Chương 2. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM
2.2. Thực trạng hiệu quả hoạt động nghiệp vụ lưu trữ
2.2.6. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
Tại Viện Hàn lâm thẩm quyền cho phép khai thác tài liệu được thực hiện theo Theo Điều 42 Quy chế Công tác văn thư, lưu trữ (Ban hành kèm theo Quyết định số 1601/QĐ-VHL ngày 24 tháng 9 năm 2015 của Chủ tịch Viện Hàn lâm KHCNVN), thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ gồm:
- Chủ tịch Viện Hàn lâm cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ của Viện Hàn lâm và các đơn vị thuộc Viện thuộc độ Tuyệt mật và Tối mật đối với người trong nước, thuộc độ Mật đối với người nước ngoài trên cơ sở đề nghị của Chánh Văn phòng Viện Hàn lâm, Thủ trưởng đơn vị trực thuộc Viện Hàn lâm.
- Chánh Văn phòng, Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Viện cho phép sử dụng, sao chụp tài liệu lưu trữ của Viện, của đơn vị mình thuộc độ Mật đối với người trong nước và tài liệu thường đối với người nước ngoài trên cơ sở đề nghị của Trưởng Phòng Hành chính - Lưu trữ Viện Hàn lâm, Trưởng Phòng Quản lý tổng hợp các đơn vị trực thuộc Viện Hàn lâm.
- Trưởng Phòng Hành chính - Lưu trữ Viện Hàn lâm, Trưởng phòng Quản lý tổng hợp các đơn vị trực thuộc Viện Hàn lâm cho phép khai thác, sao chụp tài liệu lưu trữ thông thường đối với các đối tượng khác.
- Việc cho phép sử dụng hồ sơ, tài liệu phải được thể hiện bằng văn bản có tính pháp lý.
- Đối với việc sao tài liệu lưu trữ:
+ Người có thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ thì cho phép sao tài liệu lưu trữ;
+ Thẩm quyền sao: Các đơn vị có tư cách pháp nhân có thẩm quyền sao tài liệu lưu trữ bảo quản tại lưu trữ của đơn vị mình;
+ Văn phòng thực hiện việc sao tài liệu cho Lãnh đạo Viện Hàn lâm và các đơn vị chuyên môn giúp việc Chủ tịch Viện Hàn lâm tại Phòng Hành chính - Lưu trữ
Về đối tượng và thủ tục khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ thực hiện theo Điều 40 Quy chế Công tác văn thư, lưu trữ (Ban hành kèm theo Quyết định số 1601/QĐ-VHL ngày 24 tháng 9 năm 2015 của Chủ tịch Viện Hàn lâm KHCNVN) hồ sơ, tài liệu lưu trữ được sử dụng để phục vụ nhu cầu công tác của các cơ quan, đơn vị và nhu cầu riêng chính đáng của các cá nhân trong và ngoài Viện Hàn lâm. Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu tại lưu trữ hiện hành được quy định như sau:
- Tất cả cán bộ, công chức, viên chức trong, ngoài Viện Hàn lâm, đơn vị và mọi cá nhân đều được khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vì mục đích công vụ và các nhu cầu riêng chính đáng;
- Đối với người trong Viện Hàn lâm, đơn vị có yêu cầu hoặc xin khai thác tài liệu phải có văn bản đề nghị hoặc giấy giới thiệu của đơn vị (Phụ lục 1 - Mẫu yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu kèm theo);
- Người ngoài Viện Hàn lâm có yêu cầu hoặc xin khai thác tài liệu phải có chứng minh nhân dân, văn bản đề nghị hoặc giấy giới thiệu của cơ quan đang làm việc hoặc đơn xin sử dụng tài liệu và chứng minh thư nhân dân hoặc có chứng nhận của chính quyền địa phương đang quản lý người đó;
- Người nước ngoài có yêu cầu xin khai thác tài liệu phải có hộ chiếu hợp lệ, văn bản đề nghị hoặc giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức nơi công tác, học tập hoặc cơ quan, tổ chức quản lý có thẩm quyền;
- Ngoài các quy định trên, cơ quan tổ chức cá nhân khi có yêu cầu hoặc xin khai thác tài liệu có mức độ mật phải nêu rõ mục đích, nội dung, yêu cầu tìm hiểu, thu thập và phải được sự đồng ý của cấp có thẩm quyền cho phép.
Về các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ và tình hình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Viện Hàn lâm thực hiện theo Luật Lưu trữ năm 2011
(Điều 29) quy định quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc sử dụng tài liệu lưu trữ:
“Cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác”…
Áp dụng các quy định của Luật Lưu trữ, tại Viện Hàn lâm hình thức khai thác tài liệu lưu trữ quy định như sau:
Việc sao tài liệu lưu trữ và chứng thực lưu trữ do lưu trữ cơ quan thực hiện.
Sao tài liệu lưu trữ:
Bản sao tài liệu lưu trữ là bản chụp nguyên văn tài liệu lưu trữ gốc hoặc bản in từ bản số hóa tài liệu lưu trữ gốc Văn phòng đang quản lý và được đóng dấu “BẢN SAO”
Mẫu dấu bản sao:
SAO Y BẢN CHÍNH
Chứng thực tài liệu lưu trữ
Bản chứng thực tài liệu lưu trữ là bản chụp nguyên văn toàn bộ hay một phần tài liệu lưu trữ gốc hoặc bản in từ bản số hóa tài liệu lưu trữ gốc Văn phòng đang quản lý.
Viên chức lưu trữ xác nhận các thông tin về nguồn gốc, địa chỉ lưu trữ của tài liệu đang bảo quản tại lưu trữ cơ quan, gồm: Tờ số, số hồ sơ, số mục lục hồ sơ, tên phông, ngày, tháng, năm chứng thực, số chứng thực được đăng ký trong sổ cung cấp tài liệu lưu trữ. Các thông tin về chứng thực tài liệu được thể hiện trên dấu chứng thực.
Viên chức lưu trữ ghi đầy đủ thông tin vào mẫu dấu chứng thực trên bản sao chụp, trình người có thẩm quyền ký xác nhận và đóng dấu của cơ quan (dấu Văn phòng hoặc dấu Viện Hàn lâm).
Bản sao tài liệu lưu trữ và bản Chứng thực lưu trữ có giá trị như tài liệu lưu trữ gốc trong các quan hệ, giao dịch.
Về kết quả khảo sát về nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, số lượng người và số lượng hồ sơ tài liệu được khai thác, sử dụng tại Kho lưu trữ Viện Hàn lâm
Theo Báo cáo thống kê về công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ hàng năm gửi Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo). Tổng số lượt người khai thác sử dụng tài liệu là 300 lượt người/năm. Tổng số tài liệu đưa ra phục vụ khai thác sử dụng là 600 văn bản/năm. Từ số liệu trên cho thấy Viện Hàn lâm đã tổ chức khai thác sử dụng tài liệu tương đối tốt và có hiệu quả.
Về đối tượng khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Tại Kho lưu trữ Viện Hàn lâm hằng năm được đón rất nhiều độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, trong đó số lượng lớn độc giả là các Cán bộ, công chức, đơn vị thuộc và trực thuộc Viện Hàn lâm, các cá nhân, cơ quan, tổ chức ngoài Viện Hàn lâm có nhu cầu nghiên cứu tài liệu liên quan đến lĩnh vực khoa học công nghệ.
Lưu trữ của Viện Hàn lâm luôn đáp ứng yêu cầu nghiên cứu sử dụng tài liệu của các cấp lãnh đạo, cán bộ, nhân viên trong toàn Viện Hàn lâm. Viện Hàn lâm cũng đã ban hành Quy chế khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ cơ quan và được áp dụng thống nhất trong toàn cơ quan. Các hình thức khai thác sử dụng tại cơ quan: Tại phòng đọc, photocopy, sao y bản chính, mượn, trích sao, gửi văn bản qua email, 02 lần tham gia triển lãm với Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, 01 lần triển lãm tài liệu về cuộc đời và sự nghiệp của cố GS.VS Trần Đại Nghĩa, Viện trưởng Viện Khoa học Việt Nam đầu tiên vào năm 2013 tại Viện Hàn lâm đúng vào dịp 100 năm ngày sinh của GS (13/9/1913-2013). Độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu phải có văn bản đề nghị của cơ quan nơi làm việc, giấy giới thiệu của cơ quan, CMND và phải được sự đồng ý của Chánh Văn phòng trên cơ sở đề nghị Trưởng Phòng Hành chính - Lưu trữ, trường hợp văn bản mật phải được ý kiến phê duyệt của Lãnh đạo Viện. Khi viên chức lưu trữ cho mượn phải đăng ký vào sổ mượn và cung cấp tài liệu.
Do lưu trữ các đơn vị trực thuộc làm chưa tốt, các đơn vị cá nhân thường xuyên phải tra tìm tài liệu phục vụ các mục đích nghiên cứu, quản lý thanh tra, bổ sung hồ sơ lao động nên tập trung khai thác tài liệu chủ yếu tại Văn phòng.
Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ hiện đang sử dụng sổ mục lục hồ sơ, tài liệu. Do thực tế tài liệu thu về chưa đủ, chưa được chỉnh lý, ứng dụng công nghệ thông tin còng hạn chế nên việc phục vụ khai thác không thuận lợi.