CHƯƠNG II THỰC TRẠNG HIỆU QUẢ SỬ DỤNG VỐN LƯU ĐỘNG TẠITHỰC TRẠNG HIỆU QUẢ SỬ DỤNG VỐN LƯU ĐỘNG TẠI
2.2.3. Phân tích quản lý dự trữ vật tư hàng hóa tại Công ty CKHN
Công ty Cơ khí Hà Nội là một doanh nghiệp sản xuất hoạt động trong lĩnh vực Cơ khí với các sản phẩm chính là các loại máy công cụ, các thiết bị công nghiệp, vì vậy NVL ở công ty có vai trò quan trọng và có những đặc điểm riêng biệt.
NVL là một trong 3 yếu tố cơ bản để tiến hành sản xuất kinh doanh, là yếu tố cấu thành nên thực thể sản phẩm, vì thế nếu thiếu NVL thì quá trình sản xuất sẽ bị gián đoạn. Mặt khác, chất lượng NVL cũng ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm sản xuất ra. Điều này yêu cầu đảm bảo NVL cho quá trình sản xuất về số lượng và chất lượng cần phải được chú trọng.
Chi phí NVL chiếm tỷ trọng khá lớn trong giá thành sản phẩm. ở công ty TNHH Nhà nước Cơ khí Hà Nội, chi phí NVL thường chiếm 50-60% giá thành. Vì vậy yêu cầu phải quản lý chặt chẽ việc sử dụng NVL, tránh thất thoát, lãng phí để giảm chi phí NVL và qua đó hạ giá thành.
NVL trong công ty bao gồm nhiều chủng loại khác nhau: sắt, thép, tôn, vòng bi, động cơ, vật tư điện, đất, cát, xăng... Mỗi loại vật tư khác nhau về công dụng, hình thái vật chất, yêu cầu bảo quản. Sắt, thép, tôn là NVL chính cấu thành nên thực thể sản phẩm. Nước làm nguội, dây điện, sơn là NVL phụ cần thiết cho quá trình sản xuất. Than, xăng, ... là nhiên liệu chạy máy móc.
Công ty không những tìm được nguồn cung cấp với giá rẻ, đúng chủng loại, quy cách mà còn phải tổ chức hệ thống kho bãi để bảo quản NVL nhằm tránh mất mát, hư hỏng. Với những yêu cầu, đặc điểm như trên tại Công ty Cơ khí Hà Nội NVL đã được quản lý chặt chẽ.
2.2.3.2. Tình hình quản lý nguyên vật liệu
Công tác quản lý NVL ở Công ty được thực hiện ở Phòng vật tư và phòng kế toán. Phòng vật tư quản lý về mặt số lượng, chủng loại NVL, tổ chức thu mua NVL, kho quản lý hiện vật vật tư, còn phòng kế toán quản lý vật tư cả về số lượng và giá trị, theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư
một cách thường xuyên, liên tục, cung cấp thông tin quản lý.
Là một doanh nghiệp hoạt động trong nền kinh tế thị trường, nguồn vốn mà công ty sử dụng nói chung, và mua NVL nói riêng là vốn tự có bổ sung hoặc vay từ các ngân hàng. Việc thu mua NVL do Phòng vật tư đảm nhiệm, căn cứ vào kế hoạch sản xuất và hệ thống định mức NVL cho mỗi sản phẩm, Phòng vật tư lập kế hoạch thu mua NVL cho từng tháng, quý, năm. Khi có đơn đặt hàng, căn cứ vào tính toán của Phòng kỹ thuật, Phòng vật tư cũng lên kế hoạch thu mua NVL nhằm đảm bảo NVL cho quá trình sản xuất.
NVL trong công ty được nhập từ 3 nguồn: mua ngoài trên thị trường trong nước, nhập khẩu từ các nước Nga, Hàn Quốc, Trung Quốc và tự sản xuất. Trong đó, mua ngoài trên thị trường trong nước là hình thức chủ yếu nhất. Khi đã dự trữ NVL theo kế hoạch sản xuất và nhận báo giá từ nhà cung cấp, Phòng vật tư trình giám đốc duyệt mua. Khi đã được duyệt mua, Phòng vật tư tổ chức thu mua vật tư NVL đầy đủ, kịp thời, đảm bảo cho sản xuất.
Tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể, Phòng vật tư có thể sử dụng phương pháp tự vận chuyển hoặc thuê vận chuyển. Hiện nay, công ty có bộ phận vận tải riêng với hơn 20 xe tải các loại luôn đảm bảo vận chuyển kịp thời, đầy đủ.
NVL mua về trước khi tiến hành nhập kho đều phải được Phòng KCS kiểm tra nhằm đảm bảo về yêu cầu chất lượng. Để quản lý NVL, công ty tổ chức một hệ thống kho gồm 10 kho, mỗi kho bảo quản một số loại NVL riêng biệt (phân loại theo nhóm NVL)
Để tránh mất mát, hư hỏng khi bảo quản tại kho; một mặt công ty giao trách nhiệm vật chất trực tiếp cho những người liên quan, mặt khác công ty giảm tối đa dự trữ trong kho bằng cách chỉ đặt mua NVL khi có yêu cầu sản xuất và chỉ dự trữ đủ NVL cho sản xuất. Điều này có thể thực hiện được vì hiện nay công ty có rất nhiều nhà cung cấp để có thể đặt mua bất cứ lúc nào.
Ngoài ra công ty cũng cho phép sử dụng linh hoạt NVL, cho phép sử dụng NVL của đơn đặt hàng này cho đơn đặt khác nhưng phải đảm bảo tiến độ thực hiện đơn đặt hàng, cho phép bán lại NVL nếu chênh lệch giá có lợi
với điều kiện NVL chưa cần thiết sử dụng ngay trong thời gian tiếp theo.
Nhận thức được tầm quan trọng của NVL đối với quá trình sản xuất, công ty không chỉ chú ý đến việc quản lý NVL ở kho, Phòng vật tư, mà ở Phòng kế toán, bộ phận kế toán NVL cũng được trang bị máy tính với phần mềm kế toán ACsoft. Với số lượng chủng loại quy cách NVL rất nhiều, nghiệp vụ nhập - xuất diễn ra thường xuyên, với việc trang bị phần mềm cho phần hành này là hoàn toàn phù hợp và thực tế, vì vậy chỉ với 1 kế toán NVL, Phòng kế toán vẫn đảm bảo ghi chép, phản ánh chính xác kịp thời, đầy đủ các nghiệp vụ nhập- xuất NVL và cung cấp thông tin kế toán cho các đối tượng liên quan.
Doanh nghiệp hiện đang sử dụng phần mềm kế toán AC- Soft để hỗ trợ công tác kế toán.
AC- Soft quản lý các đối tượng tương ứng với các danh mục từ điển. Vì vậy trước hết phảixây dựng được các danh mục từ điển.
Danh mục từ điển được xây dựng bằng việc mã hoá. Việc mã hoá phải đảm bảo phục vụ công tác quản lý, lên được các báo cáo cần thiết đồng thời dễ nhớ dễ sử dụng.
NVL trong công ty có rất nhiều chủng loại, phong phú và thường xuyên biến động. Do đó yêu cầu đặt ra là phải quản lý tới từng NVL cụ thể. Với yêu cầu này đòi hỏi phải mã hoá đối tượng kế toán là NVL đến từng danh điểm. Để mã hóa NVL phù hợp với các yêu cầu chính xác, đầy đủ, không trùng lặp và có dự trữ để bổ sung những mã vật liệu mới cho thuận tiện và hợp lý thì cần phải dựa vào các đặc điểm sau:
- Dựa vào phân nhóm NVL: Nhóm thép chế tạo, nhóm thép hợp kim, Nhóm kim loại màu, nhóm vật tư đúc, nhóm vòng bi....
- Dựa vào phân loại vật tư: Trong nhóm thép chế tạo chia ra thép CT3, thép CT10, thép CT45...
- Dựa vào kích thước, quy cách của mỗi loại vật liệu: Trong thép CT45 có CT45 phi 10, CT45 phi 25, CT45 phi 40...., CT45 phi 470... được
sắp xếp theo thứ tự từ nhỏ đến lớn.
2.2.3.3. Phân loại nguyên vật liệu
Là một doanh nghiệp sản xuất cơ khí, sử dụng hàng ngàn thứ NVL với khối lượng rất lớn (mỗi năm công ty sử dụng khoảng 500 tấn thép chế tạo, 600 tấm tôn tấm, 4000 tấn phôi thép, 600 tấn gang vụn...) và các hoạt động nhập- xuất diễn ra thường xuyên; việc phân loại NVL một cách khoa học là yêu cầu bắt buộc đối với công ty. Chỉ khi phân loại NVL một cách đúng đắn, phù hợp với yêu cầu quản lý thức tế của công ty thì công tác hạch toán NVL mới dễ thực hiện và phần mềm kế toán mới phát huy hết chức năng cung cấp thông tin kế toán quản trị NVL.
Hiện nay, Công ty phân loại NVL theo nội dung kinh tế và vai trò của NVL trong quá trình SXKD. Theo cách phân loại này thì toàn bộ NVL của công ty được chia thành các loại:
- NVL chính: là đối tượng lao động chủ yếu, là cơ sở vật chất chính cấu thành nên thực thể sản phẩm như gang, thép....
- NVL phụ: là đối tượng lao động không cấu thành thực thể sản phẩm nhưng rất cần thiết cho quá trình sản xuất. Trong công ty, NVL phụ gồm nước làm nguội, dây điện, đinh, sơn, bóng đèn....
- Nhiên liệu: là loại vật liệu phục vụ cho hoạt động của máy móc thiết bị, cho phương tiện vận tải, như: xăng, dầu, than đá...
- Phụ tùng thay thế: là các loại chi tiết, phụ tùng, máy móc, thiết bị, công ty mua sắm hay tự chế tạo phục vụ cho việc thay thế sửa chữa các thiết bị, máy móc sản xuất, như: trục cơ, bánh răng...
- Vật liệu khác: bao gồm phế liệu do quá trình sản xuất loại ra và được tận dụng để tiếp tục sử dụng hoặc đem đi bán như sắt thép vụn, phoi bào...
Việc phân loại chi tiết như trên tại từng kho đã giúp cho kế toán quản lý chặt chẽ hơn và thuận tiện hơn trong việc cung cấp thông tin về từng loại nguyên vật liệu cụ thể và phù hợp với việc sử dụng phần mềm kế toán máy.
Việc đánh giá NVL tại công ty đã tuân theo nguyên tắc giá phí và
nhất quán.
- Nguyên tắc giá phí: theo nguyên tắc này các loại NVL trong công ty đã được ghi chép, phản ánh theo giá gốc của chúng tức là số tiền mà đơn vị đã bỏ ra để có đựơc NVL đó.
- Nguyên tắc nhất quán: Việc thực hiện, áp dụng các khái niệm NVL, nguyên tắc và các phương pháp kế toán NVL ở đơn vị đã được thống nhất trong suốt các niên độ kế toán.
2.2.3.4. Đánh giá nguyên vật liệu nhập kho
Tuỳ theo từng nguồn nhập, kế toán NVL tính toán xác định tổng chi phí (số tiền) mà công ty đã bỏ ra để có được lượng NVL đó.
• Tại Công ty Cơ khí Hà Nội, do đặc điểm của quy trình công nghệ thì bán thành phẩm của một số XN (ví dụ: xn đúc...) được đưa vào tiếp tục sản xuất và được coi là NVL chính của xí nghiệp tiếp nhận nó. Trong trường hợp này, khi xuất bán thành phẩm cho sản xuất, bán thành phẩm được đánh giá theo giá thành thực tế sản xuất.
• NVL của công ty chủ yếu là do mua ngoài trong nước. Giá trị nhập kho trong trường hợp này là toàn bộ những chi phí thực tế công ty đã bỏ ra bao gồm: Giá mua theo hoá đơn và chi phí thu mua. Chi phí thu mua thường là chi phí vận chuyển, tiền thuê bốc dỡ...
Giá thực tế NVL
nhập kho = Giá mua trên
hóa đơn + Chi phí mua - Các khoản giảm trừ Các khoản giảm trừ ở đây có thể là những mất mát thiếu hụt so với số lượng trên hoá đơn mà người mua hàng hoặc đơn vị bán phải bồi thường hoặc phải chịu (trừ thẳng vào tổng tiền thanh toán).
Bảng 2.7: Sổ cái TK 152: Tại ngày 31 tháng 12 năm 2006 Số dư đầu kỳ: 16.501.386.970
TK đối ứng Phát sinh trong kỳ Luỹ kế từ đầu năm
Nợ Có Nợ Có
TK 111 750.054.600 750.054.600
TK 112 3.018.844.000 3.018.844.000
TK 331 3.006.178.935 3.006.178.935
TK 621 12.542.933.403 12.542.933.403
TK 627 911.202.927 911.202.927
TK 641 51.205.586 51.205.586
TK 642 251.788.418 251.788.418
6.775.077.535 13.757.130.334 6.775.077.535 13.757.130.334 Số dư cuối năm: 9.519.334.171
(Nguồn: Số liệu được trích và tính toán từ báo cáo năm 2006 của Công ty CKHN)
Qua các số liệu phân tích trên ta thấy Vòng quay hàng tồn kho của công ty rất thấp, trữ lượng hàng tồn kho cuối mỗi năm cao, kế hoạch hàng tồn kho chưa hợp lý. Sở dĩ như vậy là do nhiều nguyên nhân: Chiến lược SXKD của Công ty là mở rộng qui mô hoạt động, đa dạng hóa sản phẩm vì vậy cần lượng dự trữ hàng hóa vật tư lớn. Công tác quản lý, lập kế hoạch còn nhiều bất cập... Điều đó làm công ty bị ứ đọng vốn một lượng rất lớn, chịu lãi vay ngân hàng cao, bị sức ép trả nợ, mất nhiều chi phí cho việc bảo quản cất trữ hàng tồn kho, ngoài ra công ty còn phải chịu những rủi ro như biến động giảm giá trên thị trường, biến động về chênh lệch tỷ giá tiền tệ...dẫn đến hiệu quả SXKD không cao. Để giải quyết những vấn
đề này em xin được đề cập đến bài toán về quản lý dự trữ theo mô hình WILSON trong phần tiếp theo.
Tóm lại, qua phân tích các chỉ tiêu hiệu quả sử dụng VLĐ của Công ty CKHN có thể thấy rằng những năm qua việc sử dụng đồng vốn của công ty là chưa hiệu quả và thậm chí là kém hiệu quả. Nó cũng cho thấy những dấu hiệu đột biến về cách thức và hiệu quả sử dụng VLĐ buộc công ty cần phải có những biện pháp, chính sách phòng ngừa và thận trọng hơn trong những năm tới.
Sau đây chúng ta sẽ xem xét một số tồn tại và vướng mắc chính trong công tác sử dụng vốn của Công ty CKHN
2.3 ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ SỬ DỤNG VỐN TẠI CÔNG TY CKHN
Từ quá trình phân tích thực trạng hiệu quả sử dụng vốn của Công ty CKHN, ta có thể rút ra một số đánh giá về những kết quả đã đạt được và những mặt còn hạn chế của Công ty trong thời gian qua.