CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ VÀ NÂNG
1.2. Lý luận chung về hiệu quả và nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ
1.2.4. Tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động lưu trữ
Để đánh giá đúng hiệu quả hoạt động lưu trữ thì điều quan trọng phải xác lập được các tiêu chí đánh giá. Tiêu chí là thước đo, là cơ sở làm căn cứ để phân loại, nhận biết, đánh giá các sự vật, hoạt động, tổ chức, đơn vị… Ví dụ như tiêu chí đánh giá hiệu quả quản lý công tác hành chính, tiêu chí đánh giá hiệu quả khai thác sử dụng tài liệu, hay tiêu chí phân loại tài liệu…. Mỗi một mục tiêu đều có tiêu chí đánh giá khác nhau.
Các hoạt động của hoạt động lưu trữ phải xác định rõ mục tiêu theo hướng ngày càng được lượng hóa. Khi đánh giá hiệu quả hoạt động lưu trữ, thường sẽ đánh giá đối với các hoạt động như: hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ.
Trên cơ sở tham khảo bảng đánh giá xếp loại chất lượng công tác lưu trữ của Cục Lưu trữ nhà nước, tác giả đề xuất đánh giá hiệu quả hoạt động lưu trữ theo Bảng tiêu chí đánh giá như sau:
BẢNG TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ
STT Nội dung tiêu chí Đánh giá
I. Hoạt động quản lý
1
Xây dựng và ban hành được những văn bản qui định về công tác lưu trữ chặt chẽ và phù hợp với tình hình thực tế:
- Đã ban hành
- Ban hành nhưng chưa đầy đủ - Chưa ban hành
Tốt Trung bình
Không đạt
2
Công tác tổ chức và cán bộ lưu trữ:
* Tổ chức:
- Có bộ phận lưu trữ trong cơ cấu tổ chức của cơ quan
- Không có bộ phận lưu trữ trong cơ cấu tổ chức của cơ quan
* Biên chế:
- Bố trí được cán bộ lưu trữ chuyên trách
- Không bố trí được cán bộ lưu trữ chuyên trách
* Trình độ chuyên môn - Được đào tạo về Lưu trữ
- Không được đào tạo về Lưu trữ
* Thực hiện chế độ bảo hộ lao động, phụ cấp trách nhiệm, độc hại, cho cán bộ lưu trữ theo quy định
- Đã thực hiện - Chưa thực hiện
Đạt Không đạt
Đạt Không đạt
Đạt Không đạt
Đạt Không đạt
3
Kho lưu trữ và bảo quản tài liệu lưu trữ:
* Kho và thiết bị, phương tiện bảo quản tài liệu
- Đã xây kho lưu trữ độc lập đảm bảo các yêu cầu kỹ thuật và có đầy đủ các thiết bị bảo quản
- Đã xây dựng kho lưu trữ độc lập nhưng chưa đầy đủ các thiết bị bảo quản
- Chưa xây kho lưu trữ độc lập nhưng bố trí được kho đủ diện tích
Tốt Khá Trung bình
và các thiết bị bảo quản
- Không có kho bảo quản tài liệu
* Chế độ thống kê, kiểm tra, vệ sinh kho tàng và tài liệu - Thường xuyên, định kỳ
- Không thường xuyên, không định kỳ
Không đạt Đạt Không đạt 4
Ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ vào hoạt động lưu trữ:
- Đã tổ chức xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ hồ sơ, tài liệu - Chưa tổ chức xây dựng cơ sở dữ liệu hồ sơ, tài liệu
Đạt Không đạt II. Hoạt động nghiệp vụ
1
Thu thập và bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ
Các phòng ban, đơn vị chuyên môn, công chức lập nộp hồ sơ công việc; giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan đúng thời hạn, đủ số lượng theo danh mục hồ sơ:
- Thực hiện được 85% - 100%
- Thực hiện được 70% -< 85%
- Thực hiện được 50% - < 70%
- Thực hiện được < 50%.
Tốt Khá Trung bình
Không đạt
2
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ
- Chỉnh lý hoàn chỉnh toàn bộ tài liệu thu vào lưu trũ theo đúng quy trình nghiệp vụ;
- Chỉnh lý từ 70% -90% tài liệu thu vào lưu trữ theo đúng quy trình nghiệp vụ;
- Chỉnh lý từ 50% -70% tài liệu thu vào lưu trữ theo đúng quy trình nghiệp vụ
- Chỉnh lý dưới 50% tài liệu thu vào lưu trữ theo đúng quy trình nghiệp vụ
* Tiêu hủy tài liệu
- Tiêu hủy tài liệu đúng thủ tục, quy trình;
- Không tiến hành tiêu hủy tài liệu hoặc tiêu hủy tài liệu không đúng thủ tục, quy trình;
Tốt Khá Trung bình
Không đạt Tốt Không đạt
3
Xác định giá trị tài liệu lưu trữ
- Đã ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ cho cơ quan;
- Chưa ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ cho cơ quan.
Tốt Không đạt 4
Bảo quản tài liệu lưu trữ
- Đã xây dựng, bố trí kho tàng, trang bị các trang thiết bị, phương tiện cần thiết, thực hiện các biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo vệ
Tốt
an toàn tài liệu lưu trữ;
- Đã xây dựng, bố trí kho tàng, trang bị các trang thiết bị, phương tiện cần thiết, thực hiện các biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ nhưng chưa đầy đủ;
- Chưa xây dựng, bố trí kho tàng, trang bị các trang thiết bị, phương tiện cần thiết, thực hiện các biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ;
Trung bình
Không đạt
5
Thống kê tài liệu lưu trữ
Xây dựng cơ sở dữ liệu tra tìm và thống kê tài liệu - Đã xây dựng
- Chưa xây dựng
Tốt Không đạt
6
Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu
- Có nội quy, quy chế khai thác sử dụng tài liệu
- Không có nội quy, quy chế khai thác sử dụng tài liệu
- Có phương tiện và công cụ tra cứu (mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu ..) - Không có phương tiện và công cụ tra cứu ( mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu ...)
- Có tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu - Không tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu
Tốt Không đạt
Tốt Không đạt
Tốt Không đạt Đó là những tiêu chí cơ bản để đánh giá hiệu quả hoạt động lưu trữ một cơ quan cao hay thấp.
Tiểu kết chương 1
Trong Chương 1, tác giả đã đi sâu tìm hiểu về các khái niệm về tài liệu lưu trữ, nâng cao hiệu quả, nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ cũng như vai trò của việc nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ, đồng thời tác gải đưa ra những tiêu chí để có thể đánh giá hiệu quả hoạt động lưu trữ. Đây chính là cơ sở lý luận để tác giả trình bày thực trạng hoạt động lưu trữ tại Cục Sở hữu trí tuệ - Bộ Khoa học và công nghệ.
Nâng cao chất lượng hoạt động lưu trữ được xác định là một nhiệm vụ quan trọng trong hoạt động của nền hành chính nước ta hiện nay. Trước những yêu cầu của nền hành chính, hoạt động lưu trữ phải đổi mới và nâng cao chất lượng để phù hợp với tình hình chung của nền kinh tế và nền hành chính năng động, trách nhiệm, hiện đại đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế - xã hội và hội nhập quốc tế.