CHƯƠNG III: GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG DỊCH VỤ KIỂM TOÁN TẠI CÔNG TY HỢP DANH KIỂM TOÁN VIỆT NAM
3.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG DỊCH VỤ KIỂM TOÁN CỦA CÔNG TY HỢP DANH KỂM TOÁN VIỆT NAM
3.2.1 Giải pháp về nguồn nhân lực
Trong hoạt động kiểm toán, chất lượng của sản phẩm dịch vụ mà khách hàng cảm nhận được chính là sự tổng hợp của nhiều yếu tố khác nhau, trong đó có yếu tố thuộc về đội ngũ nhân viên. Trình độ chuyên môn nghiệp vụ, tính năng động sáng tạo, đạo đức nghề nghiệp của họ quyết định phần lớn đến chất lượng dịch vụ của Công ty. Do vậy, để góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ kiểm toán và tạo được hình ảnh thân thiện trong lòng khách hàng thì việc nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, nhân viên chính là một giải pháp rất quan trọng, có giá trị trong mọi giai đoạn phát triển của Công ty. Thực hiện giải pháp này, CPA VIETNAM nên tập trung trên các phương diện sau:
3.2.1.1 Tuyển dụng và thu hút nhân viên
- CPA VIETNAM nên xây dựng một quy trình tuyển dụng nhân sự khoa học, chính xác và hợp lý nhằm tuyển dụng được những nhân viên có trình độ và phù hợp với yêu cầu công việc. Không nên có sự tác động nào trong chính sách tuyển dụng
74
nhân sự của Công ty. Khi tuyển dụng, Công ty cần lập bảng mô tả công việc có thể theo các bước sau:
+ Việc đăng tin tuyển dụng của Công ty cần phải rõ ràng các thông tin yêu cầu, những thông tin mà ứng viên cần biết giúp Công ty tìm kiếm được năng lực cụ thể nào và hướng tới những đặc tính đó để thu hút những ứng viên đáp ứng được yêu cầu một cách tốt nhất.
+ Lập bảng mô tả công viêc rõ ràng trước khi tuyển dụng giúp cho Công ty lựa chọn các ứng viên tốt nhất trong số hồ sơ xin việc của ứng viên.
+ Bản mô tả công việc phải rõ ràng, dễ hiểu, chính xác giúp cho ứng viên gắn kết giữa công việc với Công ty bởi vì ứng viên có thể biết chắc chắn công việc đòi hỏi những yêu cầu gì từ ứng viên tham gia tuyển dụng.
+ Lựa chọn những ứng viên tốt nhất vào vị trí phù hợp dựa trên phẩm chất, khả năng, thái độ, năng lực, kinh nghiệm của ứng viên, trong đó ưu tiên những ứng viên có trình độ, kinh nghiệm trong lĩnh vực kiểm toán.
+ Tóm tắt trách nhiệm cần đảm đương của công việc khi được tuyển dụng vào Công ty, lên danh mục các nhiệm vụ chính cần được thực hiện.
- Qua quá trình nghiên cứu tại Công ty cho thấy, những năm qua CPA VIETNAM đã đón nhận rất nhiều sinh viên đến thực tập tại Công ty. Chương trình thực tập là cơ hội giúp sinh viên tích lũy kinh nghiệm làm việc và tiếp cận với môi trường Công ty. Đồng thời cũng mang lại cho Công ty điều kiện để đánh giá sinh viên và cũng là kênh tuyển dụng nhân viên hiệu quả. Do vậy CPA VIETNAM cần xây dựng chiến lược thu hút những cử nhân xuất sắc thông qua chương trình thực tập. Một chương trình thực tập được tổ chức chu đáo có thể giúp một tổ chức thu hút và tuyển dụng những nhân tài giỏi nhất một cách lâu dài. Các điểm CPA VIETNAM cần lưu ý khi xây dựng chương trình thực tập cho sinh viên:
Một là, sử dụng chương trình thực tập sinh để hỗ trợ việc tuyển dụng chính thức: Một chương trình thực tập chiến lược nên được tổ chức sao cho những sinh viên thực tập giỏi nhất có thể trở thành nguồn cung cấp nhân viên chính thức cho công ty khi họ tốt nghiệp. Khi phỏng vấn để tuyển thực tập sinh, hãy chọn người
75
giỏi nhất như thể bạn sắp tuyển dụng nhân viên chính thức. Hãy áp dụng một quy trình tuyển chọn khắt khe.
Hai là, cung cấp những kinh nghiệm thực tập giá trị: Nội dung thực tập nghiêm túc rất quan trọng. Hãy thiết kế những chương trình thực tập sao cho Công ty có thể tận dụng được kỹ năng và khả năng làm việc nhóm của sinh viên trong những dự án cụ thể. Những sinh viên thực tập khôn ngoan sẽ tìm kiếm những nhà tuyển dụng biết trân trọng những đóng góp của họ
Ba là, chú trọng việc đánh giá hiệu quả thực tập: Yêu cầu sinh viên chịu trách nhiệm về mục tiêu và hiệu quả công việc. Yêu cầu về kết quả cụ thể của dự án cần được đặt ra từ lúc khởi đầu của kỳ thực tập. Tiến hành những kỳ đánh giá ở cuối mỗi giai đoạn thực tập và cho sinh viên biết ý kiến phản hồi của công ty.
Bốn là, khẳng định cam kết về “Chế độ tuyển dụng tự động” đối với sinh viên thực tập: Những sinh viên thực tập xuất sắc nhất nên được công ty đề nghị tuyển dụng chính thức ở cuối giai đoạn thực tập, trước khi họ quay về trường để làm khóa luận tốt nghiệp. Các nhà quản lý đã theo dõi và làm việc trực tiếp với thực tập sinh suốt một quá trình. Do vậy, không nên phỏng vấn sinh viên thêm nữa nếu tuyển dụng họ.
Năm là, quản lý chương trình: Cần bổ nhiệm một giám đốc chương trình để quản lý kết quả thực tập đạt được giữa các phòng ban và sinh viên thực tập.
Việc xây dựng được một đội ngũ những tài năng xuất sắc chắc chắn sẽ tạo cho công ty lợi thế cạnh tranh trong môi trường kinh doanh hiện nay. Những nhân viên được tuyển dụng ngay khi vừa ra trường thường có khuynh hướng gắn bó với công ty hơn, do vậy, tỷ lệ nghỉ việc của họ cũng thấp hơn. Vì thế, chương trình thực tập nên là một thành tố thiết yếu trong những kế hoạch chiến lược để thu hút nhân tài hàng đầu cho công ty.
3.2.1.2 Đào tạo và sử dụng nhân lực Đào tạo nguồn nhân lực
Đào tạo nguồn nhân lực là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu trong quản lý nguồn nhân lực và là một hình thức đầu tư chiến lược. Thông qua việc đào tạo, nhân viên
76
sẽ được nâng cao kiến thức, trình độ nghiệp vụ chuyên môn cùng các kỹ năng khác, từ đó tạo ra giá trị lớn nhất cho bản thân nhân viên và Công ty. Đồng thời, qua quá trình đào tạo, nhân viên cũng xác định được mục tiêu phát triển của bản thân phù hợp với mục tiêu phát triển của Công ty. Chính vì vậy, CPA VIETNAM cần chú trọng xây dựng chính sách đào tạo và phát triển nguồn nhân lực mạnh cả về số lượng và chất lượng.
Trước hết Ban Giám đốc phải nhận thức rằng trình độ của nhân viên là nhân tố hàng đầu quyết định đến chất lượng dịch vụ. Do đó ngoài việc cử nhân viên tham gia các lớp cập nhật kiến thức do các tổ chức nghề nghiệp thực hiện thì bản thân Công ty phải xây dựng được chương trình đào tạo phù hợp với từng loại hình nhân viên. Các khóa đào tạo của Công ty phải được thiết kế một cách hiệu quả dựa trên yêu cầu thực tiễn các dịch vụ kiểm toán của Công ty nhằm đảm bảo việc nhân viên có thể áp dụng được tối đa những kỹ năng, kiến thức đã được đào tạo vào trong công việc. Đặc biệt là phải đào tạo cho nhân viên hiểu thành thạo chương trình kiểm toán của Công ty.
Để nâng cao hiệu quả có thể mời chuyên gia bên ngoài tham gia các chương trình đào tạo của Công ty tạo điều kiện cho nhân viên có cơ hội tham khảo kinh nghiệm và trau dồi, cập nhật kiến thức của thị trường.
Định kỳ tổ chức các khoá đào tạo kỹ năng nghiệp vụ chuyên môn cho đội ngũ cán bộ nhân viên về khả năng thực hiện công việc với kỹ thuật công nghệ hiện đại, khả năng ứng xử khi tiếp xúc với khách hàng. Đồng thời, lập kế hoạch cử các cán bộ trẻ có năng lực đi đào tạo chuyên sâu nhằm xây dựng được đội ngũ chuyên gia giỏi, đội ngũ KTV lớn làm nòng cốt cho nguồn nhân lực trong tương lai, từ đó đưa hình ảnh Công ty lên tầm cao hơn.
Ngoài ra Công ty nên khuyến khích và hỗ trợ tài chính, tạo điều kiện, tiền đề tốt nhất cho nhân viên có thể tự học sau đại học, nâng cao và chuyên sâu chuyên môn nghiệp vụ, trình độ ngoại ngữ chuyên ngành, đào tạo quản lý đối với đội ngũ cán bộ quản lý phù hợp với yêu cầu công việc thực tế và kế hoạch đào tạo phát triển cá nhân.
77
Sau khi tham gia các khóa đào tạo, CPA VIETNAM phải tổ chức đánh giá chất lượng đào tạo và xây dựng kế hoạch hành động tiếp theo để phát huy tối đa hiệu quả sau đào tạo, tăng cường khả năng áp dụng các kiến thức đào tạo vào thực tế công việc của mỗi cán bộ nhân viên nhằm góp phần nâng cao chất lượng công tác đào tạo cả về chiều rộng lẫn chiều sâu cũng như hình thành và xây dựng môi trường văn hóa học tập năng động, tích cực và sáng tạo trong toàn Công ty.
Tổ chức các cuộc thi về nghiệp vụ chuyên môn, qua đó có thể rút ra những yếu kém hiện tại để có biện pháp cải thiện kịp thời. Từ đó, ngày càng nâng cao chất lượng dịch vụ của CPA VIETNAM.
CPA VIETNAM cần làm cho đội ngũ nhân viên hiểu rõ tầm quan trọng của việc thường xuyên nghiên cứu, học tập để cập nhật những kiến thức về chuyên môn và những kiến thức xã hội, gắn lý luận với thực tiễn để có thể vận dụng một cách linh hoạt, sáng tạo và có hiệu quả.
Sử dụng nhân viên
Trước tình hình kinh tế khó khăn của nước ta hiện nay, hơn bao giờ hết, yếu tố sử dụng đội ngũ nhân viên cần được Công ty nhận thức một cách đúng đắn và sử dụng hiệu quả hơn. Sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực nhằm tăng năng suất lao động và nâng cao tính cạnh tranh của Công ty đồng thời đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của nhân viên, tạo điều kiện cho nhân viên được phát huy tối đa các năng lực cá nhân, được khuyến khích, động viên nhiều nhất tại nơi làm việc và trung thành, tận tâm với Công ty. Để sử dụng đội ngũ nhân viên hiệu quả, các yếu tố quan trọng cần đề cập tới là:
Xây dựng môi trường làm việc hiện đại, công bằng, hợp lý, năng động và lành mạnh. Tất cả nhân viên của Công ty đều có cơ hội được phát huy tối đa khả năng sáng tạo và vốn kiến thức hiểu biết. Những đóng góp, chia sẻ và cống hiến về sức lực, trí tuệ của nhân viên luôn được ghi nhận và đánh giá kịp thời. Có thể thông qua khảo sát nội bộ để biết cần phải điều chỉnh gì trong môi trường làm việc của Công ty. Một môi trường an toàn và thoải mái, khiến nhân viên hài lòng sẽ tạo ra động lực làm việc và sự gắn bó của người lao động.
78
Sử dụng đúng người đúng việc nhằm phát huy được năng lực, hiệu quả, thỏa mãn nhu cầu công việc, tạo sự đồng thuận cho môi trường làm việc. Từ đó góp phần không nhỏ vào sự phát triển của Công ty.
Hàng năm CPA VIETNAM phải lập kế hoạch sử dụng nhân sự để tránh trường hợp thừa thiếu nhân sự gây lãng phí nguồn lực cho Công ty.
CPA VIETNAM cần có giải pháp phát triển và bồi dưỡng dài hạn cho các nhân viên có tiềm năng vào các vị trí thích hợp. Đồng thời, cũng cần áp dụng các biện pháp sàng lọc hợp lý, sớm cắt giảm các nhân viên không đáp ứng yêu cầu công việc, ý thức kém từ đó đảm bảo cân bằng hợp lý giữa doanh thu, lao động, tiền lương, nâng cao sự bền vững và hiệu quả kinh doanh của Công ty.
3.2.1.3 Đánh giá đội ngũ nhân viên
Đánh giá nhân viên là một quá trình gắn bó mật thiết với hoạt động của Công ty. Qua quá trình đánh giá giúp nhân viên khắc phục những nhược điểm, đồng thời ghi nhận những đóng góp và thành tựu của họ. Do vậy mỗi năm CPA VIETNAM cần tổ chức đánh giá tình hình thực hiện nhiệm vụ của nhân viên một cách trung thực, thẳng thắn và công bằng. Qua đó giúp cho BGĐ có thể ra quyết định về vấn đề thăng tiến và tiền lương đồng thời bố trí công việc phù hợp với khả năng của từng nhân viên. Để đạt được việc đánh giá là khách quan CPA cần chú ý một số mặt sau đây:
Các cấp lãnh đạo của Công ty phải dành thời gian theo dõi hoạt động của nhân viên dưới quyền. Khi đã nắm vững các việc nhân viên đã làm tốt và cả những việc chưa tốt, nhà quản lý sẽ có những đánh giá khiến nhân viên tâm phục khẩu phục.
Trong đánh giá cần nêu ra được các mặt nhân viên làm tốt để khuyến khích họ phấn khởi, hăng say làm việc. Đối với các sai sót của nhân viên, lãnh đạo nên nhắc nhở ngay khi phát hiện để nhân viên nhận thấy và tránh các sai sót tương tự tiếp diễn.
Lãnh đạo cần thể hiện là người hiểu biết, quan tâm đến công việc của nhân viên được đánh giá. Giữa lãnh đạo và nhân viên cần có sự nhất trí về những trách nhiệm chính cần thực hiện trong công việc.
Cán bộ nhân sự cần phối hợp với nhân viên, đề nghị họ cũng tham gia vào
79
việc hoạch định công việc, làm cơ sở cho việc đánh giá tốt hơn, nhằm loại trừ những sửa đổi trong việc đánh giá.
Đối thoại trực tiếp với nhân là việc rất quan trọng, vì thông qua đối thoại trực tiếp, nhà quản lý mới đưa được các thông điệp của tổ chức và cá nhân nhà quản lý tới nhân viên một cách hữu hiệu. Gặp gỡ, trao đổi với nhân viên sẽ giúp nhà quản lý có cách nhìn toàn diện về các mối quan hệ trong Công ty, từ đó có các quyết định hợp lý nhằm giải quyết các mâu thuẫn, tạo tính kết dính giữa các cá nhân trong Công ty.
Lắng nghe ý kiến của nhân viên, để họ cùng tham gia vào công tác quản lý của Công ty hoàn toàn không làm giảm uy tín của nhà quản lý mà trái lại sẽ làm nhân viên cảm thấy yên tâm, kính phục cấp trên của mình hơn.