.
Đơn xin việc thường được các tổ chức thiết kế theo mẫu, người xin việc có trách nhiệm điền vào đơn xin việc theo yêu cầu mà các nhà sử dụng lao động đề ra.
Các mẫu đơn xin việc đƣợc thiết kế một cách khoa học và hợp lý có thể đƣợc coi là một công cụ quan trọng để tuyển chọn một cách chính xác người xin việc, vì đơn xin việc giúp cho ta các thông tin đáng tin cậy về các hành vi hoạt động trong quá
khứ cũng nhƣ các kỹ năng, kinh nghiệm và kiến thức hiện tại, các đặc điểm về tâm lý cá nhân, các kỳ vọng, ƣớc muốn và các khả năng đặc biệt khác. Đơn xin việc là cơ sở cho các phương pháp tuyển chọn khác như phương pháp phỏng vấn, đơn xin việc cung cấp tên, nơi đã làm việc, các hồ sơ nhân lực khác.
Khi thiết kế các mẫu đơn xin việc ta nên cân nhắc kỹ lƣỡng các thông tin cần phải có, nội dung các thông tin cần thu thập phải đảm bảo đƣợc tính toàn diện, tính chính xác và làm sao cho người xin việc trả lời được đúng các yêu cầu đề ra.
Ngoài ra các mẫu đơn xin việc còn có các câu hỏi mở, xét mẫu chữ viết…
- Nội dung cơ bản của đơn xin việc:
+ Các thông tin thiết yếu nhƣ họ tên, ngày tháng năm sinh, địa chỉ, số điện thoại, email …
+ Các thông tin về quá trình học tập, đào tạo, văn bằng chứng chỉ, trình độ học vấn khác.
+ Tiểu sử quá trình làm việc, những công việc đã làm, tiền lương và thu nhập, lý do bỏ việc hoặc chƣa có việc làm.
+ Các thông tin về kinh nghiệm đã có, thói quen, sở thích, các đặc điểm tâm lý cá nhân, các vấn đề thuộc về công dân và các vấn đề xã hội khác.
Mẫu đơn xin việc mặc dù có nhiều ƣu điểm song cũng không tránh khỏi những hạn chế nhất định. Đơn xin việc là thủ tục khách quan nó không thể thay thế cho việc gặp gỡ trực tiếp giữa người xin việc với người đại diện cho công ty, mặt khác đơn xin việc chỉ hỏi đƣợc một số hạn chế các vấn đề do đó nó mất đi tính đa dạng và phong phú của quá trình làm việc, kinh nghiệm của người xin việc, họ không thể lý giải đƣợc kỹ lƣỡng những vấn đề mà họ đã làm trong quá khứ. Trong đơn, người xin việc chỉ luôn nói tốt về mình, chỉ nói cái lợi cho bản thân họ. Trong đơn xin việc mới cho chúng ta thấy hiện trạng theo kiểu mô tả mà nó chƣa cho ta biết đƣợc “nhƣ thế nào” hoặc “tại sao”… Thông qua nội dung của mẫu đơn xin việc, các nhà tuyển chọn sẽ có chứng cớ của mình để tuyển chọn tiếp các bước sau hay chấm dứt quá trình tuyển chọn.
- Các bước sàng lọc đơn xin việc:
Bước 1: Xem xét cấu trúc hồ sơ (các cụ nói, ấn tượng đầu tiên là rất quan trọng) 1. Cách trình bày:
Xem xét cấu trúc hồ sơ, nhà tuyển dụng có thể đánh giá đƣợc ứng viên ở tính cẩn thận, ngăn nắp; khả năng tổ chức sắp xếp, bố trí công việc; khả năng diễn đạt thông tin hiệu quả thể hiện qua các tài liệu có trong hồ sơ đƣợc sắp xếp theo thứ tự thời gian; bảng lý lịch không có lỗi chính tả hoặc lỗi đánh máy; thƣ xin việc ngắn gọn nhƣng súc tích đạt đƣợc hiệu quả trong việc truyền tải hình ảnh bản thân tới nhà
tuyển dụng qua ngôn ngữ viết. Ngoài ra, tính logic, hợp lý của hồ sơ cũng đƣợc thể hiện ở mối liên quan giữa các phần trong hồ sơ.
CV của ứng viên tiềm năng và có kinh nghiệm tốt sẽ luôn đƣợc trình bày một cách logic và bắt mắt hơn. Thông tin trên CV cũng mạch lạc hơn.
2. Nội dung:
Nếu ứng viên trình bày kinh nghiệm chung chung, thì đây là một điểm trừ.
Bạn chỉ nên ƣu tiên những CV trình bày nội dung chi tiết về công việc đã làm. Vì khi phỏng vấn chỉ hiệu quả nhất khi bạn có thể nhìn vào CV để hỏi, nếu quá ít thông tin thì bạn sẽ hỏi gì ?
- Một bản lý lịch tốt là bản nêu rõ lịch sử làm việc theo thứ tự thời gian có nêu rõ ngày bắt đầu và ngày chấm dứt làm việc và các thông tin để xác minh. Với góc độ là người tuyển dụng, một CV ấn tượng là biết cách rút gọn được kĩ năng mình học đƣợc thông qua hoạt động ngoại khóa, nếu ứng viên viết CV quá dài thì đó là do ứng viên đang mô tả mà chưa rút gọn kĩ năng. Bạn cũng có thể cho điểm trừ trường hợp này.
- Thay đổi nhiều công việc trong một thời gian ngắn có thể đặt ra câu hỏi cần tìm hiểu.
- Thay đổi liên tục trong định hướng nghề nghiệp: Điểm này thường cho thấy ứng viên thiếu định hướng, thiếu tính kiên định và các mục tiêu không rõ ràng. Việc thay đổi liên tục là hiện tƣợng phổ biến đối với các ứng viên trẻ tuổi đang tìm việc hoặc đối với những người bị mất việc trong một ngành đang suy yếu.
- Những trách nhiệm quá nổi bật so với chức vụ: Điểm này cho thấy ứng viên có thể có khả năng tốt nhưng đã không được người sử dụng lao động trước đãi ngộ xứng đáng hoặc ngược lại cũng có thể cho thấy ứng viên là người khoa trương, tư duy không logic.
Bước 2: Lọc các hồ sơ theo các tiêu chí đã đặt ra (kinh nghiệm, mục tiêu nghề nghiệp, giới tính, chuyên ngành, số năm kinh nghiệm, trình độ tiếng Anh, mức lương yêu cầu… …)
1. Cấp độ ứng viên: