CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC CHI PHÍ TRẢ TRƯỚC DÀI HẠN TRONG KIỂM TOÁN BCTC
1.3 QUY TRÌNH KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC CHI PHÍ TRẢ TRƯỚC DÀI HẠN
1.3.2 Thực hiện kiểm toán
1.3.2.1 Khảo sát về kiểm soát nội bộ đối với khoản mục Chi phí trả trước dài hạn
- Khảo sát vể sự hiện hữu chính sách kiểm soát, các quy định kiểm soát, các quy định về kiểm soát nội bộ
Để đánh giá về kiểm soát nội bộ của đơn vị đối với khoản mục chi phí trả trước dài hạn, KTV cần xem xét việc thiết kế các thủ tục này đơn vị này như thế nào bằng cách tìm hiểu, nghiên cứu kiểm soát nội bộ đối với chi phí trả trước dài hạn trong doanh nghiệp. KTV cần yêu cầu các nhà quản lý đơn vị cung cấp các văn bản quy định về kiểm soát nội bộ có liên quan như: Quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cá nhân, phòng ban trong việc thực hiện từng bước công việc liên quan đến phát sinh và hạch toán chi phí trả trước dài hạn như phương pháp và trình tự kiểm soát lập dự toán chi phí, trích trước chi phí thuê hoạt động TSCĐ, thuê văn phòng, điện nước.
Khi nghiên cứu các văn bản quy định về KSNB của đơn vị, KTV cần quan tâm đến các vấn đề sau:
Các quy định cho kiểm soát đối với các khâu, các bước của hoạt động thanh toán trước có đầy đủ hay không? Nếu quy định về kiểm soát bị thiếu hụt về khấu hao sẽ dẫn đến khả năng gây ra sai phạm ở khâu đó
Quy chế kiểm soát nội bộ đối với đặc điểm nội dung của chi phí trả trước dài hạn có chặt chẽ và thích hợp hay không. Bản thân nội dung các quy chế này thích hợp với tình hình hoạt động chung của đơn vị, tránh trường hợp không mang tính khả thi và xa rời thực tiễn đơn vị.
- Khảo sát việc áp dụng các quy chế kiểm soát nội bộ
Một hệ thống được thiết kế tốt nhưng trong thực tế chưa hẳn đã hoạt động tốt. Do đó KTV cần đánh giá các quy định này có được áp dụng trong thực tế hoạt động ở đơn vị hay không? Mục tiêu chủ yếu của việc tìm hiểu này là kiểm tra sự hiện hữu của kiểm soát nội bộ trong thực tế, đồng thời đánh
giá về khía cạnh thường xuyên liên tục, tính nhất quán khi ghi nhận và hạch toán chi phí trả trước dài hạn.
KTV có thể phỏng vấn các cá nhân có liên quan trong đơn vị vế ự hiện hữu của các bước kiểm toán như phỏng vấn lập dự toán chi phí sửa chữa lớn TSCĐ ở phòng bảo trì để xem xét đơn vị có tiến hành kiểm soát phê chuẩn với dự toán đã được lập ra hay không? Phỏng vấn kế toán viên xem bảng phân bổ chi phí và bảng chi phí trích trước có được xem xét và kiểm soát hay không? Bên cạnh đó, KTV cũng có thể trực tiếp quan sát công việc của nhân viên thực hiện kiểm soát…
KTV cũng có thể kiểm tra trên các chứng từ có liên quan xem có lưu lại dầu hiện của kiểm soátnội bộ hay không (như phê duyệt và chữ ký của các bộ phận chức năng, dấu hiệu hoàn thiện chứng từ của bộ phận kế toán…)
- Khảo sát về tình hình thực hiện các nguyên tắc tổ chức hoạt động kiểm soát nội bộ
Các nguyên tắc cơ bản trong tổ chức hoạt động kiểm soát nội bộ giúp hệ thống hoạt động hiệu quả, hiệu lực. Do đó, tìm hiểu về tình thực hiện các nguyen tắc tổ chức hoạt động kiểm soát nội bộ của đơn vị là một công việc có ý nghĩa quan trọng. Có ba nguyên tắc kiểm soát đó là: Phân công, phân nhiệm, Bất kiêm nhiệm và Phê chuẩn, ủy quyền. Khi thực hiện tìm hiểu về hệ thông kiểm soát nội bộ,KTV thường chú ý đến việc thực hiện thủ tục phê duyệt có đúng chức năng và quyền hạn hay không ví dụ người phê duyệt thanh toán khoản chi phí trả trước dài hạn có đúng là người được bổ nhiệm hay không? Đông thời KTV cũng xem xét đơn vị có sự cách ly thích hợp về trách nhiệm hay không? Ví dụ đơn vị có đảm bảo sự độc lập cần thiết của thủ kho (xuất CCDC dùng cho sản xuất) kế toán theo dõi phân bổ hay không?...
1.3.2.2 Thực hiện thủ tục phân tích đối với Chi phí trả trước dài hạn
Thủ tục phân tích được sử dụng để đánh giá sự hoạt động của chi phí trả trước dài hạn qua các kỳ kế toán nhằm khoanh vùng khả năng gian lận, sai
sót có thể xảy ra làm căn cứ để KTV thiết kế các thử nghiệm cơ bản. Trong quá trình thực hiện thủ tục phân tích, KTV sẽ kết hợp phân tích thông tin tài chính và phi tài chính để nhận biết được các nhân tố gây ra các biến động hợp lý và bất hợp lý. Để kiểm toán các khoản chi phí trả trước dài hạn, KTV thường thực hiện các kỹ thuật phân tích sau đây (kết hợp) :
- Lập bảng kê nội dung các khoản chi phí trả trước trong năm dài hạn trong năm của doanh nghiệp, ghi rõ bộ phận phát sinh, thời gian phát sinh, người cung cấp, số tiền (năm trước, năm nay)…
- So sánh chi phí trả trước dài hạn của năm nay với năm trước thơ tổng số và theo từng nội dung chi phí riêng biết dựa vào bảng kê đã lập như trên để xem biến động chi phí trả trước dài hạn là ít hay nhiều để tìm nguyên nhân chứng minh.
- Tính tỷ lệ tổng chi phí trả trước dài hạn trong năm đã được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ với tổng số chi phí trả trước dài hạn phát sinh trong kỳ theo toàn bộ chi phí trả trước dài hạn và tính cho từng nội dung chi phí trả trước dài hạn riêng biệt để so sánh giữa năm nay và năm trước nhằm tìm ra những chi phí trả trước dài hạn phát sinh nhưng chưa được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ (đang treo trên TK 242) qua đó tìm nguyên nhân và lý do để xác minh.
1.3.2.3 Kiểm tra chi tiết
Như đã nói ở trên, chi phí trả trước dài hạn thường có tính ổn định và có mối quan hệ tỷ lệ logic. Vì vậy kiểm toán chi phí trả trước dài hạn không phải trọng yếu, nên KTV thường thực hiện kỹ thuật phân tích trong kiểm toán, nếu thấy kết quả phân tích là logic, là hợp lý mà doanh nghiệp thực hiện kiểm toán lần sau thì KTV có thể đưa ra kết luận. Còn nếu doanh nghiệp thực hiện kiểm toán lần đầu tiên và kết quả phân tích có nhiều bất hợp lý thì KTV phải thực hiện thêm các kỹ thuật kiểm tra chi tiét. Phạm vi thực hiện kỹ thuật kiểm tra chi tiết
hiện kiểm tra chi tiết, KTV thường chỉ kiểm tra chi tiết số dư chi phí mua ngoài trả trước đối với những nghiệp vụ mới phát sinh và có số tiền lớn.
Kỹ thuật kiểm tra chi tiét về nghiệp vụ thường được thực hiện bằng cách kiểm tra các chứng từ, hóa đơn, tài liệu chứng minh và kiểm soát nghiệp vụ từ đầu khi phát sinh cho đến lúc phân bổ, quyết toán, ghi sổ và tổng hợp lập báo cáo tài chính. Cụ thể kiểm tra chi tiết đối với chi phí trả trước dài hạn như sau:
- KTV lập bảng tổng hợp phản ánh tình hình tăng, giảm chi phí trả trước dài hạn theo từng nội dung trong năm. KTV cần chú ý các nghiệp vụ bất thường (đặc biệt là các khoản chi có số dư lớn, các khoản chi không mang tính chất là chi phí trả trước dài hạn); đồng thời KTV cần phân tích bản chất của số dư các khoản chi phí phải trả, đánh giá tính hợp lý của các khoản chi phí sau khi đã thực hiện kiểm tra số tổng cộng và đối chiếu với sổ cái, báo cáo tài chính của đơn vị;
- KTV cần xem xét đánh giá tính hợp lý của thời gian phân bổ chi phí trả trước dìa hạn xem có phù hợp các quy định kế toán hay không? Sau đó thực hiện kiểm tra lại tính toán của bảng phân bổ và đánh giá tính hợp lý của việc phân bổ chi phí trả trước dài hạn vào các tài khoản chi phí liên quan;
- Kiểm tra các chứng từ, biên bản đối chiếu số liệu định kỳ giữa doanh nghiệp, với người cung cấp (có liên quan đến chi phí trả trước dài hạn). Kiểm tra độ tin cậy của kết quả này thông qua kiểm tra về quy trình đối chiếu công nợ của doanh nghiệp, thời gian đối chiếu, việc đối chiếu có thường xuyên hay không?
Tình hình xử lý chênh lệch có kịp thời không?...
- Xin xác nhận của người cung cấp xác nhận về số thời gian cung cấp, số tiền phải trả trên mỗi hóa đơn bán hàng, số dư tài khoản (đối với các khoản có liên quan đến chi phí trả trước dài hạn) tại các thời điểm lập BCTC…
- Nhờ các bộ phận sử dụng có liên quan xác minh về các chi phí trả trước dài hạn thực tế phát sinh , kiểm tra nhật ký công tác của bộ phận sử dụng…