Chi phí bán hàng là toàn bộ các chi phí phát sinh liên quan đến quá trình bán hàng hóa.
Chi phí bán hàng bao gồm các yếu tố sau:
- Chi phí nhân viên bán hàng: Là toàn bộ các khoản tiền lương phải trả cho nhân viên bán hàng và nhân viên đóng gói, bảo quản hàng hóa, vận chuyển đi tiêu thj và các khoản trích theo lương.
- Chi phí bao bì: Là chi phí về bao bì để đóng gói, bảo quản hàng hóa, vật liệu dùng để sửa chữa TSCĐ dùng trong quá trình bán hàng, nhiên liệu cho vận chuyển hàng hóa.
- Chi phí khấu hao TSCĐ: Để phục vụ cho quá trình tiêu thụ hàng hóa như nhà kho, phương tiện vận chuyển, máy tính
- Chi phí dịch vụ mua ngoài: Là các khoản chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho quá trình tiêu thụ hàng hóa như: chi phí thuê kho, văn phòng, thuê bốc dỡ vận chuyển.
- Chi phí bằng tiền khác: là các khoản chi phí bằng tiền phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hóa nằm ngoài các chi phí nêu trên như: chi phí tiếp khách, hội nghị khách hàng,…
Chứng từ kế toán sử dụng: Phiếu chi, Hóa đơn GTGT(liên 2), tờ khai hải quan...
Sổ kế toán: Kế toán sử dụng các loại sổ: nhật ký chung, sổ cái TK 641, Bảng tổng hợp phát sinh tài khoản 641.
Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh về chi phí bán hàng, căn cứ các chứng từ hạch toán ban đầu, kế toán tiến hành nhập số liệu vào phần mềm, phần mềm sẽ tự động xử lý và ghi vào các sổ kế toán có liên quan. Khi kế toán thực hiện các bút toán kết chuyển cuối tháng, số dư TK 641 sẽ được kết chuyển sang TK 911.
Tài khoản kế toán sử dụng: Tài khoản 641- Chi phí bán hàng . Tài khoản này công ty mở chi tiết 2 tài khoản cấp 2 như sau:
+ TK 6411 – Chi phí nhân viên.
+ TK 6417 – Dịch vụ mua ngoài.
Bên Nợ:
- Tập hợp chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ.
Bên Có:
- Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng
Kết chuyển chi phí bán hàng để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ.
3.6.1.1. Hạch toán TK 6411 – Chi phí nhân viên
Kế toán công ty hạch toán chi phí nhân viên bán hàng vào tài khoản 6411. Tài khoản này công ty dùng để phản ánh tiền chi trả cho công tác phí theo xe tải chở hàng và chi phí theo xe lấy mẫu hàng. Các khoản chi phí này được thanh toán bằng tiền mặt và xe tải công ty thuê ngoài. Khi phát sinh các khoản chi tiền mặt cho hoạt động bán hàng, kế toán tiền mặt viết phiếu chi.
Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Hoàng Mai P203/C3 – 34A Trần Phú – Ba Đình – Hà Nội SỔ CÁI TÀI KHOẢN Năm 2013
Tài khoản 6411 – Chi phí nhân viên
( ĐVT: Đồng )
Chứng từ Diễn giải TK
Đối ứng
Số phát sinh
SH NT Nợ Có
PC10/T1 10/01 Chi trả lương cho nhân
viên VP 112 250.387.000
PC131/T1 13/01 Chi tiền công tác phí 111 2.170.000
…….. …… ………. …. ……… ……….
PC316/T12 31/12 Chi thưởng Tết Dương lịch
111 2.500.000
PC317/T12 31/12 Kết chuyển chi phí bán
hàng 911 4.223.168.831
Cộng Tk 6411 4.223.168.831 4.223.168.831
Số dư cuối kì - -
Ngày 12 tháng 3 năm 2015 Người ghi sổ Kế toán trưởng Tổng Giám đốc
3.6.1.2. Hạch toán tài khoản 6417 – Chi phí dịch vụ mua ngoài:
Chi phí dịch vụ mua ngoài của công ty bao gồm chi tiền gửi hàng mẫu, cước vận chuyển hàng xuất khẩu, chi phí tiền thuê công tơ nơ, máy móc để vận chuyển, bốc dỡ hàng hóa, hóa đơn hàng xuất khẩu, phí hải quan…. Các chi phí trên có thể được thanh toán bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng. Khi thanh toán bằng tiền mặt, kế toán tiền mặt căn cứ vào hóa đơn GTGT để hạch toán phiếu chi vào phần mềm.
3.6.2. Chi phí Quản lý doanh nghiệp:
Chi phí quản lý doanh nghiệp là toàn bộ chi phí liên quan đến hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh, quản lý hành chính và một số khoản khác có tính chất chung toàn doanh nghiệp.
Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm:
- Chi phí nhân viên quản lý: Tiền lương, phụ cấp phải trả cho ban giám đốc, nhân viên các phòng ban của doanh nghiệp và các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ trên tiền lương nhân viên quản lý theo tỷ lệ quy định.
- Chi phí nhân viên quản lý: Trị giá thực tế của các loại vật liệu, nhiên liệu xuất dùng cho hoạt động quản lý của ban giám đốc và các phòng ban nghiệp vụ của công ty,… dùng chung của doanh nghiệp.
- Chi phí đồ dùng văn phòng: Chi phí về công cụ, dụng cụ, đồ dùng văn phòng dùng cho công tác quản lý chung của doanh nghiệp.
- Chi phí khấu hao TSCĐ: Khấu hao của những TSCĐ dùng chung cho công ty như văn phòng làm việc, phương tiện truyền dẫn,…
- Thuế, phí và lệ phí: Các khoản thuế như thuế nhà đất, thuế môn bài,…và các khoản phí, lệ phí giao thông, cầu phà,…
- Chi phí dự phòng: Khoản trích lập dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả tính vào chi phí sản xuất kinh doanh.
- Chi phí dịch vụ mua ngoài: Các khoản chi phí về dịch vụ mua ngoài phục vụ chung toàn doanh nghiệp như: tiền điện, nước, thuê sửa chữa TSCĐ.
- Chi phí bằng tiền khác: Các khoản chi phí khác bằng tiền ngoài các chi phí trên như chi hội nghị, chi công tác phí, chi đào tạo cán bộ và các khoản chi khác,...
Chứng từ kế toán sử dụng: Phiếu chi, hoá đơn, Bảng tính và phân bổ tiền lương, BHXH, BHYT...., bảng trích và phân bổ khấu hao TSCĐ, Séc...
Tài khoản kế toán sử dụng: TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp và các tài khoản chi tiết theo từng khoản mục chi phí.
TK 6421 – Chi phí nhân viên quản lý TK 6422- Chi phí vật liệu quản lý TK 6423 – Chi phí đồ dùng văn phòng TK 6424 - Chi phí khấu hao TSCĐ.
TK 6425 – Thuế, phí, lệ phí.
TK 6427 – Chi phí dịch vụ mua ngoài.
TK 6428 – Chi phí bằng tiền khác.
Sổ kế toán sử dụng: Bảng tổng hợp số phát sinh tài khoản 642, sổ Nhật ký chung, sổ chi tiết TK 642, Sổ Cái TK 642...
Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh về chi phí quản lý doanh nghiệp, căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán tiến hành nhập số liệu vào máy, phần mềm sẽ tự động xử lý và kết chuyển vào các sổ kế toán có liên quan. Khi kế toán thực hiện các bút toán kết chuyển cuối tháng, số dư TK 642 sẽ được kết chuyển sang TK 911.
Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Hoàng Mai P 204/ C3 – 34A Trần Phú – Ba Đình – Hà Nội SỔ CÁI TÀI KHOẢN Năm 2013
Tài khoản: 6421 – Chi phí nhân viên quản lý
( ĐVT: Đồng)
Chứng từ Diễn giải TK Đối
ứng
Số phát sinh
SH NT Nợ Có
NVK0362 05/01 Tiền phép cho nhân viên VP 335 17.577.808 NVK0363 10/01 Tiền lương tháng 12/2012
cho Nhân viên VP
3341 251.142.749
... ... ... ... ...
NVK1015 15/10 Bảo hiểm xã hội cho nhân viên VP
3383 12.870.000
... ... ... ... ... ...
NVK1575 31/12 Kết chuyển lãi, lỗ 911 4.500.300.000
Cộng TK 6421 4.500.300.000 4.500.000.000
Số dư cuối kì - -
Ngày 15 tháng 03 năm 2014 Người lập Kế toán trưởng Tổng giám đốc
* Hạch toán tài khoản 6421 – Chi phí nhân viên quản lý .
Lương nhân viên quản lý trong công ty là lương trả cho giám đốc, bộ phận văn phòng.
Trong đó bộ phận văn phòng của công ty bao gồm: phòng kế toán, phòng nhân sự, phòng kinh doanh, phòng xuất nhập khẩu, phòng Marketing. Công ty tính lương theo hình thức lương
thời gian. Tiền lương phải trả cho người lao động được tính dựa trên số ngày làm việc thực tế (căn cứ vào bảng chấm công), mức lương ngày, hệ số lương, các khoản thưởng và phụ cấp các loại. Công thức tính lương như sau:
Lương tháng thực lĩnh = lương thời gian theo ngày thường+ lương tăng ca+ các khoản thưởng và phụ cấp các loại – các khoản bị trừ.
Trong đó:
- Lương thời gian theo ngày thường= Lương cơ bản * số ngày công trong tháng/26 - Lương tăng ca= Lương cơ bản * số giờ tăng ca* 150%/8.
- Các khoản thưởng và phụ cấp: thưởng năng suất theo cấp bậc+ thưởng chuyên cần+
hỗ trợ xăng xe và nhà trọ+ tiền ăn+ hỗ trợ con nhỏ+ phụ cấp khác - Các khoản trừ: Phí công đoàn+ tiền ăn+ bảo hiểm các loại.
Kế toán lương tiến hành chấm công cho các nhân viên văn phòng theo số ngày công thực tế dựa trên máy chấm công ở cổng ra vào.
Đồng thời với việc chấm công của kế toán, hàng tháng các trưởng phòng sẽ tiến hành theo dõi và chốt số ngày công cho công nhân, kết hợp với việc theo dõi số ngày công của công nhân thông qua hệ thống máy chấm công. Ngoài ra các trưởng phòng còn đánh giá chất lượng làm việc của nhân viên thông qua hệ thống CVA để tính mức thưởng hàng tháng cho nhân viê.
Kế toán tiến hành lập bảng tính lương cho công nhân và trình lên giám đốc ký duyệt. Định kỳ từ mùng 05 đến mùng 10 của tháng tiếp theo, công ty sẽ trả lương cho công nhân vào tài khoản ngân hàng của từng người.
* Hạch toán tài khoản 6422 – Chi phí vật liệu quản lý Hạch toán tài khoản 6423 – Chi phí đồ dùng văn phòng
Kế toán phản ánh và theo dõi số lượng cũng như giá trị của các loại công cụ dụng cụ, vật liệu, văn phòng phẩm dùng cho bộ phận văn phòng. Đối với CCDC, hàng tháng, kế toán tiến hành trích và phân bổ chi phí khấu hao công cụ dụng cụ đó như máy in, máy photo, tivi, bếp ga...
Chứng từ và sổ sách sử dụng: phiếu nhập kho CCDC, bảng kê phân bổ CCDC, phiếu chi, giấy báo Nợ, sổ theo dõi CCDC tại nơi sử dụng
* Hạch toán tài khoản 6424 – Chi phí khấu hao TSCĐ:
Tài khoản 6424 phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho bộ phận văn phòng có giá trị trên 30 triệu đồng như: Nhà vệ sinh... Khi mới mua TSCĐ về, kế toán tiến hành khai báo các thông tin ban đầu trên phần mềm như sau: Vào Danh mục/ Danh mục TSCĐ. Tại màn
hình giao diện ghi tăng TSCĐ, nhập các thông tin cần thiế và kết thúc nhấn nút Lưu. Phần mềm sẽ tổ chức theo dõi TSCĐ theo các phòng ban sử dụng và trích khấu hao theo thời gian phân bổ. Công ty phân bổ TSCĐ theo phương pháp đường thẳng, TSCĐ được phân bổ nhiều lần theo thời gian sử dụng, phân bổ đều theo tháng, kế toán công ty hạch toán khấu hao TSCĐ vào TK 214, sau đó phân bổ theo tháng cho bộ phận văn phòng.
* Hạch toán tài khoản 6425- Thuế, phí, lệ phí.
Đối với các khoản thanh toán phí SMS, phí quản lý TK, lệ phí cấp giấy chứng nhận đăng kiểm... kế toán của công ty hạch toán vào TK 6425. Hình thức thanh toán chủ yếu bằng tiền gửi ngân hàng. Kế toán hạch toán vào phần mềm ủy nhiệm chi như sau: vào phân hệ Nhập dữ liệu/ chọn loại chứng từ/ ngân hàng/ thu tiền ngân hàng, tiến hành nhập các thông tin cần thiết vào các ô: đối tượng, địa chỉ, người nhận , lý do chi... Nhấn nút Lưu để kết thúc quá trình nhập liệu.
* Hạch toán tài khoản 6427- chi phí dịch vụ mua ngoài và hạch toán tài khoản 6428 – Chi phí bằng tiền khác
Chi phí dịch vụ mua ngoài của công ty bao gồm: đổi gas văn phòng, chi tiền rửa xe, chi vẽ cầu đường, cước điện thoại, tiền xăng đi công tác, tiền điện văn phòng, phí bảo trì Network Korea Tivi, mua thuốc phòng y tế...
Chi phí bằng tiền khác gồm: chi tiền ăn đi công tác, thanh toán chi phí bác sĩ khám cho công nhân, chi cafe tiếp khách, chi bánh kẹo liên hoan tất niên,...Các khoản chi phí này được thanh toán chủ yếu bằng tiền mặt. Do đó, các hóa đơn chứng từ chủ yếu là : hóa đơn GTGT, phiếu chi…
Đối với các dịch vụ mua ngoài phục vụ cho bộ phận văn phòng, số tiền thanh toán đã bao gồm thuế GTGT, khi đó căn cứ vào hóa đơn GTGT, kế toán tiến hành lập phiếu chi như : chi tiền điện thoại...
Chứng từ và sổ sách sử dụng: tương tự kế toán chi phí dịch vụ mua ngoài của chi phí bán hàng.
Việc hạch toán chi phí dịch vụ mua ngoài tương tự như TK 6417.
Sau đây trích sổ chi tiết TK 6427- chi phí dịch vụ mua ngoài và sổ cái TK 6428- chi phí bằng tiền khác.