Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC Ở HÀ NỘI
2.1. Xử lý hình thức tài liệu
Công cụ trợ giúp công tác XLTL đóng vai trò đắc lực trong công tác xử lý tài liệu, không thể thiếu trong hoạt động XLTL thư viện, không tách rời các thao tác nghiệp vụ của cán bộ xử lý. Các công cụ trợ giúp bao gồm: Tiêu chuẩn Việt Nam về ngành, tiêu chuẩn Quốc tế, bản hướng dẫn XLTL, quy ước chính tả, từ viết tắt, cách trình bày kết quả xử lý, chỉ số cutter; các loại từ điển: Tiếng Việt, Tiếng Anh, từ điển chuyên ngành khoa học mà trường đào tạo ví dụ: viễn thông, toán, tự động hóa, lưu trữ, thư viện, sinh học, hóa học và các loại bản đồ địa lý, bản đồ phân bổ động, thực vật, khoáng sản; máy tính cá nhân, máy chủ, phần mềm, CD-ROM, mạng truyền thông, các thiết bị phụ trợ khác: máy in, máy scan, máy in phích,...; các sổ đăng ký tổng quát, đăng ký cá biệt, con dấu, máy tính chứa phần mềm, hướng dẫn sử dụng phần mềm, quản lý sử dụng hệ quản trị CSDL (nếu thư viện đã có); những thư viện chưa có phần mềm quản trị tích hợp thì dựa vào excel, word để hỗ trợ,...
Hiện nay, theo điều tra, khảo sát tại 32 thư viện trường đại học ở Hà Nội, tất cả tài liệu đều được xử lý dựa trên dây chuyền thông tin tư liệu.
Nhưng mức độ xử lý, cách thức, các bước tiến hành thì phụ thuộc vào quy định riêng của mỗi nơi. XLTL chủ yếu dựa vào khả năng, kinh nghiệm chủ quan của nhân lực XLTL tại mỗi thư viện. Giữa các thư viện của các trường đại học chưa có sự liên kết, sử dụng chung CSDL thư mục, không có sự liên kết giữa các trường trong khối, trong ngành về nghiệp vụ thư viện.
2.1.2. Quy trình xử lý
Mô tả thư mục là quá trình nhận dạng tài liệu và mô tả trực tiếp tài liệu bằng cách ghi lại những thông tin về nội dung, hình thức, yếu tố xuất bản, đặc
40
điểm vật lý, tên tác giả, tên tài liệu, nơi xuất bản, nhà xuất bản, ... Lựa chọn và thiết lập các điểm truy cập được điền vào Worksheet hay khổ mẫu biên mục đọc máy, tuân thủ tính trung thực, khách quan khi trích rút đề tài, phương diện nghiên cứu trên tài liệu, khi dịch tài liệu sang ngôn ngữ tư liệu, thể hiện tài liệu ở các vùng mô tả trên tờ phích theo ISBD hay AACR2 và MACR 21.
Trước khi xử lý hình thức và xử lý nội dung tài liệu thì các thư viện thực hiện một số hoạt động chung như:
- Tiếp nhận tài liệu
Tài liệu về thư viện theo từng đợt và có hóa đơn kèm theo. Bộ phận bổ sung phải hoàn thiện tất cả các thủ tục liên quan đến tài chính trước khi đăng ký tài liệu vào sổ tổng quát (sổ bản cứng hoặc bản mềm). Thao tác này không thể làm tắt, không được bỏ qua bởi đây là các thông tin liên quan đến xác nhận tài sản mới của thư viện, là căn cứ để kiểm kê và báo cáo cấp lãnh đạo, quản lý số liệu.
- Đóng dấu
Trước khi đóng dấu, bộ phận tiếp nhận cần kiểm tra từng tài liệu, kiểm tra tên tài liệu, tình trạng, giá tiền, năm phát hành có khớp với hóa đơn không (không khớp), sẽ được để riêng ra để đổi lại. Nếu khớp thông tin, thì tiến hành đóng dấu xác nhận sở hữu trên mỗi tài liệu, mẫu dấu có chứa thông tin về đơn vị chủ quản, thư viện quản lý trực tiếp, khi đóng dấu, thì đóng vào trang tên tài liệu và trang 17 của mỗi tài liệu (nếu không có trang 17 đóng dấu vào trang trước trang cuối cùng của TL) cũng là vị trí để cán bộ thư viện ghi số đăng ký cá biệt của tài liệu.
- Vào sổ đăng ký cá biệt
Khi tài liệu được chuyển đến bộ phận xử lý, phân kho (kho đóng, kho mở, giáo trình,...), ngôn ngữ (tiếng nước ngoài, tiếng việt), khổ sách (khổ lớn, khổ vừa, khổ bé). Tài liệu được đăng ký vào sổ đăng ký cá biệt, mỗi cuốn sách được mang một mã số riêng, đó là căn cứ để phân biệt các kho, phòng
41
chứa tài liệu trong thư viện, để kiểm soát tránh mất mát tài liệu thư viện còn dán chỉ từ, dán mã kiểm kê,...sau đó mới điền thông tin hình thức của tài liệu vào khổ mẫu biên mục.
Tác giả phỏng vấn trực tiếp cán bộ xử lý tài liệu tại một số thư viện hiện nay: quy trình xử lý hình thức đã có sự thay đổi, hầu hết các thư viện có sự hỗ trợ của hệ quản trị thư viện tích hợp thì tiến hành xử lý hình thức, xử lý nội dung trực tiếp trên tài liệu và không điền vào tờ phiếu nhập tin nữa. Khi nhận tài liệu xử lý, bộ phận xử lý cầm trực tiếp tài liệu vừa xử lý và nhập vào bản khổ mẫu MACR trên máy, sau đấy in và dán nhãn, trả về các phòng phục vụ, sắp xếp phích và tài liệu lên giá sẵn sàng phục vụ NDT.
Ví dụ: - Đại học Công nghiệp Hà Nội bộ phận nhập máy riêng dù dùng phần mềm libol 6.0 nhưng vẫn viết phiếu tiền máy, cán bộ xử lý thực hiện, hiệu đính xong mới nhập vào CSDL, con dấu được thiết kế một ô trống để đóng số đăng ký cá biệt, đóng dấu tự động xoay số.
- Đại học sư phạm I Hà Nội: xử lý trực tiếp trên máy tất cả các tài liệu, dùng phần mềm libol 5.5, riêng luận văn dồn về nhiều nên phải xử lý trước trên phiếu tiền máy, tất cả các cán bộ xử lý làm như nhau, hệ thống mục lục làm song song cùng với CSDL thư mục quản lý vận hành trên hệ thống máy chủ máy trạm của thư viện. Thư viện chưa có quy định nội bộ ban hành thành văn bản mà chỉ thống nhất miệng và bằng kinh nghiệm của cán bộ XLTL để đưa ra quyết định cuối cùng.
- Đại học ngoại thương: xử lý trực tiếp trên máy tất cả các tài liệu, dùng phần mềm Ilip 3.6. Từ năm 2002, thư viện không tạo lập mục lục thủ công nữa mà hoàn toàn tra cứu trên hệ thống CSDL của thư viện, việc kiểm soát hiệu đính tài liệu chỉ khi tra tìm không thấy tài liệu hoặc có sự sai sót phản ánh từ NDT thì thư viện mới tập hợp và hiệu đính tài liệu đó, tất cả các cán bộ xử lý có vai trò như nhau và xử lý độc lập các tài liệu. Thư viện chưa có quy định nội bộ ban hành thành văn bản mà chỉ thống nhất miệng và bằng kinh nghiệm của cán bộ XLTL để đưa ra quyết định cuối cùng.