CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY NỘI THẤT AN PHÚ
2.2.3. Các kết luận về thực trạng cơ cấu tổ chức của công ty nội thất An Phú
Công ty đã hoạt động tốt trong vòng gần 10 năm qua là do công tác tổ chức của công ty khá tốt. Trải qua một quãng thời gian dài, công ty đã liên tục mở rộng quy mô và vị thế trên thị trường Miền Bắc.
Với cơ cấu tổ chức này, giám đốc dễ dàng kiểm soát 4 bộ phận chức năng riêng rẽ. Thực hiện chuyên môn hoá các chức năng quản lý, tránh được sự bố trí chồng chéo chức năng, nhiệm vụ giữa các bộ phận. Cơ cấu tổ chức này giúp cho việc phân chia chức năng, nhiệm vụ công tác giữa các phòng ban, phân xưởng rõ ràng, mỗi người biết rõ những trách nhiệm công việc mỗi cá nhân trong công ty.
Cơ cấu tổ chức này cũng có ảnh hưởng thúc đẩy sự chuyên môn hoá nghề nghiệp, nâng cao chất lượng và kỹ năng giải quyết vấn đề của nhân viên, nhân viên có sự am hiểu chuyên môn và thành thạo nghiệm vụ trọng phạm vi chức năng quản lý của mình. Giám đốc nguyễn văn cường rất chú trọng nhân lực trong công tác tuyển dụng, vì tuyển dụng nhân sự là khâu quan trọng để tìm người tài, người phù hợp với vị trí công việc cho công ty nên ông luôn đích thân tuyển dụng tất cả các vị trí trong công ty.
2.2.3.2. Nhược điểm và nguyên nhân
- Cơ cấu hiện tại đã không còn phù hợp với quy mô hiện tại của công ty, và cả chiến lược định hướng phát triển của công ty sau này. Mô hình này làm cho việc phối hợp giữa các bộ phận chức năng bị hạn chế, tính linh hoạt thấp. Không phát huy được nguồn lực quan trọng nhất trong tổ chức là nguồn lực con người và sự phối hợp đoàn kết của tập thể cũng như thống nhất ý kiến của các phòng ban khác nhau khó khăn gây trở ngại cho quá trình ra quyết định của nhà quản trị.
- Cơ cấu tổ chức hiện tại của công ty đang làm cho cấp dưới phải phục tùng nhiều đầu mối chỉ đạo khác nhau của cùng một quản lý cấp trên như một nhân viên kinh doanh vừa phải nghe lệnh trưởng phòng kinh doanh của mình, vừa phải nghe mệnh lệnh từ giám đốc đưa ra, tuy cùng thực hiện một chức năng nhưng đôi khi làm cho nhân viên bị quá tải với khối lượng công việc, dẫn đến tình trạng phân công lao động quá mức gây nhàm chán, mệt mỏi từ đó giảm sút hiệu suất làm việc,…
- Một số nhà quản trị được phân cho tầm quản trị quá rộng như một giám sát phân xưởng có nhiệm vụ giám sát 248 công nhân viên, trưởng phòng kinh doanh quản lý 30 nhân viên (theo bảng 1.2 năm 2016). Tầm quản trị quá rộng sẽ gây ra nhiều điểm yếu kém như kiểm soát nhân viên không chặt chẽ, công nhân trốn việc, không nhận ra điểm yếu điểm mạnh của từng nhân viên trong bộ phận để có sự nhắc nhở kịp thời hoặc khích lệ, giúp đỡ, chia sẻ nhiệm vụ để hoàn thành công việc.
- Công ty hoạt động với quy trình giao tiếp và báo cáo chưa thông suốt, tổ chức công việc chưa được trôi chảy, đều phải có sự thông qua cấp trên. Mỗi phòng ban chỉ chú trọng tới chức năng và nhiệm vụ của mình. Do vậy, khó khăn cho nhà quản trị khi phải phối hợp giữa các phòng ban để hoàn thành công việc. Nhà quản trị sẽ thường xuyên phải giải quyết mâu thẫu và khó thống nhất ý kiến để ra quyết định.
- Giám sát kết quả hoạt động của nhân viên trong phân xưởng còn lỏng lẻo, nhân viên thường trốn việc ngồi chơi khi người giám sát phân xưởng đi ra ngoài. Các tiêu chuẩn để xác định kết quả thực hiện công việc chưa được nhà quản trị xác định rõ ràng vì vậy so sánh kết quả thực hiện công việc của công nhân viên trong công ty với các chỉ tiêu, tiêu chuẩn chưa hợp lý và khó phát hiện ra những sai lệch trong quá trình thực hiện công việc. Có tình trạng phân công nhiệm vụ cho cá nhân không hợp lý.
- Công ty chưa xây dựng và ban hành được tiêu chuẩn chức danh, tiêu chuẩn cấp bậc nên thiếu những căn cứ quan trọng để xây dựng những chương trình đào tạo phát triển nhân viên. Công ty nội thất An Phú chưa có bộ phận nhân sự riêng, không có bản mô tả công việc cho từng vị trí. Tất cả nhân lực trong các phòng đều do ông và
phó giám đốc trực tiếp tuyển dụng. Công ty chưa cho nhân viên thấy được lộ trình công danh của mình, đó là một cách tạo động lực làm việc cho nhân viên rất hiệu quả.
* Nguyên nhân tồn tại:
- Đất nước đang ngày càng thay đổi, thế giới đang trong giai đoạn hội nhập, môi trường kinh doanh thay đổi không ngừng, công ty cũng ngày càng phát triển nên việc xuất hiện những nhược điểm trong cơ cấu tổ chức cũ là điều tất yếu.
- Chiến lược của công ty thay đổi theo từng giai đoạn nên công ty cũng phải thay đổi cơ cấu tổ chức của mình theo từng giai đoạn, tuy nhiên thì tại công ty nội thất an phú thì những nhược điểm của cơ cấu tổ chức cũ vẫn chưa sâu sắc nên chủ doanh nghiệp vẫn chưa nhận ra phải thay đổi.
- Khoa học công nghệ phát triển ngày một lớn mạnh, công ty cũng cần bắt kịp với tốc độ phát triển của công nghệ hiện nay, nhà quản trị chưa kịp ứng dụng công nghệ mới để nâng cao năng lực quản lý.
- Quan hệ giữa các phòng ban chỉ ở mức thờ ơ, chưa có sự mật thiết, chưa có sự giúp đỡ nhau phát triển và sáng tạo trong cách làm việc. Bầu không khí làm việc trong công ty vô cùng căng thẳng cả thần kinh và thể chất đối với những nhân viên làm việc trong phòng. Còn ở xưởng sản xuất thì nhân viên còn lười biếng, tuy nhiên thì mối quan hệ giữa mọi người không căng thẳng như các phòng ban khác.
- Công ty chưa có một chiến lược, kế hoạch phát triển nhân lực trong dài hạn cùng với kế hoạch kinh doanh của công ty. Cơ chế khuyến khích tạo động lực cho nhân viên về mặt phi vật chất không được công ty đề cao.