Chương 1:LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG LẬP
2.2.2. Thực trạng tổ chức thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin kinh tế
* Lựa chọn hệ thống chứng từ kế toán:
- Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán áp dụng tại BHXH huyện Nga Sơn bao gồm: Các chứng từ kế toán ban hành theo Thông tư số 102/2018/TT – BTC. Những nội dung không hướng dẫn trong thông tư này, đơn vị thực hiện theo Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp ban hành kèm theo Thông tư số 107/2017/TT – BTC ngày 10 tháng 10 năm 2017 của Bộ Tài chính về hướng dẫn chế độ kế toán hành chính sự nghiệp.
* Nội dung tổ chức chứng từ kế toán:
- Trình tự luân chuyển chứng từ bao gồm các bước:
Lập chứng từ Kiểm tra chứng từ Phân loại, sắp xếp chứng từ Ghi sổ quản lý Lưu trữ và bảo quản chứng từ.
Hiện nay, hệ thống chứng từ kế toán đang được sử dụng trong đơn vị ngoài các chứng từ quy định tại Thông tư số 107/2017/TT – BTC ngày 10 tháng 10 năm 2017 của Bộ Tài chính về hướng dẫn chế độ kế toán hành chính sự nghiệp thì đơn vị còn sử dụng các mẫu chứng từ theo quy định tại Thông tư số 102/2018/TT – BTC bao gồm:
Bảng 2.1: Một số mẫu chứng từ về chi quản lý BHXH, BHYT
STT Tên chứng từ Mẫu số
1 Giấy thanh toán thù lao cho tổ chức làm đại lý C66a - HD 2 Giấy thanh toán kinh phí chi hỗ trợ cho UBND cấp xã
thực hiện lập danh sách người tham gia BHYT C66b- HD 3 Giấy thanh toán thù lao cho tổ chức làm đại diện chi trả C67 - HD
Bảng 2.2: Một số mẫu chứng từ về chi BHXH, BHYT
STT Tên chứng từ Mẫu số
1 Danh sách giải quyết hưởng chế độ ốm đau, thai sản, dưỡng
sức phục hổi sức khỏe C70a - HD
2 Danh sách chi trả lương hưu và trợ cấp BHXH C72 - HD 3 Giấy đề nghị tạm ứng chi trả lương hưu và trợ cấp BHXH C73 - HD 4 Bảng thanh toán lương hưu và trợ cấp BHXH hàng tháng,
trợ cấp thất nghiệp C74a - HD
5 Bảng thanh toán trợ cấp BHXH một lần C74b - HD 6 Bảng thanh toán trực tiếp chi phí khám chữa bệnh BHYT C78 - HD 7 Tổng hợp chi phí khám bệnh, chữa bệnh của người tham
gia BHYT C79 - HD
8 Tổng hợp chi phí khám bệnh, chữa bệnh của người tham
gia BHYT C80 - HD
9 Bảng thanh, quyết toán chi phí khám chữa bệnh BHYT C82 - HD 10 Giấy nhận tiền lương hưu, trợ cấp BHXH, BHTN C95 - HD 11 Danh sách chi trả trợ cấp BHXH 1 lần C97- HD
Bảng 2.3: Một số mẫu chứng từ về thu BHXH, BHYT, BHTN
STT Tên chứng từ Mẫu số
1 Bảng tổng hợp số phải thu BHXH, BHYT, BHTN C69 - HD 2 Bảng tổng hợp số đã thu vào các quỹ BHXH, BHYT, C83- HD
(Nguồn: BHXH huyện Nga Sơn) Do áp dụng phần mềm kế toán nên hầu hết các mẫu chứng từ kế toán tại Bảo hiểm xã hội huyện Nga Sơn đã được lập sẵn trên máy tính, cán bộ kế toán chỉ
- Lập chứng từ
+ Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của BHXH huyện đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
+ Nội dung chứng từ kế toán đã phản ánh đầy đủ các chỉ tiêu, rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
+ Chữ viết trên chứng từ rõ ràng, không tẩy xoá.
+ Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số.
+ Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ. Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung. Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết một lần tất cả các liên chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng phải đảm bảo thống nhất nội dung và tính pháp lý của tất cả các liên chứng từ.
Đối với các chứng từ bắt buộc, bộ phận kế toán tại đơn vị đã thực hiện theo đúng quy định. Đối với các nghiệp vụ vật tư, tài sản hoặc các nghiệp vụ chi lương, thưởng và các khoản chi thường xuyên khác kế toán đã thực hiện phản ánh vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các chứng từ như: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận TSCĐ, Bảng thanh toán tiền lương,....
- Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán
Tất cả các chứng từ kế toán do đơn vị lập ra hoặc từ bên ngoài vào, đều phải tập trung vào bộ phận kế toán của đơn vị để kiểm tra và xác minh là đúng thì mới được dùng để ghi sổ. Nội dung của việc kiểm tra chứng từ kế toán bao gồm:
+ Kiểm tra tính chính xác của số liệu thông tin trên chứng từ;
+ Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác liên quan;
+ Kiểm tra tính đầy đủ, rõ ràng, trung thực các chỉ tiêu, yếu tố ghi chép trên chứng từ.
+ Kiểm tra việc chấp hành quy chế quản lý nội bộ, kiểm tra xét duyệt đối với
Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chế độ, quản lý kinh tế tài chính của Nhà nước thì phải từ chối thực hiện, đồng thời phải báo ngay cho thủ trưởng đơn vị biết để xử lý kịp thời theo đúng quy định pháp luật hiện hành.
Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và con số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra phải trả lại hoặc báo cho nơi lập chứng từ biết đề làm lại hay làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới dùng làm căn cứ để ghi sổ kế toán
- Phân loại, sắp xếp chứng từ:
Việc phân loại, sắp xếp chứng từ nhìn chung là khoa học, các chứng từ sau khi hoàn thiện được phân loại ghi sổ, kiểm tra để đóng thành tập và ghi rõ bên ngoài tập chứng từ: Loại chứng từ, thời gian, số hiệu của chứng từ.
- Ghi sổ quản lý
Căn cứ chứng từ thu, chi, giấy báo nợ, báo có, nhập vào phần mềm từng nghiệp vụ phát sinh theo ngày tháng.
- Bảo quản, lưu trữ chứng từ:
Chứng từ kế toán phải được đơn vị bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ.
Chứng từ kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kê toán. Thời hạn lưu trữ, thời điểm tính thời hạn lưu trữ của từng loại chứng từ kế toán được thực hiện theo quy định.
Chứng từ phát sinh trong năm và năm trước liền kề được lưu trữ tại bộ phận kế toán để thuận tiện cho việc tra cứu hoặc phục vụ các đoàn kiểm tra quyết toán, thanh tra, kiểm toán. Sau quyết toán năm, chứng từ được chuyển vào kho lưu trữ.
* Trình tự luân chuyển chứng từ một số nghiệp vụ tại Bảo hiểm xã hội huyện Nga Sơn.
- Trình tự luân chuyển chứng từ thu BHXH của các đơn vị thuộc BHXH huyện quản lý.
Hàng tháng đơn vị thực hiện đối chiếu tăng, giảm tiền lương đóng BHXH, BHYT, BHTN với cán bộ quản lý đơn vị tại bộ phận thu (Mẫu D02a - TS), sau đó đơn vị nộp tiền phải đóng BHXH, BHYT, BHTN vào tài khoản chuyên thu của Bảo hiểm xã hội huyện Nga Sơn tại ngân hàng, kho bạc, hàng ngày kế toán viên nhận giấy báo có tại ngân hàng, kế toán kiểm tra đúng nội dung nộp tiền BHXH của đơn vị sử dụng lao động thực hiện nhập liệu vào phần mềm kế toán (Chi tiết theo mã đơn vị), sau đó chuyển dữ liệu sang phần mềm thu để xác nhận là đơn vị đã đóng BHXH, kết thúc quá trình nhập thu kế toán tập hợp chứng từ, đóng quyển lưu chứng từ.
- Trình tự luân chuyển chứng từ chi chế độ ốm đau, thai sản của các đơn vị thuộc BHXH huyện quản lý.
Căn cứ giấy ra viện, giấy chứng sinh,... và Danh sách 01B-HSB (Danh sách đề nghị giải quyết hưởng chế độ ốm đau, thai sản, dưỡng sức, phục hồi sức khỏe) do các đơn vị sử dụng lao động đề nghị, chuyển bộ phận chính sách BHXH, BHYT thẩm định, duyệt hồ sơ. Sau khi chấp nhận duyệt thanh toán chế độ BHXH bộ phận chính sách BHXH, BHYT lập danh sách C70b - HD (Danh sách giải quyết hưởng chế độ ốm đau, thai sản, dưỡng sức, phục hồi sức khỏe) do bộ phận chế độ BHXH chuyển, bộ phận kế toán nhận dữ liệu thông qua việc liên thông dữ liệu trên phần mềm, căn cứ danh sách và dữ liệu phần mềm kế toán đối chiếu thông tin của người hưởng, đơn vị hưởng, kế toán thực hiện lập ủy nhiệm chi để chuyển tiền vào tài khoản cá nhân của người hưởng, kết thúc quá trình chi chế độ BHXH kế toán thực hiện lưu chứng từ.
2.2.2.2. Thực trạng tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
* Hệ thống tài khoản :
Ngoài các tài khoản kế toán ban hành theo Thông tư số 107/2017/TT - BTC ngày 10/10/2017, Bảo hiểm xã hội huyện Nga Sơn còn sử dụng thêm các tài khoản quy định tại Thông tư 102/2018/TT- BTC ngày 14 tháng 11 năm 2018.
* Áp dụng hệ thống tài khoản:
Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tại cơ quan Bảo hiểm xã hội huyện Nga Sơn bao gồm:
Tài khoản loại 1: Tiền và vật tư
+ Tài khoản loại 1 dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động của các loại tiền và vật tư của đơn vị.
+ Các loại tiền của đơn vị bao gồm: tiền mặt hiện có tại đơn vị, tiền đang chuyển, tiền gửi tại ngân hàng hoặc kho bạc
+ Vật tư của đơn vị bao gồm các loại nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ sử dụng cho hoạt động của đơn vị.
Tài khoản loại 2: Tài sản cố định
+ Tài khoản loại 2 phản ánh giá trị hiện có, tình hình biến động các loại TSCĐ hữu hình và vô hình theo chỉ tiêu nguyên giá và giá trị hao mòn.
Tài khoản loại 3: Thanh toán
+ Tài khoản loại 3 phản ánh các nghiệp vụ thanh toán về thu, chi các loại BH giữa các đơn vị trong ngành BH, các nghiệp vụ thanh toán giữa cơ quan bảo hiểm với các đại diện chi trả, đơn vị sử dụng lao động, đơn vị khám chữa bệnh BHYT, trường học về các khoản chi trả cho các đối tượng hưởng các loại BH, các nghiệp vụ thanh toán giữa cơ quan bảo hiểm xã hội với tổ chức, cá nhân bên ngoài về quan hệ mua bán, cung cấp vật tư, hàng hóa, TSCĐ và các quan hệ thanh toán giữa đơn vị vơi nhà nước về số thuế phải nộp, giữa đơn vị với cán bộ viên chức về tiền lương, tiền công và các khoản khác.
Tài khoản loại 4: Nguồn kinh phí
Tài khoản loại 4 dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động và quyết toán các quỹ BHXH bắt buộc, BHXH tự nguyện, BHYT, BHTN, nguồn vốn, nguồn kinh phí, các khoản chênh lệch đánh giá lại tài sản, chênh lệch thu chi chưa xử lý và các quỹ của đơn vị.
Tài khoản loại 5: Các khoản thu
Tài khoản loại 5 dùng để phản tất cả các khoản thu theo chế độ tài chính quy định phát sinh tại đơn vị, các khoản thu về hoạt động sự nghiệp, thu phát sinh khác
Tại Bảo hiểm xã hội huyện sử dụng tài khoản 335 và 375 thay cho tài khoản loại 5 để phản ánh số thu các loại BH và lãi chậm đóng BH tại huyện.
TK 335: Tạm thu các loại Bảo hiểm và lãi chậm đóng BH TK 3752: Thu các loại BH của huyện
TK 37521: Thu BHXH bắt buộc TK 37522: Thu BHXH tự nguyện TK 37523: Thu BHYT
TK 37524: Thu BHTN
TK 37525: Thu lãi chậm đóng BH
TK 375251: Lãi chậm đóng BHXH bắt buộc TK 375252: Lãi chậm đóng BHXH tự nguyện TK 375253: Lãi chậm đóng BHYT
TK 37524: Lãi chậm đóng BHTN Tài khoản loại 6: Các khoản chi
Tài khoản loại 6 dùng để phản ánh các khoản chi của các hoạt động trong đơn vị, chi dự án, chi phí thanh lý, nhượng bán vật tư, tài sản cố định.
Tại Bảo hiểm xã hội huyện sử dụng tài khoản 175 thay cho tài khoản Loại 6 để phản ánh số chi BH các loại.
TK175: Chi các loại bảo hiểm của tỉnh, huyện TK17525 : Chi BHXH do NSNN đảm bảo TK 17521: Chi bảo hiểm từ quỹ
TK 175211: Chi ốm đau, thai sản TK 175212: Chi TNLĐ - BNN TK 175213: Chi hưu trí, tử tuất TK 17523: Chi BHYT
TK 17524: Chi BHTN
TK 17526: Chi trước BHYT cho năm sau TK ngoài bảng
Tại Bảo hiểm xã hội huyện Nga Sơn sử dụng TK ngoài bảng là TK 018
TK 0181: Chi thường xuyên
TK 0182: Chi không thường xuyên
* Phương pháp kế toán hoạt động phải thu các loại bảo hiểm và lãi chậm đóng BHXH, BHYT, BHTN
- Khi phát sinh các khoản phải thu về các loại bảo hiểm xã lãi chậm đóng, ghi:
Nợ TK1391- Phải thu của các đối tượng đóng bảo hiểm Có TK 335- Tạm thu các loại bảo hiểm, lãi chậm đóng.
- Khi thu được các loại bảo hiểm và lãi chậm đóng ghi:
Nợ TK 112 - Tiền gửi ngân hàng, kho bạc
Có TK 33914- Phải trả của các quỹ bảo hiểm.
- Phân bổ số đã thu, ghi:
Nợ TK 335- Tạm thu các loại bảo hiểm, lãi chậm đóng
Có TK 3752- Thu các loại bảo hiểm của Tỉnh, huyện.
Đồng thời ghi:
Nợ TK TK 33914- Phải trả của các quỹ bảo hiểm
Có TK1391- Phải thu của các đối tượng đóng bảo hiểm . Có TK33911- Phải trả của các quỹ bảo hiểm (nếu thừa).
- Khi số thu thừa phải chuyển trả, căn cứ quyết định chuyển trả, ghi:
Nợ TK339- Phải trả của các quỹ bảo hiểm
Có TK 112 - Tiền gửi ngân hàng, kho bạc
- Căn cứ số đã thu được, phản ánh số phải nộp các loại bảo hiểm và lãi chậm đóng về bảo hiểm cấp trên
Nợ TK 3752- Thu các loại bảo hiểm của Tỉnh, huyện
Có TK 342 - Phải trả nghiệp vụ thanh toán quỹ bảo hiểm.
- Khi chuyển nộp BHXH tỉnh số thu BHXH tại huyện, ghi:
Nợ TK 342 - Phải trả nghiệp vụ thanh toán quỹ bảo hiểm Có TK 112 - Tiền gửi ngân hàng, kho bạc
Ủy nhiệm thu:
Chứng từ ghi sổ:
(Nguồn: BHXH huyện Nga Sơn)
* Phương pháp kế toán hoạt động chi lương hưu và trợ cấp BHXH
- Đầu tháng đại lý chi trả sẽ lập giấy tạm ứng mẫu C73- HD để đề nghị cấp ứng kinh phí chi lương hưu và trợ cấp BHXH, giấy tạm ứng này được lập trên cơ sở số chi kỳ trước cộng phát sinh tăng trừ phát sinh giảm kỳ này. Sau đó BHXH tỉnh chuyển tiền cho đại diện chi trả để thực hiện chi trả lương hưu và trợ cấp BHXH cho các đối tượng do BHXH huyện quản lý, ghi:
Nợ TK3431- Thanh toán với đại diện chi trả
Có TK142- Phải thu nghiệp vụ thanh toán quỹ bảo hiểm.
- Sau khi chi trả xong đại diện chi trả lập mẫu C74- HD (Bảng thanh toán lương hưu và trợ cấp BHXH gửi BHXH huyện để quyết toán số tiền đã chi trả, ghi
Nợ TK175 - Chi các loại bảo hiểm của Tỉnh, huyện Có TK 3392- Phải trả người hưởng các chế độ BHXH
Đồng thời phản ánh số tiền đại diện chi trả thực chi cho người hưởng Nợ TK3392 - Phải trả người hưởng các chế độ BHXH
Có TK3431- Thanh toán với đại diện chi trả.
Nợ TK142- Phải thu nghiệp vụ thanh toán quỹ bảo hiểm.
Có TK175- Chi các loại bảo hiểm của Tỉnh, huyện
2.2.2.3. Thực trạng tổ chức hệ thống sổ kế toán
Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu trữ toàn bộ nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế và theo thời gian có liên quan đến đơn vị.
Mỗi năm đơn vị xây dựng hệ thống sổ cho một kỳ kế toán năm. Bảo hiểm xã hội huyện Nga Sơn đã ứng dụng phần mềm kế toán phù hợp với các tiêu chuẩn, điều kiên quy định của Bộ tài chính và thể hiện đầy đủ các chỉ tiêu quy định cho từng mẫu sổ. Hệ thống sổ kế toán tại Bảo hiểm xã hội huyện Nga Sơn bao gồm các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Hệ thống sổ hiện nay tại đơn vị được thiết kế theo hình thức Nhật ký sổ cái bao gồm sổ cái, sổ quỹ tiền mặt, sổ chi tiết các tài khoản, sổ theo dõi sử dụng nguồn kinh phí, sổ tổng hợp sử dụng nguồn kinh phí, sổ chi tiết các tài khoản, sổ chi tiết chi quản lý bộ máy, sổ chi tiết chi hoạt động nghiệp vụ. Cuối kỳ kế toán sau khi đã hoàn tất việc khóa sổ cho từng loại sổ, kế toán in ra giấy toàn bộ sổ kế toán tổng hợp và chi tiết, đóng thành từng quyển, làm các thủ tục pháp lý theo quy định, sau đó lưu trữ theo quy định. Như vậy thực tế tại đơn vị, mặc dù áp dụng hình thức Nhật ký sổ cái trên cơ sở sử dụng phần mềm, nhưng hiện tại đơn vị không in sổ Nhật ký sổ cái mà chỉ in Sổ cái .
Các sổ kế toán được thiết kế trên phần mềm đáp ứng được các quy định của nhà nước. Tuy nhiên trên thực tế vẫn còn thiếu một số mẫu sổ theo quy định như:
Nhật ký sổ cái, Sổ chi tiết nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ, sản phẩm hàng hóa ( Mẫu S22 - H), sổ tổng hợp tình hình tăng giảm tài sản cố định.
Tại BHXH huyện Nga Sơn thực hiện mở sổ kế toán, ghi chép, quản lý, bảo quản. lưu trữ sổ kế toán theo đúng quy định tại Thông tư 107/2017 ngày 10/10/2017 về hướng dẫn chế độ kế toán hành chính sự nghiệp và Thông tư 102/2018/TT - BTC ngày 14/11/2018 về việc hướng dẫn kế toán áp dụng cho hệ thống cơ quan BHXH.