CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU VÀ SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI ÂU MỸ
2.3. Kế toán chi phí bán hàng
2.3.2. Kế toán chi tiết chi phí bán hàng
2.2.3.3. Kế toán tổng hợp về chi phí bán hàng
Sơ đồ 2.7. Quy trình ghi sổ tổng hợp Chi phí bán hàng theo hình thức Nhật ký chung tại Công ty Cổ phần XNK và SX TM Âu Mỹ
Ghi chú :
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
SV: Nguyễn Thị Huyền Trâm Lớp: Kế toán 49D
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ như : tờ khai thuế GTGT, Bảng tính phân bổ tiền lương, Phiếu chi... đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, Kế toán ghi nghiệp vụ phát sinh vào Sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã cập nhật vào Microsoft Excel 2003 trên sheet Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái TK 641 theo các tài khoản kế toán phù hợp. Đồng thời, kế toán bán hàng tiến hành mở sổ, thẻ kế toán chi tiết để ghi các nghiệp vụ phát sinh.
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, Kế toán cộng số liệu trên Sổ Cái TK 641. Kế toán sử dụng các hàm trong Microsoft Excel 2003 rồi máy tính tự chuyển số liệu lên Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết thì số liệu này được dụng để lên Báo cáo tài chính.
Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung cùng kỳ.
Ví dụ minh hoạ về Sổ tổng hợp chi phí bán hàng, trích dẫn sổ kế toán tổng hợp tương ứng với hình thức Sổ Nhật ký chung :
5 0
SỔ NHẬT KÝ CHUNG
Tháng: 12 năm: 2010
Chứng từ
TÀI KHOẢ
N SỐ PHÁT SINH
Ngày
GS Số Ngày Nội dung
N Ợ
C
Ó NỢ CÓ
31/12/
10
0042 559
26/12 /10
TT tiền dầu Deozel - Cty CP ĐT PT công thương Hà Tây
64 18
111
1 13,669,818
31/12/
10 TrÝch khấu hao TSCĐ
64 14
21 4
939, 822 31/12/
10 TrÝch khấu hao TSCĐ
64 14
21 4
62,107, 667 31/12
/10
KT0 3
30/12
/10 Trả lương NV T11/10 CBQL
64 11
11
11 23,385,690
31/12 /10
KT0 4
30/12
/10 Trả lương NV T11/10 sản xuất
64 11
11
11 67,961,538
31/12 /10
KT0 5
30/12
/10 Tính lương trả nhân viên
64 11
33
4 76,261,538
31/12 /10
KT0 6
30/12
/10 Tính lương trả nhân viên sản xuất
64 11
33
4 67,961,538
... ...
...
.. ...
...
...
....
.... ... ...
CỘNG PHÁT SINH
118,939,663 ,910
118,939,663, 910 Ngày :.../.../...
NGƯỜI LẬP BIỂU
KẾ TOÁN TRƯỞNG THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ
SỔ CÁI TÀI KHOẢN: 641 – CHI PHÍ BÁN HÀNG
Tháng: 12 năm: 2010
SV: Nguyễn Thị Huyền Trâm Lớp: Kế toán 49D
Ngày GS Chứng từ Nội dung
TK SỐ PHÁT SINH
Số Ngày ĐỐI ỨNG
NỢ CÓ
Sè dư ®Çu kú
31/12/10 02145 15/12/10
TT tiền dầu Deozel - Cty CP ĐT PT công thương Hà Tây 1111
13,669,818 31/12/10
00568 20/12/10
TT tiền dầu Deozel - Cty CP ĐT PT công thương Hà Tây 1111
1,316,182
5 2
...
...
...
...
...
...
31/12/10
KC Kết chuyển chi phí bán hàng
911
118,939,663,910
Tổng cộng phát sinh
118,939,663,910 118,939,663,910
Số dư cuối kỳ
SV: Nguyễn Thị Huyền Trâm Lớp: Kế toán 49D
Ngày :.../.../...
NGƯỜI LẬP BIỂU KẾ TOÁN TRƯỞNG THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ
5 4
CHƯƠNG 3:
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU VÀ SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI ÂU MỸ
3.1. ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ TÌNH HÌNH KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU VÀ SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI ÂU MỸ
Qua năm năm hoạt động từ năm 2006 tới nay, Công ty Cổ phần XNK và SX TM Âu Mỹ đã trải qua những giai đoạn thuận lợi và khó khăn, những bước thăng trầm và nhiều biến động của thị trường. Một dấu mốc đáng nhớ đầy khó khăn là cuộc khủng hoảng kinh tế năm 2008. Tuy nhiên với sự nỗ lực không ngừng của BGĐ và nhân viên trong Công ty, Công ty đã xây dựng được quy trình kiểm soát bán hàng rất khoa học giữa các bộ phận, đảm bảo sự hợp tác và phối hợp chặt chẽ nhằm đẩy nhanh tốc độ tiêu thụ và thực hiện có hiệu quả mọi yêu cầu của khách hàng. Có thể thấy, . Lợi nhuận trước thuế của công ty năm 2010 tăng 1,565,503,750 đồng tương ứng với tốc độ tăng 26.896%. Để đạt được và duy trì thành tựu trên, Công ty đã có những kế hoạch kinh doanh trong năm tới : tăng cường quảng cáo, khuếch trương sản phẩm ra nhiều địa bàn, mở thêm 2 cửa hàng ở Thường tín – Hà Nội, đào tạo đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, làm việc hết lòng vì công ty.
Qua bảng báo cáo kết quả kinh doanh của công ty, nhận thấy lợi nhuận của công ty tăng đều qua các năm, chứng tỏ khối lượng tiêu thụ của công ty đã tăng lên.Lợi nhuận trước thuế của công ty năm 2010 tăng 1,565,503,750 đồng tương ứng với tốc độ tăng 26.896%. Để đạt được và duy trì thành tựu trên, Công ty đã có những kế hoạch kinh doanh trong năm tới : tăng cường quảng cáo, khuếch trương sản phẩm ra nhiều địa bàn, mở thêm 2 cửa hàng ở Thường tín – Hà Nội, đào tạo đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, làm việc hết
SV: Nguyễn Thị Huyền Trâm Lớp: Kế toán 49D
lòng vì công ty. Các khoản chi phí được cắt giảm một cách hợp lý để tiết kiệm chi phí, nâng cao doanh thu cho doanh nghiệp.
Ban giám đốc công ty luôn quan tâm sát sao để đạt được mục tiêu tiêu thụ sản phẩm, nghiên cứu hoàn thiện công tác chăm sóc khách hàng, tạo sự gắn bó lợi ích trách nhiệm giữa đơn vị và người tiêu dùng. Xây dựng đội ngũ nhân viên bán hàng năng động, nhiệt tình. Thực hiện chính sách tiêu thụ sản phẩm phù hợp với từng đối tượng khách hàng, giành được sự tín nhiệm của khách hàng đối với sản phẩm của công ty. Ví dụ minh hoạ, cụ thể Công ty không chỉ dừng lại đơn thuần là một doanh nghiệp Thương mại chuyên buôn bán mặt hàng thép không gỉ dạng cuộn mà còn mở rộng sản xuất, gia công thêm từ thép không gỉ dạng cuộn đã sản xuất và gia công thành thép không gỉ dạng cuộn, dạng tấm, dạng hộp,...Đã thu hút được số lượng lớn khách hàng tin dùng trong cả nước. Công ty luôn cố gắng đáp ứng cho khách hàng thấy mình là nhà cung cấp uy tín.
Nhận thức được điều đó, Công ty đã chú trọng nhiều hơn đến tổ chức bộ máy kế toán sao cho hợp lý, khoa học, cũng như chú trọng hơn về tổ chức công tác kế toán. Với mong muốn hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán ở công ty, em xin nêu ra một số nhận xét của bản thân về tổ chức bộ máy kế toán và tổ chức công tác kế toán ở Công ty Cổ phần XNK và SX TM Âu Mỹ như sau 3.1.1. Những ưu điểm đạt được trong công tác hạch toán kế toán bán hàng:
Qua thời gian thực tập ở Công ty, em nhận thấy tuy công ty mới thành lập từ năm 2006, là một Doanh nghiệp còn non trẻ nhưng với sự nỗ lực của Ban giám đốc và cán bộ công nhân viên. Tình hình tài chính của Công ty đã từng bước được cải thiện, chất lượng sản phẩm tăng cao, đi đôi với việc số lượng sản phẩm sản xuất cũng như tiêu thụ tăng lên qua từng năm. Nắm được lợi thế về mặt hàng của mình, Công ty đã đưa ra những chiến lược cụ thể góp
5 6
phần tăng hiệu quả kinh doanh. Nhìn chung công tác tổ chức bộ máy kế toán khá hợp lý và phù hợp với quy mô, hoạt động kinh doanh của công ty và tổ chức công tác kế toán của Công ty cũng đã hoàn thành nhiện vụ của Ban Giám đốc giao cho, tuân thủ quy định của Nhà nước, thực hiện tốt chế độ kế toán, chuẩn mực kế toán.
Hơn năm năm hoạt động, Inox Âu Mỹ ngày càng khẳng định vị thế của mình trên thị trường thép không gỉ trong nước bằng việc cung cấp ra thị trường các sản phẩm đa dạng về chủng loại đáp ứng các yêu cầu về tiêu chuẩn ASTM của Mỹ và JIS của Nhật Bản. Sản phẩm ống, cuộn cán nguội đã và đang đáp ứng thị trường trong nước và sang năm tới Công ty đang có kế hoạch sẽ xuất khẩu ra thị trường nước ngoài như : Đài Loan, Trung Quốc, Thái Lan, Mỹ,...
Nhìn chung tổ chức công tác kế toán bán hàng hoá và thành phẩm của Công ty Cổ Phần XNK và SX TM Âu Mỹ là tương đối tốt, phù hợp với chế độ quy định và đảm bảo thông tin. Công tác kế toán tại Công ty đã hoàn thành nhiệm vụ của Ban Giám Đốc giao cho, tuân thủ quy định của Nhà Nước, thực hiện tốt chế độ kế toán, chuẩn mực kế toán. Các thông tin kế toán được cập nhật, phản ánh kịp thời.
3.1.1.1. Về tổ chức bộ máy kế toán
Trong điều kiện cơ chế quản lý mới, tương ứng với mô hình quản lý và đặc điểm tổ chức kinh doanh, hệ thống kế toán của công ty được tổ chức tương đối gọn nhẹ và hoàn chỉnh, có kế hoạch sắp xếp và chỉ đạo từ trên xuống, có hiệu quả. Căn cứ vào đặc điểm tổ chức kinh doanh, tính chất quy mô hoạt động kinh doanh, khả năng và trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán của công ty mình. Công ty đã lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy tập trung . Hình thức tổ chức này tạo điều kiện để kế toán có thể kiểm tra, giám sát các bộ phận, các cửa hàng và các đơn vị đại lý trong toàn công ty, hạn chế những
SV: Nguyễn Thị Huyền Trâm Lớp: Kế toán 49D
khó khăn trong phân công lao động,chuyên môn hoá nâng cao nghiệp vụ.
Phân công công việc phù hợp, không bị trùng lắp nhau. Kế toán trưởng là người có kinh nghiệm lâu năm trong nghề, có chứng chỉ kế toán trưởng do Bộ Tài Chính cấp. Kế toán viên tại công ty đều có trình độ chuyên môn, kinh nghiệm và có tinh thần làm việc cao.
Quy mô của doanh nghiệp tương đối nhỏ, số lượng lao động của đơn vị hạn chế, số lượng kế toán có 6 người, mỗi kế toán viên phải đảm nhiệm nhiều phần hành kế toán. Việc đó làm cho tính chuyên môn hoá chưa cao. Tuy nhiên, nhờ sự phân công lao động hợp lý mà các kế toán viên vẫn đảm bảo thực hiện được khối lượng công việc của mình. Công ty hoạt động với quy mô không lớn, mỗi đơn đặt hàng số lượng không lớn, nhưng tần suất thường xuyên. Công ty trang bị đầy đủ cho phòng kế toán các thiết bị hiện đại gồm các dụng cụ văn phòng cần thiết và 6 máy tính nối mạng có cài phần mềm kế toán, rất thuận lợi cho công tác kế toán. Giúp kế toán dễ dàng hơn trong việc hạch toán và hạn chế được nhiều sai sót không đáng có. Mặt khác, tổ chức bộ máy kế toán ở công ty vẫn đảm bảo phân cách nhiệm vụ đầy đủ, kế toán tiêu thụ thành phẩm, thanh toán với khách hàng và kế toán tiền mặt được tiến hành tách biệt bởi hai kế toán viên. Số lượng hàng và sổ thu tiền được hai kế toán theo dõi độc lập nhau, đối chiếu định kỳ với sổ cái, sổ quỹ tạo ra sự kiểm soát chéo, tăng độ tin cậy của thông tin. Bên cạnh đó, bộ máy kế toán hoạt động nhịp nhàng do Công ty đã tăng cường mối quan hệ giữa trưởng phòng và nhân viên cũng như giữa các nhân viên với nhau. Kế toán viên không chỉ làm tốt phần hành của mình mà còn thường xuyên trao đổi thông tin và kinh nghiệm với các kế toán viên của phần hành khác. Trưởng phòng kế toán luôn hỗ trợ nhân viên về chuyên môn, đôn đốc, nhắc nhở họ hoàn thành nhiệm vụ được giao. Vì vậy, công tác kế toán nhìn chung được tổ chức thực hiện đầy đủ, chính xác, kịp thời, đáp ứng được yêu cầu của quản lý.
5 8
Phần hành kế toán bán hàng được giao cho một nhân viên kế toán phụ trách. Điều này vừa đảm bảo bảo phân công công việc hợp lý vừa phù hợp với trình độ chuyên môn của nhân viên kế toán. Kế toán viên phụ trách phần hành bán hàng là nhân viên năng động, cầu thị, không ngừng học hỏi để trau dồi thêm kiến thứcvà quan trọng là nắm vững chuyên môn nghiệp vụ. Mặt khác, kế toán bán hàng thường xuyên trao đổi thông tin với kế toán các phần hành khác đặc biệt là kế toán hàng tồn kho, kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm, kế toán tiền mặt. Đồng thời, định kỳ đối chiếu với kế toán kho về lượng hàng xuất bán. Bên cạnh đó, kế toán bán hàng cũng phối hợp nhịp nhàng với phòng sản xuất kinh doanh để đánh giá thị trường, phân tích để tìm ra những cơ hội cũng như thách thức mà Công ty phải đối mặt. Vì vậy, kế toán tiêu thụ đã đóng góp tích cực vào hoạt động của Phòng kế toán nói riêng và hoạt động kinh doanh của cả Công ty nói chung.
3.1.1.2. Về hệ thống chứng từ kế toán
Doanh nghiệp sử dụng các chứng từ theo mẫu của Bộ Tài Chính. Các chứng từ được lập phản ánh đúng nghiệp vụ, đúng biểu mẫu, số liệu chính xác, không tẩy xoá, kịp thời. Hệ thống chứng từ được thiết kế đúng quy định và có quy trình luân chuyển khoa học, hợp lý. Chứng từ ghi chép thống nhất, đúng với tình hình kinh tế phát sinh và có đầy đủ chữ ký phê duyệt cần thiết đảm bảo sự kiểm soát chặt chẽ. Trước khi ghi sổ, chứng từ kế toán được bộ phận kế toán kiểm tra về tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yêu tố, tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác liên quan, tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ. Các phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho, hoá đơn bán hàng....đều phải có chữ ký phê duyệt của Tổng Giám đốc hoặc Giám đốc và các phòng có liên quan : phòng kinh doanh, phòng vật tư, phòng kế toán, kho hàng. Cuối quy trình luân chuyển các chứng từ nay đều được tổ chức phân loại, sắp xếp,
SV: Nguyễn Thị Huyền Trâm Lớp: Kế toán 49D
Đơn đặt hàng hoặc HĐKT
Phòng SXKD
Thủ quỹ KT
thanh toán Giám
đốc
HĐ GTGT Phiếu XK Kế
hoạch
Viết giấy nợ
Thu tiền Ký
duyệt
KT Tiêu
thụ
Ghi sổ
lưu trữ và bảo quản cẩn thận theo đúng quy định của chế độ. Chứng từ được tổ chức luân chuyên tuân thủ theo quy trình chung nên đã cung cấp đầy đủ thông tin cho những người quản lý, bảo đảm sự an toàn cho chứng từ kế toán.
Quá trình luân chuyển đã giảm bớt được sự trùng lăpj và qua những khâu không cần thiết.
Đối với hoạt động bán hàng, hệ thống chứng từ được thiết kế khá đầy đủ, tuân thủ theo chế độ kế toán hiện hành và phù hợp với đặc điểm riêng của Công ty. Quá trình luân chuyển chứng từ được tổ chức hợp lý, nhanh gọn, tạo điều kiện thuận lợi cho việc phối hợp giữa các phòng ban và khách hàng khi đến mua hàng. Nhờ đó, quá trình tiêu thụ được quản lý khá chặt chẽ thông qua chứng từ và phê duyệt chứng từ của lãnh đạo có thẩm quyền.
Ví dụ minh họa về quy trình luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ bán hàng trả chậm
Sơ đồ 3.1
Quy trình luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ bán hàng trả chậm.
Nguồn:Công ty Cổ phần XNK và sản xuất thương mại Âu Mỹ
6 0
Qua sơ đồ trên, chúng ta có thể thấy quy trình luân chuyển chứng từ đã đáp ứng được yêu cầu kiểm soát nghiệp vụ bán hàng nhưng cho khách hàng trả chậm của Công ty. Trước hết, quy trình đã tuân thủ nguyên tắc phân công, phân nhiệm. Sự phân tác về công việc thu tiền với các công việc khác như lập chứng từ, bán hàng, xuất hàng... Điều này đảm bảo khả năng phát hiện ra các sai sót đồng thời thúc đẩy quá trình xử lý thông tin, mang tính chuyên môn hoá cao. Ngoài ra, quy trình đã tuân thủ theo nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn. Hoá đơn GTGT và phiếu xuất kho được Giám đốc ký duyệt trước khi thực hiện quá trình trao đổi thành phẩm và viết giấy nhận nợ cho khách hàng.
Vì vậy, mọi sự biến động về hàng hoá, thành phẩm, doanh thu, tiền mặt ... đều được kiểm soát chặt chẽ. Nhờ sự thiết lập quy trình luân chuyển chứng từ hợp lý mà nghiệp vụ bán hàng trả châm (thu tiền ngay) đều được kiểm soát chặt chẽ, hạn chế được nhiều sai phạm trọng yếu.
3.1.1.3. Về hệ thống tài khoản :
Chế độ tài khoản công ty Cổ phần XNK và SX TM Âu Mỹ đang áp dụng: QĐ số 15/2006/QĐ-BTC - Bộ tài chính ban hành ngày 20/03/2006. Bên cạnh đó, Công ty đã tiến hành chi tiết các tài khoản cho phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của mình. Do tính đặc thù của quy trình công nghệ và tính chất của sản phẩm, thị trường, các tài khoản cấp một do Bộ Tài Chính ban hành được mở rộng về phía phải một chữ số, tạo thành các tài khoản cấp hai, cấp ba, gắn cho từng đối tượng hạch toán. Một số tài khoản được Công ty chi tiết được thể hiện ở phụ lục 1.
Đối với hoạt động bán hàng, hệ thống tài khoản của Công ty vừa đảm bảo nguyên tắc thống nhất vừa thể hiện sự vận dụng sáng tạo và linh hoạt trong điều kiện cụ thể. Trước hết, tài khoản 155 - Thành phẩm được chi tiết thành 4 tài khoản cấp 2 để phản ánh của các loại sản phẩm của Công ty (thành phẩm thép không gỉ dạng dây, thành phẩm thép không gỉ dạng hộp, thành
SV: Nguyễn Thị Huyền Trâm Lớp: Kế toán 49D