2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp 2.1.1.1. Giới thiệu chung về doanh nghiệp
Tên doanh nghiệp : DNTN Phú Thịnh
Tên giao dịch: Doanh nghiệp tƣ nhân Phú Thịnh
Thời gian thành lập: ngày 21 tháng 3 năm 2005.
Doanh nghiệp hoạt động theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và đăng ký thuế Doanh nghiệp tƣ nhân số 3500694231 đăng ký lần đầu ngày 21/03/2005, đăng ký thay đổi lần thứ 1 ngày 05/05/2010 do Sở Kế hoạch và Đầu tƣ tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu cấp.
Giám đốc: Đào Văn Phú
Địa chỉ : 290/10/6 Nguyễn Hữu Cảnh, phƣờng Thắng Nhất, thành phố Vũng Tàu, tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu
Điện thoại : 064.592125
Vốn đầu tƣ : 4.000.000.000 (bốn tỷ đồng chẵn)
Ngành nghề kinh doanh: bán buôn ô tô và xe có động cơ khác; cho thuê máy móc, thiết bị và đồ dùng hữu hình khác; cho thuê máy móc, thiết bị xây dựng; bốc xếp hàng hóa; mua bán cần cẩu…
Là công ty có tƣ cách pháp nhân, hạch toán độc lập, đƣợc sử dụng con dấu riêng để giao dịch.
2.1.1.2. Lịch sử hình thành và phát triển Gồm ba giai đoạn:
Giai đoạn đầu tiên: là từ năm 2005 đến cuối năm 2007 doanh nghiệp gặp khá nhiều khó khăn về điều kiện kinh tế xã hội, điều kiện vật chất kỹ thuật, vốn lẫn quá trình hoạt động kinh doanh do đây là giai đoạn mới thành lập doanh nghiệp.
Giai đoạn thứ hai: từ đầu năm 2007 đến năm 2010, doanh nghiệp đã đi vào hoạt động ổn định, có số lƣợng vốn ngày càng lớn, thị trƣờng hoạt động đƣợc mở rộng, tạo thêm đƣợc nhiều việc làm, tăng thu nhập cho ngƣời lao động và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Với quyết tâm cùng tinh thần tự lực tự cƣờng, chủ động sáng tạo và những phấn đấu hết sức cố gắng của cán bộ công nhân viên. DN ngày càng phát triển, đã khẳng định đƣợc mình trên thị trƣờng.
Giai đoạn thứ ba: từ đầu năm 2011 cho đến nay, trong bối cảnh nền kinh tế thị trƣờng khó khăn thì DNTN Phú Thịnh cũng nhƣ những doanh nghiệp nhỏ khác đang có chung tình trạng đó. Vì vậy, lợi nhuận mà doanh nghiệp đạt đƣợc không nhiều thậm chí còn bị lỗ.
Với phƣơng châm uy tín, chất lƣợng và hiệu quả, DNTN Phú Thịnh vẫn luôn luôn nỗ lực phát triển và đem đến những sản phẩm tốt nhất đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
2.1.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý 2.1.2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức doanh nghiệp
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của DN
Nhận xét: Tổ chức bộ máy quản lý của DNTN Phú Thịnh đƣợc tổ chức theo mô hình tập trung, gọn nhẹ. Trong đó Giám đốc là ngƣời lãnh đạo trực tiếp, chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và đƣợc quyền quyết định trong doanh nghiệp. Doanh nghiệp gồm có 3 phòng ban, mỗi phòng ban có một nhiệm vụ, chức năng riêng. 2.1.2.2. Nhiệm vụ, chức năng quản lý trong từng bộ phận:
- Giám đốc: ngƣời đại diện theo pháp luật, điều hành và có trách nhiệm cao nhất về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Chịu trách nhiệm trong mọi mặt của hoạt động sản xuất kinh doanh theo từng ngày của đơn vị và theo đúng các quy định của pháp luật Việt Nam về việc làm.
Đại diện cho tập thể cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp, có quyết định và điều hành mọi hoạt dộng cùa DN theo đúng pháp luật lao động cùa Nhà nƣớc.
Tổ chức hoạch định đƣa ra tiêu chuẩn thi đua khen thƣởng, kỷ luật hoặc sa thải. Đầu tƣ liên doanh, liên kết với khách hàng, mở rộng thị trƣờng trong và ngoài nƣớc.
- Phòng kinh doanh: là chuyên môn tham mƣu giúp việc cho giám đốc về công tác tổ chức kinh doanh theo chức năng, nhiệm vụ của doanh nghiệp và phù hợp với yêu cầu phát triển của DN.
GIÁM ĐỐC PHÒNG KẾ TOÁN PHÒNG KINH DOANH PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ
Tổ chức khai thác nguồn hàng trong và ngoài tỉnh.
Quan hệ giao dịch với khách hàng đề xuất ký các hợp đồng mua bán, tổ chức thực hiện hợp đồng theo quy định.
- Phòng nhân sự: lập kế hoạch và thực hiện công tác tuyển dụng ngƣời lao động theo nhu cầu của doanh nghiệp.
Đánh giá, phân tích tình hình số lƣợng, chất lƣợng đội ngũ cán bộ công nhân viên, ngƣời lao động để lập báo cáo khi có sự yêu cầu của Ban Giám đốc.
- Phòng kế toán: tổ chức ghi chép, tính toán và phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ tài sản và phân tích kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Tính toán và trích nộp đầy đủ kịp thời các khoản thuế nộp ngân sách, các quỹ để lại ở doanh nghiệp và thanh toán đúng hạn các khoản tiền vay, các khoản công nợ phải thu, phải trả.
Chịu trách nhiệm trả lƣơng cho cán bộ, công nhân viên trong doanh nghiệp. 2.1.3. Tổ chức bộ máy kế toán tại doanh nghiệp:
2.1.3.1. Cơ cấu tổ chức
Hình thức tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp: là hình thức tổ chức công tác tập trung, theo hình thức này tất cả các công việc kế toán nhƣ phân loại chứng từ, kiểm tra chứng từ ban đầu, định khoản kế toán, ghi sổ tổng hợp và chi tiết, lập báo cáo thông tin kinh tế đều đƣợc tập trung tại phòng kế toán.
Hình thức này có ƣu điểm là đảm bảo sự tập trung thống nhất và chặt chẽ trong việc chỉ đạo công tác kế toán, giúp doanh nghiệp kiểm tra chỉ đạo công việc kinh doanh, chuyên môn hoá cán bộ, giảm nhẹ biên chế, tạo điều kiện cho việc ứng dụng các phƣơng pháp ứng dụng tính toán hiện đại, có hiệu quả nhƣng có nhƣợc điểm là không cung cấp các số liệu cần thiết cho các đơn vị thực hiện trong nội bộ doanh nghiệp.
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
KẾ TOÁN TRƢỞNG THỦ QUỸ KẾ TOÁN VẬT TƢ VÀ TSCĐ KẾ TOÁN TIỀN LƢƠNG KIÊM KẾ TOÁN THANH TOÁN KẾ TOÁN
2.1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ của từng phần hành kế toán
- Kế toán trƣởng: là ngƣời tổ chức và chỉ đạo toàn diện công tác kế toán của DN và có nhiệm vụ:
Tổ chức bộ máy kế toán gọn nhẹ, phù hợp với quy mô phát triển của DN và tùy theo yêu cầu đổi mới cơ chế quản lý kinh tế;
Phân công lao động kế toán hợp lý, hƣớng dẫn toàn bộ công việc kế toán trong phòng kế toán, đảm bảo cho từng bộ phận kế toán, từng nhân viên kế toán phát huy đƣợc khả năng chuyên môn, tạo sự kết hợp chặt chẽ giữa các bộ phận kế toán có liên quan. Góp phần thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của kế toán cung cấp thông tin chính xác, kịp thời để phục vụ cho việc chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp;
Tổ chức kiểm kê định kỳ tài sản, vật tƣ, tiền vốn, xác định giá trị tài sản theo mặt bằng thị trƣờng;
Chịu trách nhiệm lập và nộp đúng hạn báo cáo tài chính. Tổ chức bảo quản tài liệu chứng từ, giữ bí mật các số liệu thuộc quy định của Nhà Nƣớc;
- Kế toán tổng hợp: ngoài trách nhiệm giúp kế toán trƣởng quản lý, đôn đốc, kiểm tra nhân viên và tham mƣu về chuyên môn thì còn phải:
Có nhiệm vụ thu thập về tất cả các số liệu kế toán, hạch toán vào sổ tổng hợp, tập hợp và lập biểu mẫu kế toán, báo cáo quyết toán tài chính;
Tổ chức lƣu trữ chứng từ kế toán, phụ trách vi tính hóa khâu hạch toán; - Kế toán tiền lƣơng kiêm kế toán thanh toán:
Theo dõi chấm công, lập bảng chi lƣơng hàng tháng, trích nộp BHXH cho công nhân viên;
Lập phiếu thu, chi hàng ngày căn cứ chứng phát sinh; Kế toán theo dõi tài khoản tiền gửi ngân hàng ;
Ghi chép, phản ảnh theo dõi kịp thời chặt chẻ các khoản nợ phải thu, phải trả phát sinh trong quá trình kinh doanh chi tiết theo từng đối tƣợng;
Thực hiện việc giám sát và có biện pháp đôn đốc việc thu hồi các khoản nợ. Chấp hành kỷ luật thanh toán tài chính tính dụng.
- Kế toán vật tƣ và TSCĐ
Theo dõi các tài khoản TSCĐ, hao mòn TSCĐ, các công cụ dụng cụ lao động; Lập báo cáo tăng giảm TSCĐ;
Trích khấu hao TSCĐ và phân bổ công cụ dụng cụ lao động;
Theo dõi các tài khoản chi phí đầu tƣ xây dựng cơ bản, chi phí chờ phân bổ và chi phí trích trƣớc, chi phí sữa chữa lớn.
-Thủ quỹ có nhiệm vụ chủ yếu sau:
Bảo quản tiền mặt, thu tiền và thanh toán chi trả cho các đối tƣợng theo chứng từ đƣợc duyệt.
Hàng tháng vào sổ quỹ, lên báo cáo quỹ, kiểm kê số tiền trong thực tế phải khớp với số dƣ trên báo cáo quỹ.
2.1.4. Hình thức kế toán công ty áp dụng 2.1.4.1. Chế độ kế toán đang áp dụng
Doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006
Phƣơng pháp khấu hao: Khấu hao đƣờng thẳng
Phƣơng pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thƣờng xuyên
Phƣơng pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: Phƣơng pháp bình quân gia quyền cuối kỳ.
Niên độ kế toán bắt đầu : từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 . Đơn vị tiền tệ sử dụng trong nghi chép kế toán là: Việt Nam Đồng
Phƣơng pháp nộp thuế: kê khai tính thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ. 2.1.4.2. Hình thức kế toán
Công ty áp dụng hình thức kế toán ghi sổ theo hình thức nhật ký chung căn cứ trên chứng từ gốc đã kiểm tra số liệu để ghi sổ.
Ghi sổ kế toán tổng hợp ghi theo trình tự thời gian đã ghi sổ, chứng từ ghi sổ, ghi thứ tự theo nội dung kế toán sổ nhật ký chung.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung:
Hàng ngày nhân viên kế toán phụ trách từng phần hành căn cứ vào các chứng từ gốc nhƣ: Hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng, phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, sau đó kiểm tra nhập vào máy tính để ghi vào nhật ký chung. Đối với những nghiệp vụ kinh kế phát sinh nhiều và thƣờng xuyên, chứng từ gốc sau khi kiểm tra đƣợc ghi vào bảng tổng hợp chứng từ gốc, cuối tháng hoặc định kỳ căn cứ vào bảng tổng hợp chi tiết ghi vào các thẻ, sổ kế toán có liên quan. Sau khi lập xong chuyển đến kế toán trƣởng ký duyệt, sau đó chuyển đến kế toán tổng hợp để bộ phận này ghi vào đăng ký chứng từ ghi sổ và sau đó ghi vào sổ cái, cuối mỗi tháng khoá sổ tìm ra số dƣ tổng số tiền của các nghiệp vụ phát sinh trong tháng, tiếp đó căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh, cuối năm tổng hợp bảng cân đối số phát sinh và lập báo cáo tài chính.
Đối với những tài khoản có mở sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết chứng từ gốc sau khi sử dụng để ghi vào các sổ kế toán tổng hợp đƣợc chuyển đến các bộ phận kế toán chi tiết có liên quan để làm căn cứ ghi sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết theo yêu cầu của từng tài khoản.
Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã đƣợc nhập trong kỳ. Kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.
Thông tin kế toán đƣợc hệ thống hoá bằng máy vi tính theo chƣơng trình kế toán theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp bao gồm:
+ Bảng cân đối tài khoản
+ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh + Báo cáo lƣu chuyển tiền tệ
Các báo cáo tài chính đƣợc lập vào cuối năm do kế toán tổng hợp lập, kế toán trƣởng kiểm tra, xem xét, ký xong trình lên Giám đốc duyệt.
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ ghi sổ nhật ký chung:
CHỨNG TỪ GỐC SỔ NHẬT KÝ ĐẶC BIỆT SỔ NHẬT KÝ CHUNG SỔ CÁI BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
SỔ THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT
BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT
GHI CHÚ: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu, kiểm tra 2.1.4.3. Hệ thống chứng từ sổ sách:
- Chứng từ sử dụng: chứng từ áp dụng tại doanh nghiệp do doanh nghiệp lập và tiếp nhận từ bên ngoài: phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập, phiếu xuất, hóa đơn.
- Sổ sách sử dụng: DN đã vi tính hóa công việc kế toán thay cho việc ghi chép trực tiếp vào sổ nhật ký chung. Vì khối lƣợng công việc ngày càng nhiều nên DN đã nhập các thông tin kế toán vào hệ thống vi tính, vừa dễ dàng cho việc quản lý và nhanh chóng kịp thời xử lý nghiệp vụ phát sinh.
Từ năm 2010 đến nay, DNTN Phú Thịnh sử dụng phần mềm kế toán FAST ACOUTING 2006 đƣợc thiết kế trên cơ sở tự động hóa công việc của bộ phận quản lý tài chính, kế toán từ khâu nhập dữ liệu đến lập báo cáo. Phần mềm này hoạt động độc lập trên từng máy đơn lẻ hoặc phối hợp trên mạng vi tính. Các biểu mẫu in ấn đƣợc thiết kế trên cơ sở các phông chữ trên windown với tất cả các mẫu sổ sách và báo cáo đều thu gọn trong khổ giấy A4.
2.1.4.4. Giới thiệu về phần mềm FAST ACOUNTING 2006
Phần mềm kế toán FAST ACOUNTING 2006 là phần mềm đƣợc công ty sử dụng để hạch toán kế toán trong công ty. Điều này sẽ giúp cho công việc kế toán đƣợc thực hiện nhanh hơn, phản ánh chính xác kịp thời và đầy đủ hơn.
Phần mềm kế toán FAST ACOUNTING 2006 đƣợc tổ chức gồm nhiều phần hành liên hoàn giúp doanh nghiệp có hệ thống quản lý chặt chẽ toàn bộ các hoạt động trong công ty. Việc tổ chức và luân chuyển dữ liệu đảm bảo tính độc lập của từng phần hành, đồng thời có chức năng trợ giúp phục vụ cho việc trao đổi, đối chiếu số liệu giữa các phần hành giúp hạn chế việc nhập dữ liệu.
Phần mềm đƣợc chia thành các phần hành sau: - Kế toán tổng hợp
- Kế toán tiền mặt, tiền gửi tiền vay
- Phần hành kế toán bán hàng và công nợ phải thu - Phần hành kế toán mua hàng và công nợ phải trả - Phần hành kế toán hàng tồn kho
- Phần hành kế toán chi phí và tính giá thành - Phần hành kế toán tài sản cố định
Phần mềm có đặc điểm là một phần hành có thể có nhiều ngƣời cùng làm đƣợc và mỗi phần hành của mình thì kế toán viên đƣợc xem, thêm, sửa, xóa. Nhƣng phần hành của ngƣời khác thì kế toán không đƣợc sửa, xóa, thêm mà chỉ vào xem.
Sơ đồ 2.4: Sơ đồ quy trình kế toán phần mềm trên máy tính
Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày
In sổ báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
2.1.5. Tình hình nhân sự của doanh nghiệp:
Lao động là một nhân tố không thể thiếu trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, giúp cho hoạt động sản xuất đƣợc lƣu thông, tạo ra sản phẩm, đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp ngày càng phát triển. Trình độ thành thạo tay nghề của ngƣời lao động giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tăng doanh thu và tăng lợi nhuận. Trong năm 2012, số lao động của doanh nghiệp là 25 lao động, trong đó không kể đến những đối tƣợng lao động mang tính thời vụ.
Bảng 2.1: Tình hình lao động năm 2012
Khoản mục Số lƣợng Tỷ lệ (%)
Tổng số lao động 25 100%
- Phân theo giới tính
Nam 15 60%
Nữ 10 40%
- Phân theo trình độ văn hóa
Đại học 07 28% Cao đẳng 06 24% Trung cấp 04 16% Phổ thông 08 32% Chứng từ kế