Chương 3. GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT
3.3. Nhóm giải pháp về tổ chức và nhân sự hoạt động lưu trữ
Thứ nhất, tổ chức bộ phận làm lưu trữ:
Viện Hàn lâm có bộ phận làm công tác lưu trữ thuộc Phòng Hành chính - Lưu trữ, Văn phòng Viện Hàn lâm. Hiện nay, Viện Hàn lâm chưa có quy định chức năng cụ thể cho bộ phận này. Viện Hàn lâm cần xây dựng bộ phận này như là đơn vị có chức năng tham mưu giúp việc cho Lãnh đạo Văn phòng trong quản lý hoạt động lưu trữ và trực tiếp quản lý hoạt động lưu trữ của Viện Hàn lâm. Bộ phận lưu trữ này có nhiệm vụ:
- Xây dựng kế hoạch phát triển ngắn hạn, dài hạn về các mặt hoạt động lưu trữ;
- Tham gia soạn thảo các văn bản quy định, hướng dẫn về nghiệp vụ lưu trữ;
- Thực hiện hướng dẫn các nghiệp vụ về lưu trữ như: Thu thập tài liệu, phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu, ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động lưu trữ, tổ chức khai thác sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ của Viện Hàn lâm phục vụ cho hoạt động quản lý.
Thứ hai, công tác cán bộ làm lưu trữ
Hiện tại, Viện Hàn lâm đã bố trí 02 viên chức có trình độ chuyên môn nghiệp vụ về lưu trữ, đảm nhận công tác lưu trữ nhưng làm việc kiêm nhiệm. 01 viên chức Phó Trưởng Phòng Hành chính - Lưu trữ phụ trách lưu trữ, trực tiếp làm công tác lưu trữ và làm các công tác việc khác do Trưởng phòng phân công, 01 viên chức trực tiếp làm lưu trữ, nhưng cũng phải kiêm nhiệm của công tác văn thư. Biên chế đó thực tế là chưa đủ.
Căn cứ vào tình hình tài liệu và biên chế của Viện Hàn lâm, theo quan điểm của tôi thì trước mắt cần bố trí 02 viên chức chỉ chuyên làm lưu trữ.
Bên cạnh đó, các đơn vị chuyên môn giúp việc Chủ tịch Viện Hàn lâm có bố trí viên chức làm công tác lưu trữ. Cần xây dựng viên chức này là nòng cốt để hướng dẫn trực tiếp việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ từ đơn vị chuyên môn giúp việc Chủ tịch về Kho lưu trữ Viện Hàn lâm.
3.4. Nhóm giải pháp về hoàn chỉnh, hoàn thiện khâu nghiệp vụ về hoạt động lưu trữ:
Thứ nhất, Thực hiện việc thu thập hồ sơ, tài liệu.
Để thực hiện tốt điều này, Viện Hàn lâm cần thực hiện triển khai một số công việc sau đây:
- Xác định nguồn tài liệu cần thu thập: Nguồn thu chủ yếu là văn thư Viện Hàn lâm, các Ban chức năng, các phòng thuộc Văn phòng. Đây là nguồn tài liệu quan trọng và thường xuyên nhất;
- Xác định thành phần tài liệu cần thu thập: Bao gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu có nội dung phản ánh chức năng, nhiệm vụ theo chức năng của các Phòng, ban chuyên môn. Không thu tài liệu có thời hạn có thời hạn dưới 5 năm, sách báo, hồ sơ nguyên tắc;
- Để đảm bảo việc thu đúng, thu đủ tài liệu thuộc thành phần Phông lưu trữ Viện Hàn lâm, viên chức lưu trữ không nên vội vàng thu tất cả những gì và các phòng ban nộp về, bởi thông thường, chỉ những tài liệu không cần cho công việc nữa, hoặc tài liệu không có giá trị thì chuyên viên các phòng, Ban mới chịu giao nộp ngay cho lưu trữ. Nếu thu tất cả những tài liệu này về, lưu trữ vô hình
chung trở thành địa chỉ trút bỏ những gì không cần thiết của các phòng, Ban, tài liệu cần thiết thì không giữ được và ngược lại.
Quá trình bổ sung tài liệu vào Kho Lưu trữ Viện Hàn lâm không thể thực hiện vội vàng, tùy tiện mà cần có kế hoạch thực hiện theo từng bước cơ bản sau:
Bước 1. Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của các Phòng, Ban chuyên môn lưu trữ tiến hành khảo sát nội dung, thành phần tài liệu hình thành trong hoạt động của từng bộ phận, phòng, Ban trên cơ sở đó xây dựng danh mục tất cả các loại hình tài liệu.
Khi tiếp cận tài liệu của các phòng, Ban viên chức lưu trữ có thể gặp khó khăn do một số nội dung tài liệu chuyên viên các phòng, Ban không cung cấp vì cho rằng tài liệu còn chứa đựng những vấn đề hạn chế phổ biến. Do vậy, lưu trữ cần căn cứ vào chức năng, nhiệm của các phòng, Ban để bổ sung những thành phần tài liệu, hồ sơ mà chuyên viên không cung cấp nhưng chắc chắn đã hình thành trong quá trình giải quyết công việc của họ.
Bước 2. Viên chức lưu trữ xin ý kiến Lãnh đạo Văn phòng (có thể cả Lãnh đạo Viện) và chủ động trao đổi với Lãnh đạo Phòng, Ban để lựa chọn những loại tài liệu có giá trị được thu nộp về lưu trữ, những loại tài liệu nào chuyên viên các phòng, Ban giữ lại.
Tiêu chí ưu tiên để lựa chọn tài liệu thu về là tài liệu phản ánh chức năng, nhiệm vụ và hoạt động của cơ quan; tài liệu có giá trị thông tin phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng; tài liệu được lập hồ sơ hoàn chỉnh và tài liệu có thể bổ sung, làm hoàn chỉnh một khối tài liệu đã có trong kho. Như vậy, quá trình bổ sung tài liệu lưu trữ theo các tiêu chí trên sẽ lọc ra những tài liệu không thuộc phông, tài liệu không phải là văn bản quản lý.
Bước 3. Viên chức lưu trữ xây dựng kế hoạch thu nộp tài liệu từ các Phòng, ban trình lãnh đạo cơ quan ký ban hành. Kế hoạch phải được xây dựng cụ thể chi tiết gửi đến tất cả các bộ phận, cá nhân có liên quan và phải đảm bảo:
Mục đích yêu cầu của việc giao nộp tài liêu;
Nội dung, thành phần, chất lượng tài liệu giao nộp và thời gian thực hiện giao nộp đối với từng Phòng, Ban;
Trách nhiệm của chuyên viên các Phòng, Ban và viên chức lưu trữ;
Cơ sở vật chất phục vụ việc giao nộp.
Bước 4. Lưu trữ phối hợp với các Phòng, Ban tiến hành giao nộp tài liệu theo kế hoạch. Tất cả các lần giao nộp tài liệu đều phải lập biên bản, ghi rõ hai bên giao nộp và nội dung, khối lượng tài liệu giao nộp (Phụ lục 3 - Mẫu biên bản giao nộp hồ sơ, tài liệu kèm theo). Khi thu tài liệu về, lưu trữ cần có kế hoạch sắp xếp vị trí các khối tài liệu để trong quá trình đã thu tài liệu về rồi mà chưa chỉnh lý ngay thì vẫn tìm được để phục vụ khai thác, sử dụng.
- Điều trước tiên mà Viện Hàn lâm phải làm để thực hiện tốt công tác này là phải xây dựng được Bảng danh mục hồ sơ để hướng dẫn việc lập hồ sơ hiện hành, giúp cho cơ quan lập hồ sơ được chủ động, chính xác, quản lý văn bản giấy tờ được chặt chẽ. Điều đó sẽ tạo thuận lợi cho việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
- Có biện pháp để đơn vị, cá nhân nộp tài liệu đầy đủ, đúng thời hạn.
Muốn vậy, viên chức lưu trữ phải xác định trách nhiệm lưu do nhà nước quy định, tham mưu cho Lãnh đạo trong việc quy định chi tiết chế độ nộp lưu, thời gian nộp lưu. Cần tạo ra hành lang pháp lý có tính chất bắt buộc để các đơn vị, cá nhân tuân thủ theo. Bên cạnh đó các viên chức lưu trữ chuyên trách phải hướng dẫn các đơn vị, cá nhân về việc lập hồ sơ, lập kế hoạch thu thập tài liệu của các đơn vị chuyên môn giúp việc Chủ tịch Viện. Sau đó tiến hành thu thập tại các nguồn nộp lưu theo kế hoạch.
Thứ hai, phân loại tài liệu.
Viện Hàn lâm đã lựa chọn phương án phân loại tài liệu “Cơ cấu tổ chức - thời gian”. Tuy nhiên, hiện nay vẫn chưa dựng được khung phân loại hồ sơ, tài liệu. Đây là một hạn chế cần khắc phục. Việc xây dựng khung phân loại chi tiết tài liệu sẽ rất thuận tiện cho việc chỉnh lý, thu thập cũng như thực hiện các khâu nghiệp vụ khác về lưu trữ.
Thứ ba, thực hiện đúng yêu cầu của việc xác định giá trị tài liêu:
Đây là một trong những khâu quan trọng trong hoạt động lưu trữ, cũng là khâu nghiệp vụ phức tạp, khó khăn đòi hỏi sự đầu tư cả về trí tuệ và cơ sở vật chất. Trong hoạt động lưu trữ, nhiệm vụ xác định giá trị các tài liệu nộp lưu vào lưu trữ Viện Hàn lâm hiện còn rất nhiều hạn chế.
Cần căn cứ vào tình hình thực tế khối tài liệu hiện có của Viện Hàn lâm hiện nay để xây dựng lại hoặc sửa đổi, bổ sung bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu. Đây cũng là hoạt động quan trọng để Viện Hàn lâm lựa chọn được những tài liệu có giá trị đưa vào lưu trữ cơ quan.
Bốn là, xây dựng công cụ tra cứu tài liệu:
Viện Hàn lâm hiện chưa thống nhất về cách thức tổ chức xây dựng mục lục hồ sơ. Các hồ sơ được đánh số liên tục cho cả hồ sơ có giá trị bảo quản vĩnh viễn, lâu dài và tạm thời, điều đó rất không thuận lợi cho việc tra tìm tài liệu. Vì vậy, cần nâng cấp lập riêng các quyển mục lục hồ sơ:
+ Mục lục hồ sơ bảo quản vĩnh viễn;
+ Mục lục hồ sơ bảo quản theo năm.
Việc xây dựng các mục lục hồ sơ này cần tổ chức một cách khoa học. Đối với lưu trữ Viện Hàn lâm, mục lục hồ sơ đã xây dựng được coi là công cụ thống kê và tra tìm không thể thiếu được. Thông qua các công cụ khoa học giúp cho công tác thống kê được đầy đủ chính xác thành phần, nội dung hồ sơ cũng như khối lượng tài liệu trong Phông.
Để phục vụ tốt hơn cho khai thác sử dụng tài liệu một cách hiệu quả, Viện Hàn lâm cần xây dựng phần mềm tra tìm tài liệu lưu trữ. Nếu xây dựng và hoàn thiện được những công cụ này thì việc tra cứu và khai thác sẽ nhanh chóng hơn, tiết kiệm được thời gian khai thác, tránh được trường hợp bỏ sót tài liệu có liên quan đến nội dung nghiên cứu.
Năm là, tăng cường mở rộng hoạt động khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.
Viện Hàn lâm cần mở rộng thêm các hình thức khai thác tài liệu khác, để độc giả có thể tiếp cận với tài liệu lưu trữ trên nhiều khía cạnh khác nhau. Viên
chức lưu trữ cần thông báo, giới thiệu cho cán bộ, viên chức trong cơ quan những tài liệu có giá trị đang được bảo quản tại Kho lưu trữ. Hình thức này mang tính chủ động về phía cơ quan lưu trữ. Mục đích là giới thiệu cho độc giả về thành phần, nội dung tài liệu đang bảo quản trong kho lưu trữ, nhấn mạnh những tài liệu có ý nghĩa thiết thực đối với hoạt động lưu trữ cơ quan. Hoặc viên chức lưu trữ có thể thông báo tài liệu theo chuyên đề. Hình thức này có thể tiến hành định kỳ hàng năm. Viên chức lưu trữ căn cứ vào kế hoạch công tác năm của các Ban giúp việc để xây dựng thông báo tài liệu lưu trữ theo từng chuyên đề nhất định.
Về hình thức thông báo giới thiệu tài liệu lưu trữ, lưu trữ cơ quan có thể áp dụng một số cách như thông báo trên website của Viện Hàn lâm, thông báo trực tiếp bằng văn bản, xây dựng phòng truyền thống cơ quan, giới thiệu tài liệu lưu trữ nhân dịp ngày truyền thống của cơ quan.
Để đáp ứng các hình thức phục vụ trên đòi hỏi viên chức lưu trữ phải nhiệt tình, hăng say trong công tác, có tâm huyết với tài liệu lưu trữ và công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. Tinh thần, thái độ phục vụ của viên chức lưu trữ là yếu tố ảnh hưởng rất lớn đến tâm lý độc giả. Vì vây, khi độc giả đến khai thác tài liệu viên chức lưu trữ cần hướng dẫn tận tình, thông qua đây cũng giới thiệu đến độc giả những tài liệu lưu trữ có giá trị liên quan đến chuyên môn của họ.
3.5. Nhóm giải pháp khác
Thứ nhất, tăng cường cơ sở vật chất trang thiết bị và hỗ trợ kinh phí cho hoạt động lưu trữ.
Để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ của hoạt động lưu trữ trong thời kỳ công nghiệp 4.0 cũng như đáp ứng nhiệm vụ tài liệu lưu trữ phục vụ điều hành, quản lý, phục vụ công tác chuyên môn của Viện Hàn lâm thì việc đầu tư cơ sở vật chất cho hoạt động lưu trữ cần phải thực hiện và cũng là một yêu cầu cấp bách nhằm hoàn thiện cho hoạt động lưu trữ.
Như đã trình bày ở trên, hiện nay Kho Lưu trữ Viện Hàn lâm đã hết diện tích để thu thập tài liệu về cần bố trí kho lưu trữ và các trang thiết bị để thu thập tài liệu, bảo quản an toàn tài liệu. Kinh phí để mua sắm trang thiết bị phục vụ cho công tác bảo quản tài liệu cần được Lãnh đạo Viện Hàn lâm quan tâm phê duyệt, bố trí kinh phí.
Thứ hai, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý và khai thác sử dụng tài liệu.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ đã được Viện Hàn lâm chú trọng từ lâu, song hiệu quả chưa cao. Hệ thống máy tính của Viện Hàn lâm được sử dụng phần lớn vào công tác soạn thảo văn bản và chủ yếu. Ứng phần mềm quản lý khai thác thông tin chưa được áp dụng.
Hiện tại công cụ để phục vụ quản lý, khai thác sử dụng tài liệu của Viện Hàn lâm vẫn là những công cụ thủ công, trên hệ thống sổ sách và phần mềm quản lý văn bản dùng để đăng ký văn bản đi đến. Do vậy chưa đáp ứng được nhu cầu quản lý, đặc biệt là nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. Nếu ứng dụng công nghệ thông tin sẽ mang lại hiệu quả to lớn trong quản lý và tra tìm tài liệu.
Do tính chất đa dạng của tài liệu lưu trữ như nhiều loại hình tài liệu, qua nhiều thời kỳ lịch sử, trong phạm vi toàn Viện Hàn lâm. Nên hệ thống thông tin tài liệu phải được phân cấp theo chức năng, nhiệm vụ của từng phòng, Ban theo nhu cầu khai thác thông tin. Hệ thống phải có khả năng lưu trữ và xử lý thông tin đáp ứng các yêu cầu quản lý và phục vụ khai thác sử dụng tài liệu.
Để việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý tra tìm tài liệu lưu trữ được thực hiện một cách nghiêm túc thì Viện Hàn lâm phải tiến hành những công việc sau:
- Xây dựng và ban hành quy chế khai thác sử dụng mạng thông tin;
- Xây dựng và ban hành tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ về biên mục thông tin tài liệu;
- Xây dựng cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin, hoàn thiện phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc;
- Nghiên cứu các vấn đề về bảo mật thông tin, bảo đảm tính xác thực và an toàn dữ liệu thông tin tài liệu lưu trữ;
- Cập nhật thông tin thường xuyên, có cơ chế sao lưu, bảo hiểm tài liệu Để ứng dụng công nghệ thông tin đạt chất lượng hiệu quả thì Viện Hàn lâm cần đầu tư kinh phí, cung cấp đủ trang thiết bị chuyên dụng, đào tạo và sử dụng kỹ sư tin học để đưa công nghệ thông tin vào hoạt động lưu trữ. Đặc biệt, Viện Hàn lâm cần tham khảo các phần mềm của các cơ quan Bộ, ngành khác như Văn phòng Chính phủ, Bộ Thông tin và Truyền thông, Bộ Nội vụ…Phần mềm đáp ứng Thông tư số 02/2019/TT-BNV.
Như vậy có thể nói rằng ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý tài liệu lưu trữ là mục tiêu cần phải thực hiện cùng với các khâu nghiệp vụ của hoạt động lưu trữ trong giai đoạn hiện nay. Nhưng để thực hiện tốt công việc này còn tùy thuộc vào khả năng, thực tế của Viện Hàn lâm.
Thứ ba, Trong thời đại cách mạng công nghiệp 4.0 hiện nay để quản lý tốt tài liệu điện tử do cơ quan sản sinh ra, việc nâng cao trình độ và năng lực cho cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan về công nghệ thông tin là một điều tất yếu. Tùy từng đối tượng cụ thể, chúng ta có phương pháp đào tạo cho phù hợp. Với cán bộ, công chức, viên chức là chuyên môn, văn thư, lưu trữ cơ quan chúng ta có thể cử tham gia lớp bồi dưỡng ngắn ngày, tập huấn chương trình phần mềm hay tham gia các lớp đào tạo công nghệ thông tin phù hợp. Với cán bộ lãnh đạo quản lý có thể tham gia các mô hình quản lý văn bản điện tử tốt ở trong và ngoài nước.
Trên đây là một số giải pháp, kiến nghị nhằm thực hiện quản lý tập trung thống nhất khối tài liệu lưu trữ tại Kho lưu trữ Viện Hàn lâm dựa trên cơ sở lý luận và thực tiễn hoạt động lưu trữ của cơ quan. Những giải pháp và kiến nghị đó vừa có tính cấp bách trước mắt, vừa có tính lâu dài, đòi hỏi sự quan tâm, chỉ đạo sát sao của Lãnh đạo Viện Hàn lâm để củng cố hoạt động lưu trữ của cơ quan. Đồng thời cũng đòi hỏi viên chức lưu trữ phải có trách nhiệm trong công