CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG, NGUYÊN NHÂN CÁC LOẠI LÃNG PHÍ TẠI BAN GIẢI TOẢ ĐỀN BÙ CÁC DỰ ÁN ĐẦU TƢ XÂY DỰNG SỐ 1 ĐÀ NẴNG
3.3 Nguyên nhân của các loại lãng phí
3.3.1.1 Lãng phí về sử dụng cơ sở vật chất và trang thiết bị
Lãng phí về việc không sử dụng hết công năng của máy tính đã làm tốn về cơ sở vật chất, chiếm không gian để sử dụng máy tính. Các nhân viên không sắp xếp thời gian để sử dụng chung máy vi tính. Dữ liệu của hồ sơ đền bù đều lưu trữ trên máy tính của nhân viên, không được tổ chức lưu trữ trên một máy chủ để có thể truy cập, làm việc ở những máy vi tính khác. Chính điều này dẫn đến nhu cầu của mỗi nhân viên cần có máy tính cho riêng mình.
Gây lãng phí về cơ sở vật chất, trang thiết bị.
Giờ làm việc chưa được quản lý chặt chẽ, hệ thống mạng chưa quản lý chung, chưa có chế tài xử lý khi nhân viên lên mạng thực hiện công việc riêng, của cá nhân.
Về văn phòng phẩm, các nhân viên chưa được tuyên truyền tốt về ý thức tiết kiệm. Khi thực hiện tiết kiệm thì nguồn kinh phí phục vụ không sử dụng, đem lại nguồn thu nhập cao hơn cho chính mỗi nhân viên. Ngoài ra việc
sử dụng thiết bị máy in, máy photocopy, vật dụng chuyên dụng, đa số nhân viên tự ý sử dụng, tìm tòi sử dụng, không được chỉ dẫn, hướng dẫn cụ thể; bên cạnh đó, nhân viên cũng chưa có ý thức học hỏi để sử dụng đúng, giữ gìn trang thiết bị, tiết kiệm văn phòng phẩm.
Đối với việc lãng phí về điện, nước, cơ quan đã có quy định, quy chế, nhưng chưa được triển khai tốt, chưa có chế tài xử lý nên việc lãng phí sử dụng vẫn diễn ra.
3.3.1.2 Lãng phí về lao động
Thực tế công tác giải toả đền bù chưa được đào tạo, bồi dưỡng tốt, chưa có trường lớp giảng dạy. Những người đi trước nghiên cứu, tìm hiểu và qua kinh nghiệm để làm việc, sau đó những người đi sau được hướng dẫn và tự học hỏi những người đi trước để làm công việc của mình. Do đó không tránh được tình trạng tuyển dụng nhiều nhân viên vào để làm việc. Vì nhân viên không hiểu biết được ngay về công tác chuyên môn khi mới được tuyển và công việc được làm lại không phù hợp chuyên môn.
Ngoài ra, quy trình làm việc chưa được cải tiến tốt, còn phải làm thủ công, nhiều công việc bị trùng lặp nên số lượng nhân viên cần thiết để làm việc phải duy trì số lượng nhiều.
3.3.1.3 Lãng phí do thiết bị hư hỏng
Qua quan sát thực tế, việc thiết bị hư hỏng dẫn đến lãng phí về chi phí phục vụ, thời gian chờ đợi, sửa chữa, khôi phục, lập lại dữ liệu. Nguyên nhân do đơn vị chưa thấy được lợi ích phải thường xuyên cho thực hiện bảo dưỡng, bảo trì định kỳ thiết bị. Việc hợp đồng với một công ty khác để bảo dưỡng, bảo trì định kỳ hoặc hợp đồng tuyển thêm một số nhân viên chuyên về công nghệ thông tin thực hiện sẽ tránh được việc hư hỏng thiết bị, giảm chi phí, tăng phúc lợi cho người lao động.
3.3.1.4 Lãng phí do tìm kiếm, di chuyển nhiều
Việc sắp xếp gọn gàng, phân loại hồ sơ, tài liệu sẽ làm giảm thời gian để tìm kiếm, di chuyển, tránh lãng phí. Điều này chắc chắn các nhân viên đều biết đến lợi ích của nó. Tuy nhiên mọi người lại chưa có ý thức thực hiện tốt , do cho được nhắc nhở thường xuyên, chưa có phong trào phát động thực hiện.
3.3.2 Lãng phí vô hình
3.3.2.1 Lãng phí do trùng lặp, chờ đợi
Trước đây, tại Ban giải toả đền bù đã được đề xuất sử dụng cho làm một phần mềm sử dụng chung cho toàn cơ quan để mọi người có thể nhập dữ liệu, chia sẻ và sử dụng chung, thuận lợi trong công tác báo cáo, thống kê.
Nhưng đến nay chưa thực hiện được và nhiều năm qua việc lãng phí do trùng lặp, chờ đợi giải quyết công việc vẫn chưa được giải quyết. Qua thực tế làm việc, quan sát, việc chưa làm được phần mềm sử dụng chung là do chưa có quyết tâm để thực hiện, chưa thấy được lợi ích thực sự của nó, mọi người chưa sẵn sàng tiếp nhận cải tiến mới. Làm được điều này sẽ là một cải tiến lớn về quy trình làm việc, tránh lãng phí rất lớn.
3.3.2.2 Lãng phí do hoạt động thừa
Lãng phí này có nguyên nhân chính là do con người thực hiện, do chưa có quy trình sắp xếp, làm việc tốt. Việc báo cáo số liệu nên được chuẩn hoá bằng dữ liệu số và chỉ cần xem trên mạng, truy xuất để sử dụng chung cho việc báo cáo, họp Hội đồng. Ngoài ra việc tổ chức họp Hội đồng, họp cơ quan người chủ trì phải chuẩn bị chu đáo nội dung cuộc họp, những người được phân công phải thực hiện nội dung chính xác, đầy đủ. Điều này cần phải có phương pháp và phương thức quy chuẩn.
3.3.2.3 Lãng phí do thực hiện lỗi
Từ thực tế quan sát, nhân viên hay bị lỗi văn bản đánh máy và ghi chép là do không cẩn thân, không tập trung khi làm việc. Khi phát hiện ra lỗi nhưng cho rằng không có hậu quả nghiêm trọng nên không khắc phục. Việc này lâu dài làm cho tính cẩn thận, tập trung khi làm việc kém đi và hậu quả nghiêm trọng lúc nào đó tất yếu sẽ xảy ra.
Đối với những lỗi này, đơn vị cũng chưa có chế tài nhắc nhở, xử lý kịp thời và chưa có cơ chế kiểm soát phát hiện lỗi văn bản, hồ sơ ghi chép. Mọi người vẫn bỏ qua khi gặp những lỗi không gây hậu quả nghiêm trọng.
3.3.2.4 Lãng phí do chưa thực hiện tốt việc phổ biến, thể hiện trực quan
Việc phổ biến, thể hiện trực quan chưa thực hiện tốt đã gây lãng phí cho đơn vị. Nguyên nhân của nó là do đơn vị đã không chú trọng thực hiện phổ biến, thể hiện trực quan. Mọi người chưa quan tâm đến công việc chung, mỗi người chỉ hoàn thành xong trách nhiệm, công việc của mình, không chia sẻ đóng góp ý kiến xây dựng, chia sẻ thông tin, kết quả cho những người khác. Những nhân viên mới, người dân giải toả sẽ phải tự tìm hiểm, tự tìm cách giải quyết.
3.3.2.5 Lãng phí do không phát huy sức sáng tạo của nhân viên
Việc phát huy sức sáng tạo của nhân viên, tạo ra lợi ích thiết thực cho đơn vị, cho mỗi cá nhân, hiện nay Ban Giải toả đền bù chưa thực hiện được.
Điều này xảy ra do bản thân của mỗi nhân viên chưa thực sự tâm huyết quan tâm đến lợi ích chung của tập thể. Ngoài ra đơn vị cũng chưa chú trọng tiếp nhận sự đóng góp ý kiến, sáng kiến của cán bộ nhân viên để nghiên cứu triển khai thực hiện. Nhiều đề xuất đã được đưa ra để cải tiến quy trình làm việc nhưng vẫn chưa thực hiện được hoặc triển khai thực hiện chưa xong.
Các loại lãng phí được phát hiện nêu trên cần phải được giảm đến mức tối đa hoặc loại bỏ hoàn toàn, để tạo thêm nguồn thu nhập cho nhân viên và
quan trọng hơn hết là tạo môi trường làm việc tốt hơn, giúp cho mọi người gắn bó với đơn vị mình hơn.