Chương 2. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM
2.3. Đánh giá chung về hoạt động lưu trữ tại Viện Hàn lâm
Viện Hàn lâm thực hiện tương đối tốt việc quản lý hoạt động lưu trữ, một số tài liệu được chỉnh lý, viên chức có đủ trình độ chuyên môn, nghiệp vụ làm công tác lưu trữ; vông tác bảo quản tài liệu lưu trữ được quan tâm tạo điều kiện tốt; thẩm quyền cho phép sử dụng văn bản, tài liệu ở Viện Hàn lâm rất chặt chẽ;
hàng năm nhập phần mềm, scan 170.000 trang văn bản để lưu và phục vụ khai thác, tra cứu nhanh chóng, kịp thời; Viện Hàn lâm đang triển khai xây dựng hệ thống kho lưu trữ điện tử. Bên cạnh đó còn có những hạn chế là các văn bản quy định của Viện Hàn lâm chưa quy định riêng cho loại hình tài liệu khoa học và công nghệ; Chưa xây dựng được thành phần và nội dung nộp lưu trữ tài liệu vào kho lưu trữ hiện hành; Chưa đầu tư nhiều kinh phí cho việc chỉnh lý tài liệu; Tài liệu khoa học và công nghệ còn quản lý rải rác gây ra khó khăn trong việc quản lý, khai thác sử dụng, viện ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động lưu trữ còn hạn chế. Nhứng kết quả đạt được và hạn chế được cụ thể như sau:
2.3.1. Những kết quả đạt được
Một là, Viện Hàn lâm đã thực hiện tương đối tốt việc quản lý hoạt động lưu trữ. Bên cạnh việc thực hiện theo các văn bản chỉ đạo hướng dẫn của nhà nước và có thẩm quyền về hoạt động lưu trữ, Lãnh đạo Viện Hàn lâm còn quan tâm để chỉ đạo, ban hành các văn bản phục vụ cho việc hoạt động lưu trữ của Viện Hàn lâm nhằm điều chỉnh toàn diện các hoạt động quản lý, thống nhất hoạt động lưu trữ theo hướng hiện đại và hội nhập quốc tế.
Hai là, Viên chức làm lưu trữ tại Viện Hàn lâm đã có đủ trình độ chuyên môn, nghiệp vụ làm công tác lưu trữ. Cán bộ được đào tạo đúng chuyên ngành,
đều tốt nghiệp chuyên ngành Văn thư - Lưu trữ từ các trường Đại học hàng đầu về Lưu trữ, bao gồm cả trình độ Thạc sĩ.
Ba là, Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ được quan tâm tạo điều kiện tốt nhất về phòng kho, trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ, giúp cho tài liệu lưu trữ luôn trong tình trạng tốt nhất để phục vụ cho nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.
Bốn là, thẩm quyền cho phép sử dụng văn bản, tài liệu ở Viện Hàn lâm rất chặt chẽ có quy định riêng cho từng loại văn bản thể hiện trong Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ, có rất nhiều hình thức khai thác, sử dụng tại phòng đọc, triển lãm, cung cấp qua email.
Năm là, Một số tài liệu đã được chỉnh lý. Riêng năm 2017 phối hợp với Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III chỉnh lý được 60 m giá tài liệu giai đoạn Viện Khoa học Việt Nam (1975-1993) và một số đơn vị giải thể.
Sáu là, hàng năm nhập phần mềm, scan 170.000 trang văn bản để lưu và phục vụ khai thác, tra cứu nhanh chóng, kịp thời. Viện Hàn lâm đang triển khai xây dựng hệ thống kho lưu trữ điện tử thuộc nhiệm vụ: “Xây dựng hoàn thiện cổng thông tin điện tử của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam”.
2.3.2. Những hạn chế.
* Về công tác tổ chức và chỉ đạo hoạt động lưu trữ
Nhìn chung có thể nhận thấy rằng, hoạt động lưu trữ tại Viện Hàn lâm đã có vị trí vững chắc, lãnh đạo và viên chức trong cơ quan đã có nhận thức đúng đắn về hoạt động lưu trữ, vì thế mà hoạt động quản lý, chỉ đạo về công tác lưu trữ cũng được nâng lên về mọi mặt: Tại Viện Hàn lâm đã có hệ thống văn bản về lưu trữ, được tổ chức bộ phận lưu trữ tại Văn phòng Viện Hàn lâm, được bố trí cán bộ, đầu tư cho hoạt động lưu trữ.
Mặc dù Hàn lâm đã ban hành một số văn bản chỉ đạo về hoạt động lưu trữ, nội dung các văn bản đã đề cấp đến các khâu nghiệp vụ lưu trữ, Viện Hàn lâm cần xây dựng thêm một số văn bản như đối tượng, thành phần tài liệu nộp lưu tài liệu vào kho lưu trữ các cấp, những văn bản hướng dẫn nghiệp vụ chuyên
sâu, nhất là nghiệp vụ lập hồ sơ công việc, quy trình nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử, quy trình hủy tài liệu.
* Về hoạt động nghiệp vụ lưu trữ.
Một là, thu thập, bổ sung tài liệu: Việc thu thập, bổ sung hồ sơ tài liệu chưa được thường xuyên, liên tục, chất lượng hồ sơ, tài liệu chưa đảm bảo. Hầu hết các Phòng, Ban chuyên môn đều có ý thức giao nộp tài liệu vào lưu trữ. Tuy nhiên, tài liệu vẫn chưa được lập hồ sơ khi giao nộp; chưa có danh mục hồ sơ nên chất lượng tài liệu giao nộp vào lưu trữ chưa cao như các tài liệu chưa đúng theo quy định về nộp lưu về hồ sơ: Giấy nháp, giấy mời, tạp chí và hồ sơ nguyên tắc. Chưa xây dựng kế hoạch thu thập, chưa xây dựng văn bản hướng dẫn lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Kho Lưu trữ Viện.
Hai là, phân loại tài liệu: Toàn bộ tài liệu của Viện Hàn lâm hiện nay được phân loại theo phương án “cơ cấu tổ chức - thời gian”. Phương án này phù hợp với tình hình thực tế của tài liệu Viện Hàn lâm. Hơn nữa, tài liệu ở đây được nộp theo từng Ban chứ không nộp theo năm nên việc sử dụng phương pháp phân loại này là khá phù hợp và khoa học. Tuy nhiên, hiện Viện Hàn lâm vẫn chưa xây dựng được bảng kê khung phân loại chi tiết. Nếu làm được điều này thì việc tổ chức khoa học tài liệu được thực hiện dễ dàng hơn.
Ba là, xác định giá trị tài liệu: Viện Hàn lâm đã có quy định Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam tại
Quyết định số 1601/QĐ-VHL ngày 30 tháng 9 năm 2008. Tuy nhiên, khi áp dụng xác định giá trị khi chỉnh lý văn bản này được xây dựng từ năm 2008, một số thông tin đã bị lạc cần được bổ sung, sửa đổi hoặc xây dựng văn bản mới để thay thế.
Bốn là, xây dựng công cụ tra cứu và thống kê tài liệu: Công cụ tra cứu và thống kê chủ yếu trong Kho lưu trữ của Viện Hàn lâm hiện nay là Mục lục hồ sơ và cơ sở dữ liệu tại phần mềm quản lý văn bản và lập hồ sơ công việc.. Mục lục hồ sơ là công cụ phổ biến, cơ bản và đơn giản nhất, mặc dù vẫn còn có một số hạn chế nhưng phần nào giúp đã giúp cho viên chức lưu trữ có thể thống kê, tra
tìm tài liệu. Cơ sở dữ liệu từ phần mềm mới chỉ thay thế cho việc vào sổ văn bản đi, đến chưa xử lý công việc trên phần mềm, vì vậy khi tra cứu hồ sơ công việc một cách hoàn chỉnh thì lại tra cứu ở hồ sơ giấy. Như vậy chỉ với quyển mục lục hồ sơ, phần mềm quản lý văn bản thì không thể tiến hành tra cứu và thống kê một cách chính xác, cụ thể và đầy đủ nhất cần có thêm công cụ tra cứu khác như thẻ, phần mềm lưu trữ…Để xây dựng công cụ tra cứu như thế, tài liệu lưu trữ trong kho cần được tiến hành chỉnh lý một cách tổng thể, theo từng giai đoạn.
Năm là, bảo quản tài liệu: Viện Hàn lâm đã bố trí kho lưu trữ để bảo quản tài liệu và trang bị các thiết bị cần thiết cho công tác lưu trữ, vệ sinh kho tàng sạch sẽ. Tuy nhiên, tài liệu thu về đã sử dụng hết diện tích kho lưu trữ, nếu tiếp tục thu tài liệu về cần bố trí thêm kho và các trang thiết bị kèm theo.
Sáu là, khai thác, sử dụng tài liệu: công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Viện Hàn lâm chưa thực sự được quan tâm, đầu tư; Chưa có phòng đọc bên cạnh Kho lưu trữ để phục vụ công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; Chưa có những quy định cụ thể cho nghiệp vụ tổ chức, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; chưa có tổ chức khai thác tài liệu lưu trữ điện tử tại kho lưu trữ Viện Hàn lâm.
Bảy là, ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động lưu trữ : Hiện Viện Hàn lâm sử dụng Phần mềm quản lý văn bản và điều hành (VASTOFFICE) để đăng ký văn bản tại văn thư Viện Hàn lâm. Thực hiện Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg, Viện Hàn lâm đang nâng cấp để sử dụng đến các đơn vị trong toàn Viện Hàn lâm, xử lý công việc trên phần mềm theo yêu cầu của Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức. Trong tương lai, Viện Hàn lâm cần nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động lưu trữ để nâng cao hoạt động này đáp ứng Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.
Tiểu kết chương 2
Trong chương 2, luận văn giới thiệu về Viện Hàn lâm, tình hình tổ chức, nhân sự và kho tàng, vai trò của Viện Hàn lâm; thành phần, nội dung đặc điểm và giá trị của tài liệu lưu trữ Viện Hàn lâm, đặc biệt đã có những đánh giá khách quan thực trạng về hiệu quả hoạt động quản lý và thực trạng hiệu quả hoạt động nghiệp vụ lưu trữ, những kết quả đạt được cũng như những tồn tại, hạn chế trong hoạt động lưu trữ. Những hạn chế đó là các văn bản quy định của Viện Hàn lâm chưa quy định riêng cho lại hình tài liệu khoa học và công nghệ, chưa xây dựng được thành phần và nội dung nộp lưu trữ tại liệu vào kho lưu trữ hiện hành, chưa đầu tư nhiều kinh phí cho việc chỉnh lý tài liệu, tài liệu khoa học và công nghệ còn quản lý rải rác gây ra khó khăn trong việc quản lý, khai thác sử dụng. Đây được gọi là những vấn đề mấu chốt nếu không giải quyết được sẽ ảnh hướng rất lớn đến công tác quản lý tài liệu lưu trữ. Chương 2 cũng là chương tạo tiền đề để luận văn đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu qủa hoạt động lưu trữ trong toàn Viện Hàn lâm.