CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG VỀ KẾ TOÁN CHI PHÍ XÂY DỰNG CÔNG
2.1. Tổng quan tình hình và ảnh hưởng nhân tố môi trường về kế toán chi phí xây dựng công trình
• Giới thiệu chung về Công ty
Tên công ty : Công ty Cổ phần Hạ tầng FECON
Tên tiếng Anh : FECON Infrastructure Join Stock Company Tên viết tắt : FCI
Địa chỉ : Tầng 2, Tháp CEO, Lô HH2-1, KĐT Mễ Trì Hạ, Q. Nam Từ Liêm. Hà Nội
Liên hệ : (+84-024)62756969 | Fax: (+84-04) 6276 6969 | Email:
info@fecon.com.vn
Website : https://fci.fecon.com.vn/
Vốn điều lệ : 259.000.000.000 Số lao động : 36 người
• Chức năng, nhiệm vụ
+ Chức năng: Căn cứ vào chức năng, ngành nghề đã được ra quyết định Giấy phép hoạt động trên địa bàn cả nước, Công ty đã xác định chức năng ngành nghề chính cho mình như sau:
- Đầu tư phát triển dự án hạ tầng
- Thi công xây dựng công trình hạ tầng
- Quản lý thi công xây dựng
- Nghiên cứu, phát triển, ứng dụng công nghệ trong lĩnh vực hạ tầng
+ Nhiệm vụ: Công ty có nhiệm vụ xem xét, nắm chắc tình hình thị trường. Hợp lý hóa các quy chế quản lý của công ty để đạt được hiệu quả kinh tế, xây dựng tổ chức đảm đương được nhiệm vụ hiện tại, đáp ứng được yêu cầu trong tương lai, có kế hoạch kinh doanh ngắn hạn và kế hoạch dài hạn. Xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch kinh doanh. Trên cơ sở đó, cơ cấu tổ chức quản lý chặt chẽ, đội ngũ lãnh đạo có trình độ chuyên môn, nhiều kinh nghiệm, chú trọng đào tạo bồi dưỡng tay nghề cho công nhân, đội ngũ cán bộ quản lý tạo đà cho sự ổn định và phát triển của công ty, nâng cao thu nhập, cải thiện đời sống cho cán bộ, công nhân.
• Ngành nghề kinh doanh
23
Hiện nay, Công ty cổ phân hạ tầng Fecon đang hoạnh động với các lĩnh vực kinh doanh là: đầu tư, phát triển và quản lý dự án, tham gia thi công các dự án về hạ tầng, hoạt động kiến trúc và tư vấn kỹ thuật.
• Quá trình hình thành và phát triển
Công ty cổ phần hạ tầng Fecon tiền thân là Công ty Cổ phần Fecon Holdings, được thành lập và hoạt động theo giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp số 0106393689 ngày 18/12/2013 do sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội cấp với mục tiêu đầu tư phát triển vào phân khúc chính bao gồm: đầu tư, phát triển và quản lý dự án, tham gia thi công các dự án về hạ tầng.
Kể từ khi thành lập, Công ty đã phát triển thành công và tham gia trực tiếp thi công dự án Đầu tư xây dựng công trình QL1 đoạn tránh thành phố Phủ Lý và tăng cường mặt đường trên QL1 đoạn Km215+775 – Km223+885, tỉnh Hà Nam theo hình thức hợp đồng BOT. Ngoài ra, Công ty cũng đang triển khai đầu tư dự án Khu nghỉ dưỡng Fecon Phú Quốc resort trên quy mô 5.2 ha tại đảo ngọc Phú Quốc. Thành lập công ty liên kết với BMT đầu tư hệ thống trạm trộn và thiết bị để tham gia thi công các dự án mặt đường bê tông asphalt.
Dựa trên những nguồn lực hiện có cùng với sự đồng lòng quyết tâm của lãnh đạo và toàn thể cán bộ công nhân viên, mục tiêu đến năm 2020 của công ty Cổ phần hạ tầng Fecon là trở thành nhóm doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực đầu tư và thi công hạ tầng.
• Đặc điểm tổ chức quản lý của đơn vị
Với đội ngũ lãnh đạo và cán bộ công nhân viên có kinh nghiệm trong hoạt động kinh doanh, đặc biệt đội ngũ nhân viên kỹ thuật có trình độ chuyên môn cao được đào tạo và trau dồi kinh nghiệm khá vững chắc đã nâng cao hiệu quả kinh doanh cho toàn công ty.
Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức chặt chẽ, các nhiệm vụ quản lý được phân chia cho các bộ phận theo mô hình phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh, chức năng, nhiệm vụ của Công ty, giúp quản lý kiểm soát chặt chẽ hoạt động của cán bộ nhân viên, công tác quản lý cũng như công tác báo cáo kết quả kinh doanh.
Hệ thống nhân sự của Công ty Cổ phần Hạ tầng FCI được điều hành bởi Đại Hội
Bộ máy tổ chức của Công ty được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.1. Bộ máy tổ chức của Công ty Cổ phần hạ tầng Fecon
Sau đây là chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban:
• Đại hội đồng cổ đông:
Đại hội đồng cổ đông là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của Công ty, có quyền quyết định những vẫn đề thuộc nhiệm vụ và quyền hạn và Điều lệ của Công ty.
• Hội đồng quản trị:
- Hội đồng quản trị là cơ quan quản trị trực tiếp của Công ty, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định các vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông.
- Hội đồng quản trị thường xuyên giám sát hoạt động kinh doanh, hoạt động kiểm soát nội bộ và hoạt động quản lý rủi ro của Công ty. Chủ tịch hội đồng quản trị của Công ty hiện nay là ông Phạm Việt Khoa.
• Ban giám đốc:
- Quyết định các vấn đề có liên quan đến hoạt động hàng ngày của công ty - Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh của công ty
- Ban hành quy chế quản lý nội bộ công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong công ty
25
ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
BAN GIÁM ĐỐC
PHÒNG TÀI CHÍNH-KẾ
TOÁN PHÒNG HÀNH
CHÍNH NHÂN SỰ PHÒNG
QUẢN LÝ THI CÔNG PHÒNG KẾ
HOẠCH ĐẤU THẦU
BAN PHÁP
CHẾ
- Đình chỉ, kỷ luật,chuyển công tác, sa thải lao động vi phạm quy chế quản lý - Ký kết các hợp đồng nhân danh công ty
- Lập phương án cơ cấu tổ chức công ty
• Phòng kế hoạch- đầu tư:
- Phối hợp với đơn vị cấp trên làm việc với các bộ ngành liên quan, chủ đầu tư và các cơ quan liên quan xây dựng định mức, đơn giá, tổng dự toán, dự toán các công trình, giá ca máy các loại thiết bị mới.
- Cùng các đơn vị thi công giải quyết các phát sinh, điều chỉnh giá trong quá trình thực hiện hợp đồng với chủ đầu tư.
- Tham gia phân tích đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh của các đơn vị trực thuộc Công ty.
- Phối hợp với Phòng Tài chính Kế toán theo dõi công tác thanh toán, thu vốn của các đơn vị. Kiểm tra phiếu giá thanh toán của các hợp đồng do Công ty ký chuyển Phòng Tài chính Kế toán.
- Phối hợp với các phòng ban liên quan lập hồ sơ dự thầu, lập giá đấu thầu các công trình.
- Chủ trì soạn thảo và tham gia đàm phán để lãnh đạo Công ty ký kết các hợp đồng kinh tế bao gồm: hợp đồng giao nhận thầu xây lắp, hợp đồng liên doanh, hợp đồng hợp tác đầu tư.
- Kiểm tra giám sát tình hình thực hiện các hợp đồng kinh tế theo quy chế quản lý hợp đồng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty và các quy định của Nhà nước.
- Theo dõi việc thực hiện và thanh lý các hợp đồng đã ký kết. Theo dõi, kiểm tra, giám sát tình hình ký kết và triển khai các hợp đồng kinh tế của các đơn vị.
• Phòng quản lý thi công
- Trên cơ sở giá đấu thầu, các chế độ hiện hành của Nhà nước, biện pháp tổ chức thi công thực tế xây dựng các định mức đơn giá nội bộ Công ty.
-Theo dõi quá trình thi công công trình và phát hiện những khối lượng phát sinh ngoài tổng dự toán, đảm bảo công trình hoàn thiện đúng tiến độ và đảm bảo về chất lượng.
- Mua sắm vật tư phục vụ quá trình vận hành của công ty.
- Theo dõi giá cả kiểm tra cấp phát vật tư theo định mức cho các công trình - Quản lý theo dõi cấp phát, thu hồi vật tư luân chuyển theo quy chế công ty.
- Đôn đốc các đơn vị quyết toán vật tư theo từng giai đoạn và khi kết thúc công trình.
- Tham mưu cho Giám đốc Công ty những biện pháp cần thiết để bảo quản và tiết kiệm vật tư.
• Ban pháp chế
Ban pháp chế là cơ quan kiểm tra, giám sát toàn diện mọi hoạt động của Công ty theo quy định tại Điều 123 Luật doanh nghiệp số 60/2005/QH11 ngày 29/11/2005 của Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
Ban pháp chế của Công ty có nhiệm vụ thẩm định báo cáo tài chính hàng năm, kiểm tra từng vấn đề cụ thể liên quan đến hoạt động tài chính khi xét thấy cần thiết hoặc theo quyết định của đại hội đồng cổ đông hoặc theo yêu cầu của cổ đông lớn, kiểm soát các hoạt động nội bộ theo quy chế, quy định hiện hành của Công ty.
• Phòng hành chính:
- Tham mưu cho Ban giám đốc về việc sắp xếp bộ máy, cải tiến tổ chức, quản lý hoạt động, thực hiện các chế độ chính sách Nhà nước.
- Xây dựng,tổ chức, giám sát việc thực hiện nội quy,quy chế của công ty - Đào tạo, tuyển dụng nhân sự cho công ty
- Quản lý tài liệu, văn bản, hồ sơ nhân viên; bảo quản tài sản của khối hành chính, tài sản chung của công ty
• Phòng kế toán- tài chính:
- Tham mưu cho ban giám đốc, tổ chức triển khai toàn bộ công tác tài chính, hạch toán kinh tế theo điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty, đồng thời quản lý vốn, vật tư.
Hàng hóa, tiền mặt.
- Tổ chức, sử dụng vốn có hiệu quả, tránh để thất thoát vốn, hàng hóa, đảm bảo kinh doanh có hiệu quả và đảm bảo tính chính xác, kịp thời, trung thực của các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ.
- Làm sổ sách theo dõi chi tiết, lập báo các trung thực, rõ ràng
- Đề xuất các biện pháp quản lý, xử lý và phân tích thông tin tài chính công ty
27
- Tìm hiểu, nghiên cứu, cập nhật chế độ chính sách, pháp luật về công tác tài chính doanh nghiệp để áp dụng cho phù hợp.
Tổ chức bộ máy kế toán và chính sách kế toán tại Công ty
• Tổ chức bộ máy kế toán
Tổ chức bộ máy kế toán được coi là một trong những nhiệm vụ quan trọng trong tổ chức công tác quản lý ở doanh nghiệp. Với chức năng cung cấp thông tin và kiểm tra các hoạt động kinh tế- tài chính, do đó công tác kế toán ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của công tác quản lý.
Công ty cổ phần hạ tầng Fecon có quy mô doanh nghiệp vừa nhưng bộ máy kế toán của Công ty cũng được chú trọng. Hiện nay phòng kế toán có 7 người được phân chia thành các bộ phận khác nhau để quản lý và hạch toán chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Bộ máy tổ chức kế toán của Công ty được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
( Nguồn: Phòng kế toán- tài chính) Chức năng của các bộ phận kế toán tại công ty:
• Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp: Kế toán tưởng kiêm kế toán tổng hợp chịu toàn bộ trách nhiệm chung toàn bộ công tác kế toán tại công ty, chịu sự chỉ đạo trực tiếp từ giám đốc công ty cũng như sự chỉ đạo kiểm tra về mặt chuyên môn của cơ quan tài chính cấp trên. Kế toán trưởng chịu trách nhiệm theo dõi tình hình tài chính của công ty, tổ chức và tiến hành công tác kế toán.
• Kế toán tiền: quản lý chứng từ thu, chi, giấy báo Nợ, báo Có, tài khoản ngân hàng, nhập lên hệ thống máy tính, cuối ngày đối chiếu số liệu với thủ quỹ.
KẾ TOÁN TRƯỞNG
KẾ TOÁN TIỀN KẾ TOÁN
DOANH THU
KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG
• Kế toán doanh thu: theo dõi tình hình nhập kho nguyên vật liệu, vật tư cuối tháng lập bảng kê tổng hợp theo dõi doanh thu. Ghi nhận doanh thu khi có các nghiệp vụ phát sinh, lên sổ chi tiết doanh thu…
• Kế toán tiền lương: theo dõi tình hình thanh toán lương cho cán bộ công nhân viên, các khoản trừ vào lương : các khoản bảo hiểm, tiền phạt, tiền vay ứng lương phải trả cho cán bộ công nhân viên theo quy định. Có nhiệm vụ phản ánh đầy đủ, chính xác thời gian và kết quả lao động của cán bộ công nhân viên toàn công ty, quản lí chặt chẽ việc sử dụng và chi tiêu quỹ lương.
• Chính sách kế toán áp dụng tại công ty
- Công ty áp dụng nhất quán các chính sách kế toán theo chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành kèm theo thông tư số 200/2014/TT/BTC ngày 22/12/2014 do Bộ Tài chính ban hành, do đó thông tin và số liệu trình bày trên báo cáo tài chính là có thể so sánh được.
- Kỳ kế toán: kỳ kế toán năm của Công ty bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Báo cáo tài chính kèm theo được trình bày bằng Đồng Việt Nam ( VNĐ).
- Hình thức kế toán áp dụng tại công ty là hình thức Nhật ký chung và được hỗ trợ bởi phần mềm kế toán
- Công ty tính thuế theo phương pháp khấu trừ
- Nguyên tắc ghi nhận tiền và các khoản tương đương tiền
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên.
- Tài sản cố định hữu hình được khấu hao theo phương pháp đường thẳng dựa trên thời gian hữu dụng ước tính.
* Ảnh hưởng của nhân tố môi trường đến kế toán chi phí xây dựng công trình tại Công ty
- Ảnh hưởng của các nhân tố bên ngoài công ty:
* Môi trường kinh tế: Các yếu tố kinh tế có ảnh hưởng vô cùng lớn đến doanh nghiệp. Các ngành kinh tế khác phát triển mạnh mẽ, bền vững thì công ty mới có điều kiện phát triển. Tuy nhiên với tình hình lạm phát tăng cao, giá thép, xăng dầu.. trên thị trường thế giới biến động bất thường như hiện nay thì với đặc điểm là một công ty xây
29
dựng hạ tầng thì thời gian kéo thi công thường kéo dài gây khó khăn cho công tác hạch toán chi phí xây lắp, vì sự biến động về giá cả NVL, nhân công... là khó có thể lường trước được.
* Môi trường công nghệ: Hiện nay, để thực hiện các nghiệp vụ kế toán được tốt hơn, có rất nhiều các phần mềm công nghệ hỗ trợ cho công việc kế toán. Công ty đã có đổi mới công nghệ và áp dụng khoa học kỹ thuật tiên tiến để ứng dụng trong quá trình kế toán của công ty được thực hiện trên máy tính với phần mềm kế toán New Accounting vì vậy cũng giảm tải được phần nào khối lượng công việc của kế toán.
* Môi trường luật pháp: Luật pháp nước ta ngày càng chặt chẽ vì vậy tạo điều kiện cho công ty hoạt động trong môi trường an toàn hơn. Thêm vào đó, hệ thống các chuẩn mực, chế độ kế toán ngày càng được bổ sung, hoàn thiện giúp cho công tác hạch toán kế toán thuận lợi hơn rất nhiều (như việc ban hành Thông tư 200/2014/TT-BTC)
- Ảnh hưởng của các nhân tố bên trong công ty:
Có rất nhiều nhân tố bên trong công ty có thể ảnh hưởng trực tiếp đến công tác kế toán chi phí xây dựng như: trình độ cán bộ nhân viên kế toán, các quy định tổ chức sản xuất, định hướng phát triển của công ty trong tương lai...
Công ty có những người lãnh đạo có kinh nghiệm, có kiến thức sâu rộng về kinh tế và hiện nay công ty đang quản lý các hoạt động SXKD dựa theo mô hình quản lý chất lượng. Do đó công tác kế toán nói chung và kế toán chi phí nói riêng được quản lý khá chặt chẽ. Công tác kế toán được nhân viên kế toán thực hiện trên phần mềm kế toán nên khối lượng công việc kế toán cũng phần nào được giảm tải. Tuy nhiên công ty đang ngày càng phát triển, các lĩnh vực kinh doanh của công ty cũng đang được mở rộng vì thế bộ máy kế toán cần có thêm người để đảm nhận các phần hành kế toán tránh dẫn đến tình trạng một người đảm nhận nhiều phần hành kế toán sẽ dễ sai sót, nhầm lẫn mà khó đối chiếu kiểm tra lại được.