CHƯƠNG 1: MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
1.3. Các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức doanh nghiệp
Trong quá trình vận động cơ cấu tổ chức luôn chịu sự tác động rất nhiều yếu tố như: khoa học công nghệ, chính sách của nhà nước... Các yếu tố này được tập hợp thành 2 nhóm chính là yếu tố khách quan và yếu tố chủ quan. Khi các yếu tố này thay đổi sẽ làm cho tổ chức phải tự điều chỉnh cơ cấu tổ chức cho phù hợp bằng cách giải thể, bổ xung, sát nhập hoặc thêm một số bộ phận...
Những yếu tố khách quan: là những yếu tố mà tổ chức không thể thay đổi cũng như dự đoán và kiểm soát được nó. Các yếu tố này gồm:
- Môi trường chung:
Môi trường kinh tế: Các nhân tố kinh tế có vai trò quan trọng hàng đầu và ảnh hưởng có tính chất quyết định đến mọi doanh nghiệp. Các nhân tố kinh tế ảnh hưởng mạnh nhất đến hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp thường là trạng thái phát triển của nền kinh tế: tăng trưởng, ổn định hay suy thoái. Nền kinh tế quốc dân ổn định các hoạt động kinh doanh cũng giữ ở mức ổn định. Khi nền kinh tế quốc dân suy thoái nó sẽ tác động theo hướng tiêu cực đối với các doanh nghiệp. Doanh nghiệp sẽ thiết kế những cơ cấu tổ chức phù hợp để doanh nghiệp vẫn có thể tồn tại, cạnh tranh và phát triển ở bất kỳ tình huống nào.
Môi trường chính trị, pháp luật: Việc ban hành hệ thống luật pháp có chất lượng và đưa vào đời sống là điều kiện đầu tiên đảm bảo môi trường kinh doanh bình đẳng,
tạo điều kiện cho mọi doanh nghiệp có cơ hội cạnh tranh lành mạnh; sự ổn định hay bất ổn của pháp luật, chính trị có ảnh hướng trực tiếp đến cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp.
Môi trường văn hoá - xã hội: Văn hóa xã hội ảnh hưởng một cách chậm chạp hơn song cũng rất sâu sắc đến hoạt động quản trị và kinh doanh của mọi doanh nghiệp.
Các vấn đề về phong tục tập quán, lối sống, trình độ dân trí, tôn giáo, tín ngưỡng,… có ảnh hưởng sâu sắc đến cơ cấu của cầu trên thị trường. Văn hóa xã hội còn tác động trực tiếp đến việc hình thành môi trường văn hóa của doanh nghiệp, văn hóa nhóm cũng như thái độ cư xử, ứng xử của các nhà quản trị, nhân viên tiếp xúc với đối tác kinh doanh cũng như khách hàng. Vì vậy, văn hoá – xã hội có ảnh hưởng gián tiếp tới quan điểm xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp.
Các yếu tố kỹ thuật – công nghệ: Trong phạm vi môi trường kinh tế quốc dân, yếu tố kỹ thuật – công nghệ cũng đóng vai trò ngày càng quan trọng, mang tính chất quyết định đối với khả năng cạnh tranh, và hiệu quả kinh doanh của các doanh nghiệp.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực quản lý đã góp phần thay đổi cơ cấu tổ chức bên trong doanh nghiệp.
Các yếu tố tự nhiên: Các điều kiện tự nhiên có thể ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức của từng loại doanh nghiệp khác nhau: tài nguyên thiên nhiên tác động rất lớn đến địa điểm hoạt động và sự phân bổ nguồn lực của doanh nghiệp thuộc lĩnh vực khai thác;
đất đai, thời tiết, khí hậu ảnh hưởng đến doanh nghiệp trong ngành nông, lâm, thủy, hải sản từ đó tác động đến các doanh nghiệp chế biến. Khi xây dựng cơ cấu tổ chức, doanh nghiệp cũng xem xét yếu tố này.
- Môi trường ngành:
Khách hàng: Khách hàng là nhân tố quan trọng quyết định sự thành bại của doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường. Mỗi nhóm khách hàng có một đặc điểm riêng, một đặc trưng riêng, vị trí tiêu dùng riêng do đó doanh nghiệp phải có chính sách phù hợp đáp ứng nhu cầu từng nhóm và xây dựng cơ cấu tổ chức để đáp ứng nhu cầu nhanh chóng nhất và thuận tiện nhất cho bản thân doanh nghiệp.
Đối thủ cạnh tranh: Bao gồm các nhà sản xuất, kinh doanh cùng sản phẩm của doanh nghiệp hoặc kinh doanh sản phẩm có khả năng thay thế. Đối thủ canh tranh có ảnh hưởng lớn đến doanh nghiệp, doanh nghiệp có cạnh tranh được thì mới có khả năng tồn tại ngược lại sẽ bị đẩy lùi ra khỏi thị trường. Vì vậy mà doanh nghiệp khi xây
dựng cơ cấu tổ chức cũng xét đến cơ cấu tổ chức của đối thủ cạnh tranh để hoàn thiện cơ cấu tổ chức mang lại sức cạnh tranh hiệu quả.
Nhà cung cấp: Nhà cung ứng ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp không phải nhỏ, điều đó thể hiện trong việc thực hiện hợp đồng cung ứng, độ tin cậy về chất lượng hàng hoá, giá cả, thời gian, điạ điểm theo yêu cầu,… cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp cũng xem xét đến những đặc điểm của nhà cung cấp.
Những yếu tố chủ quan: Là những yếu tố ở bên trong tổ chức. Đây là những yếu tố có ảnh hưởng mạnh đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý. Hơn nữa đây là các yếu tố mà tổ chức hoàn toàn có thể kiểm soát, điều chỉnh, thay đổi theo hướng của mình.
Các yếu tố này gồm:
Mục tiêu và phương hướng của công ty: Cơ cấu tổ chức và chiến lược tổ chức cần phải thích ứng nhanh với các yếu tố môi trường bên ngoài để đạt được mục tiêu của doanh nghiệp, đi đúng phương hướng đã đề ra của công ty. Do vậy, tổ chức có được lợi thế cạnh tranh trên thị trường. Vì vậy, cơ cấu tổ chức được xây dựng nhằm đáp ứng mục tiêu của doanh nghiệp nên khi mục tiêu, phương hướng của công ty thay đổi thì cơ cấu tổ chức cũng có sự thay đổi, điều chỉnh phù hợp.
Chức năng và nhiệm vụ của công ty: Cơ cấu tổ chức luôn luôn xây dựng dựa trên chức năng và nhiệm vụ của mỗi công ty thuộc mỗi ngành nghề, mỗi lĩnh vực khác nhau. Một công ty có chức năng sản xuất khác hẳn cơ cấu tổ chức với một công ty thương mại, tương tự với nhiệm vụ của từng công ty cũng vậy.
Trình độ và năng lực của nhà quản trị: Với mỗi nhà quản trị khác nhau sẽ có một trình độ khác nhau, năng lực khác nhau và kiến thức kinh nghiệm cũng khác nhau. Do vậy, mỗi nhà quản trị sẽ thiết kế những cơ cấu quản lý khác nhau phù hợp với năng lực và trình độ của mình để quản lý công ty một cách hiệu quả nhất.
Quy mô của công ty: Tổ chức có quy mô lớn thường có xu hướng chuyên môn hóa, có nhiều cấp quản lý, nhiều luật lệ và quy định; bộ phận chuyên hóa cao hơn các tổ chức có quy mô nhỏ. Do vậy, cơ cấu tổ chức giữa những công ty có quy mô khác nhau sẽ có sự khác biệt rõ rệt để phù hợp, hoạt động hiệu quả.
Đặc điểm về kỹ thuật và công nghệ: chúng ta cũng biết rằng mỗi tổ chức có thể sẽ áp dụng những công nghệ khác nhau để hoạt động và kinh doanh. Do đó cơ cấu tổ chức phải phù hợp với đặc thù công nghệ của doanh nghiệp. Hai yếu tố làm cơ sở cho tổ chức quyết định một cơ cấu phù hợp với công nghệ của mình là tính đa dạng và khả
năng phân tích. Trong một doanh nghiệp, với trang thiết bị quản trị hiện đại, đầy đủ thì cơ cấu tổ chức sẽ đơn giản hơn vì yêu cầu công việc sẽ được đáp ứng tốt hơn, tự động hoá bởi công nghệ, kỹ thuật hỗ trợ hiện đại. Doanh nghiệp cũng dựa trên đặc điểm về kỹ thuật và công nghệ của mình để vạch ra cơ cấu tổ chức đơn giản, phù hợp nhất.