Chương 3: LẬP KẾ HOẠCH KINH DOANH
3.4 Kế hoạch nhân sự
Yếu tố con người là yếu tố quan trọng nhất trong bất kỳ một dự án kinh doanh nào, một ý tưởng kinh doanh dù có nhiều lợi thế cạnh tranh, sẽ không thực hiện được nếu không có con người (Phạm Ngọc Thúy & ctg, 2012).
Nhận định trên cho thấy công tác nhân sự là không thể xem nhẹ và lơ là. Phần kế hoạch này sẽ nêu rõ ràng các mô tả công việc, chức danh và các công tác cần thiết cho quá trình hoạt động của Happy Green trình bày trong 2 nội dung:
- Cấu trúc tổ chức
- Kế hoạch xây dựng và phát triển nguồn nhân lực 3.4.1 Cấu trúc tổ chức
Happy Green là một doanh nghiệp vừa và nhỏ, có số lượng nhân viên không nhiều nên việc tổ chức nhân sự cũng khá đơn giản thể hiện qua sơ đồ sau:
Hình 3.11. Sơ đồ tổ chức của quán cà phê
Các vị trí trên là các vị trí cần thiết đảm bảo cho hoạt động của quán. Quản lý sẽ thay mặt chủ doanh nghiệp quán xuyến hết việc giám sát các vị trí còn lại là thu ngân, pha chế, bếp, phục vụ, bảo vệ và tạp vụ. Các vị trí công việc được mô tả cụ thể như sau:
Bảng 3.7. Bảng mô tả công việc
Vị trí Mô tả công việc
Chủ đầu tư - Hoạch định chiến lược kinh doanh chung.
- Phụ trách phê duyệt các vấn đề liên quan đến tài chính, nhân sự.
- Báo cáo, tổng kết kinh doanh.
- Đảm bảo đầy đủ các vấn đề liên quan giấy tờ, quy trình kinh doanh thuộc mảng hành chính, pháp luật.
Quản lý Đảm bảo tối thiểu thời gian có mặt tại quán là 10 tiếng
- Hoạch định và dự báo nhu cầu nhân sự.
- Tuyển chọn, huấn luyện, bố trí sử dụng và quản lý nhân viên.
- Đề xuất giải quyết các vấn đề nhân sự (khen thưởng, kỷ luật, sa thải, tranh chấp lao động …)
- Thiết kế bảng lương.
- Đề xuất các chương trình tiếp thị cho quán.
- Thực hiện và đánh giá hiệu quả các chương trình của quán.
- Theo dõi và đánh giá hiệu quả kinh doanh của quán thông qua doanh thu và lượng khách hàng.
- Nhanh nhạy giải quyết tốt các tình huống xảy ra.
- Xây dựng mối quan hệ tốt với nhà cung cấp và khách hàng.
Phục vụ Ca sáng:
6h – 13h
- Thực hiện vệ sinh khu vực làm việc khi vào ca và giao ca.
- Phục vụ đồ ăn, thức uống cho khách hàng.
- Giải quyết mọi yêu cầu của khách hàng.
Chủ doanh nghiệp
Quản lý
Thu ngân
Pha
chế Bếp Phục
vụ
Bảo vệ
Tạp vụ
Ca chiều:
11h–17h30 Ca tối:
17h–22h30
- Truyền tải các nội dung chương trình của quán đến khách hàng.
- Tuân theo sự phân công của quản lý.
- Tạo ấn tượng tốt quan tâm đến khách hàng.
- Đúng đồng phục yêu cầu, giữ phong thái tươi tắn và giao tiếp với khách hàng nhã nhặn, lịch sự.
- Tác phong gọn gàng, sạch sẽ. Đứng phục vụ trong quá trình làm việc và không sử dụng điện thoại.
- Có tinh thần cầu tiến và không ngừng học hỏi.
Pha chế Ca sáng:
6h – 14h30 Ca chiều:
14h30–22h30
- Pha chế các loại thức uống theo yêu cầu của khách.
- Thực hiện vệ sinh khu vực làm việc khi vào ca và giao ca.
- Báo cáo số lượng nguyên liệu nhập và xuất hàng ngày.
- Tuân theo sự phân công của quản lý.
- Có tinh thần cầu tiến và không ngừng học hỏi.
- Tác phong gọn gàng, sạch sẽ.
Bếp
Bếp chính:
6h – 13h Bếp phụ:
13h–21h
- Tay nghề nấu các món cơm trưa văn phòng ngon.
- Thực hiện vệ sinh khu vực làm việc khi lên ca và giao ca.
- Báo cáo nhập – xuất nguyên liệu thực phẩm hàng ngày.
- Có tinh thần cầu tiến, siêng năng, cần cù trong công việc.
- Tác phong gọn gàng, sạch sẽ, đảm bảo an toàn lao động.
Thu ngân Ca sáng:
6h – 14h30 Ca chiều:
14h30–22h30
- Thực hiện vệ sinh khu vực làm việc khi lên ca và giao ca.
- Thực hiện tính và nhận tiền của khách hàng.
- Báo cáo doanh thu và các khoản thu chi hàng ngày.
- Tuân theo sự phân công của quản lý.
- Có tinh thần cầu tiến, cẩn thận, thật thà, siêng năng … Tạp vụ
Ca gãy:
6h – 8h 11h – 14h 16h – 20h
- Đảm bảo không bụi, rác trong toàn bộ quán: khu ngoại cảnh, trong nhà, kho, nhà vệ sinh bằng việc sử dụng các thiết bị, hóa chất vệ sinh chuyên dụng như: chổi, lau sàn, cây gạt nước, hóa chất lau sàn, chất tẩy, nước lau kính….
- Hiểu và tuân thủ các quy trình làm vệ sinh.
- Yêu cầu kỷ luật, thật thà, cần mẫn.
Bảo vệ Ca sáng:
6h – 14h Ca chiều:
14h–22h
- Mướn qua công ty bảo vệ.
- Giữ xe cho nhân viên và khách hàng của quán. Bảo vệ tài sản của doanh nghiệp: máy móc, thiết bị, bàn ghế, đồ gia dụng…
- Nắm vững chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của lượng bảo vệ, những qui định của pháp luật, nội quy của địa phương.
- Quan sát những hành vi bất thường và ngăn chặn kịp thời.
- Tinh thần siêng năng, chính trực, có tâm huyết với nghề.
Các vị trí nhân viên đều làm theo ca. Riêng nhân viên phục vụ được phân theo từng khu vực, linh hoạt quan sát khách hàng và phân chia công việc phục vụ.
3.4.2 Kế hoạch xây dựng và phát triển nguồn nhân lực
Cái khó của nhân sự lĩnh vực kinh doanh quán cà phê là nhân viên thay đổi thường xuyên. Nhiều người chọn việc phục vụ cà phê chỉ là công việc tạm thời nên việc tuyển dụng và đào tạo trở thành công tác phải thực hiện liên tục, gần như là hàng tháng. Do đó trong phần này sẽ đưa ra các kế hoạch tuyển dụng, đào tạo cũng như dự trù quỹ tiền lương cho công tác nhân sự cho 3 năm của doanh nghiệp.
Chính sách tuyển dụng: Hình thức tuyển dụng nhân viên chủ yếu là đăng bảng tuyển trước quán, trên trang thông tin của quán và một số trang việc làm trên mạng. Quản lý phụ trách đăng tin và trực tiếp tuyển dụng. Quản lý phải có chính sách tuyển dụng thích hợp để tránh tình trạng thiếu hụt nhân viên, làm ảnh hưởng đến chất lượng phục vụ của quán.
Các vị trí (trừ bảo vệ) đều có thời gian thử việc là 3 ngày trước khi vào làm chính thức, đối với quản lý thời gian thử việc là 7 ngày. Quản lý cũng sẽ lên chương trình huấn luyện nhân viên khi được nhận tuyển.
Chính sách đào tạo:
Vị trí quản lý: được tham gia 1 khóa đào tạo ngắn hạn sau thời gian thử việc.
Trong trường hợp gắn bó lâu dài thì cứ 6 tháng hoặc 1 năm sẽ được đào tạo thêm.
Vị trí phục vụ: được huấn luyện sẽ được thực hiện trong ngày đầu đi làm, nhân viên học hỏi và làm việc theo chỉ dẫn trong 3 ngày thử việc. Sau đó quản lý sẽ đánh giá và quyết định nhân viên có được làm tiếp hay không. Đồng thời, yêu cầu trong quá trình nhận việc tập trung vào các vấn đề như:
- Hiểu và tuân theo nội quy làm việc tại quán.
- Đồng phục gọn gàng, sạch sẽ, tác phong nhanh nhẹn.
- Tuân thủ quy trình phục vụ của quán đưa ra.
- Biết học hỏi kinh nghiệm từ người làm trước, thân thiện và giúp đỡ lẫn nhau trong công việc.
Các nhân viên được đào tạo song song trong quá trình làm việc. Quản lý sẽ nhắc nhở, chỉ dẫn, ghi nhận thưởng/phạt đối với nhân viên mỗi ngày. Mỗi cách tuần
sẽ có một buổi họp nhân viên do quản lý lên lịch, nội dung họp và chủ trì buổi họp đó. Quản lý sẽ gặp riêng từng nhân viên để chỉ dẫn những khuyết điểm cần chấn chỉnh nhưng khen thưởng nhân viên xuất sắc trước mọi người
Quỹ lương dự kiến:
Các dự kiến mức lương cho từng vị trí và ước tính tổng chi phí tiền lương sẽ làm cơ sở cho tính toán tài chính ở phần sau. Ở đây pha chế sẽ được đào tạo kiêm luôn vị trí thu ngân vì phần việc thu ngân trong quán cà phê khá nhàn hạ và đơn giản. Theo tham khảo bằng cách hỏi trực tiếp nhân viên của cơ sở kinh doanh cà phê Hồng Phát, CLB Bida Boom, cà phê Viva tại khu vực quận 2, Bảng chi phí tiền lương được lập như sau:
Bảng 3.8. Bảng chi phí tiền lương Vị trí nhân
sự
Số lượng (người)
Lương/người (1000 đồng)
Tổng TL/Vị trí (1000 đồng)
Năm 2016 2016 2017 2018
Quản lý 1 6,000 72,000 79,200 87,120
Phục vụ 6 2,600 187,200 205,920 226,512
Pha chế/
Thu ngân 2 3,500 84,000 92,400 101,640
Bếp 1 6,000, 72,000 79,200 87,120
Tạp vụ 1 4,000 48,000 52,800 58,080
Bảo vệ 2 4,000 96,000 105,600 116,160
Tổng chi phí tiền lương 559,200 615,120 676,632 Chi phí tiền lương ở đây sẽ tăng 10% mỗi năm.
Nhân viên sẽ được phát lương vào một ngày cố định mỗi tháng. Ngoài ra còn các chế độ thưởng cho quản lý, nhân viên khi đạt doanh số chỉ tiêu, thưởng cho nhân viên tiêu biểu hàng tháng, tiền boa sẽ được chia đều cho tất cả nhân viên.