2.1.Tổ chức lại Phòng Tổng hợp - Marketing
Để thực hiện nghiên cứu thị trường thì trước hết là Công ty cần có thông tin, đó là tiền đề cho sự phát triển, khả năng chi phối thị trường, có tác
dụng sống còn đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Nó gồm thông tin về tình hình cung cầu, giá cả trong nước và quốc tế, đối thủ cạnh tranh …
Nghiên cứu thị trường đòi hỏi công ty cần tiếp xúc, cọ sát nhiều hơn với thị trường , nắm bắt được thông tin cần thiết của thị trường. Xác định tiềm năng của thị trường về các mặt hàng cần bán qua số liệu thống kê, bán hàng thử, thăm dò ý kiến khách hàng... Xác định yêu cầu cụ thể về mặt hàng của mình.
Thời gian qua công tác nghiên cứu thị trường ở Công ty Vilexim đã được Ban Giám đốc chú trọng, song hiệu quả thực tế đạt được vẫn còn thấp. Hiện tại ở công ty đã có Phòng Tổng hợp Marketing nhưng vẫn chưa hoạt động hiệu quả do chưa có cán bộ chuyên nghiên cứu về thị trường dẫn đến tình trạng ỷ lại chồng chéo giữa các phòng, bỏ lỡ nhiều cơ hội kinh doanh, dẫn đến cạnh tranh không cần thiết giữa các bộ phận trong Công ty. Vì vậy, để nâng cao hiệu quả của hoạt động nghiên cứu thị trường trong thời gian tới Công ty cần tuyển thêm 1 - 2 cán bộ vào vị trí cán bộ marketing đồng thời phải tổ chức lại Phòng Tổng hợp - Marketing với một số nhiệm vụ cụ thể như sau:
• Thu thập và phân tích các thông tin môi trường kinh doanh, thăm dò nhu cầu thị trường.
• Chỉ ra các nhu cầu trên thị trường và các đoạn thị trường mà Công ty có thể hướng tới.
• Thu hồi thông tin từ phía đối tác.
• Lập các kế hoạch Marketing cho Công ty.
• Tận dụng tối đa các kênh thông tin hiện có và tiếp xúc với các kênh mới để không bỏ sót các thông tin quý giá. Nâng cao hiệu quả sử dụng mạng thông tin nội bộ và internet. Để làm tốt nhiêm vụ này yêu cầu phải có các cán bộ thành thạo về quản lý và sử dụng mạng.
• Xây dựng lại website www.vilexim.com.vn một cách chuyên nghiệp và hiệu quả căn cứ vào nhu cầu hiện tại cũng như tương lai của công tác kinh doanh xuất nhập khẩu.
• Xây dựng mối quan hệ hợp tác, thường xuyên trao đổi thông tin với các nhà cung ứng, sản xuất, khách hàng cũng như các đối thủ cạnh tranh. Đây là nguồn thông tin sát thực có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Nói tóm lại, công tác nghiên cứu thị trường của Công ty trong thời gian tới cần có một bộ phận chuyên trách và được đào tạo, trang bị tốt. Đây sẽ là nguồn cung cấp thông tin thị trường cho tất cả các phòng ban, chi nhánh và Ban Giám đốc công ty trong việc đề ra các phương hướng và các quyết sách trong kinh doanh.
2.2.Thực hiện tốt công tác thu mua lúa gạo xuất khẩu
Công tác tạo nguồn thu mua hàng xuất khẩu của Công ty còn nhiều bất cập, chưa thiết lập được một mạng lưới thu mua hàng ổn định ngay tại địa phương. Do vậy nguồn hàng cung cấp cho Công ty bấp bênh, chất lượng không ổn định, công tác kiểm tra chất lượng hàng hàng hoá sau khi mua chưa tốt, quá trình vận chuyển, giao hàng chưa giám sát chặt chẽ dẫn đến hao hụt nhiều. Chính vì vậy, trong thời gian tới để cải thiện công tác thu mua, tạo nguồn hàng xuất khẩu Công ty nên thực hiện một số công việc sau:
• Xây dựng mối quan hệ tốt với các chân hàng ở địa phương, khi đó quá trình thu mua của Công ty sẽ thuận lợi hơn, khối lượng thu mua sẽ nhiều và đồng đều về chất lượng. Muốn xây dựng được mối quan hệ tốt này, Công ty cần tiến hành các công việc như gặp gỡ các đại diện ở các địa phương ngay từ đầu vụ sản xuất để trao đổi, bàn bạc và ký hợp đồng mua hàng, hỗ trợ vốn, phân bón, kỹ thuật trồng trọt, các giống mới của thế giới, cung cấp thông tin về thị trường cho nhà sản xuất và
các tư thương ở địa phương để từ đó họ cung cấp các sản phẩm phù hợp với nhu cầu thị trường. Đồng thời Công ty có thể hỗ trợ địa phương một phần vào các công trình phúc lợi công cộng như bệnh viện trường học, hệ thống thuỷ lợi... từ đó tạo ra được mối quan hệ ràng buộc chặt chẽ giữa Công ty và địa phương, nâng cao uy tín hình ảnh của Công ty Vilexim.
• Đưa ra các biện pháp khuyến khích vật chất đối với hoạt động thu mua có hiệu quả, như quy định một tỷ lệ hoa hồng mà cán bộ thu mua được khối lượng lớn, chất lượng đảm bảo với yêu cầu của Công ty, hay mua được giá thấp hơn dự kiến. Cung cấp các khoản lợi ích vật chất cho các đơn vị giao hàng trong các trường hợp cần thiết. Đồng thời xử lý nghiêm túc đối với những trường hợp gian lận, đánh tráo hàng làm giảm chất lượng và uy tín của Công ty.
• Cải tiến công tác kiểm tra chất lượng sản phẩm khi thu mua sẽ quyết định căn bản đến chất lượng hàng xuất khẩu của Công ty. Hiện tại hoạt động này còn nhiều hạn chế mà nguyên nhân là do Công ty chưa có đội ngũ chuyên kiểm tra, kiểm nghiệm chất lượng có kinh nghiệm và trình độ chuyên môn cao, còn thiếu trầm trọng và hầu như chưa có thiết bị hiện đại nào trợ giúp cho cán bộ thu mua trong công việc này. Vì vậy công tác kiểm tra còn mang nặng cảm tính và phụ thuộc vào kinh nghiệm của cán bộ thu mua. Trong thời gian tới muốn đẩy mạnh hoạt động xuất khẩu gạo, đưa mặt hàng này thâm nhập sâu vào thị trường khó tính thì việc cải tiến công tác kiểm tra chất lượng sản phẩm ngay từ khâu thu mua có ý nghĩa sống còn đối với Công ty. Đối với các sản phẩm khác nhau Công ty phải đề ra những tiêu chuẩn kiểm tra khác nhau đồng thời sử dụng các máy móc kiểm tra chất lượng tiên tiến để trợ giúp cho cán bộ thu mua. Đi đôi với trang bị, máy móc tiên tiến là
công tác đào tạo, tuyển dụng đội ngũ cán bộ thu mua có trình độ chuyên môn cao, có tâm huyết với công ty.
2.3.Tăng cường đầu tư vào công tác dự trữ chế biến bảo quản lúa gạo
Lúa gạo là mặt hàng có tính thời vụ, chịu sự ảnh hưởng rất lớn bởi điều kiện khí hậu thời tiết và rất khó bảo quản. Đặc biệt đối với nước có khí hậu nhiệt đới gió mùa nóng ẩm như Việt Nam thì gạo dễ bị nấm mốc, mối mọt... Vì vậy công tác dự trữ, chế biến bảo quản trong hoạt động kinh doanh xuất khẩu nông sản giữ vai trò đặc biệt quan trọng.
Do đặc tính thời vụ nên trước đây công ty phải thuê kho của các đơn vị khác với chi phí lớn, công ty không thể dự trữ hàng hoá đủ lớn vì vậy khi giá nông sản lên cao không có hàng để bán do đó trong thời gian tới công ty cần phải nâng cấp trang bị các thiết bị bảo quản hiện đại để nâng cao hiệu suất hoạt động của kho từ đó nâng cao chất lượng sản phẩm, giảm tỷ lệ hao hụt.
Hiện tại Công ty Vilexim đã có xây dựng kho chứa hàng ở Cần Thơ với diện tích 15.000 m2 song quy mô kho chứa còn nhỏ, hiệu quả sử dụng thấp. Công ty cũng mới chỉ đầu tư được một giàn máy xay xát, đánh bóng gạo với công suất 8,5 tấn/ngày. Trong thời gian tới Ban Giám dốc cần đầu tư mở rộng và nâng cấp xây dựng kho chứa thóc gạo hoàn chỉnh, đầu tư thêm hệ thống máy xay xát đánh bóng để tăng năng suất và chất lượng cho hàng xuất khẩu. Bình quân, một hệ thống xay xát, tách tấm, đánh bóng, phân loại gạo xuất khẩu bây giờ có giá khoảng 1,5 – 1,9 tỷ đồng.
Mặt khác, cần chuyển kho Cần Thơ lên thành Chi nhánh Cần Thơ để tăng tính tự chủ trong ký kết các hợp đồng mua bán thu gom lúa gạo tại địa phương. Chi nhánh Cần Thơ sẽ chịu sự điều hành trực tiếp của Giám đốc Chi nhánh Tp. Hồ Chí Minh.
Cần phải đổi mới công tác hoạt động của kho theo hướng chuyên nghiệp, hiện đại. Đào tạo đội ngũ cán bộ công nhân và cán bộ quản lí kho có
kinh nghiệm có tinh thần trách nhiệm cao, có khả năng thực hiện các nghiệp vụ như: xuất, nhập, kiểm tra, kiểm kê, đánh giá chất lượng gạo thành phẩm một cách thành thạo. Bên cạnh đó cần phải tăng cường kiểm tra giám sát kịp thời phát hiện những sai phạm để từ đó đưa ra biện pháp xử lý thích hợp, ban hành các nội quy, quy định về an toàn lao động, chống cháy nổ, các trường hợp thưởng phạt rõ ràng... Đi đôi với công tác nâng cấp kho hiện có công ty cần phải đầu tư để xây dựng các kho lớn ở An Giang, Đồng Tháp để tiện trong việc thu gom lúa hàng hóa ... với hệ thống kho này sẽ giảm được tình trạng bị thương lái ép giá. Để có nguồn vốn thực hiện điều này Ban Giám đốc Công ty cần nghiên cứu các phương án khả thi, nếu thấy có hiệu quả thì làm phương án trình Đại hội đồng Cổ đông đề nghị huy động thêm vốn bằng cách phát hành thêm cổ phiếu, trái phiếu.
2.4.Đẩy mạnh xuất khẩu các loại gạo có giá trị, phẩm cấp cao
Để đạt được mục tiêu này Công ty cần phải tổ chức thực hiện công tác nghiên cứu thị trường một cách hết sức kỹ lưỡng để qua đó xác định nhu cầu của thị trường.
Nâng cao thị phần ở các thị trường truyền thống như thị trường Đông Nam Á đây là các thị trường trọng điểm của Công ty, thị trường này không đòi hỏi chất lượng sản phẩm quá cao, có vị trí địa lý rất gần với nước ta, là thị trường rất nhạy cảm với giá. Công ty nên chú trọng đến các khách hàng mua với khối lượng lớn, khách hàng thường xuyên. Hoặc thông qua việc cung cấp một số dịch vụ miễn phí cho khách hàng như thuê tàu , mua bảo hiểm , ...
Đẩy mạnh công tác thâm nhập vào các thị trường, mới trong đó đáng chú ý là thị trường Nhật Bản, EU và Mỹ. Đây là những thị trường có nhu cầu về lúa gạo rất lớn nhưng đồng thời cũng có những yêu cầu chặt chẽ về mặt chất lượng. Để thâm nhập thành công thì không có con đường nào khác là phải nâng cao chât lượng sản phẩm đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn về chất
lượng vệ sinh y tế, bảo vệ môi trường, tiêu chuẩn về mã số mã vạch bao bì... Có đáp ứng được một cách đồng bộ các yêu cầu này thì Công ty mới xác định được các công việc tiếp theo để tổ chức thâm nhập thị trường. Trong nhóm thị trường này thì thị trường Mỹ sẽ có những chuyển biến mạnh mẽ và hết sức có lợi cho Công ty. Vì vậy, yêu cầu cần phải tổ chức nghiên cứu, lập kế hoạch để có những bước đi thích hợp trên thị trường này.
Ngoài ra hiện nay Công ty còn chưa đầu tư nghiên cứu một số thị trường có giàu tiềm năng như thị trường Châu Phi, thị trường Trung Đông, Nam Mỹ… Đây là các thị trường mà Công ty cần phải thâm nhập trong thời gian tới.
Để tập trung vào phát triển theo chiều sâu thì tất yếu Công ty phải thực hiện xuất khẩu các loại gạo có giá trị và phẩm cấp cao. Bởi có thực hiện thành công thì công ty mới có thể đẩy mạnh được kim ngạch xuất khẩu đặc biệt là các thị trường khó tính khi sản lượng đã đạt tới mức bão hoà với quy mô sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và khi nhu cầu của thị trường thế giới luôn biến động theo hướng yêu cầu chất lượng, mẫu mã ngày càng cao. Đây là bước đi hết sức khó khăn đòi hỏi công ty phải nỗ lực hết mình để thực hiện các công việc sau:
• Tổ chức nghiên cứu thị trường tiêu dùng trọng điểm tiêu dùng ở nước ngoài để từ đó xác định được nhu cầu cụ thể của người tiêu dùng cá nhân và dung lượng của thị trường đó.
• Đầu tư mạnh vào xây dựng hệ thống kho, nhà máy chế biến, xay xát và đánh bóng gạo theo công nghệ hiện đại tiên tiến nhằm nâng cao chất lượng gạo.
• Tăng cường huy động vốn một cách hiệu quả hơn. Như đã phân tích ở phần thực trạng cùng với sự chuyển biến mạnh từ hình thức xuất khẩu uỷ thác sang xuất khẩu trực tiếp là sự chuyển biến về cơ cấu vốn từ hoạt động chủ yếu dựa trên vốn tự có chuyển sang hoạt động bằng vốn
đi vay là chủ yếu vì vậy công tác huy động vốn có ảnh hưởng rất lớn đến kết quả kinh doanh của công ty. Hiện nay công ty có thể huy động vốn từ nhiều nguồn khác nhau nhưng chủ yếu vẫn là nguồn vốn vay từ các ngân hàng, mỗi nguồn có một ưu thế khác nhau vì vậy đòi hỏi ban lãnh đạo doanh nghiệp cần phải có sự điều chỉnh cơ cấu các nguồn vay một cách hợp lí và phù hợp, tránh lãng phí vô ích và tập trung rủi ro vào một vài đối tác nhất định. Do đặc tính thời vụ của mặt hàng gạo mà hiện nay công ty huy động vốn vay với lãi suất ngắn hạn và trung hạn với lãi suất cao, song trong thời gian tới trước yêu cầu phải tiến hành đầu tư xây dựng thì công ty phải lập hồ sơ trình ngân hàng để có thể vay với lãi suất thấp.
Với nguồn vốn chiếm dụng từ phía bạn hàng, khách hàng thì đây là nguồn huy động với lãi suất thấp song vấn đề đặt ra là công ty phải đảm bảo được chữ tín với khách hàng. Tránh tình trạng vì tư lợi tức thời cá nhân mà làm ảnh hưởng đến kết quả hoạt động kinh doanh của toàn Công ty và cũng không vì những khoản tín dụng mà mua phải hàng hoá không đúng nhu cầu, gây thiệt hại rất lớn cho công ty. Ngoài ra trong thời gian tới công ty có thể huy động vốn thông qua cổ phần hoá từ cán bộ Công ty. Đặc biệt là liên doanh liên kết với các đối tác trong và ngoài nước để đầu tư xây dựng nhà máy chế biến, hệ thống kho bảo quản hàng hoá... đây là hình thức huy động vốn hiện đại tiên tiến.
2.5.Nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ
Bất cứ một công ty nào dù nguồn vốn lớn hay nhỏ trang thiết bị hiện đại mà nguồn nhân lực không đảm bảo yêu cầu thì không thể tồn tại và phát triển được, bởi nhân tố con người là nhân tố quan trọng nhất quyết định đến sự thành công hay thất bại của công ty đặc biệt là công ty hoạt động trong lĩnh vực thương mại xuất nhập khẩu. Đối với hoạt động xuất khẩu yêu cầu cán bộ
phải giỏi nghiệp vụ ngoại thương, có đầu óc kinh doanh nhạy bén, năng động, sáng tạo ứng phó kịp thời với biến động phức tạp trên thị trường thông thạo ngoại ngữ có khả năng giao tiếp trực tiếp với đối tác nước ngoài. Tuy nhiên đối với Công ty Vilexim số cán bộ đạt được trình độ này còn ít, nguồn nhân lực vừa thừa, vừa thiếu, tỷ lệ lao động có tuổi với trình độ dưới đại học khá lớn, đây là những người ít nhiều chịu ảnh hưởng của cơ chế cũ nên rất nhiều trong số họ đã cố gắng song vẫn thiếu tính năng động sáng tạo, không dám mạo hiểm.
Vì vậy trong thời gian tới công ty cần phải:
• Nâng cao chất lượng hiệu quả sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực, thường xuyên gửi các cán bộ trẻ có triển vọng tới các trung tâm đào tạo kinh doanh quốc tế có uy tín trong và ngoài nước. Tạo điều kiện cho các nhân viên còn yếu về nghiệp vụ đi học hoặc tổ chức các lớp học để