CHƯƠNG V ÁP DỤNG GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ QUẢN LÝ
5.2 Áp d ụng kết quả giải quyết vấn đề quản lý
5.2.1 S ử dụng phần mềm Skype
Đây là một phần mềm gọi điện thoại cho phép mọi người lên mạng Internet nói chuyện với nhau với chất lượng âm thanh không hề kém điện thoại thông thường. Sự khác biệt giữa Skype và điện thoại thông thường là người sử dụng có thể thực hiện những cuộc gọi miễn phí đến một người sử dụng Skype khác ở trên khắp thế giới. (Để hiểu rõ hơn về phần mềm và cách sử dụng skype, tham khảo phụ lục 10).
Với những chức năng hiện đại, hữu ích, tiết kiệm, Skype càng ngày càng trở nên phổ biến với số lượng người sử dụng không ngừng tăng và mở rộng trên toàn thế giới.
5.2.1.2 Các tính năng giúp chia sẻ tri thức của Skype Các tác dụng của phần mềm:
• Gọi video, gọi voice: đây là hình thức đàm thoại thời gian thực giữa hai người với nhau. Gọi voice có chức năng tương tự như gọi điện thoại, giúp mọi người có thể hỏi thăm, chia sẻ và giải quyết các tin tức về công việc.
Còn chức năng gọi video thì cũng có các tính năng như gọi voice nhưng thêm vào việc cho thấy được hình ảnh trực tiếp khi thực hiện cuộc gọi, thông qua hình ảnh trực tiếp này sẽ khiến cho người đối diện dễ dàng hiểu hơn trong từng ngữ cảnh, từ đó việc giải quyết các vấn đề gặp phải tốt hơn.
Để thực hiện các tính năng này trên máy vi tính và một số thiết bị trong cty thì cần phải có thêm các phụ kiện như: webcam cho việc truyền tải hình ảnh và tai phone cho việc nói chuyện. Còn với các điện thoại thông minh ngày nay mà hầu hết nhân viên đều dùng thì không cần phải trang bị thêm những phụ kiện này.
• Tạo nhóm và gọi video nhóm (chức năng rất hay sử dụng khi học trực tuyến, họp bàn công việc trực tuyến): tính năng rất hữu ích khi dùng cho nhiều người, thường là các cuộc hội họp, sự kiện trong quy mô các phòng ban hoặc cty. Tiện lợi cho các cuộc họp trực tuyến với các chi nhánh khác
mà không cần phải đến tham dự, giúp tiết kiệm rất nhiều về thời gian và chi phí, nâng cao hiệu quả công việc. Giải quyết được việc thông tin về những xu hướng, tình hình xuất nhập khẩu chung các mặt hàng trong từng quý, từng năm từ phòng NC-PT đến các phòng và xuống một số đơn vị sản xuất của cty... Nhưng để sử dụng tính năng này một cách tốt nhất như đảm bảo chất lượng hình ảnh và âm thanh khi hội nghị trực tiếp, cần phải trang bị thêm những thiết bị như trong bảng 5.1. Tùy vào nhu cầu và khả năng đầu tư mà cty có thể lựa chọn cho mình các thiết bị cao cấp, trung bình hay giá rẻ phù hợp.
Bảng 5.15 – Các thiết bị truyền hình hội nghị (nguồn: cypresscom, 2013)
STT THIẾT BỊ
1 Camera
2 Micro
3 Màn hình hiển thị
4 Loa
5 Thiết bị xử lý âm thanh, hình ảnh (codec)
6
MCU: thiết bị xử lý đa điểm khi có 2 điểm cầu cùng họp một lúc
7 Đường truyền Internet
• Chia sẻ màn hình của những người gọi : là chức năng rất thú vị giúp chia sẻ màn hình của mình với người gọi đến và ngược lại sẽ nhận được hình ảnh của người đó nếu họ gửi lại. Khiến cho việc chia sẻ các tri thức trên nền màn hình máy tính ví dụ như hướng dẫn cách cắt hình ảnh bằng photoshop, sử dụng chương trình nào đó hay đăng các sản phẩm lên các trang web thương mai điện tử... dễ dàng, thuận tiện hơn khi chỉ việc ngồi trên máy tính thực hiện cho một nhân viên nào đó xem.
• Gửi tin nhắn, gửi file hình ảnh, gửi video... : mọi người trong cty có thể chat các nội dung công việc với nhau, nhắn tin hay chia sẻ file dữ liệu dễ dàng với vài thao tác đơn giản, đặc biệt tính năng chuyển file với tốc độ cực nhanh và không giới hạn dung lượng khiến cho skype thành một công cụ hết sức tuyệt vời trong việc chia sẻ tri thức như: gửi file báo giá sản phẩm, các văn bản, hình ảnh chi tiết mặt hàng, chứng từ thanh toán ..., chăm sóc khách hàng. Từ đó, giúp giảm thiểu thời gian công việc và tăng tính hiệu quả, nhanh chóng cho toàn cty.
Trên đây là những công dụng chính của phần mềm, còn những tiện ích nhỏ hơn khác mọi người có thể dễ dàng tự mình khám phá được vì phần mềm đã được Việt hóa hoàn toàn. Hiện Skype ngày càng phổ biến và được nhiều người sử dụng. Với công cụ này việc chia sẻ các tri thức ẩn hay hiện cũng dễ dàng hơn đối với các nhân viên khi mà thay vì phải dùng nhiều phần mềm với các chức năng tương tự thì Skype đã tích hợp hết trong nó.
5.2.1.3 Hạn chế trong việc sử dụng Skype
Tuy có rất nhiều những lợi ích đạt được trong việc giúp nâng cao sự chia sẻ tri thức giữa các nhân viên trong cty, nhưng vẫn còn những hạn chế xảy ra khi sử dụng các tính năng của skype mà cần phải được xem xét đến như:
- Tuy là phần mềm miễn phí nhưng vẫn có một số tính năng như gọi voice, gọi video muốn thực hiện được thì phải mua thêm webcam hay tai phone cho máy tính. Hay như về họp hội nghị trực tuyến thì phải đầu tư thêm các trang thiết bị thì mới sử dụng được. Chi phí bỏ ra là không hề nhỏ vì thế cũng cần phải được cân nhắc lợi ích đạt được trước khi thực hiện các tính năng này.
- Sử dụng skype còn khiến các nhân viên xao nhãng trong công việc như hội thoại, bàn luận những nội dung ngoài công việc nếu như không được giám sát sẽ khiến năng suất, hiệu quả lao động giảm.
- Sử dụng phần mềm phải luôn có mạng internet, cty phải có chính sách hỗ trợ cho nhân viên thêm các chi phí khi sử dụng những tiện ích skype tại những nơi khác bên ngoài cty như phí cước 3G để việc sử dụng không bị gián đoạn.
- Phải luôn có các thiết bị như máy tính, điện thoại thông minh, máy tính bảng...
để nhận, gọi.