Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH THẺ CỦA CÁC NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI
1.2. Quản lý hoạt động kinh doanh thẻ Ngân hàng
1.2.2. Nội dung quản lý hoạt động kinh doanh thẻ của ngân hàng thương mại
Nghiệp vụ phát hành thẻ của ngân hàng bao gồm việc quản lý và triển khai toàn bộ quá trình phát hành thẻ, sử dụng thẻ và thu nợ khách hàng. Mỗi một phần đều liên quan rất chặt chẽ đến việc phục vụ khách hàng và quản lý rủi ro cho ngân hàng. Các tổ chức tài chính, ngân hàng phát hành thẻ phải xây dựng các quy định về việc phát hành, sử dụng thẻ và thu nợ.
*.Đối tượng phát hành thẻ
Các cá nhân xin phát hành và sử dụng thẻ tín dụng dưới sự uỷ quyền và/hoặc bảo lãnh của các tổ chức, công ty như các cơ quan nhà nước, các doanh nghiệp, các tổ chức quốc tế. Các cá nhân có nguyện vọng và đáp ứng các điều kiện sử dụng thẻ theo quy định của ngân hàng.
*.Điều kiện phát hành thẻ
Đối tượng xin phát hành thẻ là Tổ chức, công ty: người sử dụng thẻ phải là đại diện hợp pháp của tổ chức, công ty đó.
Đối tƣợng xin phát hành thẻ là Cá nhân: Có năng lực pháp luật dân sự và năng lực hành vi dân sự.
Các chủ thẻ xin cấp và sử dụng thẻ tín dụng trên cơ sở tín chấp phải có đủ năng lực tài chính để trả nợ khoản tín dụng đã sử dụng cùng lãi và phí phát sinh.Chủ thẻ có thế chấp, cầm cố hoặc ký quỹ thì không phải đáp ứng các yêu cầu trên.Đối với thẻ ghi nợ, chủ thẻ cần phải mở và duy trì số dƣ trên tài khoản tiền gửi.
*.Quy trình phát hành thẻ
Quy trình phát hành thẻ cho khách hàng bao gồm các bước sau:
Sơ đồ 1.1: Quy trình phát hành thẻ
(1) Khách hàng nộp hồ sơ yêu cầu phát hành thẻ cho ngân hàng phát hành Ngân hàng phát hành yêu cầu khách hàng hoàn chỉnh hồ sơ phát hành thẻ với đầy đủ thông tin theo quy định.
Chủ thẻ
Ngân hàng phát hành
Tài khoản thẻ
(1) (2) (4) (3)
(2) Ngân hàng phát hành kiểm tra tính chính xác, hợp lệ của các thông tin trên hồ sơ yêu cầu phát hành thẻ do khách hàng khai báo. Tham khảo, đối chiếu với các thông báo phòng ngừa rủi ro (nếu có) của các cơ quan khác và các cơ quan hữu quan.
(3) Sau khi hồ sơ đƣợc chấp nhận, ngân hàng mở tài khoản thẻ cho khách hàng, thu phí phát hành thẻ, lập hồ sơ quản lý thẻ, xác định hạng thẻ và loại thẻ, xác định hạn mức tín dụng đối với thẻ tín dụng, tiền hành mã hoá thẻ, xác định số PIN và in thẻ.
(4) Ngân hàng tiến hành giao thẻ cho khách hàng một cách an toàn và đảm bảo bí mật. Chủ thẻ nhận thẻ và ký vào giấy giao nhận thẻ và băng chữ ký ở mặt sau của thẻ.
Sau khi đã giao thẻ cho khách hàng, ngân hàng thực hiện:
- Quản lý thông tin khách hàng
- Quản lý hoạt động sử dụng thẻ của khách hàng: Giải quyết mọi yêu cầu liên quan đến việc sử dụng thẻ của khách hàng, thực hiện cập nhật vào hệ thống toàn bộ các giao dịch sử dụng thẻ của khách hàng,…
- Thực hiện thu nợ khách hàng (đối với thẻ tín dụng): Định kỳ ngân hàng sẽ gửi cho khách hàng bản sao kê toàn bộ giao dịch sử dụng thẻ của chủ thẻ trong kỳ. Sau đó thực hiện thu nợ theo số tiền đã thông báo trên sao kê.
- Cung cấp dịch vụ cho khách hàng
- Tổ chức thanh toán bù trừ với các tổ chức thẻ quốc tế.
Triển khai hoạt động phát hành thẻ, ngoài việc hưởng phí phát hành thẻ thu đƣợc từ chủ thẻ, thu lãi phạt do nộp thanh toán sao kê chậm, các ngân hàng còn được hưởng khoản phí trao đổi do ngân hàng thanh toán thẻ chia sẻ
từ phí thanh toán thẻ thông qua các tổ chức thẻ quốc tế. Đây là phần lợi nhuận cơ bản của các tổ chức tài chính, ngân hàng phát hành thẻ. Trên cơ sở nguồn thu này, các tổ chức tài chính, ngân hành phát hành thẻ đƣa ra đƣợc những chế độ miễn lãi và ƣu đãi khác cho khách hàng để mở rộng khách hàng sử dụng thẻ cũng nhƣ tăng doanh số sử dụng thẻ.
1.2.2.2.Quản lý nghiệp vụ thanh toán thẻ
Nội dung
Sơ đồ 1.2: Quy trình thanh toán thẻ
Hoạt động thanh toán thẻ của ngân hàng đƣợc thực hiện nhƣ sau:
*Xây dựng và quản lý hệ thống thông tin khách hàng ĐVCNT: Thực hiện xét duyệt và ký kết hợp đồng chấp nhận thanh toán thẻ với các ĐVCNT, trong đó có quy định rõ mức chiết khấu với các giao dịch chấp nhận thanh toán thẻ.
*Quản lý hoạt động của mạng lưới ĐVCNT.
*Tổ chức thanh toán các giao dịch sử dụng thẻ cho các ĐVCNT
CHỦ THẺ ĐƠN VỊ CHẤP
NHẬN THẺ
NGÂN HÀNG PHÁT HÀNH
NGÂN HÀNG THANH TOÁN TỔ CHỨC THẺ
QUỐC TẾ
1-mua hàng hóa dịch vụ hoặc ứng tiền mặt
2-hóa đơn thanh toán
6-gửi dữ liệu
7-báo nợ
4-gửi dữ liệu
5-báo có
3-Tạm ứng
8-Sao kê
9-Thanh toán
Việc thanh toán thẻ khi có giao dịch phát sinh diễn ra nhƣ sau:
(1) Chủ thẻ dùng thẻ để thanh toán tiền hàng hoá, dịch vụ hoặc rút tiền mặt tại các ĐVCNT. ĐVCNT khi nhận đƣợc thẻ từ khách hàng phải kiểm tra tính hợp lệ. Nếu hợp lệ ĐVCNT sẽ cung cấp hàng hoá, dịch vụ hoặc tiền mặt cho khách hàng.
(2) ĐVCNT giao dịch với ngân hàng: gửi hoá đơn thanh toán thẻ cho ngân hàng thanh toán.
Hoá đơn thanh toán thẻ được lưu tại ngân hàng thanh toán thẻ dùng làm chứng từ gốc để kiểm tra và giải quyết khiếu nại (nếu có).
(3) Ngân hàng thanh toán ghi có vào tài khoản của ĐVCNT.
(4) Thanh toán với tổ chức thẻ quốc tế và các thành viên khác.
Cuối mỗi ngày ngân hàng tổng hợp toàn bộ dữ liệu các giao dịch phát sinh từ thẻ do ngân hàng khác phát hành và truyền dữ liệu cho TCTQT.
(5) TCTQT báo có cho NHTT. TCTQT sau khi nhận đƣợc dữ liệu từ NHTT sẽ tiến hành ghi có cho ngân hàng. Dữ liệu mà TCTQT truyền về bao gồm những khoản NHTT đã trả, những khoản phí phải trả cho TCTQT, những giao dịch bị tra soát.
(6) TCTQT truyền dữ liệu cho ngân hàng phát hành.
(7) TCTQT báo nợ cho NHPH.
(8) Trên cơ sở đó NHPH gửi sao kê cho chủ thẻ.
(9) Chủ thẻ thanh toán nợ cho NHPH: Sau khi nhận đƣợc sao kê chủ thẻ sẽ phải tiền hành trả tiền cho những khoản hàng hoá dịch vụ mà mình đã tiêu dùng.
Trong một số trường hợp ĐVCNT phải liên hệ với NHPH hoặc TCTQT (thay mặt NHPH) để xin cấp phép thanh toán thẻ tín dụng. Cấp phép thanh toán là việc NHPH thẻ trực tiếp hoặc thông báo TCTQT chuẩn bị giao dịch thẻ bằng cách cung cấp số cấp phép hoặc có yêu cầu xử lý thích hợp đối với giao dịch xin cấp phép.
Đối với giao dịch phải xin cấp phép, ĐVCNT phải xin cấp phép tự động hoặc liên hệ NHPH để xin cấp phép theo quy định. Các giao dịch phải xin cấp phép gồm:
- Toàn bộ các giao dịch ứng tiền mặt - Các giao dịch thực hiện bằng máy EDC
- Đối với các giao dịch thường, nếu số tiền của giao dịch bằng hoặc lớn hơn hạn mức thanh toán của ĐVCNT
- Ngoài ra trong quá trình thanh toán thẻ còn phát sinh nghiệp vụ tra soát, khiếu nại và đòi bồi hoàn.
*Cung cấp dịch vụ khách hàng.
*Tổ chức tập huấn kiến thức thanh toán thẻ cho nhân viên các ĐVCNT.
*Cung cấp trang thiết bị, vật tƣ phục vụ cho công tác thanh toán thẻ.
Nghiệp vụ thanh toán thẻ quốc tế đem lại nguồn thu chính cho ngân hàng kinh doanh thẻ vì vậy các ngân hàng luôn chú trọng phát triển hiệu quả mạng lưới ĐVCNT.
Các thiết bị có liên quan
Thanh toán bằng thẻ là một hình thức thanh toán hiện đại, sử dụng chủ yếu bằng máy móc thiết bị. Các loại thiết bị hỗ trợ có nhiều nhƣng hiện nay chủ yếu là các loại sau:
*Máy chà hoá đơn: là một thiết bị dùng để in lại những thông tin cần thiết đƣợc dập nổi trên thẻ lên hoá đơn nhƣ: Số thẻ, tên chủ thẻ, ngày hiệu lực của thẻ… Hoá đơn đƣợc xem nhƣ bằng chứng xác đáng về việc tiêu dùng của chủ thẻ đồng thời là cơ sở pháp lý giải quyết tranh chấp giữa các đối tƣợng liên quan (nếu có).
*Máy cấp phép tự động: là một thiết bị đọc từ đƣợc kết nối với mạng ngân hàng chấp nhận thẻ và các ngân hàng phát hành thẻ trên thế giới. Nó đƣợc dùng để cấp phép và xử lý trực tuyến các giao dịch thẻ tại ĐVCNT.Các giao dịch tài chính nhờ vậy mà đƣợc thực hiện và ghi lại trên tài khoản chủ thẻ tại ngân hàng phát hành thẻ.
Máy đƣợc cấu tạo đặc biệt có bộ phận đọc giải băng từ trên thẻ. Việc đọc này còn giúp cho việc kiểm tra tính chất thật giả trên thẻ. Trên thiết bị có màn hình hiển thị các thông tin vừa đọc và có bàn phím để nhập số tiền xin cấp phép. Sau khi truyền thông tin đi, máy sẽ nhận trả lời trực tiếp từ trung tâm xử lý cấp phép. Máy này giúp cho các giao dịch đƣợc thực hiện suốt 24giờ/ngày.
*Máy rút tiền tự động ATM: Hệ thống giao dịch tự động ATM cũng phục vụ cho hoạt động thanh toán thẻ thông qua việc ứng tiền mặt cho chủ thẻ quốc tế.
Máy ATM gồm một số bộ phận cơ bản: Màn hình, bàn phím để thực hiện các thao tác lệnh rút tiền, chuyển tiền…, khe để đƣa thẻ vào máy, khe nhận tiền từ máy đƣa ra, khe nhận hoá đơn giao dịch… Muốn rút tiền, chủ thẻ phải đƣa thẻ vào máy và nhập đúng số PIN. Máy sẽ không hiện số PIN lên màn hình để đảm bảo bí mật và an toàn. Nếu chủ thẻ nhập sai số PIN, máy sẽ báo lỗi trên màn hình và không thực hiện lệnh rút tiền.
Trước đây khi muốn rút tiền, người ta phải đến ngân hàng trước giờ đóng cửa, nhƣng từ khi ATM ra đời và làm việc 24giờ/ngày thì khách hàng có thể rút tiền mặt, chuyển khoản, kiểm tra số dƣ tài khoản của mình… vào bất cứ lúc nào. Do tính tiện lợi mà máy ATM ngày càng đƣợc sử dụng rộng rãi và phát triển ra trên toàn thế giới. Ngày nay rất nhiều ngân hàng phát triển hệ thống ATM chung với các công ty tài chính khác. Hệ thống này mang tính chất khu vực, quốc gia hay quốc tế.
1.2.2.3 Hoạt động quản lý rủi ro
Phát hành và thanh toán thẻ ngân hàng phải đối mặt với khá nhiều loại rủi ro khác nhau nhƣ: việc các tổ chức, cá nhân cố ý sử dụng thẻ một cách không hợp pháp, các đơn vị chấp nhận thẻ không tuân thủ quy trình đã đƣợc hướng dẫn, thực hiện giao dịch giả mạo, cung cấp các thông tin về thẻ cho bên thứ ba hoặc việc các đơn vị chấp nhận thẻ không thông báo việc chấm dứt hoạt động kinh doanh trong khi vẫn còn nợ tiền ngân hàng…Tất cả những hành vi trên đều gây ra những rủi ro và tổn thất tài chính đối với ngân hàng.
Chính vì vậy, một trong những lĩnh vực quan trọng của kinh doanh thẻ ngân hàng là hoạt động quản lý rủi ro.
1.2.2.4 Marketing và dịch vụ khách hàng
Cũng nhƣ những ngành nghề khác, kinh doanh thẻ ngân hàng đòi hỏi chú trọng đáng kể vào công tác marketing và dịch vụ khách hàng. Marketing và dịch vụ khách hàng trong kinh doanh thẻ bao gồm toàn bộ các phương thức để tìm kiếm khách hàng ( đơn vị chấp nhận thẻ và chủ thẻ ), giúp họ tiếp cận, quyết định lựa chọn phương thức thanh toán phi tiền mặt này và trở thành khách hàng lâu dài của ngân hàng.
Nó bao gồm các hoạt động cụ thể nhƣ: tiếp xúc với các đơn vị cung ứng hàng hóa, dịch vụ có tiềm năng cho hoạt động thẻ, thuyết phục họ ký kết hợp đồng chấp nhận thanh toán thẻ thông qua những lợi ích về thẻ ngân hàng và các ƣu thế của ngân hàng riêng biệt.Cung cấp dịch vụ cho các đơn vị chấp nhận thẻ như: lắp đặt các thiết bị đọc thẻ, hướng dẫn quy trình nghiệp vụ, thao tác cần thiết cho hoạt động chấp nhận thẻ, tiếp nhận những yêu cầu về duy trì, bảo dƣỡng máy móc thiết bị từ đơn vị chấp nhận thẻ.Tiến hành việc quảng cáo cho các đơn vị chấp nhận thẻ nói chung hoặc các đơn vị chấp nhận thẻ tiềm năng cùng với chương trình quảng cáo, khuếch trương thẻ.Nâng cao tính trung thành của các đơn vị chấp nhận thẻ bằng cách xếp hạng, tính điểm phục vụ hoặc lƣợng giá trị giao dịch tại đơn vị để từ đó có thể giảm phí chiết khấu…Tiếp xúc với các khách hàng là cá nhân, doanh nghiệp có tiềm năng sử dụng thẻ, thuyết phục họ ký kết hợp đồng sử dụng thẻ thông qua những tiện ích của thẻ ngân hàng nói chung và các ƣu thế, những dịch vụ mà ngân hàng cung cấp nói riêng.Duy trì mối liên hệ với chủ thẻ, khuyến khích tiêu dùng của chủ thẻ thông qua các chương trình khuyến mại, điểm thưởng…
1.2.2.5 Hệ thống công nghệ
Thẻ ngân hàng là một sản phẩm gắn liền với công nghệ hiện đại. Chính vì vậy, hệ thống công nghệ kỹ thuật đóng vai trò rất quan trọng cho dịch vụ thẻ phát triển và hoạt động hiệu quả.
Giải pháp cho hệ thống công nghệ của ngân hàng phải đƣợc lựa chọn phù hợp với định hướng chiến lược phát triển. Ngân hàng triển khai dịch vụ thẻ phải đầu tƣ một hệ thống công nghệ kỹ thuật theo chuẩn quốc tế bao gồm hệ thống quản lý thông tin khách hàng, hệ thống quản lý hoạt động sử dụng
và thanh toán thẻ đáp ứng yêu cầu của các Tổ chức thẻ quốc tế. Hệ thống này kết nối trực tuyến với hệ thống xử lý dữ liệu của các Tổ chức thẻ quốc tế.
Bên cạnh đó, ngân hàng cần đầu tƣ hệ thống trang thiết bị phục vụ cho việc phát hành và thanh toán thẻ phải đồng bộ và có khả năng tích hợp cao giúp giao dịch thẻ đƣợc xử lý nhanh góp phần tăng khả năng và tốc độ xử lý của toàn hệ thống.