CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG NHẬP GIA CÔNG
1.3 CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH NHẬP GIA CÔNG
1.3.3 Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập gia công
Sau khi đăng ký hợp đồng gia công xuất khẩu, bên nhận gia công tiến hành mở hợp đồng nhập nguyên vật liệu và tiến hành các thủ tục để nhập nguyên vật liệu cho hợp đồng gia công xuất khẩu. Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập gia công thường gồm các bước sau:
1.3.3.1 Xin giấy phép nhập khẩu (nếu có):
Chỉ thực hiện khi doanh nghiệp ký kết hợp đồng liên quan đến những mặt hàng quy định phải có giấy phép nhập khẩu.
1.3.3.2 Thực hiện công việc đầu của khâu thanh toán:
Đây là công việc mà bên nhận gia công phải thực hiện nếu sử dụng một trong ba phương thức thanh toán: Thanh toán bằng thư tín dụng (Letter of Credit – L/C), Thanh toán chuyển tiền bằng điện ứng trước (Telegraphic Transfer – T/T) và Thanh toán bằng phương thức đổi chứng từ trả tiền (Cash Against Documents – CAD); và hợp đồng gia công xuất khẩu ký kết theo hình thức kết hợp hay mua đứt bán đoạn.
Đối với thanh toán bằng L/C: Bên nhận gia công làm giấy đề nghị mở L/C và nộp vào ngân hàng các giấy tờ cần thiết, thực hiện ký quỹ theo yêu cầu để ngân hàng phát hành L/C cho người xuất khẩu (có thể là bên đặt gia công hay bên thứ ba) hưởng lời.
Đối với thanh toán bằng T/T: Bên nhận gia công đến ngân hàng viết lệnh chuyển tiền và nộp các giấy tờ cần thiết theo yêu cầu của ngân hàng (Hợp đồng ngoại thương: 1 bản chính và 1 bản sao, Giấy phép nhập khẩu nếu có…).
Đối với thanh toán bằng CAD: Bên nhận gia công đến ngân hàng ở nước người xuất khẩu ký một bản ghi nhớ (memorandum), đồng thời thực hiện đăng ký quỹ 100% giá trị của thương vụ để lập tài khoản ký thác.
1.3.3.3 Thúc giục bên đặt gia công giao hàng:
Sau khi đã làm thủ tục ban đầu của khâu thanh toán, để hoạt động nhập gia công đảm bảo được tiến hành theo đúng tiến độ thì bên nhận gia công cần hối thúc bên đặt gia công (hay bên thứ ba) giao nguyên vật liệu đúng thời gian quy định.
1.3.3.4 Thuê phương tiện vận tải:
Thực hiện công việc này khi nhập khẩu theo điều kiện nhóm E và F; đồng thời ký kết hợp đồng gia công theo hình thức kết hợp, có hai phương thức vận tải là: vận tải bằng đường biển và vận tải bằng đường hàng không:
Đối với vận tải biển: Ngày nay, phổ biến nhất là phương thức vận chuyển bằng tàu container. Bên nhận gia công liên hệ với hãng tàu để biết lịch trình tàu chạy, sau khi nghiên cứu về lịch trình tàu chạy và thấy phù hợp với quy định của hợp đồng ngoại thương thì bên nhận gia công tiến hành ký kết hợp đồng vận tải với hãng tàu.
Đối với vận tải hàng không: Đây là phương thức vận tải có chi phí cao và hạn chế về số lượng, khối lượng lô hàng, chính vì vậy trừ trường hợp bên nhận gia công cần lô hàng gấp, nếu không rất ít khi sử dụng phương thức vận chuyển này. Các bước để vận chuyển hàng bằng đường không tương tự với vận chuyển bằng đường biển.
1.3.3.5 Mua bảo hiểm cho hàng hóa:
Thực hiện công việc này khi nhập khẩu theo điều kiện nhóm E, F, CFR và CPT;
đồng thời ký kết hợp đồng gia công xuất khẩu theo hình thức kết hợp: Bên nhận gia công cần làm những công việc sau:
Chọn điều kiện thích hợp để mua bảo hiểm: Bên nhận gia công cần căn cứ vào tính chất của hàng hóa, cách đóng gói, phương tiện vận chuyển… để chọn điều kiện bảo hiểm thích hợp đảm bảo an toàn cho hàng hóa và đạt hiệu quả kinh tế.
Có ba điều kiện bảo hiểm chính: Bảo hiểm mọi rủi ro (Điều kiện ), Bảo hiểm có tổn thất riêng (Điều kiện B) và Bảo hiểm miễn tổn thất riêng (Điều kiện C).
Làm giấy yêu cầu bảo hiểm gửi cho công ty bảo hiểm.
Đóng phí bảo hiểm và lấy chứng thư bảo hiểm: Sau khi công ty bảo hiểm tính phí bảo hiểm, bên nhận gia công đóng phí bảo hiểm và nhận chứng thư bảo hiểm theo yêu cầu.
1.3.3.6 Làm thủ tục Hải quan nhập khẩu:
Hàng hoá khi đi qua biên giới quốc gia để nhập khẩu đều phải làm thủ tục Hải quan. Thủ tục Hải quan là một công cụ quản lý hành vi mua bán theo pháp luật của Nhà nước để ngăn chặn buôn lậu. Việc làm thủ tục Hải quan gồm ba bước chủ yếu:
Khai báo Hải quan, xuất trình hàng hoá và thực hiện các quyết định của Hải quan.
1.3.3.7 Nhận bộ chứng từ:
Nếu hợp đồng gia công xuất khẩu được ký kết theo hình thức nhận nguyên liệu giao thành phẩm:
Trong trường hợp này, bên nhận gia công không phải tốn khoảng phí nào để mua nguyên vật liệu gia công, mà bên đặt gia công sẽ giao nguyên vật liệu cho bên nhận gia công. Khi bên đặt gia công tiến hành cung cấp nguyên vật liệu, họ sẽ thông báo
cho bên nhận gia công biết và đồng thời gửi bộ chứng từ nhập khẩu. Căn cứ vào những thông tin mà bên đặt gia công thông báo về thời gian và địa điểm nhận bộ chứng từ, bên nhận gia công tổ chức theo dõi và nhận bộ chứng từ nhập khẩu để tiến hành nhập gia công nguyên vật liệu.
Nếu hợp đồng gia công xuất khẩu được ký kết theo hình thức kết hợp hay mua đứt bán đoạn:
Sau khi bên đặt gia công nộp bộ chứng từ thanh toán cho ngân hàng, nếu không thấy sai sót ngân hàng tiến hành trả tiền cho bên đặt gia công và yêu cầu bên nhận gia công đến ngân hàng thanh toán tiền hàng (Thực chất tiền này đã được bên nhận gia công tính vào tiền công sẽ nhận sau này). Sau khi kiểm tra bộ chứng từ, bên nhận gia công tiến hành thanh toán tiền hàng cho ngân hàng và nhận bộ chứng từ để đi nhận hàng.
1.3.3.8 Nhận hàng từ người vận tải:
Theo quy định của nhà nước Các cơ quan vận tải (ga, cảng) có trách nhiệm tiếp nhận hàng nhập khẩu trên các phương tiện vận tải từ nước ngoài vào, bảo quản hàng hoá đó trong quá trình xếp dỡ, lưu kho, lưu bãi và giao cho các đơn vị đặt hàng theo lệnh giao hàng của tổng công ty đã nhập hàng đó . Do đó, khi hàng đến công ty vận tải sẽ trực tiếp đứng ra giao nhận hàng với cảng, rồi đưa hàng về vị trí an toàn: kho hoặc bãi.
Trước khi hàng đến, công ty vận tải sẽ gửi giấy thông báo hàng đến cho bên nhận gia công, để họ biết và tới nhận Lệnh giao hàng (Delivery Order – D/O) tại công ty vận tải. Khi đi nhận D/O cần mang theo vận đơn gốc (B/L) và giấy giới thiệu của đơn vị. Công ty vận tải giữ lại B/L gốc và giao 3 bản D/O cho bên nhận gia công. Có D/O bên nhận gia công có thể nhận lô hàng của mình tại các cơ quan vận tải (ga, cảng).
1.3.3.9 Giám định số lƣợng và chất lƣợng hàng hóa:
Sau khi nguyên vật liệu, máy móc thiết bị nhập kho, các kho tiến hành kiểm tra số lượng và chất lượng dựa trên cơ sở phiếu yêu cầu mua hàng và phiếu đóng gói.
1.3.3.10 Thông báo cho bên đặt gia công nếu có tổn thất xảy ra:
Trong quá trình nhập khẩu nguyên vật liệu, máy móc cho hợp đồng gia công nếu bên nhận gia công phát hiện thấy hàng nhập khẩu bị tổn thất, đổ vỡ, thiếu hụt, mất mát thì bên nhận gia công ghi nhận vào biên bản kiểm tra chất lượng. Sau đó, thông báo ngay cho bên đặt gia công và theo dõi hướng giải quyết của họ.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Chương 1 trình bày những kiến thức cơ bản liên qua đến hoạt động nhập gia công cùng quy trình nhập gia công một lô hàng sử dụng cho hợp đồng gia công xuất khẩu.
Hoạt động nhập gia công thực chất là hoạt động xuất nhập khẩu, quy trình nhập gia công được thực hiện tương tự với quy trình nhập khẩu hàng hóa thông thường. Tuy nhiên, hoạt động này có điểm khác với các hoạt động nhập khẩu thông thường ở chỗ nguyên vật liệu nhập khẩu để thực hiện hợp đồng gia công thuộc diện miễn thuế khi nhập khẩu, do vậy thủ tục Hải quan và nội dung quản lý của Hải quan đối với hoạt động nhập gia công cũng có điểm khác biệt: Ngoài việc thực hiện như đối với hoạt động kinh doanh nhập khẩu thông thường, cơ quan Hải quan còn phải tập trung chủ yếu vào quản lý định mức nguyên vật liệu, quản lý máy móc thiết bị nhập khẩu phục vụ hợp đồng gia công xuất khẩu.
Trên lý thuyết, để tổ chức thực hiện nhập gia công một lô hàng phải trải qua những công đoạn như đã trình bày ở trên. Tuy nhiên, tùy theo mặt hàng, hình thức gia công xuất khẩu đã ký kết trong hợp đồng và điều kiện thương mại hai bên đã thống nhất mà trình tự các quy trình này có thể thực hiện hoặc không, có thể đơn giản hay phức tạp hơn.