CHƯƠNG V ÁP DỤNG GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ QUẢN LÝ
5.2 Áp d ụng kết quả giải quyết vấn đề quản lý
5.2.2 Xây d ựng kho tri thức của Cty với Blogspot
Blogspot (Tên gọi khác là Blogger) là sản phẩm của Google cho phép bạn tạo trang cá nhân (Blog) hoàn toàn miễn phí. Google đã mua lại Blogspot từ năm 2003 và phát triển chúng cho tới ngày nay. Blogger được coi là mạng xã hội Blog lớn và ổn định nhất thế giới (N.C.Tú, 2015).
Hình 5.6 – Biểu tượng của blogspot
Blogspot cho phép bạn tạo blog miễn phí với tên miền: tenban.blogspot.com hoặc bạn có thể sử dụng tên miền riêng để sử dụng hoàn toàn miễn phí.
Tính năng chính của nó là tạo trang cá nhân (Blog) cung cấp cho bạn đầy đủ các tính năng cơ bản mà một Blogger – người chuyên viết Blog cần. Bạn có thể viết nhiều bài viết mới, tạo ra các trang (giới thiệu, liên hệ, hướng dẫn…). Ngoài ra Google cho phép bạn lưu trữ và chia sẻ hình ảnh trên Blog của chính mình hoàn toàn miễn phí.
Blogspot cung cấp cho bạn một lượng tài nguyên không giới hạn về số lượng bài, số lượng trang bạn có thể tạo. Bởi vậy bạn có thể tùy biến và đưa nội dung bất kỳ mà bạn muốn. Đó có thể là trang blog cá nhân, website giới thiệu công ty, website giới thiệu và bán sản phẩm….
Có rất nhiều blogs được công bố trên nhiều dịch vụ lưu trữ khác, với các lĩnh vực khác hơn so với blogspot nhưng để sử dụng chúng, ta cần biết chút ít về ngôn ngữ lập trình, nền tảng của blog đó và phải đầu tư domain, hosting, server để duy trì sự hoạt động của blog. Nhưng với blogger, đây là một nền tảng miễn phí thuộc sở hữu của google, khi sử dụng blogspot chúng ta không phải lo về vấn đề duy trì hosting, sever vì google đã cho chúng ta sử dụng miễn phí khi bạn tạo blog và bắt đầu chia sẻ bất cứ điều gì bạn muốn.
5.2.2.2 Tạo blogspot cho hoạt động chia sẻ tri thức trong Cty
Không giống như phần mềm Skype với mỗi người một tài khoản riêng để có thể liên lạc trực tiếp với nhau hoặc như công dụng chính của blog là để mỗi người đưa nội dung của cá nhân đăng lên chia sẻ (giống như nhật ký mở). Nhiệm vụ chính của việc tạo blogspot trong phần này là để có một kho/ cổng lưu trữ những tri thức chung đối với công việc liên quan đến mặt hàng xuất nhập khẩu của Cty SLP nên chỉ cần tạo một blog và có một người để quản trị các nội dung như đăng các tin tức thị trường cập nhật riêng của ngành hoặc lưu trữ sẵn các quy trình, thủ tục, giấy tờ cần thiết cho công việc...
Nếu mọi người trong công ty có những tri thức nào cần chia sẻ có thể gửi cho người quản trị này để họ có thể đăng lên blog hoặc có thể thêm các tài khoản khác để cùng quản trị. Khi cần thiết mọi người trong công ty có thể biết chỉ cần lên trang địa chỉ và tìm kiếm, tải về thay vì lập quá nhiều trang blog khác khiến việc tìm kiếm khó hơn, không đồng nhất.
Trong phần này việc hướng dẫn tạo blogspot sẽ không được nêu cụ thể (thực ra việc tạo blogspot cũng hết sức đơn giản, chỉ cần làm theo hướng dẫn các kết quả tìm kiếm trên mạng internet là có thể tạo được dễ dàng), mà sẽ tập trung chủ yếu vào việc hướng dẫn truy cập trang để áp dụng kết quả như đọc các bài viết, cập nhật các tin tức trong ngành hoặc tải về những mẫu đơn, tài liệu, tri thức cần thiết của cty đã được lưu trữ.
Truy cập trang blog của công ty tại địa chỉ:
http://silopcorp.blogspot.com/
Trên blog gồm 4 menu chính là: Trang chủ, Các bài đăng, Lưu trữ và Liên hệ.
Blog được thiết kế như một trang web thu nhỏ với các chức năng tương tự nhưng chủ yếu cho việc chia sẻ tri thức.
Menu Trang chủ chính là bộ mặt của blog và tổng hợp tất cả các bài viết gồm cả những bài báo và các tài liệu lưu trữ đã được đăng lên xếp theo thứ tự thời gian từ mới đăng đến các bài cũ.
Ta có thể thấy giao diện trang blog qua hình 5.2 dưới đây:
Hình 5.7 – Giao diện trang blog
Trong hai menu còn lại của blog là Các bài đăng và Lưu trữ. Đây là các menu được chia nhỏ hơn với chức năng riêng biệt để phân loại giúp sắp xếp các tri thức, mọi người khi truy cập vào các menu này dễ dàng tìm kiếm theo mục đích của mình. Menu Các bài đăng gồm những bài viết về các tri thức cần thiết được tập hợp lại từ nhiều nguồn giúp dễ dàng trong việc truy cập và cập nhật tin tức. Còn Menu Lưu trữ là một kho cất giữ các file, tập tin, hình ảnh... trên mạng internet để giúp nhân viên trong cty
có thể tải xuống khi cần thiết bất kể thời gian hay địa điểm. Muốn tải xuống chỉ cần nhấn vào tài liệu muốn tải, sau đó nhập mã xác nhận rồi Enter như trong hình 5.3:
Hình 5.8 – Hướng dẫn tải tài liệu trên blog
Menu cuối cùng là Liên hệ, dành cho mọi người khi có những góp ý, xây dựng tri thức hay yêu cầu khác đối với blog. Muốn gửi được những nội dung đi, mọi người phải bắt buộc khai đầy đủ tên, mail và nội dung như hình 5.4 dưới đây:
Hình 5.9 – Giao diện menu Liên hệ 5.2.2.3 Khuyết điểm khi sử dụng blogspot
- Để blog thêm phong phú các bài viết, các tri thức cần chia sẻ thì phải có phần thưởng hoặc sự động viên với người quản trị cũng như nhân viên để khuyến khích họ đóng góp, xây dựng blog tốt hơn.
- Tốn thêm thời gian viết bài hoặc quản lý.
Đây là hai công cụ trong rất nhiều các công cụ CNTT khác, được sử dụng nhằm giúp nâng cao hơn nhân tố hệ thống thông tin trong công ty SLP, từ đó giúp cho việc chia sẻ tri thức giữa nhân viên dễ dàng và tiện lợi hơn. Tất nhiên, công nghệ thì luôn thay đổi nhanh chóng và ngày càng tốt hơn vì thế ta luôn phải cập nhật sự thay đổi này để giúp cho các công cụ sử dụng này càng hoàn thiện và cuối cùng nhằm mục đích giúp cho con người cảm thấy tiện lợi, dễ dàng hơn trong việc chia sẻ tri thức với nhau.
Đó chính là mục tiêu cuối trong việc áp dụng các công cụ hệ thống thông tin này.