CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG NHẬP GIA CÔNG CỦA TỔNG CÔNG TY MAY NHÀ BÈ
2.2 THỰC TRANG HOẠT ĐỘNG NHẬP GIA CÔNG CỦA TỔNG CÔNG TY
2.2.1 Quy trình nhập gia công của Tổng công ty may Nhà Bè
Sau đây, chúng ta cùng nghiên cứu quy trình nhập gia công của Tổng Công ty may Nhà Bè gồm các bước sau:
Sơ đồ 2.2: Quy trình nhập gia công của may Nhà Bè Đàm phán và ký kết hợp
đồng gia công XK
Đăng ký hợp đồng với Hải quan
Liên hệ với khách hàng để nhận chứng từ
Liên hệ với hãng tàu để nhận D/O Làm thủ tục Hải Quan nhập khẩu
Giao D/O cho nhân viên hãng tàu tại cảng để nhận hàng
Chở hàng về nhập kho công ty
Thông báo cho khách hàng nếu có tổn thất Kiểm tra số lượng, chất lượng
nguyên vật liệu nhập
Kiểm tra bộ chứng từ
Lập hợp đồng nhập gia công
2.2.1.1 Đàm phán và ký kết hợp đồng gia công xuất khẩu
Sau khi xem xét các điều kiện và năng lực của công ty, trưởng phòng Kế hoạch thị trường – Xuất nhập khẩu tiếp nhận các yêu cầu của khách hàng về áo mẫu, mẫu rập và tài liệu kỹ thuật rồi chuyển cho cán bộ mặt hàng để giao cho phòng kỹ thuật.
Trên cơ sở áo mẫu (hoặc hình vẽ) tiến hành đàm phán với khách hàng, gồm các bước sau:
Tổng giám đốc (hay người đại diện hợp pháp của Công ty) sẽ liên hệ với đối tác chọn địa điểm và thời gian phù hợp để tiến hành đàm phán.
Nội dung của cuộc đàm phán sẽ liên quan đến số lượng, giá cả, thời gian giao hàng và các điều khoản khác. Kết quả của cuộc đàm phán sẽ được ghi nhận vào phiếu thỏa thuận .
Căn cứ vào kết quả đàm phán trên phiếu thỏa thuận, bộ phận thủ tục sẽ lập phiếu đề xuất lập hợp đồng gia công xuất khẩu. Đồng thời tiến hành lập hợp đồng gia công xuất khẩu và gửi khách hàng ký. Hợp đồng gia công xuất khẩu mà may Nhà Bè ký kết với khách hàng thường theo hình thức nhận nguyên liệu giao thành phẩm và được lập thành văn bản, với thời hạn hợp đồng thường là 1 năm.
Nhận lại hợp đồng khách hàng đã ký (Bản gốc). Trình hợp đồng và phiếu đề xuất cho Tổng giám đốc ký duyệt hợp đồng. Sau khi đã có chữ ký của hai bên, hợp đồng được chuyển xuống phòng hành chính để ban hành.
2.2.1.2 Đăng ký hải quan
Tiếp đến, nhân viên phòng Kế hoạch thị trường – Xuất nhập khẩu sẽ tiến hành đăng ký hợp đồng gia công xuất khẩu, phụ lục hợp đồng gia công xuất khẩu (nếu có), đăng ký định mức sản phẩm và điều chỉnh định mức nếu có sai sót.
Hiện nay, với sự phát triển của khoa học kỹ thuật nên việc đăng ký hải quan đã được chuyển từ phương thức truyền thống sang phương thức điện tử, giúp cho không chỉ Tổng công ty may Nhà Bè mà các doanh nghiệp xuất nhập khẩu khác tiết kiệm được khá nhiều thời gian và công sức.
Đăng ký hợp đồng và phụ lục hợp đồng gia công xuất khẩu
Để nhập khẩu lô hàng đầu tiên của hợp đồng gia công xuất khẩu, Tổng công ty may Nhà Bè phải khai thông tin về hợp đồng gia công xuất khẩu qua hệ thống khai
hải quan điện tử đã được nối mạng. Tất cả các tiêu chí về tên gọi, mã nguyên liệu, vật tư, máy móc, hàng mẫu, đơn vị tính, nhân viên làm thủ tục phải khai thống nhất từ khi nhập khẩu nguyên liệu đến khi thanh khoản hợp đồng gia công.
Vì nguyên vật liệu nhập gia công của Tổng công ty may Nhà Bè không thuộc danh mục hàng xin giấy phép nhập khẩu và công ty đã đăng ký các hợp đồng gia công khác trước đây, nên thực tế nhân viên làm thủ tục chỉ cần chuẩn bị: 02 bản chính Hợp đồng gia công và các phụ lục hợp đồng (nếu có); 01 bản Hải quan lưu và 01 bản trả lại cho may Nhà Bè sau khi tiếp nhận hợp đồng.
Sau khi đã gửi thông tin cho hải quan, nhân viên làm thủ tục tiếp tục chờ phản hồi của hải quan, nếu:
- Nhận Thông báo từ chối hợp đồng gia công , thì bộ phận thủ tục tiến hành sửa đổi, bổ sung thông tin về hợp đồng gia công theo yêu cầu của cơ quan hải quan.
- Đối với hợp đồng gia công được chấp nhận đăng ký trên cơ sở thông tin khai hải quan điện tử thì nhân viên khai hải quan căn cứ hợp đồng đã được chấp nhận đăng ký để thực hiện thủ tục nhập khẩu.
Đăng ký định mức sản phẩm
Định mức sản phẩm được Tổng công ty may Nhà Bè đăng ký cùng với lúc đăng ký hợp đồng gia công xuất khẩu.
Định mức này phải phù hợp với định mức thực tế công ty thực hiện. Nếu hợp đồng gia công không quy định tỷ lệ hao hụt nguyên liệu, vật tư thì coi như tỷ lệ hao hụt bằng 0%. Đơn vị tính trong bản đăng ký định mức tuân theo quy định của pháp luật Việt Nam và phải thống nhất với đơn vị tính trong hợp đồng gia công đã đăng ký.
Lưu ý: Trong quá trình thực hiện hợp đồng gia công nếu do thay đổi tính chất nguyên liệu, điều kiện gia công, yêu cầu của từng đơn hàng xuất khẩu dẫn đến thay đổi định mức thực tế thì may Nhà Bè sẽ điều chỉnh định mức mã hàng đã đăng ký với cơ quan Hải quan sao cho phù hợp với định mức thực tế mới. Lúc này, nhân viên định mức giải trình bằng văn bản lý do cụ thể cho từng trường hợp điều chỉnh. Sau đó, công ty và đơn vị Hải quan thống nhất bổ sung thêm mã phụ cho mã hàng đó trên bảng điều chỉnh định mức.
2.2.1.3 Lập hợp đồng nhập gia công
Sau khi đã được Hải quan tiếp nhận theo dõi hợp đồng, phụ lục hợp đồng gia công xuất khẩu (nếu có) và theo dõi bảng đăng ký định mức của Tổng công ty may Nhà Bè thì bộ phận thủ tục tiến hành lập phiếu đề xuất lập hợp đồng nhập gia công nguyên vật liệu đồng thời soạn thảo hợp đồng nhập gia công.
Hợp đồng nhập gia công thường được lập thành 4 bản (2 bản giao cho khách hàng, 2 bản lưu tại bộ phận thủ tục) và đưa khách hàng ký; nhận lại bốn bản từ khách hàng. Trình phiếu đề xuất cùng 4 bản hợp đồng lên Tổng giám đốc ký duyệt. Sau khi hợp đồng nhập khẩu có hiệu lực, may Nhà Bè gửi 2 bản hợp đồng cho khách hàng, đồng thời theo dõi tiến trình cung cấp nguyên vật liệu của khách hàng.
2.2.1.4 Nhận chứng từ nhập khẩu
Căn cứ vào hợp đồng nhập khẩu nguyên vật liệu đã ký, nhân viên làm thủ tục liên hệ với khách hàng (bên đặt gia công) để nhận bộ chứng từ. Sau khi đã nhận được chứng từ từ khách hàng, nhân viên làm thủ tục tiến hành:
Sơ đồ 2.3: Quy trình theo dõi chứng từ nhập gia công
Kiểm tra bộ chứng từ: theo quy định của Tổng công ty may Nhà Bè thì thời gian kiểm tra bộ chứng từ mà nhân viên làm thủ tục được tiến hành là 30 phút. Và cần kiểm tra:
- Chứng từ phải là bản gốc: có chữ ký và dấu sống.
- Bộ chứng từ có đầy đủ: Vận đơn (B/L), hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, phiếu đóng gói chi tiết.
Không hợp lệ Hợp lệ
Kiểm tra bộ chứng từ Xử lý và làm hợp lệ
hóa chứng từ
Lấy số bộ chứng từ Nhận chứng từ NGC
- Nội dung giữa các chứng từ phải đồng bộ về tên hàng, số lượng, trọng lượng, số kiện, cũng như điều kiện giao hàng đúng như hợp đồng nhập gia công.
- Nguyên phụ liệu cần nhập khẩu đã có tên trong bảng định mức tạm tính chưa?
Nếu chưa phải chuyển ngay cho bộ phận thủ tục thông tin để lập phụ kiện bổ sung. Thông tin phải đưa trước hai ngày hàng đến.
- Nếu người gửi hàng không phải là bên đặt gia công thì phải có công văn xác nhận của bên đặt gia công xác nhận lô hàng được cung cấp cho hợp đồng gia công xuất khẩu theo yêu cầu của bên đặt gia công.
- Dịch ra tiếng Việt danh điểm vật tư (theo đúng tên gọi trong bảng định mức tạm tính).
Hợp lệ hóa chứng từ: Chỉ thực hiện bước này khi phát hiện bộ chứng từ không thống nhất, đồng bộ. Lúc này bộ phận thủ tục sẽ làm việc với bên đặt gia công để xử lý và làm đồng bộ chứng từ.
Lấy số bộ chứng từ và vào sổ theo dõi chứng từ: Cán bộ mặt hàng lấy số bộ chứng từ theo số thứ tự và tiến hành ghi các thông tin vào sổ theo dõi như: số bộ chứng từ, số hợp đồng, người gửi hàng, số kiện, số kí, số B/L, tình trạng bộ chứng từ, ngày nhận chứng từ…
2.2.1.5 Làm thủ tục Hải quan nhập khẩu:
Sau khi nhận được thông báo hàng đến (Notice of Arrival – N.O. ) do người vận chuyển gửi cho biết thời gian và địa điểm hàng đến, nhân viên làm thủ tục sẽ mang vận tải đơn (B/L) gốc đến hãng tàu hay công ty vận tải để đổi lấy 3 lệnh giao hàng (Delivery Order – D/O).
Tại phòng Kế hoạch thị trường – Xuất nhập khẩu, nhân viên bộ phân thủ tục sẽ tiến hành đăng ký tờ khai hải quan điện tử bằng phần mềm ECUS căn cứ theo nội dung của bộ chứng từ và D/O mới lấy từ hãng tàu, thời gian khai Hải quan điện tử theo quy định của Công ty là 30 phút. (Cách khai tờ khai Hải quan điện tử: Xem phụ lục số 1)
Sau khi truyền tờ khai điện tử cho Hải quan và nhận được phản hồi của Hải quan về số tờ khai cũng như kết quả phân luồng, nhân viên làm thủ tục ghi nhận số tờ khai,
in tờ khai và chuẩn bị bộ hồ sơ khai Hải quan. Thời gian quy định cho việc soạn bộ chứng từ đi khai Hải quan là 30 phút.
Bộ hồ sơ đi khai Hải quan thực tế của công ty gồm:
- Tờ khai Hải quan: 2 bản gốc (in màu xanh).
- Hóa đơn thương mại: 1 bản gốc.
- Phiếu đóng gói: 1 bản gốc.
- Vận tải đơn: 1 bản sao y.
Nhân viên làm thủ tục trình ký bộ hồ sơ khai Hải quan và kiểm tra lần cuối để đảm bảo bộ hồ sơ đi khai không bị sai sót trước khi chuyển bộ hồ sơ cho bộ phận giao nhận. Từ đây nhân viên bộ phận giao nhận sẽ chịu trách nhiệm đi khai Hải quan và nhận hàng về, đồng thời trả định mức cho nhân viên định mức để lưu trữ phục vụ cho công tác kiểm hóa hàng nhập. Cụ thể công việc của nhân viên giao nhận được tiến hành như sau:
Sau khi nhân viên làm thủ tục của Tổng Công ty may Nhà Bè đổi B/L gốc lấy ba D/O tại hãng tàu đồng thời đóng các khoảng phí, nhân viên giao nhận của Tổng công ty may Nhà Bè cầm 3 D/O này cùng bộ hồ sơ khai Hải quan hàng nhập đã có chữ ký của ban giám đốc đến chi cục Hải quan ở đường Hàm Nghi để làm thủ tục Hải quan.
Tại chi cục Hải quan, nhân viên giao nhận nộp bộ hồ sơ vào cửa có đánh số theo quy định đối với hàng nhập gia công. Vì hàng nhập gia công của Tổng công ty may Nhà Bè hầu hết đều được phân luồng xanh, nên sau khi kiểm tra chi tiết hồ sơ thấy phù hợp, nhân viên hải quan sẽ nhập thông tin chấp nhận vào máy tính.
Lúc này, thủ tục Hải quan hàng nhập gia công gần như là hoàn tất.
2.2.1.6 Nhận hàng từ người vận tải:
Nhân viên giao nhận của may Nhà Bè rút tờ khai cùng với lệnh giao hàng (D/O) tại Chi cục Hải quan đến văn phòng đại lý hãng tàu tại cảng, đưa cho họ bộ chứng từ gồm:
Lệnh giao hàng có chữ ký của cán bộ Hải quan khâu đăng ký thủ tục.
Biên lai thu tiền phí lưu trữ container.
Đơn xin mượn container đã được chấp nhận. (Vì hầu hết các đơn hàng nhập gia công của công ty đều được đóng trong nguyên container nên nhân viên thủ tục cũng phải làm đơn xin mượn container khi đến hãng tàu để đổi D/O).
Sau khi kiểm tra bộ chứng từ, nhân viên hãng tàu sẽ giữ lại một D/O. Sau đó, nhân viên giao nhận của Tổng công ty may Nhà Bè cùng nhân viên hãng tàu phụ trách bãi nhập số container vào máy tính tại cảng để xác định vi trí container. Tiếp đến xuống bãi container (Container Yard – CY) để kiểm tra tình trạng bên ngoài của container nếu thấy bất thường như lủng lỗ, container bị móp méo, số seal không còn nguyên vẹn thì tiến hành lập biên bản kiểm tra sơ bộ để quy trách nhiệm; nếu không có gì bất thường thì có thể hoàn tất thủ tục Hải quan.
Khi đã hoàn thành thủ tục, nhân viên giao nhận của may Nhà Bè đến phòng thương vụ cảng đổi lệnh D/O lấy phiếu giao nhận container. Chuyển phiếu giao nhận cho lái xe chỉ định và đưa hàng về kho riêng của Tổng công ty may Nhà Bè. Khi hàng về tới kho riêng của công ty, nhanh chóng rút hàng ra khỏi container để trả vỏ container cho hãng tàu.
2.2.1.7 Giám định số lƣợng và chất lƣợng hàng hóa
Sau khi nguyên vật liệu nhập khẩu được đưa về kho của Tổng công ty may Nhà Bè, các kho tiến hành nhập kho nguyên vật liệu theo đúng như tờ khai thực nhập do cán bộ giao nhận chuyển về.
Các kho tiến hành kiểm tra số lượng, và phòng Quản trị chất lượng kiểm tra chất lượng dựa trên cơ sở phiếu yêu cầu mua hàng, phiếu đóng gói từ phòng Kế hoạch thị trường – Xuất nhập khẩu chuyển về.
Phòng Quản lý chất lượng chuyển biên bản kiểm tra chất lượng và mẫu lỗi (nếu có) cho phòng Kế hoạch thị trường – Xuất nhập khẩu chậm nhất 1,5 ngày làm việc sau khi hàng về kho. Trên cơ sở phiếu đóng gói và phiếu nhập kho cập nhật lại bảng cân đối nguyên vật liệu để biết tình hình đồng bộ nguyên vật liệu.
2.2.1.8 Thông báo cho bên đặt gia công khi có tổn thất
Nếu có mẫu lỗi, hay thiếu hụt số lượng nguyên vật liệu, cán bộ mặt hàng sẽ làm việc với khách hàng (bên đặt gia công) chậm nhất là 1,5 ngày làm việc từ khi nhận được biên bản kiểm tra và theo dõi hướng giải quyết của khách hàng.
Sau khi khách hàng đưa ra hướng giải quyết, cán bộ mặt hàng sẽ chuyển ý kiến giải quyết của khách hàng cho phòng Quản lý chất lượng, tại đây nhân viên phòng sẽ cân nhắc và giải quyết tổn thất theo hướng khả thi nhất.