PHẦN 2 Thực trạng phần hành kế toán tại Công ty cổ phần đầu tư xây dựng Phú Hoàng
2.1. Kế toán vốn bằng tiền
* Yêu cầu
1. Chấp hành nghiêm chỉnh chế độ quản lý và lưu thông tiền tệ của Nhà nước, chế độ quản lý kho tiền, kho quỹ, tuân thủ nghiêm chỉnh các quy trình, thủ tục xuất, nhập quỹ do KBNN quy định.
2. Phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác số hiện có và tình hình thu chi của KBNN;
đảm bảo khớp đúng giữa sổ kế toán và thực tế về số tồn quỹ tiền mặt tại Kho bạc và số dư tiền gửi của Kho bạc tại ngân hàng.
3. Kế toán vốn bằng tiền phải sử dụng thống nhất một đơn vị tiền tệ là đồng Việt Nam. Đối với các loại ngoại tệ, kim khí quý, đá quý do KBNN quản lý phải được theo dõi chi tiết theo nguyên tệ và từng loại kim khí quý, đá quý, đồng thời phải quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá thống nhất trong hệ thống KBNN để hạch toán trên sổ kế toán. Mọi khoản chênh lệch giá và tỷ giá phải được hạch toán theo.
Vốn bằng tiền của công ty, gồm: tiền mặt tồn quỹ, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển, vàng bạc, ngoại tệ: USD.
Các nguyên tắc kế toán mà công ty tuân theo:
- Sử dụng đơn vị tiền tệ thống nhất là đồng Việt Nam( ký hiệu là VND)
- Ngoại tệ được quy đổi ra đồng Việt Nam và được theo dõi chi tiết riêng theo từng nguyên tệ, TK 007-“ nguyên tệ các loại”
- Vàng bạc, đá quý được đánh giá bằng tiền tại thời điểm phát sinh theo giá thực tế, đồng thời theo dõi trọng lượng, quy cách và phẩm chất từng loại.
* Chứng từ sử dụng
Hệ thống chứng từ sử dụng cho kế toán tiền mặt:
- Phiếu thu- mẫu số 01- TT(BB) - Phiếu chi- mẫu số 02- TT(BB)
- Bảng kiểm kê quỹ- mẫu số 08a- TT, 08b- TT(HD) - Giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng
- Giấy báo nợ, giấy báo có, ủy nhiệm chi,giấy nộp tiền - Bảng tích kê tiền mặt
- Sổ chi tiết TK 111, TK 112
…
Trình tự luân chuyển 1 số chứng từ chủ yếu: phiếu thu, phiếu chi
- Đối với phiếu thu: khi phát sinh nghiệp vụ thu tiền mặt, kế toán tiền mặt sẽ lập phiếu thu làm 3 liên, trình chị trưởng phòng kế toán ký duyệt, rồi chuyển lại cho bộ phận kế toán tiền mặt, tại đây bộ phận này sẽ lưu 1 liên, chuyển liên 2, 3 cho thủ quỹ. Thủ quỹ sẽ thu tiền và ký nhận vào 2 liên rồi chuyển cho người nộp tiền ký nhận. Người nộp tiền sau khi ký nhận sẽ nhận 1 liên và chuyển liên có chữ ký của mình cho thủ quỹ. Thủ quỹ căn cứ liên phiếu thu này để ghi sổ quỹ, sau đó chuyển cho kế toán tiền mặt. Kế toán tiền mặt sẽ căn cứ liên phiếu thu mà thủ quỹ chuyển sang để tiến hành nhập liệu vào chứng từ tương ứng trên phần mềm, lưu chứng từ trên máy. Sau đó, kế toán tiền mặt sẽ chuyển liên phiếu thu này cho các bộ phận liên quan ghi sổ rồi chuyển lại cho kế toán tiền, kế toán tiền lưu chứng từ( lưu tay).
- Đối với phiếu chi: các bộ phận liên quan nộp chứng từ cho trưởng phòng duyệt chi và ký bản duyệt chi. Căn cứ bảng duyệt chi mà trưởng phòng đã ký, kế toán tiền sẽ viết phiếu chi làm 3 liên, rồi chuyển cho chủ tài khoản ký cả 3 liên phiếu chi. Sau đó, kế toán tiền mặt nhận lại 3 liên, lưu 1 liên, chuyển 2 liên còn lại cho thủ quỹ.
Thủ quỹ xuất quỹ tiền mặt đồng thời ký vào 2 liên phiếu chi, chuyển cho người nhận tiền ký nhận vào 1 liên. Người nhận tiền sẽ giữ 1 liên và chuyển liên đã ký
nhận cho thủ quỹ. Thủ quỹ căn cứ liên phiếu chi này ghi vào sổ quỹ tiền mặt, sau đó chuyển lại liên này cho kế toán tiền mặt. Kế toán tiền mặt sẽ tiến hành nhập liệu trên phần mềm với chứng từ tương ứng của nghiệp vụ chi tiền này, lưu chứng từ trên phần mềm, để máy xử lý đưa vào các sổ liên quan, phục vụ lập báo cáo cuối niên độ. Sau đó, kế toán tiền mặt chuyển liên phiếu thu đó cho các bộ phận liên quan ghi sổ, rồi chuyển lại cho kế toán tiền mặt lưu chứng từ( lưu tay)
*Tài khoản sử dụng - TK 111 “Tiền mặt”
- Trong đó, chi tiết TK 1111 “Tiền mặt VNĐ”
- TK112 “Tiền gửi ngân hàng”
* Phương pháp hạch toán các nghiệp vụ chủ yếu
- Khi thu tiền bán hàng, thu tạm ứng, rút tiền từ tài khoản, chi các khoản đầu tư, tiền thừa,... kế toán ghi:
- Nợ TK 111, 112
- Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ - Có TK 3331- Thuế GTGT phải nộp
- Có TK 515- Doanh thu hoạt động tài chính - Có TK 711- Thu nhập khác
- Có TK 131 – Phải thu của khách hàng - Có TK 138 – Phải thu khác (1388) - Có TK 141 – Tạm ứng.
- Có TK 221,221,228,...
- Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3381).
- Có TK 411 – Nguồn vốn kinh doanh...
- Khi xuất quỹ mua chứng khoán đầu tư, mua nguyên vật liệu, thanh toán tiền hàng, trả lương công nhân viên, chi tạm ứng, chi điện nước,... kế toán ghi:
- Nợ TK 221,222,228,244,...
- Nợ TK 152,153,156,157,...
- Nợ TK 331,333,334,335,336,338,...
- Nợ TK 621, 623, 627, 641, 642,…
- Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) - Nợ TK 635, 811,…
- Nợ TK 331,141,334,6428
- Có TK 111,112
*Quy trình xử lý chứng từ
1) Bộ phận kế toán tiền tiếp nhận đề nghị thu – chi (có thể là kế toán tiền mặt hoặc kế toán ngân hàng)
- Chứng từ kèm theo yêu cầu chi tiền (phiếu chi, ủy nhiệm chi) có thể là: Giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng, thông báo nộp tiền, hoá đơn, hợp đồng, …
- Chứng từ kèm theo yêu cầu thu tiền (phiếu thu, ủy nhiệm thu) có thể là: Giấy thanh toán tiền tạm ứng, hoá đơn, hợp đồng, biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản góp vốn, …
2) Kế toán tiền mặt (kế toán ngân hàng) đối chiếu các chứng từ và đề nghị thu - chi, đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ (đầy đủ phê duyệt của phụ trách bộ phận liên quan và tuân thủ các quy định, quy chế tài chính của Công ty). Sau đó chuyển cho kế toán trưởng xem xét.
3) Kế toán trưởng kiểm tra lại, ký vào đề nghị thanh toán và các chứng từ liên quan.
4) Phê duyệt của Tổng giám đốc hoặc Phó tổng giám đốc.
Căn cứ vào các quy định và quy chế tài chính, quy định về hạn mức phê duyệt của Công ty, Tổng giám đốc hoặc Phó tổng giám đốc được ủy quyền xem xét phê duyệt đề nghị thu - chi. Các đề nghị chi/mua sắm không hợp lý, hợp lệ sẽ bị từ chối hoặc yêu cầu làm rõ hoặc bổ sung các chứng từ liên quan.
5) Lập chứng từ thu – chi:
- Đối với giao dịch tiền mặt tại quỹ: Kế toán tiền mặt lập phiếu thu, phiếu chi.
- Đối với giao dịch thông qua tài khoản ngân hàng: Kế toán ngân hàng lập uỷ nhiệm thu/ uỷ nhiệm chi.
- Sau khi lập xong chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt.
6) Ký duyệt chứng từ thu – chi: Kế toán trưởng ký vào Phiếu thu/ủy nhiệm thu hoặc Phiếu chi/ủy nhiệm thu.
7) Thực hiện thu – chi tiền:
- Đối với giao dịch tiền mặt tại quỹ: Khi nhận được Phiếu thu hoặc Phiếu chi (do kế toán lập) kèm theo chứng từ gốc , Thủ quỹ phải:
+Kiểm tra số tiền trên Phiếu thu (Phiếu chi) với chứng từ gốc
+Kiểm tra nội dung ghi trên Phiếu thu (Phiếu chi) có phù hợp với chứng từ gốc +Kiểm tra ngày, tháng lập Phiếu thu (Phiếu chi) và chữ ký của người có thẩm quyền.
+Kiểm tra số tiền thu vào hoặc chi ra cho chính xác để nhập hoặc xuất quỹ tiền mặt.
+Cho người nộp tiền hoặc nhận tiền ký vào Phiếu thu hoặc Phiếu chi.
+Thủ quỹ ký vào Phiếu thu hoặc Phiếu chi và giao cho khách hàng 01 liên.
+Sau đó thủ quỹ căn cứ vào Phiếu thu hoặc Phiếu chi ghi vào Sổ Quỹ.
+Cuối cùng, thủ quỹ chuyển giao 02 liên còn lại của Phiếu thu hoặc Phiếu chi cho kế toán.
- Đối với thu chi tiền qua ngân hàng: Kế toán ngân hàng lập và nộp Uỷ nhiệm thu/Ủy nhiệm chi, séc, … cho ngân hàng.