CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ TẠI CỤC SỞ HỮU TRÍ TUỆ
2.2. Tình hình thực tế về hoạt động lưu trữ tại Cục Sở hữu trí tuệ
2.2.1. Về công tác quản lý hoạt động lưu trữ tại Cục Sở hữu trí tuệ.
Xây dựng và ban hành các văn bản qui định, hướng dẫn về công tác lưu trữ là nội dung quan trọng trong quản lý công tác lưu trữ tại một cơ quan, tổ chức.
Nhiệm vụ này nhằm cụ thể hóa các qui định của Nhà nước về công tác lưu trữ và giúp cơ quan, tổ chức thực hiện thống nhất nghiệp vụ lưu trữ trong hoạt động hàng ngày phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan, tổ chức.
Trong quá trình đó, Cục Sở hữu trí tuệ đã xây dựng và ban hành một số các văn bản sau:
Quyết định số 188/QĐ-SHTT ngày 12 tháng 02 năm 2009 Quy chế công tác văn thư và lưu trữ. [6]
Trong bản quy chế này qui định về lưu trữ bao gồm các nội dung: thu thập, phân loại, bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan, đánh giá, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
Về trách nhiệm quản lý: Chánh Văn phòng Cục giúp Cục trưởng quản lý, chỉ đạo công tác lưu trữ trong phạm vi Cục. Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Cục có trách nhiệm quản lý, chỉ đạo công tác lưu trữ tại đơn vị mình quản lý. Mọi cán bộ, công chức, viên chức đều có trách nhiệm thực hiện nghiêm chỉnh Quy chế này cũng như quy định hiện hành của Bộ Khoa học và công nghệ, và qui định của pháp luật.
Trong công việc phải tuân thủ việc bảo vệ bí mật thông tin theo qui định của Nhà nước.
Cục Sở hữu trí tuệ phải thực hiện báo cáo thống kê theo Quyết định số 14/2005/QĐ-BNV ngày 06 tháng 01 năm 2005 của Bộ Nội vụ và báo cáo tổng hợp gửi về Bộ Khoa học và công nghệ.
Và qui trình quản lý tác nghiệp công tác văn thư và lưu trữ được yêu cầu theo Hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2008.
2.2.2. Thực trạng về các hoạt động nghiệp vụ trong hoạt động lưu trữ tại Cục Sở hữu trí tuệ.
2.2.2.1. Hoạt động thu thập và bổ sung hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
Việc thu thập tài liệu có vai trò quan trọng nhằm bổ sung vào kho những tài liệu có giá trị thực tiễn, lịch sử để bảo quản nhằm phục vụ cho các nhu cầu nghiên cứu, sử dụng của cán bộ, nhân viên trong và ngoài Cục đến khai thác .
Công tác thu thập và bổ sung hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ cơ quan được tiến hành thường xuyên và đều đặn 4 lần/1 tháng từ các đơn vị trực thuộc Cục.
Nguồn tài liệu thu thập chủ yếu từ các đơn vị: Phòng Đăng ký, Trung tâm Sáng chế, Trung tâm Nhãn hiệu. Các loại tài liệu được giao nộp vào kho lưu trữ cơ quan là các hồ sơ đơn liên quan đến đơn xác lập quyền sở hữu trí tuệ và các loại văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của Cục. Các loại tài liệu này khi được giao nộp vào kho cũng đã được sắp sếp trật tự theo số thứ tự, nên đã tạo điều kiện thuận lợi cho công tác tra tìm tài liệu.
Như trên tác giả đã trình bày đến số lượng hồ sơ tài liệu hiện đang lưu trữ tại kho lưu trữ Cục là rất lớn. Ngoài các hồ sơ tài liệu đã thống kê phần trên thì còn có những hồ sơ, tài liệu hiện đang lưu giữ tại các đơn vị như: Hồ sơ tài liệu tổ chức cán bộ, Hồ sơ đơn giải quyết khiếu nại (liên quan đến đơn Sở hữu công nghiệp), và các hồ sơ công việc của các đơn vị.
Nói chung, việc thu thập hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị chưa được triệt để, vẫn còn tình trạng hồ sơ tài liệu được lưu trữ tại các đơn vị. Nguyên nhân do khối hồ sơ tài liệu về sở hữu công nghiệp là quá lớn, không đủ diện tích kho tàng để bố trí khoa học, và cũng do nguồn nhân lực không đủ để có thể đáp ứng được công việc.
2.2.2.2. Hoạt động chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Như tác giả đã nói ở trên, tình hình chỉnh lý tài liệu tại Cục Sở hữu trí tuệ vẫn chưa được quan tâm, chỉ tài liệu hành chính từ khi thành lập cho đến hết năm 2007 được chỉnh lý khoảng 30m giá tài liệu (tương đương với 1779 đơn vị bảo quản). Còn lại toàn bộ hồ sơ tài liệu từ trước đến nay chưa được chỉnh lý. [8].
Mặc dù đã có qui định tại Quy chế Công tác Văn thư và Lưu trữ nhưng do khối hồ sơ tài liệu sở hữu công nghiệp rất lớn và để được thực hiện việc chỉnh lý cần phải có kinh phí lớn và cần có sự quan tâm sát xao của Lãnh đạo Cục nên nhiệm vụ này còn rất hạn chế.
2.2.2.3. Hoạt động xác định giá trị tài liệu lưu trữ
Tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động của Cục có nhiều loại với giá trị khác nhau. Tài liệu của Cục là tài liệu khoa học công nghệ, vừa có giá trị thực tiễn, vừa có giá trị lịch sử.
Mục đích của việc xác định giá trị tài liệu là qui định thời hạn bảo quản cho từng loại hồ sơ, tài liệu. Tuy nhiên, tính đến thời điểm hiện nay toàn bộ hồ sơ, tài liệu của Cục Sở hữu trí tuệ chưa xác định được thời hạn bảo quản. Duy nhất chỉ có tài liệu hành chính bao gồm các công văn, quyết định của Cục từ khi thành lập cho đến hết năm 2007 đã được chỉnh lý, và đã được đặt thời hạn bảo quản cho tài liệu theo ba mức độ vĩnh viễn, lâu dài và tạm thời, chưa xác định lại theo quy định mới là Bảo quản vĩnh viễn và bảo quản có thời hạn. Còn các hồ sơ đơn, tài liệu liên quan đến đơn xác lập quyền sở hữu công nghiệp cho đến nay vẫn chưa được chỉnh lý và
xác định thời hạn bảo quản mặc dù loại hồ sơ tài liệu này được xác định là nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử (Trung tâm lưu trữ quốc gia III). [9].
2.2.2.4. Hoạt động thống kê tài liệu lưu trữ
Hàng năm theo qui định, Cục Sở hữu trí tuệ đều lập các báo cáo thống kê công tác lưu trữ và gửi lên Bộ Khoa học và công nghệ, nhưng việc này chỉ dừng lại ở các con số đơn thuần chứ chưa có sự phân tích cần thiết nên chưa có hiệu quả thiết thực
2.2.2.5. Hoạt động khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ.
Hồ sơ, tài liệu của Cục Sở hữu trí tuệ chủ yếu phục vụ cán bộ, công chức, viên chức và người lao động – thẩm định viên thuộc Cục. Độc giả ngoài Cục rất ít, thường là những đơn vị có liên quan đến lĩnh vực sở hữu trí tuệ và trực thuộc Bộ Khoa học và công nghệ.
Mục đích khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ của Cục là tra cứu thông tin sở hữu công nghiêp để tránh tình trạng người nộp đơn bị trùng những mẫu Nhãn hiệu, Sáng chế, Kiểu dáng công nghiệp và Giải pháp hữu ích đã được công nhận. Nhờ vào tài liệu này mà thẩm định viên có thể biết được tình trạng pháp lý của đơn (còn hay hết hiệu lực), loại trừ được khả năng xấu, lấy được thông tin để đối chứng, so sánh giữa đơn mới hay và đơn cũ có bộc lộ tính mới và tính sáng tạo hay không, cuối cùng đi đến quyết định cấp văn bằng bảo hộ hay từ chối cấp.
+ Qui trình khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ của Cục Sở hữu trí tuệ đối với người sử dụng (hồ sơ, tài liệu thường) gồm:
Bước 1: Người mượn tài hồ sơ, tài liệu chuyển Phiếu đề nghị sử dụng tài liệu hồ sơ lưu trữ đến Bộ phận Lưu trữ thuộc Văn phòng Cục, phiếu mượn phải có đầy đủ chữ kí của người mượn và chữ ký của Lãnh đạo đơn vị quản lý trực tiếp của người mượn. Nếu độc giả là người ngoài Cục Sở hữu trí tuệ thì phải có giấy tờ tùy thân, giấy giới thiệu của cơ quan công tác và được sự đồng ý của Chánh Văn phòng Cục đồng ý. (phụ lục)
Bước 2: Bộ phận Lưu trữ tra tìm hồ sơ, tài liệu và lấy từ kho lưu trữ.
Bước 3: Vào sổ Đăng ký mượn Hồ sơ, tài liệu lưu trữ và người mượn ký vào sổ (với người mượn được phép mang hồ sơ, tài liệu về nơi làm việc).
Bước 4: Sau khi sử dụng hồ sơ, tài liệu (trong thời gian qui định) người mượn sẽ phải hoàn trả hồ sơ, tài liệu về kho lưu trữ và thực hiện thủ tục ký trả.
Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ bao gồm:
+ Sử dụng tài liệu tại phòng đọc;
+ Cho mượn về nơi làm việc (chỉ áp dung đối với công chức, viên chức trong Cục). Thời hạn cho mượn không quá 10 ngày làm việc; trong trường hợp cần thiết, có thể được gia hạn nhưng không quá 05 ngày làm việc.
Trường hợp mang tài liệu lưu trữ ra khỏi cơ quan, tổ chức thì phải được Chánh Văn phòng, thủ trưởng tổ chức thuộc Cục duyệt;
+ Cung cấp bản sao tài liệu.
Tất cả cán bộ, công chức trong, ngoài Cục Sở hữu trí tuệ và mọi cá nhân đều được khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của Lưu trữ Cục, Lưu trữ đơn vị trực thuộc Cục vì mục đích công vụ và các nhu cầu riêng chính đáng.
Chánh Văn phòng Cục, Lãnh đạo phụ trách bộ phận văn thư, lưu trữ của các đơn vị trực thuộc Cục được phép giải quyết các nhu cầu về sử dụng tài liệu lưu trữ thông thường của cán bộ, công chức trong và ngoài Cục phê duyệt
Cán bộ, công chức ngoài Cục Sở hữu trí tuệ nghiên cứu tài liệu vì mục đích công vụ phải có giấy giới thiệu ghi rõ mục đích nghiên cứu tài liệu và phải được Chánh Văn phòng Cục.
Cá nhân khai thác sử dụng tài liệu vì mục đích riêng phải có đơn xin sử dụng tài liệu, chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu và phải được Chánh Văn phòng Cục đồng ý.
Người nước ngoài có yêu cầu khai thác tài liệu phải có hộ chiếu hợp lệ, văn bản đề nghị hoặc giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức nơi công tác, học tập hoặc tổ chức quản lý có thẩm quyền và phải được Chánh Văn phòng Cục hoặc Thủ trưởng đơn vị trực thuộc Cục đồng ý.
Cán bộ, công chức được mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ Cục, Lưu trữ đơn vị để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng khác sau khi được Chánh Văn phòng Cục, thủ trưởng đơn vị trực thuộc Cục cho phép và phải hoàn trả nguyên vẹn tài liệu lưu trữ đó đúng quy định và thời gian cho phép.
Việc khai thác, sử dụng tài liệu mật thực hiện theo Quy chế Bảo vệ bí mật Nhà nước của Bộ và pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật Nhà nước.
Hiện nay việc phục vụ khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ còn hoàn toàn thủ công, chưa ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động này nên tốn nhiều thời gian. Ví dụ khi độc giả mượn một hồ sơ, tài liệu nào đó mà hồ sơ tài liệu đó đã có người đang sử dụng, lúc đó lưu trữ viên mới đi rà soát sổ đăng ký mượn hồ sơ và việc này làm mất nhiều thời gian cho cả người mượn cũng như người phục vụ. Nếu ứng dụng tin học, có phần mềm “Mượn hồ sơ” thì việc tìm hồ sơ xem ai đang mượn sẽ nhanh chóng hơn.