Chương 1:LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG LẬP
2.3. Đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán tại bảo hiểm xã hội huyện
2.3.2. Hạn chế và nguyên nhân
2.3.2.1. Về tổ chức bộ máy kế toán
Do BHXH huyện Nga Sơn quản lý đầu mối đơn vị sử dụng tham gia BHXH, BHYT nhiều, khối lượng công việc thu chi liên tục và đặc thù công việc là phục vụ tránh để người dân đi lại nhiều cũng như giải quyết chế độ cho người hưởng đảm bảo về thời gian quy định, trình độ cán bộ kế toán chưa đồng đều nên chất lượng và hiệu quả giải quyết công việc chưa cao. Kế toán trưởng đang phải chịu trách nhiệm khối lượng công việc khá lớn. Điều này dẫn đến công tác tài chính kế toán của đơn vị còn có những sai sót, chậm về tiến độ thanh quyết toán.
2.3.2.2. Về tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Hiện nay việc quản lý số thu, chi tại Bảo hiểm xã hội cấp huyện chi tiết đến từng đơn vị, đại lý,..theo đó phần lớn các chứng từ đầu vào phát sinh từ các đơn vị bên ngoài. Tuy nhiên một số chứng từ chưa đáp ứng được yêu cầu quản trị trong đơn vị, chưa chi tiết theo từng mục phát sinh, làm cho việc nhập chứng từ ban đầu vào phần mềm tốn thêm nhiều thời gian do phải xác minh lại với ngân hàng, bên cạnh đó còn có xảy ra hiện tượng chuyển sai như nộp tiền vào tài khoản chuyên thu thì lại nộp tiền vào tài khoản chuyên chi của BHXH huyện. Một số chứng từ theo yêu cầu quản lý của ngành chưa tích hợp vào phần mềm hiện vẫn đang làm phải làm thủ công. Ví dụ như Mẫu C66a - HD (Giấy thanh toán thù lao cho tổ chức làm đại lý); Mẫu C66b - HD (Giấy thanh toán kinh phí chi hỗ trợ UBND xã thực hiện
Hệ thống chứng từ về quản lý công cụ dụng cụ tại đơn vị còn khá sơ sài, chỉ mới sử dụng “Giấy báo hỏng, mất công cụ dụng cụ”. Vì thế, việc quản lý công cụ dụng cụ tại các bộ phận còn khá lỏng lẻo. Việc không sử dụng các chứng từ “Phiếu nhập kho”, “Phiếu xuất kho” khiến bộ phận kế toán chưa nắm bắt kịp thời tình hình biến động CCDC tại các bộ phận trong đơn vị.
Việc quyết toán phôi ấn chỉ đã sử dụng chưa có mẫu chứng từ quy định cụ thể, đơn vị tự lập ra để theo dõi tình hình phôi ấn chỉ đã sử dụng của bộ phận sổ thẻ, do đó việc nắm bắt số phôi ấn chỉ hiện còn không tổng hợp trực tiếp được trên phần mềm, mà phải thông qua việc theo dõi do nhập liệu vào excel.
2.3.2.3. Về tổ chức vận dụng tài khoản kế toán
Việc vận dụng và tổ chức hệ thống tài khoản tại đơn vị mặc dù đã chi tiết đến tài khoản cấp 4 hoặc cấp 5 nhằm phục vụ yêu cầu quản lý, nhưng trên thực tế vẫn còn tồn tại những hạn chế. Đó là việc hạch toán tình hình sử dụng ấn chỉ (TK3371- Kinh phí hoạt động bằng tiền) đang sử dụng cùng với việc hạch toán chi quản lý BHXH, BHYT, BHTN mà chưa có chi tiết là không hợp lý.
Hiện nay trong hệ thống tài khoản không sử dụng tài khoản ngoài bảng 005 để theo dõi công cụ, dụng cụ mà chỉ theo dõi exel bên ngoài, kế toán sẽ khó theo dõi biến động tăng giảm công cụ dụng cụ hiện có tại đơn vị.
Việc hạch toán chung giữa số tiền thoái thu BHXH, BHYT, BHTN với số tiền chênh lệch do đơn vị nộp với tiền theo mệnh giá thẻ BHYT vào tài khoản 33918- Phải trả số thu bảo hiểm khác, làm bộ phận kế toán theo dõi rất khó khăn, do hiện nay có rất nhiều đại lý thu.
Nguyên nhân: Đối với các cơ quan Bảo hiểm xã hội cấp dưới việc mở thêm tài khoản phụ thuộc hướng dẫn của Bảo hiểm xã hội Việt Nam. Khi mở 1 tài khoản mới thì sẽ áp dụng cho toàn ngành.
2.3.2.4. Về sổ sách kế toán
Tại BHXH huyện Nga Sơn thực hiện mở sổ kế toán, ghi chép, quản lý, bảo
ngày 14/11/2018 về việc hướng dẫn kế toán áp dụng cho hệ thống cơ quan BHXH.
Tuy nhiên phục vụ cho công tác quản lý tại đơn vị thì hiện nay một số mẫu sổ chưa đáp ứng được. Ví dụ như việc quản lý đối tượng chưa nhận lương hưu hàng tháng sau khi đại diện chi trả quyết toán chỉ theo dõi tổng số tiền chưa nhận trên sổ cái TK339211 và sổ cái TK339212 và số tiền trên sổ chi tiết, chứ chưa chi tiết rõ đối tượng cần phải trả và không phải trả là những ai. Chưa có sổ theo dõi số chi tiết thù lao đại lý của các tổ chức, đơn vị, chưa có sổ chi tiết nguyên liệu, vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá (S22- H).
2.3.2.5. Về báo cáo tài chính
Về cơ bản đơn vị đã áp dụng tương đối đầy đủ hệ thống báo cáo tài chính theo quy định tại Thông tư 107/2017 ngày 10/10/2017 về hướng dẫn chế độ kế toán hành chính sự nghiệp và Thông tư 102/2018/TT - BTC ngày 14/11/2018 tuy nhiên hiện nay phần mềm chưa có Báo cáo tình hình quỹ khen thưởng, phúc lợi, Báo cáo tiền lãi về số dư các tài khoản tiền gửi chưa khớp đúng số tiền lãi còn phải nộp cấp trên chuyển kỳ sau giữa trong kỳ và lũy kế.
2.3.2.6. Về kiểm tra kế toán
Công tác kiểm tra nội bộ chưa mang tính thường xuyên, chưa xây dựng kế hoạch kiểm tra và không tổ chức bộ phận kiểm tra kế toán riêng mà do các nhân viên kế toán tự kiểm tra trước khi ghi sổ kế toán, kế toán trưởng thường đảm nhiệm kiểm tra chung trước khi lập BCTC.
2.3.2.7. Về ứng dụng CNTT trong công tác kế toán
Việc xử dụng phần mềm của ngành đã giúp cho công tác kế toán tại đơn vị tiết kiệm về thời gian hạch toán, ghi sổ, lên mẫu báo cáo cũng như giảm được nhân lực trong thực hiện công tác kế toán nhưng hiện nay phần mềm vẫn còn những tồn tại:
- Do phần mềm tích hợp trên nền web nên tốc độ xử lý nhiều lúc còn chậm.
Đặc biệt là các thao tác tổng hợp số phát sinh, tổng hợp số dư. Sau mỗi bút toán
điều chỉnh số liệu đều phải tổng hợp lại số phát sinh và tổng hợp số dư mới lên được bảng biểu báo cáo tổng hợp chính xác.
- Thông tư 102/2018/TT- BTC ngày 14/11/2018 có hiệu lực từ ngày 01/01/2019 nhưng đến tháng 8/2019 mới có phần mềm mới để thực hiện chuyển đổi từ thực hiện theo Thông tư số 178/2012/TT – BTC ngày 23/10/2012 sang Thông tư 102/2018/TT- BTC ngày 14/11/2018, trong quá trình thực hiện thì phần mềm đang dần hoàn thiện nên nhiều hạch toán chưa được hỗ trợ chuyển đổi.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Nội dung chương 2 đã trình bày khái quát về lịch sử hình thành, chức năng nhiệm vụ, đặc điểm tổ chức hoạt động và quản lý tài chính của Bảo hiểm xã hội huyện Nga Sơn.
Luận văn đã nghiên cứu, khảo sát, trình bày và đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán tại BHXH huyện Nga Sơn, theo từng nội dung: Tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin kinh tế, tổ chức kiểm tra kế toán, tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán.
Tổ chức công tác kế toán tại BHXH huyện Nga Sơn về cơ bản phù hợp với đặc điểm hoạt động của đơn vị, đáp ứng được nhu cầu cung cấp thông tin và quản lý tài chính. Tuy nhiên vẫn còn một số hạn chế tác động tiêu cực đến công tác quản lý. Đây sẽ là cơ sở để tác giả đưa ra những đề xuất kiến nghị và giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại đơn vị.