Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC Ở HÀ NỘI
2.2. Xử lý nội dung tài liệu
2.2.1. Công cụ xử lý
Hầu hết các thư viện ứng dụng công cụ xử lý tài liệu riêng, khi có thay đổi, cải tiến thì cử người đi tập huấn, phổ biến sử dụng trong đơn vị, mức độ XLTL khác nhau nên kết quả không thống nhất, khó khăn cho việc chia sẻ, trao đổi, hợp tác,...đòi hỏi công cụ xử lý tài liệu trong các thư viện đại học ở Hà Nội cũng cần phải thống nhất, đảm bảo tính nhất quán để hợp tác chia sẻ nguồn lực thông tin.
Công cụ xử lý tài liệu tại thư viện các trường đại học ở Hà Nội có thể giống hoặc khác nhau, nhưng mục đích đều nhằm xử lý tài liệu có chất lượng tốt nhất để thỏa mãn nhu cầu tin của NDT. Cùng với trình độ học vấn của người XLTL, công cụ xử lý nội dung tài liệu có ảnh hưởng sâu sắc đến tất cả các SP &DV TT thư viện, điều tra NDT cho thấy (Bảng 2.1) mức độ ảnh hưởng và rất ảnh hưởng là 89,3 %, nếu thư viện không có sự hỗ trợ của các công cụ hoặc công cụ không phù hợp, cùng với trình độ nhân lực xử lý nội dung tài liệu chưa nhiều kinh nghiệm thì cán bộ thư viện làm việc rất vất vả, mất nhiều thời gian, công sức XLTL mà hiệu quả mang lại cho thư viện thấp.
Bảng 2.1: Mức độ ảnh hưởng của công cụ xử lý nội dung tài liệu Nội dung Công cụ xử lý
nội dung tài liệu
Trình độ học vấn Trung bình chung
Rất ảnh hưởng 22,7% 25,8% 24,0%
Ảnh hưởng 61,4% 71,0% 65,3%
Không ảnh hưởng 15,9% 3,2% 10,7%
Tổng 100,0% 100,0% 100,0%
43
Công cụ hỗ trợ XLTL nội dung tài liệu thường là bảng phân loại mà thư viện ứng dụng gồm tiêu chuẩn ISBD hay AACR2 và MACR 21, RDA đã được dịch ra Tiếng Việt, các Tiêu chuẩn VN, Quốc tế, chỉ số cutter; danh từ thư viện thông tin, đề mục chủ đề, bảng từ khóa, từ điển Việt, Anh, chuyên ngành, tiêu chuẩn ngành, tiêu chuẩn Quốc tế, các sổ đăng ký tổng quát, cá biệt, con dấu, máy tính, phần mềm nguồn mở, phần mềm thương mại hỗ trợ xử lý thông tin với các mudule hỗ trợ thuận lợi nhất cho cán bộ thư viện như phần mềm nguồn mở Koha, Greenstone, ISIS,..hay Ilip 4.5, Libol 6.0... phần mềm,...
Xu thế hiện nay các thư viện chuyển đổi sang sử dụng bảng phân loại DDC 14- 23, nhưng mỗi thư viện áp dụng và làm theo quy tắc riêng của mình nên dẫn đến kết quả phân loại không thống nhất, có nhiều đầu mục khó khăn cho người phân loại: về Luật Pháp, tài liệu chính trị, các tổ chức chính trị, tài liệu cùng một tác giả phân bổ ở nhiều nơi,...Do vậy, công cụ XLTL thông tin trong các thư viện đại học ở Hà Nội cũng cần phải thống nhất, cần có sự liên kết, hợp tác chia sẻ, sử dụng các CSDL của nhau, tạo điều kiện thuận lợi cho NDT tiếp cận thông tin tri thức của nhân loại nhanh nhất, chính xác, thỏa mãn tối đa nhu cầu tin của NDT.
Ví dụ: Thư viện ĐH Sư phạm I áp BPL DDC 14-23, định từ khóa tự do, biên mục theo ISBD/AACR2 và MACR21; thư viện ĐH Công nghiệp sử dụng bảng phân loại tự quy ước, ISBD/AACR2 và MACR21; thư viện Tạ Quang Bửu dùng LC, phương tiện kiểm soát đề mục chủ đề, AACR2 và MACR21,... Nhằm phân loại nội dung tài liệu, định chủ đề, định từ khóa, làm tóm tắt, chú giải, tổng luận cho nội dung tài liệu tạo lập: mục lục chủ đề, mục lục phân loại, mục lục chữ cái.
Tại một số thư viện của các trường đại học trên địa bàn Hà Nội đang sử dụng các công cụ hỗ trợ xử lý tài liệu tiêu chuẩn như trong (Bảng 2.2)
44
Bảng 2.2: Các loại công cụ hỗ trợ xử lý tài liệu
Stt Trung tâm TT-TV STT
Các loại công cụ hỗ trợ ISBD-
>AACR2, DDC, MACR21
Từ khóa
Chủ đề
Tự do
Phần mềm
1 ĐH Bách Khoa Hà Nội ISBD-
>AACR2, LCC và DDC, MACR21
x VTLS
2 ĐH sư phạm Hà Nội x x Libol
3 ĐH Quốc gia Hà Nội x x x Virtua ILS
và
ContentPro IRX
4 HV Bưu chính viễn thông
x x x Libol 6.0
5 Đại học Kinh tế
Quốc dân x x x Libol
6 Đại học Nội vụ
x x x Koha,
Greenstone 7 ĐH Công nghiệp
Hà Nội
Tự quy ước mã hóa bằng số để phân loại tài liệu, tổ chức kho, MACR 21
Libol 6.0
Hiện nay, hầu hết các thư viện đều ứng dụng các bảng phân loại, từ khóa, đề mục chủ đề riêng cho đơn vị mình. Khi có sự thay đổi, cải tiến từ các bản dịch thì thư viện cử người đi tập huấn và phổ biến lại cho thư viện mình thực hiện.
45 - Tại Đại học sư phạm Hà Nội I
Chưa có quy định nội bộ và ban hành thành văn bản thống nhất nghiệp vụ XLTL, dựa trên kinh nghiệm của cán bộ XLTL để đưa ra quyết định cuối cùng thực hiện XLTL.
+ Khung phân loại DDC mà thư viện sử dụng là lần biên dịch thứ 23, đã xử lý theo lần cải tiến 23 này đối với tài liệu vừa bổ sung về, những tài liệu trước được phân loại theo DDC 14- 22 chưa thể hồi cố, chưa có quy định cụ thể mức độ định từ khóa một số tài liệu đặc thù mà chỉ dựa trên kinh nghiệm và trí nhớ của người xử lý.
+ Thư viện định từ khóa tự do và dựa vào kinh nghiệm của cán bộ xử lý nội dung tài liệu, không dùng bảng tra từ khóa do thư viện Quốc gia Việt Nam biên soạn và bảng đề mục chủ đề của thư viện Quốc hội Mỹ.
+ Sản phẩm và dịch vụ của thư viện gồm mục lục truyền thống và CSDL thư mục tồn tại song song, ngoài mục lục phân loại, mục lục chữ cái thì thư viện đã xây dựng mục lục tóm tắt luận văn, luận án.
- Tại Đại học Ngoại Thương
Chưa có quy định nội bộ, hay ban hành thành văn bản thống nhất nghiệp vụ XLTL mà chỉ thống nhất miệng. Bằng kinh nghiệm của cán bộ XLTL để đưa ra quyết định cuối cùng thực hiện XLTL. Công cụ mà thư viện áp dụng:
+ Bảng phân loại DDC 14-22, đã xử lý theo lần cải tiến 22 này đối với tài liệu vừa bổ sung về, chưa có văn bản thống nhất mức độ định ký hiệu phân loại. Những tài liệu trước được phân loại theo DDC 14 chưa thể hồi cố.
+ Thư viện định từ khóa tự do, và dựa vào kinh nghiệm của cán bộ xử lý nội dung tài liệu, không dùng bảng tra từ khóa do thư viện Quốc gia Việt Nam biên soạn và bảng đề mục chủ đề của thư viện Quốc hội Mỹ do không đáp ứng được tài liệu chuyên ngành đặc thù ,...
46
+ Từ 2002 thư viện không tiếp tục xây dựng mục lục truyền thống và mục lục công vụ, thư viện chỉ tập trung khai khác CSDL thư mục trên mạng máy tính của trường, thiết kế CSDL tra trên mọi trường, thân thiện với NDT, tính tương tác không phức tạp, tối ưu hóa mọi biểu thức tìm.
- Đại học Công nghiệp Hà Nội
Thư viện chưa có văn bản cụ thể hóa, thống nhất giữa các cán bộ nghiệp vụ, định từ khóa tự do và dựa vào kinh nghiệm của cán bộ xử lý nội dung tài liệu, không dùng các bảng tra từ khóa do thư viện Quốc gia Việt Nam biên soạn và bảng đề mục chủ đề của thư viện Quốc hội Mỹ, lý do là không đáp ứng được tài liệu chuyên ngành đặc thù,...Thư viện không xây dựng mục lục truyền thống và mục lục công vụ, chỉ tập trung khai khác CSDL thư mục trên mạng máy tính của trường và bảng tra thư mục thông báo sách mới được thay thế cho mục lục truyền thống, thiết kế CSDL tra trên mọi trường giống như ĐH Ngoại Thương, tìm như trong Google, thân thiện với NDT, tính tương tác không phức tạp, tối ưu hóa mọi biểu thức tìm.
Hiện nay, thư viện đã ban hành thành văn bản thống nhất nghiệp vụ, đang sử dụng hệ thống tự quy ước quy định ký hiệu phân loại của thư viện
TT Nội dung tài liệu TT Nội dung tài liệu 02 Tâm lý, Triết học, Logic 13 Điện tử
03 Chính trị 14 Điện
04 Kinh tế 15 Cơ Khí
05 Pháp luật 16 Động lực - Ô tô
06 Giáo dục 17 May - Thiết kế thời trang
07 Ngoại ngữ 18 Tra cứu
08 Toán 19 Lịch sử, Địa lý
09 Lý 20 Văn học
10 Hóa 21 Tổng hợp
12 Tin 22 Du lịch - Việt Nam học
40 LVQLKD
47 Kết cấu của một ký hiệu
Hai số đầu: Chỉ vị trí kho chứa tài liệu (xem ví dụ)
Hai số tiếp theo: Chỉ lĩnh vực tài liệu đó chưa (Xem phân loại)
Năm số tiếp theo: Chỉ vị trí tài liệu trên giá sách (Cách đánh số theo số tự nhiên bắt đầu từ 00001)
Ví dụ: 011300005
01 - Là chỉ tài liệu thuộc phòng đọc khu A (Ký hiệu là PĐA);
13 - Chỉ tài liệu thuộc chuyên ngành đào tạo: Điện tử;