5.3. Điều kiện triển khai
5.3.1. Lựa chọn giải pháp
Các giải pháp trình bày ở trên có thể chia thành ba nhóm chính sau đây:
- Nhóm giải pháp cần chi phí thực hiện: bao gồm thưởng nóng cho nhân viên, tổ chức teambuilding, company trip, tuyển dụng và đào tạo nhân viên.
- Nhóm giải pháp liên quan đến chính sách trong từng bộ phận: tổ chức họp brainstorming, quy định đối với giải quyết mâu thuẫn, tạo môi trường hòa đồng, tăng cường sự hỗ trợ lẫn nhau giữa các nhân viên.
- Nhóm giải pháp liên quan đến chính sách công ty: xem xét lại hệ thống lương, xây dựng hệ thống KPI, chính sách tuyển dụng, xây dựng mô tả công việc và yêu cầu nhân viên, quy định về sự linh hoạt trong công việc cho các nhân viên, hoạt động duy trì môi trường làm việc an toàn.
Đối với từng nhóm giải pháp khác nhau thì mức độ khả thi và sự phức tạp khác nhau.
Đầu tiên là nhóm giải pháp cần chi phí thực hiện, công ty cần phải đưa các hoạt động này vào ngân sách hàng năm và cân đối với khả năng tài chính của mình. Các giải pháp có tính khả thi cao và bắt buộc phải thực hiện được là tuyển dụng – đào tạo nhân viên và thưởng nóng cho nhân viên. Riêng hai hoạt động teambuilding và company trip có thể xem xét và cân đối chi phí một cách hợp lý, nếu cần có thể cắt giảm.
Đối với nhóm giải pháp liên quan đến chính sách trong từng bộ phận cần có lịch họp brainstorming cụ thể và được thông báo rõ ràng đến từng nhân viên. Việc họp có thể là định kỳ hoặc bất ngờ mỗi khi cần phát ý tưởng cho một hoạt động nào đó.
- Các trưởng bộ phận cần nhận thức rõ vai trò, chức năng của mình. Ở vị trí lãnh đạo, các trưởng bộ phận cần có ảnh hưởng tích cực đến các thành viên trong bộ phận của mình bằng cách làm gương trong công việc cá nhân, chủ động quan tâm, chia sẻ với các thành viên trong bộ phận về các vấn đề xoay quanh công việc, thường hỏi ý kiến các thành viên để cải thiện các hoạt động của bộ phận, điều này giúp nhân viên cảm thấy tiếng nói của mình có giá trị và có những đóng góp lớn hơn nữa trong công việc. Đồng thời cũng nên động viên, thăm hỏi thường xuyên các vấn đề khác trong cuộc sống.
- Việc giải quyết mâu thuẫn đòi hỏi sự khéo léo trong ứng xử của người trưởng bộ phận. Điều này đòi hỏi mỗi trưởng bộ phận cần tự trau dồi, rèn luyện kỹ năng này cho bản thân, tham khảo những tình huống thực tế để rút ra bài học cho chính bản thân.
Cuối cùng là nhóm giải pháp liên quan đến chính sách công ty cần có sự đầu tư thời gian và công sức rất lớn của Phòng nhân sự và Ban giám đốc. Việc tăng khoảng cách mức lương, thưởng đòi hỏi phải có tính toán kỹ lưỡng và thảo luận cẩn thận giữa các cấp quản lý. Nếu thực hiện không tốt sẽ gây nhiều xáo trộn, tâm lý nhân viên dao động ảnh hưởng đến hoạt động của công ty. Việc xây dựng hệ thống KPI cần được tham khảo, so sánh, đối chiếu và phân tích sâu cho từng bộ phận, từng vị trí đòi hỏi sự tham gia của toàn công ty. Các chính sách khác liên quan đến hoạt động tuyển dụng, mô tả công việc, yêu cầu nhân viên cũng cần sự đầu tư về mặt thời gian và nghiên cứu kỹ lưỡng hoạt động của từng bộ phận, sự phối hợp từ cấp trưởng bộ phận về mô tả, phân tích rõ ràng dòng công việc của bộ phận mình, từ đó có những buổi họp để xem xét và cân nhắc nội dung công việc, yêu cầu cho từng vị trí.
Riêng đối với hoạt động duy trì sự an toàn, không khí trong lành tại nơi làm việc là một hoạt động khả thi và công ty hoàn toàn có thể thực hiện được trong điều kiện hiện tại. Để bắt đầu thực hiện giải pháp cần tìm kiếm các đối tác phù hợp với yêu cầu, tiêu chuẩn của công ty.
Các nguồn lực về nhân lực và tài lực cần thiết phải đầu tư cho các phương án được tổng quát hóa trong Bảng 5.1:
Bảng 5. 1 Tổng hợp các giải pháp
Giải pháp
Nguồn lực cần
Tính
khả thi Hiệu quả dự kiến Con
người Tài chính
Brainstorm Cao Không Cao
Tạo sự hứng khởi trong công việc vì bản thân nhân viên được tìm hiểu rõ ràng công việc, tham gia đóng góp để xây dựng hiệu quả hoạt động
Teambuilding Cao Cao Trung
bình
Trau dồi kỹ năng làm việc nhóm cho nhân viên, cùng hướng tới một mục tiêu chung từ đó gia tăng sự tương trợ lẫn nhau trong công việc
Company trip Cao Cao Trung
bình
Tạo nên sự gắn kết trong nhân viên ngoài công việc
Giải quyết
mâu thuẫn Cao Không Cao
Cảm giác được đối xử công bằng giữa các nhân viên với nhau, giải quyết được mâu thuẫn và tránh làm căng thẳng các mối quan hệ
Mô tả công việc và yêu cầu nhân viên
Cao Thấp Cao
Phân chia rõ phạm vi công việc, trách nhiệm, quyền hạn của nhân viên. Tránh bị chồng chéo về quyền hạn và trách nhiệm giữa các bên
Xây dựng
KPI Cao Thấp Cao
Có cơ sở cho việc thưởng/phạt trong hoạt động của nhân viên. Tạo động lực để nhân viên phấn đấu trong công việc cá nhân.
Tuyển dụng
và đào tạo Cao Cao Cao
Tuyển được người có chuyên môn đúng với vị trí yêu cầu, hạn chế được chi phí đào tạo. Hoặc đào tạo, sử dụng được nguồn nhân lực hiện hữu cho những vị trí mới.
Môi trường làm việc an toàn, sạch sẽ
Thấp Cao Cao
Duy trì cảm giác an toàn trong công việc cho nhân viên. Cải thiện sức khỏe của nhân viên.
Chính sách
lương Không Cao Trung
bình
Cải thiện mức lương căn bản của nhân viên, giúp họ có khả năng trang trải cuộc sống từ đó yên tâm làm việc và gắn bó với công ty.
Dựa vào phần phân tích kết quả khảo sát, lý luận để đề xuất giải pháp và xem xét tính khả thi của các giải pháp thì các giải pháp cần cấp thiết thực hiện để duy trì và nâng cao sự thỏa mãn công việc của nhân viên là:
- Triển khai các cuộc họp phát ý tưởng nhằm giúp nhân viên duy trì sự thấu hiểu công việc từ đó khiến họ cảm thấy công việc thú vị hơn. Việc triển khai các buổi họp phát ý tưởng không tốn nguồn lực nhiều. Chỉ đòi hỏi bộ phận phải có thời gian để các thành viên ngồi lại với nhau và người trưởng bộ phận thường là người phải biết dẫn dắt buổi họp và hướng nhân viên vào mục đích của buổi họp.
- Tuyển người có chuyên môn phù hợp với vị trí hoặc đào tạo nguồn lực nội bộ sao cho khả năng đáp ứng đòi hỏi của công việc. Có như vậy, công việc mới phù hợp với chuyên môn của nhân viên đang phụ trách.
- Duy trì môi trường làm việc an toàn để nhân viên cảm thấy an tâm với môi trường làm việc, từ đó khiến họ tập trung hơn vào nhiệm vụ của mình tại công sở. Để thực hiện giải pháp này, WSE chỉ cần tham vấn các công ty môi giới để tìm được nhà cung cấp thích hợp.
- Xây dựng lại mô tả công việc và yêu cầu nhân viên để tránh sự chồng chéo trong quyền hạn và trách nhiệm giữa các cá nhân, các bộ phận.
5.3.2. Giải pháp tập trung vào yếu tố đặc điểm công việc
Bộ phận nhân sự sẽ đảm nhiệm vai trò chính, sẽ tuyển dụng thêm một nhân viên nhân sự có kinh nghiệm để đảm nhiệm việc liên hệ với các phòng ban khác để xây dựng các bảng mô tả công việc chi tiết cho từng vị trí tuyển dụng.
Các phòng ban khác có nhiệm vụ hỗ trợ cung cấp đầy đủ thông tin để phục vụ cho công việc này. Nhân viên mới này cùng với các phòng ban khác sẽ nhận nhiệm vụ đảm bảo cho tất cả các vị trí công việc được mô tả rõ ràng, tuyển dụng đúng người đúng việc, vừa đáp ứng được mong đợi của công ty, vừa đáp ứng được kỳ vọng và mong đợi của người được tuyển dụng.
Về vấn đề tài chính thì chi phí dự tính là 10 triệu đồng một tháng (thông tin tham khảo từ phòng nhân sự).
5.3.3. Giải pháp tập trung vào quan hệ với đồng nghiệp
Tất cả các phòng ban đều tham gia vào dự án này nhằm mục tiêu xây dựng mối quan hệ công việc bình đẳng và hợp tác giữa các phòng ban và các nhân viên với nhau. Bộ phận nhân sự phối hợp với Giám Đốc Điều Hành (COO) để can thiệp, điều tiết và giải quyết các vấn đề phát sinh.
Hàng tháng, công ty sẽ chi 50 ngàn đồng cho một nhân viên để phục vụ cho các hoạt động nhóm và hoạt động giao lưu giữa các phòng ban với nhau. Như vậy, với số lượng nhân viên khoảng 300 người thì chi phí dự tính sẽ là 15 triệu đồng một tháng.