CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ ĐỂ NHẰM GÓP PHẦN HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI PHÁT TRIỂN NỘI THẤT AN PHÚ
3.3. Các đề xuất, kiến nghị để giải quyết vấn đề còn tồn tại trong cơ cấu hiện tại 32 1. Các đề xuất đối với công ty nội thất An Phú
3.3.1.2. Hoàn thiện chức năng, nhiệm vụ của bộ máy quản lý
Một số nhà quản trị được phân cho tầm quản trị quá rộng như một giám sát phân xưởng có nhiệm vụ giám sát 248 công nhân viên, trưởng phòng kinh doanh quản lý 30 nhân viên. Vì vậy mà công ty An Phú hoàn thiện, bổ sung hoặc giảm bớt các nhiệm vụ của các trưởng phòng. Công ty hoạt động với quy trình giao tiếp và báo cáo chưa thông suốt, tổ chức công việc chưa được trôi chảy nên rất cần có sự hoàn thiện chức năng. Các tiêu chuẩn để xác định kết quả thực hiện công việc chưa được nhà quản trị xác định rõ ràng vì vậy so sánh kết quả thực hiện công việc của công nhân viên trong công ty với các chỉ tiêu, tiêu chuẩn chưa hợp lý và khó phát hiện ra những sai lệch trong quá trình thực hiện công việc sẽ được cải thiện nếu ta tiến hành hoàn thiện chức năng nhiệm vụ của mỗi vị trí làm việc trong công ty. Cơ cấu tổ chức hiện tại của công ty đang làm cho cấp dưới phải phục tùng nhiều đầu mối chỉ đạo khác nhau của cùng một quản lý cấp trên như một nhân viên kinh doanh vừa phải nghe lệnh trưởng phòng kinh doanh của mình, vừa phải nghe mệnh lệnh từ giám đốc. Để công ty hoạt động tốt và phát triển bền vững thì giữa các phòng ban và các cấp lãnh đạo phải có mối quan hệ chặt chẽ, hỗ trợ nhau cùng chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh. Vì vậy cần phải có đội ngũ lãnh đạo sáng suốt, chức năng nhiệm vụ của các cấp lãnh đạo phải được thống nhất, liên hệ mật thiết với nhau và không bị chồng chéo. Tuy chức năng nhiệm vụ của công ty đã được kiện toàn, nhưng công ty chưa phân rõ được nhiệm vụ của từng nhân viên trong các phòng ban nên nhiệm vụ của một số trưởng phòng phải kiêm quá nhiều dẫn đến chất lượng công việc không cao. Qua thời gian tìm hiểu, nghiên cứu ở công ty và tìm hiểu phân tích công việc của các trưởng phòng, nay em đưa ra một số ý kiến nhằm hoàn thiện chức năng nhiệm vụ của các trưởng phòng.
Trưởng phòng kinh doanh:
- Chức năng:
+ Tổ chức, phân công, theo dõi, đánh giá công tác các nhân viên trong phòng,…
+ Tạo dựng mối quan hệ với khách hàng, thực hiện nhiệm vụ và quản lý chất lượng có liên quan tới phòng kinh doanh.
+ Là bộ phận tham mưu, giúp việc cho tổng giám đốc về công tác bán các sản phẩm & dịch vụ của công ty.
+ Công tác nghiên cứu & phát triển sản phẩm, phát triển thị trường; công tác xây dựng & phát triển mối quan hệ khách hàng. Chịu trách nhiệm trước tổng giám đốc về các hoạt động đó trong nhiệm vụ, thẩm quyền được giao.
- Nhiệm vụ:
+ Thực hiện xây dựng chiến lược, kế hoạch ngân sách hàng năm, kế hoạch công việc của phòng từng tháng để trình giám đốc phê duyệt.
+ Tổ chức bộ máy nhân sự, phân công công việc trong phòng để hoàn thành ngân sách năm, kế hoach công việc của phòng/ban đã được phê duyệt từng thời kỳ.
+ Thực hiện các báo cáo nội bộ theo quy định của công ty và các báo cáo khác theo yêu cầu của ban điều hành.
+ Xây dựng các quy trình, quy định nghiệp vụ thuộc lĩnh vực của phòng; đánh giá hiệu quả các quy trình, quy định này trong thực tế để liên tục cải tiến, giúp nâng cao hoạt động của công ty.
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác theo chỉ đạo của ban điều hành phân công.
+ Lập kế hoạch kinh doanh của công ty và của phòng trình giám đốc phê duyệt.
+ Thực hiện các nhiệm vụ đàm phán ký kết hợp đồng, hoạt động xúc tiến bán hàng.
+ Liên hệ mật thiết với các phòng trong công ty để thực hiện có hiệu quả nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty.
- Báo cáo: trưởng phòng kinh doanh báo cáo việc thực hiện của mình cho giám đốc. Nhân viên trong phòng làm việc chỉ theo sự điều phối của trưởng phòng.
Trưởng phòng kế toán:
- Chức năng:
+ Tham mưu cho tổng giám đốc công ty về công tác tài chính kế toán.
+ Tổ chức bộ máy tài chính kế toán công ty, đồng thời tổ chức và chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác tài chính kế toán, thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế;
+ Ghi chép phản ánh đầy đủ quá trình vận động và chu chuyển của đồng vốn biểu hiện bằng số lượng và giá trị theo đúng pháp lệnh kế toán thống kê và những quy định cụ thể của công ty và công tác quản lý kinh tế tài chính.
- Nhiệm vụ:
+ Xây dựng các quy định về thanh quyết toán, chứng từ hoá đơn lưu trữ các văn bản chứng từ về tài chính kế toán.
+ Tổ chức các hoạt động ghi chép sổ sách, lưu trữ chứng từ và hạch toán chi phí cho hoạt động sản xuất kinh doanh theo các quy định kế toán của công ty và đảm bảo tuân thủ các quy định của nhà nước.
+ Nghiên cứu các phương hướng, giải pháp để đổi mới, cải tiến hệ thống.
+ Tổ chức bộ máy kế toán cho phù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh.
+ Kiểm kê định kỳ, báo cáo định kỳ và xây dựng báo cáo tài chính định kỳ theo quy định.
+ Thực hiện công tác tài chính tín dụng.
+ Thực hiện công tác phân tích hoạt động kinh tế và thông tin kinh tế thuộc phạm vi của phòng.
- Báo cáo: Kế toán trưởng báo cáo việc thực hiện nhiệm vụ của mình cho giám đốc. Nhân viên trong phòng làm việc theo sự điều phối của trưởng phòng.
Trưởng phòng tư vấn thiết kế:
- Chức năng:
+ Tổ chức phân công theo dõi, đánh giá công tác các nhân viên trong phòng.
+ Nghiên cứu xây dựng và áp dụng các quy trình công nghệ mới.
+ Xây dựng định mức tiêu thụ vật tư theo yêu cầu.
- Nhiệm vụ chính:
+ Trực tiếp phụ trách thực hiện việc lập dự toán, triển khai thử nghiệm, sản xuất.
Lập dự trù vật tư, cung cấp toàn bộ thông số kỹ thuật, bản vẽ chế tạo cho xưởng.
+ Cung cấp thông số kỹ thuật, các yêu cầu nhập để phòng kinh doanh tiến hành nhập. Lập quy trình chế tạo và kiểm cha chất lượng sản phẩm.
- Báo cáo: Trưởng phòng báo cáo việc thực hiện nhiệm vụ của mình cho giám đốc. Nhân viên trong phòng làm việc theo sự điều phối của trưởng phòng.
Trưởng phòng nhân sự:
- Chức năng:
+ Phòng nhân sự là phòng tham mưu, giúp việc cho giám đốc về công tác tổ chức, nhân sự, hành chính, pháp chế, truyền thông.
+ Chịu trách nhiệm trước giám đốc về các hoạt động đó trong nhiệm vụ, thẩm quyền được giao.
- Nhiệm vụ:
+ Thực hiện xây dựng chiến lược, kế hoạch ngân sách hàng năm, kế hoạch công việc của phòng từng tháng để trình giám đốc phê duyệt.
+ Tổ chức bộ máy nhân sự, phân công công việc trong phòng để hoàn thành kế hoạch ngân sách năm, kế hoach công việc của phòng đã được phê duyệt từng thời kỳ.
+ Thực hiện các báo cáo nội bộ theo quy định của công ty và các báo cáo khác theo yêu cầu của ban điều hành.
+ Xây dựng các quy trình, quy định nghiệp vụ thuộc lĩnh vực của phòng; đánh giá hiệu quả các quy trình, quy định này trong thực tế để liên tục cải tiến, giúp nâng cao hoạt động của công ty.
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác theo chỉ đạo của ban điều hành phân công.
- Báo cáo: Trưởng phòng báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ của mình cho giám đốc. Nhân viên trong phòng làm việc theo sự điều phối của trưởng phòng.
Giám sát phân xưởng sản xuất:
- Chức năng:
+ Điều hành hoạt động sản xuất của xưởng sản xuất của công ty theo nhiệm vụ, kế hoạch được giao.
+ Tổ chức phân công công việc, đôn đốc, hướng dẫn công nhân trong ca sản xuất đảm bảo đúng tiến độ, yêu cầu chất lượng.
- Nhiệm vụ:
+ Triển khai xây dựng quy trình sản xuất, quy trình quản lý chất lượng sản phẩm,
…
+ Quản lý toàn bộ máy móc thiết bị, vật tư, thành phẩm, bán thành phẩm, kho bãi, hàng hóa thuộc xưởng sản xuất do mình phụ trách.
+ Cân đối năng lực sản xuất của xưởng sản xuất, chủ động đề xuất các giải pháp nâng cao hệ số khai thác, sử dụng máy móc và nguồn nhân lực sản xuất.
+ Lập kế hoạch sản xuất căn cứ kế hoạch tổng thể theo yêu cầu.
+ Triển khai kế hoạch sản xuất, tổ chức phân công, giao việc hàng ngày cho các tổ và nhân viên trong xưởng đảm bảo sử dụng tối ưu máy móc và nhân công.
+ Phổ biến và hướng dẫn các chính sách và quy định của công ty tới các công nhân của xưởng.
+ Thiết lập và duy trì môi trường làm việc vệ sinh và an toàn lao động và phòng chống cháy nổ tại xưởng.
+ Xây dựng và duy trì các mối quan hệ tốt đẹp của công nhân trong xưởng.
+ Phối hợp với phòng quản lý chức năng tổ chức đào tạo nâng cao tay nghề của công nhân và khuyến khích công nhân làm việc tốt. Lựa chọn và đào tạo các nhân viên giám sát và nhân viên hành chính của xưởng.
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác được giám đốc giao.
- Báo cáo: Giám sát báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ của mình cho giám đốc.
Nhân viên làm việc theo sự điều phối của giám sát.