CHƯƠNG I. CHƯƠNG TRÌNH BẢNG TÍNH
BÀI 7. TRÌNH BÀY VÀ IN TRANG TÍNH
A - Mục ủớch, yờu cầu
Hiểu ủược mục ủớch của việc xem trang tớnh trước khi in;
Biết cách xem trước khi in;
Biết ủiều chỉnh trang in bằng cỏch ủiều chỉnh dấu ngắt trang, ủặt lề và hướng giấy in;
Biết cách in trang tính.
B - Những ủiểm cần lưu ý và gợi ý dạy học
a) In ngay trang tính trên máy in và giấy có thể sẽ làm tốn phí thời gian, mực in, giấy in,... nếu như bản in khụng ủỳng yờu cầu. Khả năng cú thể xem văn bản, trang tính,... trên màn hình máy tính trước khi thực sự in ra giúp giảm thiểu các chi phớ này. Hầu như tất cả mọi phần mềm ứng dụng trong văn phũng ủều cung cấp cụng cụ xem trước khi in, trong ủú cú chương trỡnh bảng tớnh. Với cụng cụ này trang tớnh ủược hiển thị trờn màn hỡnh như thế nào sẽ in ra giấy ủỳng như thế (What you see is what you get). Vì vậy, sử dụng công cụ này cho phép phát hiện trước những ủiều khụng hợp lớ ủể người dựng chỉnh sửa trước khi in ra giấy.
Việc tạo lập nội dung và ủảm bảo tớnh hợp lớ của nội dung là nhiệm vụ của con người, chương trỡnh mỏy tớnh khụng thể giỳp ủược. Vỡ thế, việc ủảm bảo tớnh ủỳng ủắn, tớnh hợp lớ của nội dung và thể thức trỡnh bày là cần thiết.
Mặc dự tờn bài học cú nội dung in trang tớnh, nhưng ủể tiến hành dạy bài học này không nhất thiết phải sử dụng máy in. In trang thông tin ra giấy chỉ là một thao tỏc ủơn giản. Giỏo viờn chỉ cần nhấn mạnh rằng những gỡ HS quan sỏt ủược trờn màn hỡnh trong chế ủộ hiển thị Page Layout sẽ giống hệt những trang giấy sẽ ủược in ra. Ngoài ra, cỏc mỏy tớnh ủược cài ủặt hệ ủiều hành từ Windows 7 về sau ủều ủó ủược cài ủặt ngầm ủịnh phần mềm PDF-XChange kết xuất kết quả các trang in dưới dạng các trang pdf. GV cũng có thể truy cập Internet ủể tải về miễn phớ ở ủịa chỉ:
https://www.tracker-software.com/product/pdf-xchange-viewer
75 và cài ủặt trờn mỏy tớnh của mỡnh. Khi sử dụng lệnh Print, GV cú thể chọn PDF-XChange trong ô Printer (thay vì chọn máy in) và giới thiệu cho HS quan sát các trang pdf thay cho các trang in ra giấy.
GV nờn chuẩn bị trước một vài trang tớnh ủược chương trỡnh tự ủộng phõn chia thành cỏc trang khụng hợp lớ và sử dụng mỏy chiếu ủể chiếu trờn màn hỡnh lớn hoặc in ra giấy ủể HS quan sỏt. GV cú thể bắt ủầu bài giảng bằng cỏch giới thiệu cỏc trang tớnh ủú cho HS quan sỏt. Khụng nhất thiết phải chỉ rừ, GV cú thể yờu cầu HS nhận biết và phỏt biểu những ủiều khụng hợp lớ ủú và ủề xuất cỏch thức khắc phục. Qua ủú HS sẽ: (1) Cú ủược nhận thức về cỏch thức tổ chức hợp lí thông tin trên trang in; (2) Có nhu cầu tìm hiểu về các công cụ mới ủể khắc phục. Kết hợp với việc quan sỏt nội dung trang tớnh trờn màn hỡnh, HS sẽ thấy sự khác nhau giữa màn hình và kết quả in ra giấy.
Lưu ý HS rằng trước khi in trang tớnh chứa nhiều dữ liệu hay biểu ủồ thụng thường cần phải thực hiện cỏc ủiều chỉnh cần thiết. Cú thể ủiều chỉnh trang in một cỏch nhanh chúng trong chế ủộ hiển thị Page Layout ủể cú cỏc trang in hợp lớ. Trong chế ủộ hiển thị này ta cú thể dễ dàng thực hiện nhiều thao tỏc ủiều chỉnh trang in khỏc nhau, chẳng hạn thờm ủầu trang và chõn trang, thay ủổi hướng giấy, thay ủổi bố trớ và ủịnh dạng dữ liệu, thiết ủặt lề trang in,… ðể cú cỏc trang in chứa mọi dữ liệu cần thiết cần chắc chắn rằng dữ liệu phải ủược hiển thị hết trờn màn hỡnh. Vớ dụ, nếu dữ liệu văn bản hoặc số quỏ dài so với ủộ rộng của một cột, dữ liệu văn bản sẽ bị cắt, dữ liệu số ủược in ra dưới dạng cỏc kớ hiệu ###. ðể khắc phục ủiều ủú cần ủiều chỉnh tăng ủộ rộng của cột. Ngoài
ra, ủể dữ liệu dễ ủọc cần thực hiện cỏc thao tỏc ủịnh dạng khỏc nhau giỳp cho người xem tập trung vào các dữ liệu quan trọng. Tuy nhiên, nếu không in trên mỏy in màu, cỏc hiệu quả ủú cú thể khụng ủược như mong ủợi và lỳc ủú cần phải ủịnh dạng lại với những màu tương phản nhau.
b) HS ủó ủược biết ủến tớnh năng xem trước khi in trong chương trỡnh soạn thảo văn bản và ủó cú những hiểu biết nhất ủịnh về tỏc dụng của việc xem trước khi in văn bản. GV nờn ủặt cõu hỏi giỳp cỏc em nhớ lại những ủiều này, từ ủú rỳt ra kết luận về lợi ích của việc xem trang tính trước khi in (không chỉ trang tính mà còn gồm cả các loại văn bản khác).
Cuối cựng, nhấn mạnh ủến ủiểm sau ủể HS ghi nhớ: Xem trước khi in là tớnh năng rất hữu ớch, giỳp chỉnh sửa bố cục trỡnh bày ủể kết quả in trờn giấy ủược như mong muốn, nhờ ủú tiết kiệm thời gian và cỏc chi phớ khỏc. Muốn xem cỏc trang in trước khi in cần sử dụng lệnh Page Layout trờn dải lệnh View ủể hiển thị trang tớnh trong chế ủộ xem cỏc trang in.
Một ủiểm nữa giỏo viờn cần lưu ý là mặc dự trờn dải lệnh View cú rất nhiều lệnh và những tuỳ chọn khỏc nhau, nhưng chỉ cú ba chế ủộ cơ bản ủể hiển thị trang tớnh: chế ủộ hiển thị bỡnh thường (Normal) ủể dễ dàng soạn thảo và thực hiện cỏc tớnh toỏn trờn trang tớnh, chế ủộ hiển thị trang in (Page Layout) và chế ủộ hiển thị ngắt trang (Page Break Preview). Giỏo viờn chỉ nờn hạn chế giới thiệu cho HS ba chế ủộ hiển thị này, khụng nờn giới thiệu hai chế ủộ hiển thị Custom View, Full Screen View và những tuỳ chọn khỏc ủể HS dành thời gian vào trọng tâm của bài học.
Khi giới thiệu chế ủộ hiển thị Page Layout giỏo viờn nờn sử dụng trang tớnh ủược ngắt trang khụng hợp lớ và gồm nhiều trang (tức cú nhiều dữ liệu trờn trang tớnh), lần lượt cho HS xem từng trang và chỉ ra những trang nào sẽ ủược in ra.
Lưu ý giới thiệu cho HS biết rằng ủể xem trang tớnh trước khi in, ngoài chế ủộ hiển thị Page Layout ta còn có thể sử dụng lệnh Print trong bảng chọn File.
Khi ủú cú thể xem trang tớnh trước khi in ở ngăn bờn phải của màn hỡnh, thậm chớ cũn cú thể ủiều chỉnh lại cỏc lề trang in,…
c) Cũng giống như chương trình soạn thảo văn bản, chương trình bảng tính tự ủộng ngắt nội dung thành cỏc trang và cơ chế ngắt trang tự ủộng này thoả món
77 ủược yờu cầu của người dựng trong ủa số cỏc trường hợp. Tuy nhiờn, trong nhiều trường hợp khác con người vẫn phải can thiệp bằng các thao tác ngắt trang thủ công. ðể xem kết quả ngắt trang, chúng ta sử dụng lệnh Page Break Preview trờn dải lệnh View. Trờn màn hỡnh cỏc ủường kẻ màu xanh thể hiện sự phõn chia trang tự ủộng của phần mềm bảng tớnh, cỏc ủường kẻ này ủược gọi là dấu ngắt trang). Cú thể ủiều chỉnh việc phõn trang in tự ủộng bằng cỏch dựng chuột ủể thay ủổi vị trớ của cỏc dấu ngắt trang theo ý muốn. Tuy nhiờn, ủụi khi cần kết hợp với ủiều chỉnh ủộ rộng của cột, ủộ cao của hàng.
Lưu ý HS cỏc ủiểm sau ủõy:
− Cú hai loại dấu ngắt trang: ngắt trang tự ủộng ủược thể hiện như cỏc ủường nột ủứt màu xanh, cũn cỏc dấu ngắt trang thủ cụng (do người dựng ủiều chỉnh) ủược thể hiện như cỏc ủường nột liền. Khi thờm nội dung cho trang tớnh, cỏc dấu ngắt trang tự ủộng cú thể ủược ủiều chỉnh, nhưng cỏc dấu ngắt trang thủ cụng sẽ ủược giữ nguyờn vị trớ.
− Khi ủiều chỉnh ngắt trang, cỡ chữ trờn toàn bộ trang tớnh cú thể tự ủộng ủược giảm xuống ủể nội dung chứa ủược trờn trang.
Ngoài cỏch kộo thả vị trớ của ủường kẻ màu xanh ủể ủiều chỉnh ngắt trang, chúng ta còn có thể chèn thêm các dấu ngắt trang mới (sẽ là các dấu ngắt trang thủ cụng), hoặc xoỏ tất cả cỏc dấu ngắt trang thủ cụng ủó cú.
Khi cần chèn thêm các dấu ngắt trang, ta thực hiện như sau:
Hiển thị trang tớnh trong chế ủộ Page Break Preview.
Chọn hàng trên hàng (hoặc cột bên phải cột) muốn chèn dấu ngắt trang.
Chọn lệnh Breaks →→→→ Insert Page Break trong nhóm Page Setup trên dải lệnh Page Layout.
Chương trình sẽ chèn các dấu ngắt trang vào phía trên hàng (hoặc bên trái cột) ủó ủược chọn. Cỏc dấu ngắt trang tự ủộng sẽ ủược ủiều chỉnh lại cho phự hợp với cỏc dấu ngắt trang mới ủược chốn thờm.
Ngoài ra, sau khi chọn hàng (hoặc cột) ta cũng có thể nháy nút phải chuột và chọn Insert Page Break trên bảng chọn tắt.
Tương tự, ủể xoỏ bỏ cỏc dấu ngắt trang thủ cụng, ta nhỏy chọn Reset All Page Breaks trên bảng chọn tắt. Mọi dấu ngắt trang thủ công bị xoá và trang tính sẽ ủược ngắt trang với cỏc dấu ngắt trang tự ủộng.
Ngoài ra ta cũn cú thể xoỏ cỏc dấu ngắt trang ủơn lẻ bằng cỏc thao tỏc sau:
ðể xoỏ dấu ngắt trang thủ cụng theo chiều ủứng (hoặc theo chiều ngang), chọn cột (hoặc hàng) ngay bên phải (hoặc ngay phía dưới) dấu ngắt trang muốn xoá.
Sau ủú chọn lệnh Breaks trong nhúm Page Setup trờn dải lệnh Page Layout và chọn Remove Page Break.
Xoá các dấu ngắt trang là việc thường ít khi xảy ra trong thực tế và không phải là kĩ năng bắt buộc ủối với HS, tuy nhiờn GV nờn biết ủiều này ủể giải thớch khi cần thiết.
d) Trang tính gồm rất nhiều cột và hàng và có thể chứa rất nhiều dữ liệu. Một cách ngầm ủịnh, chương trỡnh bảng tớnh sẽ in một khối chứa tất cả cỏc ụ cú dữ liệu
79 trên trang tính, kể cả những ô trống ở giữa (những ô trống ngoài vùng này sẽ khụng ủược in ra). Nếu khụng muốn in toàn bộ trang tớnh, ta cú thể thiết ủặt khu vực in ủể chỉ in khu vực ủược thiết ủặt. Nếu sau ủú quyết ủịnh in toàn bộ bảng tớnh, ta cú thể xoỏ bỏ khu vực in ủó thiết ủặt. Việc thiết lập trang in là một trong những tớnh năng rất cần biết ủể cú thể cú ủược những trang in như mong muốn.
Cỏc bước thiết ủặt khu vực in trờn trang tớnh như sau:
Chọn vùng hoặc các vùng cần in.
Mở dải lệnh Page Layout và chọn lệnh Print Area trong nhóm Page Setup, sau ủú chọn Set Print Area.
Sau khi thiết ủặt khu vực in, nếu vào chế ủộ hiển thị Page Break Preview, vựng sẽ ủược in ra ủược hiển thị rừ với ủường viền ủậm màu xanh. Khi ủú thỡ chỉ những ụ nằm trong khu vực ủú ủược in ra, bất kể ủú là những ụ nào.
ðể xoỏ bỏ khu vực in ủó thiết ủặt và trở lại chế ủộ ngầm ủịnh ban ủầu, ta mở dải lệnh Page Layout và chọn lệnh Print Area trong nhóm Page Setup, sau ủú chọn Clear Print Area.
e) Ngầm ủịnh hướng giấy in là hướng ủứng, tuy nhiờn ủụi khi do cú thể cú dữ liệu trong nhiều cột nờn người dựng cú nhu cầu in theo hướng giấy ngang ủể cỏc cột ủược in trờn một trang giấy. Thụng thường cỏc bảng như sổ ủiểm, sổ lương... ủều in theo hướng ngang của tờ giấy. GV cú thể sử dụng sổ ủiểm ủể minh hoạ cho HS.
Về cỏc bước thiết ủặt hướng giấy in và lề trang in SGK giới thiệu cỏch sử dụng hộp thoại Page Setup ủể cú thể thực hiện cỏc tuỳ chọn này chỉ trờn một hộp thoại. Tuỳ theo thời gian có thể, GV có thể giới thiệu thêm các lệnh Margins và Orientation ngay trong nhóm Page Setup trên dải lệnh Page Layout. Lưu ý rằng với lệnh Margins chỉ cú thể chọn cỏc tuỳ chọn thiết ủặt lề trang cú sẵn, muốn thiết ủặt lề trang với lựa chọn khỏc cần phải chọn Custom Margins ủể hiển thị hộp thoại Page Setup.
f) Sau khi ủó ủồng ý với hỡnh ảnh trang in, nếu mỏy tớnh cú kết nối với mỏy in, chọn lệnh Print, bảng tớnh sẽ ủược in ra giấy. Tuy nhiờn, GV chỉ cần giới thiệu lệnh in mà không nhất thiết phải thực sự in trang tính trên máy in.
81 Hướng dẫn trả lời câu hỏi và bài tập
1. Cú thể cần ủiều chỉnh ủộ rộng cỏc cột, ủộ cao cỏc hàng, ủặt lại cỡ chữ, thậm chớ thay ủổi bố trớ nội dung,…
2. Các bảng dữ liệu có dữ liệu nằm trong nhiều cột có thể không vừa với kích thước chiều ngang của hướng giấy ủứng, khi ủú cần in trang tớnh theo hướng giấy theo hướng giấy ngang. Vớ dụ thụng thường cỏc bảng như sổ ủiểm, sổ lương... ủều in theo hướng ngang của giấy. Cỏc trang tớnh cú dữ liệu trong ớt cột và nhiều hàng nờn ủược in theo hướng giấy ủứng.
BÀI THỰC HÀNH 7. IN DANH SÁCH LỚP EM (Thời lượng: 2 tiết)
A - Mục ủớch, yờu cầu
Thực hiện ủược kiểm tra trang tớnh trước khi in;
Thực hiện ủược thiết ủặt lề và hướng giấy cho trang in;
Thực hiện ủược ủiều chỉnh cỏc dấu ngắt trang phự hợp với yờu cầu in.
B - Những ủiểm cần lưu ý và gợi ý dạy học
a) Trước khi vào thực hành, các máy tính cần có sẵn tệp bảng tính Bang_diem_lop_em (HS ủó lưu trong bài thực hành 6). Tuy nhiờn, ủể cú thể giới thiệu hiện tượng phõn trang tự ủộng khụng giống như mong muốn thỡ GV nên lấy một tệp và thử trước rồi sao chép (hoặc yêu cầu HS sao chép) tệp này vào tất cả các máy của HS.
GV hướng dẫn HS sử dụng lệnh Page Layout trờn dải lệnh View ủể xem việc tự ủộng phõn trang trang tớnh trước khi in, sau ủú hướng dẫn HS sử dụng lệnh Page Break Preview ủể xem cỏc dấu ngắt trang. Yờu cầu HS ghi lại những ủiểm chưa hợp lớ (theo ý HS) và ủề xuất cỏch khắc phục. Cuối cựng giỏo viờn cựng HS tổng kết lại những gỡ HS ghi nhận ủược, phõn tớch những ủiểm chưa hợp lí và cùng thống nhất cách khắc phục.
Trong bài tập này GV nờn dành thời gian ủể HS tự khỏm phỏ cỏc lệnh. ðiều quan trọng là GV hướng dẫn các em cách khám phá, quan sát. Với nguyên tắc thử và sai, GV hướng dẫn các em cách thử và nhận biết tác dụng của lệnh.
Bài tập này ủặc biệt thớch hợp ủể tổ chức HS thực hành theo nhúm. Mỗi nhúm sẽ cùng nhau tìm hiểu tác dụng của các lệnh và tổng kết lại trong một danh sách các kết quả chung. Cuối cùng GV cần tổng hợp kết quả của các nhóm và ủiều chỉnh, thống nhất ủể cú kết quả chung.
Cú thể tổ chức ủể cỏc nhúm thi ủua, nếu nhúm HS nào khỏm phỏ ủược tỏc dụng ủỳng của nhiều lệnh nhất trong khoảng thời gian ấn ủịnh trước sẽ ủược tuyên dương.
b) Bài tập 2 yờu cầu HS thiết ủặt lề trang in, hướng giấy và ủiều chỉnh cỏc dấu ngắt trang. Về cơ bản HS ủó ủược làm quen với việc thiết ủặt lề trang in, hướng giấy trong soạn thảo văn bản. GV cần hướng dẫn HS mạnh dạn thử các thông số thiết ủặt trờn hộp thoại Page Setup và quan sỏt hỡnh ảnh minh hoạ trang in trờn hộp thoại ủể rỳt ra kết luận về tỏc dụng của cỏc giỏ trị thụng số. Lưu ý HS sử dụng lệnh Undo ủể khụi phục lại trạng thỏi trước của trang tớnh cho ủến khi ủược kết quả mong muốn.
Với mục c) bài tập 2, GV nên chuẩn bị trước bảng tính Bang_diem_lop_em với danh sách khoảng 45 HS hoặc hướng dẫn các em sao chép thêm một số hàng ủể ủủ số lượng 45 HS sao cho cỏc dấu ngắt trang tự ủộng ngắt trang một cỏch khụng hợp lớ, từ ủú nảy sinh yờu cầu ủiều chỉnh cỏc dấu ngắt trang. ðể ủiều chỉnh dấu ngắt trang giáo viên chỉ cần yêu cầu HS thực hiện các bước như trong SGK là ủạt yờu cầu. Lưu ý HS quan sỏt ủể thấy rằng sau khi ủiều chỉnh, dấu ngắt trang (ủường nột ủứt màu xanh) sẽ trở thành ủường nột liền.
c) Với yờu cầu ủịnh dạng và trỡnh bày trang tớnh ở bài tập 3, GV lưu ý HS ủiền ủủ nội dung cho cỏc cột và ủịnh dạng tiờu ủề, dữ liệu cỏc cột theo yờu cầu. Hướng dẫn HS chỉ nờn tụ màu nền cỏc hàng khỏc nhau ủể dễ phõn biệt sau khi ủó ủịnh dạng phông chữ và căn chỉnh xong. Về cơ bản máy in của nhà trường là máy in ủen trắng, vỡ vậy ủể thấy ủược sự khỏc biệt khi in ra thỡ tốt nhất thực hiện tụ màu xen kẽ, cứ một hàng tụ màu nền lại ủến một hàng khụng tụ màu nền và sử dụng các màu tương phản với màu văn bản.